Arbeitsplatz-Reservierungssystem

Beim Öffnen der App wird den Mitarbeitern ein Kalender angezeigt, der die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen für jeden Tag des Monats und bis zu 3 Monate im Voraus anzeigt.

Kalender-Legende

Ein voller grüner Punkt bedeutet, dass für den betreffenden Tag mindestens ein Platz verfügbar ist.

Ein durchgestrichener Kreis bedeutet, dass an diesem Tag kein Platz mehr frei ist.

Ein blauer Hintergrund bedeutet, dass Sie für diesen Tag einen Platz reserviert haben.

Unser Buchungssystem zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit an. Wenn also jemand im Unternehmen einen Platz freigibt, kann der Mitarbeiter die App durch einfaches Herunterziehen aktualisieren und den Platz sofort wieder verfügbar machen.

Was ist eine Zone?

Zonen können vom Systemverwalter im Ronspot-Verwaltungsbereich erstellt werden, um verschiedene Standorte, Etagen, Räume oder sogar verschiedene Abschnitte desselben Raums zu verwalten. Jede Zone verfügt über einen eigenen Buchungskalender.

Wer hat Zugriff auf eine Zone?

Im Verwaltungsbereich kann der Systemverwalter:

• jeden Mitarbeiter individuell verwalten und ihm Zugang zu bestimmten Zonen gewähren
• eine Gruppe erstellen, Mitarbeiter zu dieser Gruppe hinzufügen und die Zonen auswählen, auf die sie Zugriff haben sollen

Wie kann man zwischen den Zonen wechseln?

Die Mitarbeiter können über das Auswahlmenü oberhalb des Kalenders zwischen den Zonen wechseln. Jeder Mitarbeiter kann nur die Zonen sehen, auf die er Zugriff erhalten hat.

Wenn in einer Zone kein Platz frei ist, können die Mitarbeiter einfach zu einer anderen Zone wechseln und auf einen anderen Verfügbarkeitskalender zugreifen.

Mit Ronspot können Mitarbeiter ihre Suche mit Hilfe von Filtern eingrenzen.

Einrichten von ‚Tags‘ (Kennzeichnungsstichworten)

1. Im Verwaltungsbereich kann der Systemverwalter bis zu 20 verschiedene Tags erstellen. Die Tags sind vollständig benutzerdefinierbar (z. B. Stehpult, zwei Monitore, Ethernet-Kabel, Fenster usw.)
2. Der Systemverwalter kann jeden Arbeitsplatz individuell kennzeichnen und jedem von ihnen mehrere Tags hinzufügen.

Filtern nach ‚Tags‘ (Kennzeichnungsstichworten)

1. Die Mitarbeiter können auf das Filtersymbol  im Buchungskalender und auf der interaktiven Karte klicken, um die Liste der verfügbaren Filter zu öffnen.
2. Dann müssen sie nur noch die Tags ankreuzen, an denen sie interessiert sind, und auf „Aktualisieren“ klicken, um die Anzeige zu aktualisieren und die Verfügbarkeit nur für die entsprechenden Arbeitsplätze einzusehen.

Die Buchung eines Arbeitsplatzes ist sehr einfach und kann innerhalb von 5 Sekunden durchgeführt werden:

1. Auswahl eines Tages – Die Mitarbeiter klicken einfach auf den grünen Punkt im Kalender für den Tag, den sie buchen möchten.
2. Interaktive Karte – Die Mitarbeiter werden zu einer interaktiven Karte ihres Arbeitsbereichs mit farblich gekennzeichneten Arbeitsplätzen geleitet:
   • Verfügbare Arbeitsplätze
   • Arbeitsplätze, die von anderen Mitarbeitern gebucht wurden.
   • Nicht verfügbare Arbeitsplätze (aufgrund der Abstandsanforderungen oder Inaktivität)
3. Auswahl eines Arbeitsplatzes – Die Mitarbeiter tippen einfach auf einen verfügbaren Platz, um ihn zu buchen und zu bestätigen.
4. Sofortbestätigung – Der Arbeitsplatz wird blau und ist dem Mitarbeiter sofort zugewiesen. Außerdem wird er direkt für andere Mitarbeiter gesperrt.

