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Arbeitsplatz-Reservierungssystem
Gestalten Sie den Arbeitsplatz von morgen mit dem Ronspot Arbeitsplatz-Reservierungssystem
Eine intelligente Büroverwaltungssoftware, die Ihren Mitarbeitern hilft, sicher an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren
Unser System zur Buchung von Arbeitsplätzen besteht aus einer Verwaltungsoberfläche und einer intuitiven mobilen App (auf die auch vom Computer aus zugegriffen werden kann), mit der Ihre Mitarbeiter den ganzen Tag über Arbeitsplätze nach Bedarf reservieren können.
Mit einem interaktiven Grundriss, der auf Ihre Bürofläche abgestimmt ist, können Ihre Mitarbeiter die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit sehen und einfach auf die Karte tippen, um einen zu reservieren.
Die Ronspot Büro-Buchungssoftware ist die perfekte Lösung für Unternehmen, die ihr Büro verkleinern und Büro- und Heimarbeit in Einklang bringen möchten, wobei die Übersicht für die Mitarbeiter gewährleistet wird.
Reservierung von Arbeitsplätzen leicht gemacht
Verfübgarkeitskalender in Echtzeit
Beim Öffnen der App wird den Mitarbeitern ein Kalender angezeigt, der die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit für jeden Tag des Monats und bis zu 90 Tage im Voraus anzeigt.
Interaktive Karte / Grundriss
Nach der Auswahl eines Tages aus dem Kalender wird den Mitarbeitern eine interaktive Karte angezeigt, die ihr Büro originalgetreu darstellt (Ronspot verfügt über ein eigenes Tool zur Erstellung von Karten). Sie können die Buchungen ihrer Kollegen einsehen und auf den gewünschten Arbeitsplatz tippen, um ihn zu reservieren.
Integrierte Abstandsfunktion
Ronspot ermöglicht es Ihnen, einen Arbeitsplatz zu markieren, der sich innerhalb der räumlichen Abgrenzung eines anderen befindet. Sobald ein Arbeitsplatz gebucht ist, werden dieser und alle zugehörigen Arbeitsplätze sofort für Mitarbeiter unzugänglich.
Buchungsgarantie
Die Mitarbeiter bekommen ihren Arbeitsplatz direkt zugewiesen und müssen nicht auf eine Bestätigung warten. Das System wird sofort aktualisiert, so dass sichergestellt ist, dass keine zwei Personen denselben Arbeitsplatz buchen und die Mitarbeiter unbesorgt ins Büro kommen können.
Geringere Arbeitsbelastung, höhere Effizienz
Nachfrage-Verwaltung
Ronspot nutzt ein kostenloses virtuelles Guthabenkonzept, um jedem Mitarbeiter die gleiche Chance auf eine Buchung zu geben und Überbuchungen zu vermeiden.
Außerdem ist ein cleveres Freigabesystem integriert, das Mitarbeiter, die nicht ins Büro kommen können, auffordert, ihre Buchung zu stornieren, damit der Arbeitsplatz wieder für andere Mitarbeiter zur Verfügung steht.
Mitarbeiter-gesteuert
Unsere intuitive Büroverwaltungssoftware wird direkt von den Mitarbeitern bedient. Sie können Buchungen selbst vornehmen und entscheiden, wann sie das Büro aufsuchen. Es können auch Teamleiter ernannt werden, die die Buchungen der Mitarbeiter überwachen und in deren Namen Buchungen vornehmen.
Wiederholte Buchungen
Verwalter haben auch die Möglichkeit, einen Dienstplan zu erstellen und einem Mitarbeiter jede Woche oder alle zwei Wochen am gleichen Tag einen Arbeitsplatz zuzuweisen.
Sichtbarkeit und Anmelden in Echtzeit
Über das Ronspot-Dashboard können die Systemverwalter in Echtzeit täglich die reservierten, verfügbaren oder aufgrund der Abstandsvorgaben gesperrten Arbeitsplätze einsehen. Sie haben die Möglichkeit, Buchungen zu erstellen, zu löschen oder zu ändern. Sie können auch jederzeit sehen, welche Mitarbeiter vor Ort sind, und sie auffordern, sich an- oder abzumelden, um ihre Ankunft oder Abreise aus dem Büro zu belegen.
So funkioniert Ronspot
Sobald Sie Ihr Ronspot-Firmenkonto eingerichtet haben, ist es einfach, Ihre Mitarbeiter an Bord zu holen.
Mit Single Sign-On (Einmalanmeldung) (Google, Microsoft, Okta, Duo)
- Die Mitarbeiter können einfach die Ronspot-App bei Google Play (Android) oder im App Store (iOS) herunterladen oder online darauf zugreifen.
