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El sistema de reserva de escritorios de referencia
El sistema de reserva de escritorios de referencia
Nuestro sistema de reserva de escritorios es una aplicación móvil intuitiva (disponible en Android, iOS y versión web) que permite a sus empleados reservar escritorios durante el día cuando lo necesiten.
Con un mapa interactivo que coincide con el espacio de su oficina, los empleados pueden ver la disponibilidad de escritorios en tiempo real y simplemente tocar el mapa para reservar uno.
El software de Ronspot es la solución perfecta para las empresas que buscan reducir el tamaño de su oficina y lograr el equilibrio entre el trabajo en la oficina y el hogar, al tiempo que garantizan la seguridad de todos sus empleados.
Al acceder a la aplicación, a los empleados se les presenta primero un calendario que muestra la disponibilidad de escritorios en tiempo real para cada día del mes.
Después de seleccionar un día del calendario, los empleados pueden ver un mapa interactivo que representa su oficina y simplemente necesitan tocar el escritorio deseado para reservarlo.
Para cada escritorio de la oficina, Ronspot permite marcar los otros escritorios que se encuentran dentro de la esfera de distancia social. Una vez que se reserva un escritorio, este escritorio y todos los demás escritorios que no respeten la distancia social dejarán de estar disponibles inmediatamente.
Una vez que se reserva un escritorio, a los empleados se les asigna su escritorio instantáneamente, no hay necesidad de esperar una confirmación. Automáticamente el escritorio aparece como no disponible en ese día para que otros empleados no puedan reservarlo.
Una vez que se ha creado una cuenta Ronspot para su empresa, simplemente puede invitar a sus empleados a unirse.
Con el inicio de sesión único (Single Sign-on)
Sin el inicio de sesión único (Single Sign-on)
Al abrir la aplicación, a los empleados se les enseña un calendario que muestra todos los escritorios disponibles para el mes actual y hasta con 90 días consecutivos de antelación.
Leyenda del calendario
Un círculo verde significa que al menos un escritorio está disponible para ese día
Un círculo con una línea diagonal significa que no hay disponibilidad para ese día
Un fondo azul significa que tiene un escritorio reservado para ese día
Nuestro software de reserva de escritorios muestra la disponibilidad en tiempo real. Por lo tanto, si alguien de la empresa cancela su reserva, el empleado puede simplemente actualizar la aplicación y ver que el escritorio está disponible.
¿Qué es una zona?
El gerente puede crear varias zonas desde el panel de administración para incluir diferentes oficinas, pisos, o áreas de una misma oficina. Cada zona tiene su propio calendario de reservas.
¿Quién tiene acceso a una zona?
Desde el panel de administración, el gerente puede:
¿Cómo cambiar de zona?
Los empleados pueden cambiar de zona usando el menú desplegable encima del calendario. Los empleados solo pueden ver las áreas a las que tienen acceso. Si no hay disponibilidad en una zona, los empleados pueden simplemente cambiar de zona y acceder a un calendario de reserva diferente.
Con Ronspot, los empleados pueden aplicar filtros para refinar su búsqueda.
Crear filtros
Usar filtros
Reservar un escritorio es muy fácil y tarda menos de 5 segundos:
Nuestro sistema de crédito fue diseñado para ayudar a las empresas a administrar la demanda y garantizar una asignación de escritorio justa. Su objetivo es:
Reservas futuras
El sistema limita el número de escritorios que cada empleado puede reservar con anticipación cada mes:
Cuando el saldo llega a cero créditos, ya no es posible reservar un escritorio con anticipación hasta que se restablezca los créditos.
Reservas para el mismo día y día siguiente
Para garantizar una ocupación óptima de la oficina, reservar un escritorio para el mismo día o el día siguiente (después de la hora designada por la empresa) no le cuesta ningún crédito al empleado. Se asignan los escritorios por orden de llegada y cualquier empleado puede reservarlos, aunque no tenga ningún crédito.
Cancelación manual
Si por alguna razón un empleado ya no necesita el escritorio que ha reservado, puede cancelar su reserva en cualquier momento. Sólo tiene que pulsar en su reserva (en el calendario de reservas o en el mapa) y seleccionar «Liberar espacio»:
Ronspot también integra un sistema de recordatorio que envía automáticamente un correo electrónico y/o una notificación con un día de antelación a los empleados que tienen una reserva.
Cancelación automática
Asimismo, si se activa la cancelación automática, el mismo correo electrónico y/o notificación solicitará a los empleados que confirmen su reserva dentro de dos horas. Si no lo hacen, su reserva se cancelará automáticamente y el escritorio estará disponible de nuevo en la aplicación.
El gerente puede activar el sistema de fichaje para asegurarse de que los empleados hayan llegado y salido de la oficina. Puede elegir entre estas dos opciones:
El icono de fichaje solo es visible para los empleados que tienen una reserva para el día actual.
A partir de 0 € per mes, todos los planes incluyen un número ilimitado de usuarios y escritorios.
Compare nuestros planes Communidad, Premium y Empresa y elija lo más adecuado.
