Buchungssystem für Tagungsräume

Wenn Sie die App öffnen, wird den Mitarbeitern ein Kalender mit der Verfügbarkeit von Tagungsräumen für jeden Tag des Monats und bis zu 3 Monate im Voraus angezeigt.

Kalender-Legende

Ein voller grüner Punkt bedeutet, dass mindestens ein Zeitfenster für einen Tagungsraum für den Tag verfügbar ist.

Ein durchgestrichener Kreis bedeutet, dass an diesem Tag kein Platz mehr frei ist.

Ein blauer Hintergrund bedeutet, dass Sie einen Tagungsraum für diesen Tag reserviert haben.

Unser Buchungssystem zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit an. Sobald die Mitarbeiter einen Tag ausgewählt haben, an dem sie verfügbar sind, wird ihnen ein täglicher Zeitplan vorgelegt.

Was ist eine Zone?

Zonen können vom Systemverwalter im Ronspot-Verwaltungsbereich erstellt werden, um verschiedene Standorte, Etagen, Räume oder sogar verschiedene Abschnitte desselben Raums zu verwalten. Jede Zone verfügt über einen eigenen Buchungskalender.

Wer hat Zugriff auf eine Zone?

Im Verwaltungsbereich kann der Systemverwalter:

• jeden Mitarbeiter individuell verwalten und ihm Zugang zu bestimmten Zonen gewähren
• eine Gruppe erstellen, Mitarbeiter zu dieser Gruppe hinzufügen und die Zonen auswählen, auf die sie Zugriff haben sollen

Wie kann man zwischen den Zonen wechseln?

Die Mitarbeiter können über das Auswahlmenü oberhalb des Kalenders zwischen den Zonen wechseln. Jeder Mitarbeiter kann nur die Zonen sehen, auf die er Zugriff erhalten hat.

Wenn in einer Zone kein Platz frei ist, können die Mitarbeiter einfach zu einer anderen Zone wechseln und auf einen anderen Verfügbarkeitskalender zugreifen.

Die Buchung eines Tagungsraums ist sehr einfach und in wenigen Minuten erledigt:

1. 1. 1. Auswahl eines Tages – Die Mitarbeiter klicken einfach auf den grünen Punkt im Kalender für den Tag, den sie buchen möchten.
      2. Interaktive Karte – Hier gelangen Sie zu einer interaktiven Karte Ihres Büros mit farblich gekennzeichneten Tagungsräumen:
         • Verfügbare Tagungsräume
         • Ausgebuchte Tagungsräume
         • Nicht verfügbare Tagungsräume (inaktiv)
      3. Auswahl eines Tagungsraums – Sie müssen nur auf einen verfügbaren Tagungsraum tippen
      4. Auswahl eines Zeitfensters – Dann können sie ein verfügbares Zeitfenster für die Tagung anzeigen und auswählen
      5. Festlegen der Tagungshäufigkeit (optional) – Organisatoren von Tagungen haben die Möglichkeit, eine bestimmte Wiederholungshäufigkeit festzulegen, um eine Buchung automatisch zu wiederholen (täglich, wöchentlich oder monatlich)
      6. Einladen von Teilnehmern – Schließlich wird Ihnen die Liste der Mitarbeiter angezeigt, die Zugang zu dieser Zone haben, und Sie können auswählen, wen Sie einladen möchten
      7. Sofortige Bestätigung – Der Tagungsraum färbt sich blau und wird dem Mitarbeiter sofort zugewiesen. Er ist somit auch sofort für andere Mitarbeiter nicht mehr buchbar.

Organisatoren von Tagungen können eine Tagung durch einfaches Tippen stornieren. Sie müssen lediglich auf ihre Buchung (entweder im Buchungskalender oder auf der Karte) tippen und auf „Platz freigeben“ drücken. Bei wiederkehrenden Tagungen haben sie die Wahl zwischen der Absage des aktuellen Termins oder der gesamten Serie von Tagungen. Daraufhin wird/werden der/die Zeitslot(s) automatisch wieder in den Pool freigegeben und sind in der App für andere Mitarbeiter zur Buchung verfügbar.

Ronspot verfügt außerdem über ein Erinnerungssystem, das am Vorabend automatisch eine E-Mail und/oder eine Push-Benachrichtigung an den Organisator sendet.