- Sie können sich dann mit ihren bestehenden Google-, Microsoft-, Okta- oder Duo-Anmeldedaten anmelden.
Ohne Single Sign-On (Einmalanmeldung)
- Die Mitarbeiter melden sich zunächst auf dieser Seite mit ihrer Arbeits-E-Mail-Adresse an. Aus Sicherheitsgründen muss ihr Konto manuell bestätigt werden.
- Dann können sie die Ronspot-App auf Google Play (Android) oder im App Store (iOS) herunterladen oder online darauf zugreifen.
- Anschließend können sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse und Password einloggen.
Beim Öffnen der App wird den Mitarbeitern ein Kalender angezeigt, der die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen für jeden Tag des Monats und bis zu 3 Monate im Voraus anzeigt.
Kalender-Legende
Ein voller grüner Punkt bedeutet, dass für den betreffenden Tag mindestens ein Platz verfügbar ist.
Ein durchgestrichener Kreis bedeutet, dass an diesem Tag kein Platz mehr frei ist.
Ein blauer Hintergrund bedeutet, dass Sie für diesen Tag einen Platz reserviert haben.
Unser Buchungssystem zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit an. Wenn also jemand im Unternehmen einen Platz freigibt, kann der Mitarbeiter die App durch einfaches Herunterziehen aktualisieren und den Platz sofort wieder verfügbar machen.
Was ist eine Zone?
Zonen können vom Systemverwalter im Ronspot-Verwaltungsbereich erstellt werden, um verschiedene Standorte, Etagen, Räume oder sogar verschiedene Abschnitte desselben Raums zu verwalten. Jede Zone verfügt über einen eigenen Buchungskalender.
Wer hat Zugriff auf eine Zone?
Im Verwaltungsbereich kann der Systemverwalter:
- jeden Mitarbeiter individuell verwalten und ihm Zugang zu bestimmten Zonen gewähren
- eine Gruppe erstellen, Mitarbeiter zu dieser Gruppe hinzufügen und die Zonen auswählen, auf die sie Zugriff haben sollen
Wie kann man zwischen den Zonen wechseln?
Die Mitarbeiter können über das Auswahlmenü oberhalb des Kalenders zwischen den Zonen wechseln. Jeder Mitarbeiter kann nur die Zonen sehen, auf die er Zugriff erhalten hat.
Wenn in einer Zone kein Platz frei ist, können die Mitarbeiter einfach zu einer anderen Zone wechseln und auf einen anderen Verfügbarkeitskalender zugreifen.
Mit Ronspot können Mitarbeiter ihre Suche mit Hilfe von Filtern eingrenzen.
Einrichten von ‚Tags‘ (Kennzeichnungsstichworten)
- Im Verwaltungsbereich kann der Systemverwalter bis zu 20 verschiedene Tags erstellen. Die Tags sind vollständig benutzerdefinierbar (z. B. Stehpult, zwei Monitore, Ethernet-Kabel, Fenster usw.)
- Der Systemverwalter kann jeden Arbeitsplatz individuell kennzeichnen und jedem von ihnen mehrere Tags hinzufügen.
Filtern nach ‚Tags‘ (Kennzeichnungsstichworten)
- Die Mitarbeiter können auf das Filtersymbol
im Buchungskalender und auf der interaktiven Karte klicken, um die Liste der verfügbaren Filter zu öffnen. - Dann müssen sie nur noch die Tags ankreuzen, an denen sie interessiert sind, und auf „Aktualisieren“ klicken, um die Anzeige zu aktualisieren und die Verfügbarkeit nur für die entsprechenden Arbeitsplätze einzusehen.
im Buchungskalender und auf der interaktiven Karte klicken, um die Liste der verfügbaren Filter zu öffnen.Die Buchung eines Arbeitsplatzes ist sehr einfach und kann innerhalb von 5 Sekunden durchgeführt werden:
- Auswahl eines Tages – Die Mitarbeiter klicken einfach auf den grünen Punkt
im Kalender für den Tag, den sie buchen möchten. - Interaktive Karte – Die Mitarbeiter werden zu einer interaktiven Karte ihres Arbeitsbereichs mit farblich gekennzeichneten Arbeitsplätzen geleitet:
- Verfügbare Arbeitsplätze
- Arbeitsplätze, die von anderen Mitarbeitern gebucht wurden.
- Nicht verfügbare Arbeitsplätze (aufgrund der Abstandsanforderungen oder Inaktivität)
- Auswahl eines Arbeitsplatzes – Die Mitarbeiter tippen einfach auf einen verfügbaren Platz, um ihn zu buchen und zu bestätigen.
