Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern die Zusammenarbeit mit dem Buchungssystem für Tagungsräume: Ronspot®.
Unbegrenzter Zugriff für 30 Tage Ohne Verpflichtungen

Ein intuitives System zur Buchung von Tagungsräumen für Ihre Mitarbeiter
Mit Ronspot können Ihre Mitarbeiter jetzt die Verfügbarkeit von Tagungsräumen in Echtzeit einsehen und sich einen Raum für die benötigte Dauer sichern.
Der Organisator einer Tagung kann auch eine bestimmte Wiederholung festlegen, um eine Tagung in regelmäßigen Abständen automatisch zu wiederholen und Kollegen zur Teilnahme an der Tagung einzuladen, vorbehaltlich der maximalen Kapazität des Raums. Tagungseinladungen werden automatisch per E-Mail an alle Teilnehmer verschickt und sind in Outlook, Teams, Google und Windows-Kalender integriert.
Das Buchungssystem für Tagungsräume ist in unser Buchungssystem für Schreibtische integriert, so dass Mitarbeiter einen Schreibtisch und einen Tagungsraum direkt über dieselbe interaktive Karte auswählen und reservieren können!

Tagungen leicht gemacht
Live-Verfügbarkeitskalender
Verabschieden Sie sich von Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen. Mit unserer Buchungssoftware für Tagungsräume sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick, welche Tagungsräume und Zeitfenster noch frei sind. Und sie können einen Tagungsraum für die benötigte Dauer und bis zu 90 Tage im Voraus buchen. Das System wird in Echtzeit aktualisiert und die Buchungsbestätigungen erfolgen sofort.
Wiederkehrende Tagungen
Um eine sich wiederholende Tagung zu planen, muss der Organisator bei der Buchung in Ronspot einfach die Option „Wiederholen“ auswählen und die Häufigkeit der Tagung (täglich, wöchentlich oder monatlich) bestimmen.
Teilnehmer einladen
Für einen nahtlosen Buchungsprozess wird dem Organisator eine Liste aller Mitarbeiter angezeigt, die Zugang zum Büro haben, und er kann die Teilnehmer einfach aus der Liste auswählen. Für jeden Tagungsraum kann eine maximale Belegungsgrenze festgelegt werden, um die Anzahl der Tagungsteilnehmer effizient zu begrenzen.
Kalenderintegration
Alle Teilnehmer erhalten automatisch eine Einladung zur Tagung per E-Mail und können die Tagung entweder annehmen oder ablehnen. Eine angenommene Tagung wird automatisch zum Kalender des Mitarbeiters (Outlook, Teams, Google- und Windows-Kalender) und zu seinem Ronspot-Konto hinzugefügt.
Geringere Arbeitsbelastung, höhere effizienz
Mitarbeiter-gesteuert
Unsere intuitive Buchungssoftware für Tagungsräume wird direkt von den Mitarbeitern bedient, so dass sie jederzeit und überall selbst die Verfügbarkeit von Räumen einsehen und sich einen Tagungsraum sichern können. Die Liste der Mitarbeiter, die eine Tagungsraumreservierung vornehmen dürfen, kann vom Administrator auch eingeschränkt werden.
Erinnerungen und Stornierungen
Um Flexibilität und maximale Auslastung zu gewährleisten, sendet Ronspot automatisch Erinnerungen vor den Tagungen und ermöglicht es den Organisatoren, eine Tagung mit nur wenigen Klicks abzusagen. Bei wiederkehrenden Tagungen können sie entweder den aktuellen Termin oder die gesamte Serie absagen. Abgesagte Zeitfenster werden in Ronspot sofort für andere Mitarbeiter verfügbar, die sie buchen können.
Tagungsübersicht
Administratoren haben über das Admin-Bedienfeld Zugriff auf die vollständige Liste der geplanten Tagungen und können die Tagungsdetails (Zeit, Teilnehmer, Notizen usw.) einsehen und Änderungen vornehmen.
Integration der Schreibtischbuchung
Die Tagungsräume sind direkt in unser Buchungssystem für Schreibtische integriert, so dass die Mitarbeiter Schreibtische und Tagungsräume auf demselben interaktiven Grundriss sehen und buchen können.

