Debido a la pandemia del COVID-19, el sistema hot desking (escritorios compartidos) se ha vuelto mucho más popular de lo que lo era. Los empleados necesitan arreglos laborales flexibles. Hot–desking permite un trabajo flexible. Dicho esto, ¿qué es Hot–desking y por qué lo necesitas?
¿Qué significa Hot-desking? 
Hot-desking es un sistema de trabajo flexible para empleados. Un determinado número de ellos usan el mismo espacio físico de trabajo en diferentes periodos de tiempo. Estos empleados ya no tendrán un escritorio asignado. En lugar de eso, se les da a los empleados la oportunidad de reservar espacios en una oficina compartida. Esto ayudará a las empresas a conseguir acuerdos flexibles para los empleados.
Durante la pandemia del COVID-19, la gente empezó a trabajar desde casa, esto provocó el mayor cambio en la dinámica del lugar de trabajo en años. Ahora, los empleados demandan trabajar tanto desde casa como en la oficina. Hot-desking es perfecto para conseguir esta flexibilidad en el trabajo. Si los empleados trabajan desde casa el 40 o 60% del tiempo, no necesitan necesariamente su propia mesa en la oficina. Mientras que aquellos que trabajan desde la oficina a tiempo completo, sí necesitarían de su propio escritorio.
La realidad del Hot-desking es que las empresas pueden combinar hot-desking con tener un escritorio fijo. Se puede asignar distintos espacios a los empleados dependiendo de su necesidad de tener un escritorio fijo o no. Muchos de ellos serán capaces de combinar trabajar remotamente y desde la oficina. Estos empleados son los candidados perfectos para esta nueva forma de trabajo. Las empresas pueden probar este método de gestión de instalaciones mediante un software o sistema rotativo que lo permita.
¿Por qué necesitas el llamado Hot-desking?
Hot-desking puede ser muy útil cuando hablamos de llegar a acuerdos flexibles para los empleados, pero, ¿por qué lo necesitas?
Motiva a los empleados
Hot-desking motiva y empodera a los empleados. Mediante este método, los empleados pueden decidir cuándo trabajan en la oficina. Usando un software o sistema rotativo pueden planear el trabajo remoto y desde la oficina. Esto ayudará a los empleados a sentirse motivados y empoderados, dándoles libertad sobre dónde desean trabajar. Lo que significa que cuando acudan a la oficina, tendrán un espacio asignado para que lo usen. ¡Además de motivados, estarán más felices!.
Seguridad en el lugar de trabajo
El COVID-19 ha forzado a países como España a nuevas restricciones en lo poco que llevamos de año. La seguridad en el lugar de trabajo es definitivamente el primer factor a tener en cuenta por las empresas alrededor del mundo. La transmisión del virus es muy sencilla. Pero, ¿qué significa eso para el Hot-desking? Algunos críticos afirman que el término Hot-desking en el clima actual hace que el rastreo de contactos sea imposible. Si se hace correctamente, es completamente lo contrario. Usando un sistema que permita reservar los escritorios, como Ronspot, el rastreo de contactos es mucho más simple. Los usuarios de Ronspot reservan su espacio cada día para trabajar en la oficina.
Como resultado, Ronspot puede crear informes de seguimiento de contactos diarios. Dando a los trabajadores una forma automatizada y sin papel de rastreo de contactos. Junto con los informes de seguimiento de contactos, se pueden generar informes de limpieza del escritorio. Facilitando al personal de limpieza saber qué escritorios deben desinfectarse cada día.
Para detener la transmisión del COVID-19, es esencial seguir las pautas de salud pública. Los empleados pueden usar una máscara, lavarse y desinfectarse las manos con regularidad y cumplir con la distancia social. Esta última puede ser difícil en una oficina compartida. Pero implementando el sistema adecuado de hot desking, el distanciamiento social es fácil. El sistema de reserva de Ronspot considera las reglas de distanciamiento social al asignar espacios. Cuando un empleado reserva un espacio de trabajo, el sistema bloqueará cualquier otro espacio que se encuentre dentro de 2 metros de distancia. Lo que significa que el personal estará seguro y socialmente distanciado mientras trabaja. Algunas empresas con mucho espacio podrán distanciar físicamente los espacios de trabajo. Estas empresas pueden reflexionar si tienen más espacio de oficina del necesario. Hot-desking también puede ayudar en esto.
Ahorrar costes 
Hot-desking puede ser útil para los propietarios de las empresas. Es una excelente manera de motivar a los empleados y mantener la seguridad en el lugar de trabajo.
Sin embargo, no se puede pasar por alto el potencial de ahorro de costes del hot-desking. Gracias a éste, los responsables pueden optimizar su espacio de oficina. En grandes empresas, muchas veces el espacio de oficina no se utiliza de manera eficiente. El espacio puede ser desaprovechado o simplemente no usado por nadie. Como bien sabrás, cada pequeño espacio de la oficina cuesta dinero para la empresa. Si este espacio no está siendo usado, ¿por qué debe suponer un coste para la empresa? Implementando el método Hot-desking, los propietarios de la empresa pueden analizar hasta qué punto está siendo bien aprovechado el espacio. Se proporcionarán datos sobre los niveles de ocupación de los escritorios, lo que ayudará al personal directivo a comprender la demanda de las oficinas.
Ronspot puede proporcionar informes sobre los niveles de ocupación y ayudar a maximizar la eficiencia. Una vez analizados estos datos, se pueden usar los datos obtenidos para evaluar la propiedad inmueble. Con numerosos empleados trabajando desde casa, varias empresas optarán por reducir el tamaño de la propiedad inmueble. Hot-desking también es de gran ayuda para maximizar el espacio. Cuando los empleados tienen un escritorio compartido, se necesitan menos escritorios físicos. Como resultado, se necesitará menos espacio de oficina. En definitiva, reduciendo costes.