- Sofortbestätigung – Der Arbeitsplatz wird blau und ist dem Mitarbeiter sofort zugewiesen. Außerdem wird er direkt für andere Mitarbeiter gesperrt.
Verfügbare Arbeitsplätze
Arbeitsplätze, die von anderen Mitarbeitern gebucht wurden.
Nicht verfügbare Arbeitsplätze (aufgrund der Abstandsanforderungen oder Inaktivität)
und ist dem Mitarbeiter sofort zugewiesen. Außerdem wird er direkt für andere Mitarbeiter gesperrt.Unser Guthabensystem wurde entwickelt, um Unternehmen bei der effizienten und fairen Verwaltung ihrer Nachfrage zu unterstützen. Zweck ist es:
- zu verhindern, dass Mitarbeiter auf Kosten ihrer Kollegen überbuchen
- jedem Mitarbeiter die gleiche Chance zu geben, eine Buchung vorzunehmen
- eine optimale Büroauslastung von täglich bis zu 100% zu gewährleisten
Zukünftige Buchungen
Das System begrenzt die Anzahl der Arbeitsplätze, die jeder Mitarbeiter jeden Monat im Voraus buchen kann, durch:
- Zuweisung eines virtuellen Preises in Guthaben für jeden Arbeitsplatz (z. B. 1 Buchung = 1 Guthaben)
- Zuweisung einer begrenzten Anzahl virtueller Guthaben an jeden Mitarbeiter pro Monat
- Automatisches Zurücksetzen des Guthabens des Mitarbeiters zu Beginn eines jeden Monats (Guthaben können nicht übertragen werden).
Wenn der Kontostand Null erreicht, ist eine Vorausbuchung nicht mehr möglich, bis der Mitarbeiter sein Guthaben wieder aufgefüllt hat.
Tages- und Folgetagsbuchungen
Um die volle Auslastung des Büros zu gewährleisten, kostet eine Buchung für den aktuellen Tag oder den nächsten Tag (nach einer vom Unternehmen festgelegten Uhrzeit) den Mitarbeiter kein Guthaben.
Die Arbeitsplätze werden nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben und können von jedem Mitarbeiter gebucht werden, auch wenn sein Guthaben Null erreicht hat.
Manuelle Freigabe
Mitarbeiter, die einen Arbeitsplatz reserviert haben und sich dann entscheiden, doch nicht ins Büro zu gehen, können ihren Platz jederzeit per Tastendruck freigeben. Sie müssen lediglich auf ihre Buchung (entweder im Buchungskalender oder auf der Karte) tippen und auf „Platz freigeben“ drücken:
- Dadurch wird der Arbeitsplatz automatisch in den Pool zurückgeführt und steht in der App für andere Mitarbeiter zur Verfügung.
- Außerdem wird das Guthaben, das für die Reservierung ausgegeben wurde, sofort auf das Konto des Mitarbeiters zurückgebucht und kann für die Buchung eines anderen Tages verwendet werden.
Ronspot verfügt außerdem über ein Erinnerungssystem, das am Vorabend automatisch eine E-Mail und/oder eine Push-Benachrichtigung an Mitarbeiter mit einer Buchung sendet.
Automatische Freigabe
Wenn die automatische Freigabe aktiviert ist, werden die Mitarbeiter in der gleichen E-Mail und/oder Benachrichtigung aufgefordert, ihre Buchung innerhalb von zwei Stunden zu bestätigen. Geschieht dies nicht, wird die Buchung automatisch storniert und der Platz wird in der App wieder anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
Der Systemverwalter kann das Zeiterfassungssystem aktivieren, um zu kontrollieren, wann Mitarbeiter das Büro betreten und verlassen, und kann dabei zwischen zwei Optionen wählen:
- Manuelle Anmeldung – Die Mitarbeiter tippen auf dieses Symbol
in der App, um sich ein- und auszustempeln. - Einchecken per QR-Code – Die Mitarbeiter tippen auf dieses Symbol in der App, um einen QR-Code zu scannen (jeder Platz hat einen eindeutigen und automatisch generierten QR-Code).
in der App, um sich ein- und auszustempeln.
in der App, um einen QR-Code zu scannen (jeder Platz hat einen eindeutigen und automatisch generierten QR-Code).Das Anmeldesymbol ist nur für Mitarbeiter sichtbar, die eine Buchung für den aktuellen Tag haben.
Preisgestaltung
Alle Tarife beginnen bei 0 €/Monat und beinhalten eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Arbeitsplätzen und sind so konzipiert, dass sie allen Anforderungen und Budgets gerecht werden.
Vergleichen Sie unsere Community-, Premium- und Enterprise-Tarife und wählen Sie das passende Angebot für Ihr Unternehmen.