So funkioniert Ronspot
Sobald Sie Ihr Ronspot-Firmenkonto eingerichtet haben, ist es einfach, Ihre Mitarbeiter an Bord zu holen.
Mit Single Sign-On (Einmalanmeldung) (Google, Microsoft, Okta, Duo)
- Die Mitarbeiter können ganz einfach online auf Ronspot zugreifen.
- Sie können sich dann mit ihren bestehenden Google-, Microsoft-, Okta- oder Duo-Anmeldedaten anmelden.
Ohne Single Sign-On (Einmalanmeldung)
- Die Mitarbeiter melden sich zunächst auf dieser Seite mit ihrer Arbeits-E-Mail-Adresse an. Aus Sicherheitsgründen muss ihr Konto manuell bestätigt werden.
- Die Mitarbeiter können ganz einfach online auf Ronspot zugreifen.
- Anschließend können sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse und Password einloggen.
Wenn Sie die App öffnen, wird den Mitarbeitern ein Kalender mit der Verfügbarkeit von Tagungsräumen für jeden Tag des Monats und bis zu 3 Monate im Voraus angezeigt.
Kalender-Legende
Ein voller grüner Punkt bedeutet, dass mindestens ein Zeitfenster für einen Tagungsraum für den Tag verfügbar ist.
Ein durchgestrichener Kreis bedeutet, dass an diesem Tag kein Platz mehr frei ist.
Ein blauer Hintergrund bedeutet, dass Sie einen Tagungsraum für diesen Tag reserviert haben.
Unser Buchungssystem zeigt die Verfügbarkeit in Echtzeit an. Sobald die Mitarbeiter einen Tag ausgewählt haben, an dem sie verfügbar sind, wird ihnen ein täglicher Zeitplan vorgelegt.
Was ist eine Zone?
Zonen können vom Systemverwalter im Ronspot-Verwaltungsbereich erstellt werden, um verschiedene Standorte, Etagen, Räume oder sogar verschiedene Abschnitte desselben Raums zu verwalten. Jede Zone verfügt über einen eigenen Buchungskalender.
Wer hat Zugriff auf eine Zone?
Im Verwaltungsbereich kann der Systemverwalter:
- jeden Mitarbeiter individuell verwalten und ihm Zugang zu bestimmten Zonen gewähren
- eine Gruppe erstellen, Mitarbeiter zu dieser Gruppe hinzufügen und die Zonen auswählen, auf die sie Zugriff haben sollen
Wie kann man zwischen den Zonen wechseln?
Die Mitarbeiter können über das Auswahlmenü oberhalb des Kalenders zwischen den Zonen wechseln. Jeder Mitarbeiter kann nur die Zonen sehen, auf die er Zugriff erhalten hat.
Wenn in einer Zone kein Platz frei ist, können die Mitarbeiter einfach zu einer anderen Zone wechseln und auf einen anderen Verfügbarkeitskalender zugreifen.
Die Buchung eines Tagungsraums ist sehr einfach und in wenigen Minuten erledigt:
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- Auswahl eines Tages – Die Mitarbeiter klicken einfach auf den grünen Punkt
im Kalender für den Tag, den sie buchen möchten.
- Interaktive Karte – Hier gelangen Sie zu einer interaktiven Karte Ihres Büros mit farblich gekennzeichneten Tagungsräumen:
Verfügbare Tagungsräume
Ausgebuchte Tagungsräume
Nicht verfügbare Tagungsräume (inaktiv)
- Auswahl eines Tagungsraums – Sie müssen nur auf einen verfügbaren Tagungsraum tippen
- Auswahl eines Zeitfensters – Dann können sie ein verfügbares Zeitfenster für die Tagung anzeigen und auswählen
- Festlegen der Tagungshäufigkeit (optional) – Organisatoren von Tagungen haben die Möglichkeit, eine bestimmte Wiederholungshäufigkeit festzulegen, um eine Buchung automatisch zu wiederholen (täglich, wöchentlich oder monatlich)
- Einladen von Teilnehmern – Schließlich wird Ihnen die Liste der Mitarbeiter angezeigt, die Zugang zu dieser Zone haben, und Sie können auswählen, wen Sie einladen möchten
- Sofortige Bestätigung – Der Tagungsraum färbt sich blau
und wird dem Mitarbeiter sofort zugewiesen. Er ist somit auch sofort für andere Mitarbeiter nicht mehr buchbar.
