El hot desking es una estrategia de workplace en la que los escritorios están disponibles para que diferentes personas los reserven en distintos momentos. Este enfoque maximiza el uso del espacio de trabajo y da a los empleados más autonomía para elegir dónde quieren sentarse. Ofrecer hot desking puede mejorar la ocupación, reducir costes operativos y disminuir el espacio desaprovechado.

El software de reserva de escritorios permite que empleados y trabajadores híbridos reserven fácilmente un escritorio para los días que planean ir a la oficina. Solo tienen que seleccionar una fecha, una hora y una ubicación, y reservar el espacio que necesitan. Usar un software para gestionar este proceso permite que tu equipo reserve escritorios fácilmente desde la app móvil o la web, reduciendo el trabajo administrativo y mejorando la experiencia en la oficina.

La mejor solución debe tener una interfaz fácil de usar, un panel de analítica para ayudarte a entender el uso del espacio y la capacidad de integrarse con los sistemas existentes. Otras funcionalidades clave incluyen mapas interactivos, una app de reserva de escritorios que funcione en distintos dispositivos y la posibilidad de personalizar tus reglas de reserva.

Para implementar un sistema de reserva de escritorios como Ronspot en tu oficina, debes definir directrices claras para las reservas, las reglas de uso y las expectativas sobre cómo deben utilizar el sistema los empleados. Una vez definidas estas pautas, es importante comunicarlas de forma regular a los equipos y recopilar feedback sobre el proceso para garantizar su éxito continuo y la satisfacción de los empleados.

Usar los datos sobre utilización del espacio y hábitos de reserva te permite entender cómo se está utilizando tu oficina y saber cuál es la mejor configuración para crear un entorno más colaborativo y eficiente. Las reglas de reserva también te permiten implementar una política de trabajo híbrido que facilite que los equipos coincidan en sus días de oficina, mientras sigues gestionando la capacidad de las plantas, especialmente cuando tienes menos escritorios que empleados.

Nuestro software de reserva de escritorios ofrece un panel avanzado que muestra qué empleados reservan escritorios, qué escritorios reservan y con qué frecuencia se ocupan. Esta información te ayuda a tomar decisiones informadas para optimizar tu espacio de trabajo y mejorar la productividad de los empleados.

Los empleados pueden modificar sus reservas fácilmente con solo unos clics o toques y, gracias a nuestro sistema de créditos, se les incentiva activamente a cancelar las reservas que ya no necesitan.

El sistema de reserva de escritorios de Ronspot se sincroniza con Google Calendar, Microsoft Outlook y Microsoft Teams para que los empleados puedan compartir cuándo y dónde estarán en la oficina. Nuestro software también se integra con nuestras soluciones de gestión de aparcamiento y reserva de salas de reuniones, de modo que los empleados que necesiten conducir puedan reservar una plaza de aparcamiento, y quienes necesiten usar salas de reuniones en la oficina puedan reservarlas con antelación.