Unser Guthabensystem wurde entwickelt, um Unternehmen bei der effizienten und fairen Verwaltung ihrer Nachfrage zu unterstützen. Zweck ist es:

• zu verhindern, dass Mitarbeiter auf Kosten ihrer Kollegen überbuchen
• jedem Mitarbeiter die gleiche Chance zu geben, eine Buchung vorzunehmen
• eine optimale Büroauslastung von täglich bis zu 100% zu gewährleisten

Zukünftige Buchungen

Das System begrenzt die Anzahl der Arbeitsplätze, die jeder Mitarbeiter jeden Monat im Voraus buchen kann, durch:

• Zuweisung eines virtuellen Preises in Guthaben für jeden Arbeitsplatz (z. B. 1 Buchung = 1 Guthaben)
• Zuweisung einer begrenzten Anzahl virtueller Guthaben an jeden Mitarbeiter pro Monat
• Automatisches Zurücksetzen des Guthabens des Mitarbeiters zu Beginn eines jeden Monats (Guthaben können nicht übertragen werden).

Wenn der Kontostand Null erreicht, ist eine Vorausbuchung nicht mehr möglich, bis der Mitarbeiter sein Guthaben wieder aufgefüllt hat.

Tages- und Folgetagsbuchungen

Um die volle Auslastung des Büros zu gewährleisten, kostet eine Buchung für den aktuellen Tag oder den nächsten Tag (nach einer vom Unternehmen festgelegten Uhrzeit) den Mitarbeiter kein Guthaben.
Die Arbeitsplätze werden nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben und können von jedem Mitarbeiter gebucht werden, auch wenn sein Guthaben Null erreicht hat.

Manuelle Freigabe

Mitarbeiter, die einen Arbeitsplatz reserviert haben und sich dann entscheiden, doch nicht ins Büro zu gehen, können ihren Platz jederzeit per Tastendruck freigeben. Sie müssen lediglich auf ihre Buchung (entweder im Buchungskalender oder auf der Karte) tippen und auf „Platz freigeben“ drücken:

• Dadurch wird der Arbeitsplatz automatisch in den Pool zurückgeführt und steht in der App für andere Mitarbeiter zur Verfügung.
• Außerdem wird das Guthaben, das für die Reservierung ausgegeben wurde, sofort auf das Konto des Mitarbeiters zurückgebucht und kann für die Buchung eines anderen Tages verwendet werden.

Ronspot verfügt außerdem über ein Erinnerungssystem, das am Vorabend automatisch eine E-Mail und/oder eine Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter mit einer Buchung sendet.

Automatische Freigabe

Wenn die automatische Freigabe aktiviert ist, werden die Mitarbeiter in der gleichen E-Mail und/oder Benachrichtigung aufgefordert, ihre Buchung innerhalb von zwei Stunden zu bestätigen. Geschieht dies nicht, wird die Buchung automatisch storniert und der Platz wird in der App wieder anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Der Systemverwalter kann das Zeiterfassungssystem aktivieren, um zu kontrollieren, wann Mitarbeiter das Büro betreten und verlassen, und kann dabei zwischen zwei Optionen wählen:

• Manuelle Anmeldung – Die Mitarbeiter tippen auf dieses Symbol in der App, um sich ein- und auszustempeln.
• Einchecken per QR-Code – Die Mitarbeiter tippen auf dieses Symbol in der App, um einen QR-Code zu scannen (jeder Platz hat einen eindeutigen und automatisch generierten QR-Code).
  

Das Anmeldesymbol ist nur für Mitarbeiter sichtbar, die eine Buchung für den aktuellen Tag haben.