- Auswahl eines Tages – Die Mitarbeiter klicken einfach auf den grünen Punkt
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Organisatoren von Tagungen können eine Tagung durch einfaches Tippen stornieren. Sie müssen lediglich auf ihre Buchung (entweder im Buchungskalender oder auf der Karte) tippen und auf „Platz freigeben“ drücken. Bei wiederkehrenden Tagungen haben sie die Wahl zwischen der Absage des aktuellen Termins oder der gesamten Serie von Tagungen. Daraufhin wird/werden der/die Zeitslot(s) automatisch wieder in den Pool freigegeben und sind in der App für andere Mitarbeiter zur Buchung verfügbar.
Ronspot verfügt außerdem über ein Erinnerungssystem, das am Vorabend automatisch eine E-Mail und/oder eine Push-Benachrichtigung an den Organisator sendet.
Darum ist Ronspot für Sie das optimale Buchungssystem für Tagungsräume
Erfahren Sie mehr über die Buchungssoftware für Tagungsräume von Ronspot und wie sie Ihren Mitarbeitern helfen kann, sicher an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren.
Unsere Systeme für die Buchung von Schreibtischen, Parkplätzen und Tagungsräumen sind Teil derselben Software. Das bedeutet, dass Administratoren alle drei Systeme über dasselbe Verwaltungspanel verwalten können und Mitarbeiter alle drei über dieselbe App buchen können!
Sie können Ihr Ronspot-Konto innerhalb eines Tages einrichten. Wir empfehlen in der Regel eine Einführungszeit von 2 bis 3 Wochen, um Ihren Mitarbeitern Zeit zu geben, sich mit der Buchungs-App und dem Einstieg vertraut zu machen.
Als Systemverwalter können Sie viele Regeln festlegen, z.B. Mitarbeitern Zugang zu bestimmten Zonen gewähren, verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Guthabenbeträge zuweisen, Wiederholungsbuchungen planen, bestimmte Benutzer für Buchungen an bestimmten Tagen sperren usw.
Ronspot ist eine native mobile App, die Sie kostenlos auf Google Play und im App Store herunterladen können.
Die App nutzt das Amazon-Cloud-System (AWS), um maximale Datensicherheit zu gewährleisten, und ist vollständig DSGVO-konform.
Der Schutz Ihrer Daten hat bei Ronspot oberste Priorität.
Die ISO 27001-Zertifizierung – der höchste international anerkannte Sicherheitsstandard – ist ein Zeichen dafür, wie ernst wir die Sicherheit Ihrer Daten nehmen.
App-Benutzer können ein Problem direkt von der App aus mit nur einem Tastendruck melden. Unser engagiertes Kundenbetreuungsteam hier in Irland ist bestrebt, alle Anfragen innerhalb von 24 Stunden zu beantworten, von Montag bis Freitag.
Erstellen Sie noch heute Ihr kostenloses Konto
und testen Sie alle Funktionen über einen Zeitraum von 30 Tagens
Buchen Sie eine kostenlose Präsentation
Wählen Sie unten ein Datum und eine Uhrzeit aus, und buchen Sie einen 45-minütigen Videoanruf mit unserem Team.
Wir führen Sie durch das Verwaltungsmenü und die mobile App und beantworten alle Ihre Fragen.
Preisgestaltung
Alle Tarife beginnen bei 0 €/Monat und beinhalten eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Tagungsräume und sind so konzipiert, dass sie allen Anforderungen und Budgets gerecht werden.
Vergleichen Sie unsere Community-, Premium- und Enterprise-Tarife und wählen Sie das passende Angebot für Ihr Unternehmen.
Kostenloses Konto erstellen
Testen Sie sämtliche Enterprise-Funktionen 30 Tage lang kostenlos. Nach 30 Tagen wird Ihr Konto automatisch wieder auf den Kostenlos-Tarif umgestellt.
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Buchen Sie eine kostenlose Präsentation, und wir führen Sie durch unsere mobile App und den Verwaltungsbereich und beantworten alle Ihre Fragen.