Schreibtischbuchungssystem

Flexible Arbeitsplätze (oft auch „Hot Desks“ genannt) sind Arbeitsplätze, die nicht fest zugewiesen sind, sondern von verschiedenen Mitarbeitenden flexibel genutzt werden können. Dadurch wird die Bürofläche effizienter genutzt, und Mitarbeitende können frei entscheiden, wo sie arbeiten möchten.

Eine solche Software ermöglicht es Mitarbeitenden sowie Remote- oder Hybrid-Arbeitenden, für bestimmte Tage unkompliziert einen Arbeitsplatz zu reservieren. Sie wählen Datum, Uhrzeit und Ort aus – und buchen den gewünschten Schreibtisch. Dank App oder Weblösung wird der administrative Aufwand reduziert und das Nutzungserlebnis verbessert.

Gerade in hybriden Unternehmen, in denen das Büro an manchen Tagen nur teilweise besetzt ist, liefert eine solche Lösung wertvolle Einblicke in die tatsächliche Nutzung der Büroflächen. Sie ermöglicht datenbasierte Entscheidungen zur Raumoptimierung, reduziert Leerstände und verschlankt die Flächenplanung. Außerdem hilft sie, Kapazitäten zu steuern, wenn weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende vorhanden sind.

Eine gute Lösung überzeugt mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, einem Analyse-Dashboard zur Auswertung der Nutzung und Integrationen in bestehende Systeme. Weitere wichtige Funktionen sind interaktive Raumpläne, eine plattformübergreifende App und flexible Buchungsregeln.

Um ein System wie Ronspot einzuführen, sollten klare Richtlinien zur Platzreservierung, zu Buchungsregeln und zu Erwartungen für Mitarbeitende definiert werden. Kommunizieren Sie diese regelmäßig und holen Sie Feedback ein, um die Akzeptanz und Zufriedenheit sicherzustellen.

Die Auswertungen zu Belegung und Buchungsvorgängen zeigen Ihnen, wie Ihr Büro tatsächlich genutzt wird. So erkennen Sie, wo Anpassungen sinnvoll sind – z. B. durch neue Layouts, Teamzonen oder eine effizientere Ausstattung. Mit Buchungsregeln unterstützen Sie zudem Ihre hybride Arbeitsstrategie und steuern die Auslastung gezielt.

Unsere Lösung bietet ein übersichtliches Dashboard, das zeigt, wer wann welchen Arbeitsplatz gebucht hat, wie oft Plätze genutzt werden und wo Optimierungspotenzial besteht. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihr Büro effizienter zu gestalten und die Produktivität zu steigern.

Mitarbeitende können ihre Buchungen mit wenigen Klicks anpassen. Durch ein Kontingent- oder Token-System werden sie zusätzlich motiviert, Reservierungen, die nicht mehr benötigt werden, rechtzeitig zu stornieren.

Ja, das Ronspot-System ist kompatibel mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Microsoft Teams. So lassen sich Kalendertermine und Arbeitsplatzbuchungen einfach synchronisieren. Zudem integriert sich das System nahtlos mit dem Parkraummodul und mit der Meetingraum-Reservierung, sodass alle Aspekte des Büroalltags über eine Plattform verwaltet werden können.