A continuación, hemos enumerado todas las preguntas y respuestas frecuentes sobre el sistema de reserva de escritorios de Ronspot.
Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, no dude en contactarnos.
Ronspot se puede descargar gratis en Google Play Store (Android) y en la App Store (iOS).
Con el inicio de sesión único (Single Sign-On)
Si su empresa utiliza el inicio de sesión único, simplemente pulsa en el ícono de Microsoft, Google, Duo u Okta en la página de inicio de la aplicación.
Sin el inicio de sesión único
Si no se utiliza el inicio de sesión único, simplemente puedes registrarte en este página con su dirección de correo electrónico del trabajo. Ronspot detectará automáticamente el dominio de correo electrónico y lo asignará a la cuenta de su empresa. Por razones de seguridad, su administrador deberá activar manualmente la cuenta antes de que pueda acceder.
Sí, si no tienes un teléfono, se te ha olvidado o simplemente no te queda batería puedes acceder a través de la web de Ronspot.
Reservas anticipadas
La cantidad de reservas que puede hacer con anticipación está limitada por la cantidad de créditos que su gerente le haya asignado.
Reservas para el mismo día o día siguiente
Las reservas para el mismo día o el día siguiente no cuestan crédito y están sujetas a disponibilidad (por orden de llegada). Los empleados con un saldo de crédito cero aún pueden hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente.
Dependiendo del plan seleccionado por su empresa, el plan Empresa te permite reservar hasta con 90 días de anticipación (14 días con el plan Premium y 3 con el plan Communidad).
El objetivo de este sistema de créditos es limitar el número de reservas que los empleados pueden hacer por adelantado y evitar que realicen overbooking a raíz de sus compañeros.
Cómo funciona :
Sí, aún puede hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente (después de la hora designada por su empresa) ya que las reservas con poca antelación no requieren ningún crédito:
Sí, puede ver las reservas de otros empleados directamente en el mapa.
Además, también puede utilizar la opción «Buscar reservas» en el menú de la aplicación para buscar el nombre de un colega y ver qué días y escritorios ha reservado.
Cuando reserve un escritorio, se le presentará un mapa interactivo que representa su oficina. Simplemente toque el escritorio que desea reservar para completar la reserva.
El gerente puede decidir darle acceso a una o varias zonas de la oficina. Si es el caso, se le presentará un menú desplegable en la parte superior de la pantalla para seleccionar una zona y acceder al calendario de disponibilidad correspondiente.
Sí, su empresa puede configurar recordatorios automáticos para que se envíen a los empleados que hayan realizado una reserva para el día siguiente. Estas notificaciones se pueden enviar directamente al teléfono a través de la aplicación o por correo electrónico.
Hay dos incentivos principales para liberar un lugar:
Sí, sus datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda. El gerente de la oficina puede eliminar completamente sus datos del sistema cuando termine en la empresa.
Si tiene algún problema con nuestro software de escritorios, simplemente navegue hasta el menú de la aplicación y seleccione la opción «Informar de un problema». El equipo de atención al cliente de Ronspot responderá todas las consultas en un plazo de 24 horas, de lunes a viernes.
Sí. Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite administrar varias ubicaciones en múltiples zonas horarias en diferentes países desde la misma cuenta de administrador de Ronspot. Simplemente cree diferentes zonas de oficina en su cuenta, una para cada ubicación y restrinja a los usuarios a las zonas.
Subir un plano
En el panel de administración, Ronspot le permite subir un plan de sus oficinas para cada zona. Sólo tiene que arrastrar y soltar la herramienta de selección para hacer que cada escritorio sea interactivo.
Crear un plano
Si no tiene un plano de sus oficinas, simplemente puede usar el creador de planos de Ronspot que le permite añadir y mover escritorios, paredes, puertas, muebles, etc. sobre un fondo blanco.
Sí. Para cada escritorio de su oficina (es decir, el escritorio n. ° 2), puede marcar los escritorios que no cumplan con el distanciamiento social de este escritorio (es decir, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3). Una vez que un empleado reserva el escritorio n. ° 2, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3 automáticamente dejarán de estar disponibles para otros empleados.
Sí, puedes. Simplemente edite el escritorio en el panel de administración, seleccione la opción «Restringido» y seleccione el nombre de los empleados. Este escritorio solo estará disponible para los empleados correspondientes.
Sí, puede asignar una cantidad diferente de créditos a un empleado u otro y dar más a aquellos que deben venir a la oficina con más frecuencia.
Una vez que el gerente de la oficina ha establecido las diferentes reglas, nuestro software de escritorio funciona solo y requiere muy poca supervisión. Por ejemplo, para activar una nueva cuenta de empleado, revisar informes de desempeño para ajustes, etc.
Sí, puedes. Como gerente, puede editar manualmente cualquier reserva y mover empleados a diferentes escritorios si es necesario, o hacer una nueva reserva en nombre de un empleado.
Sí, puede comunicarse con todos sus empleados a través de la aplicación mediante notificaciones push y/o correos electrónicos. Por ejemplo, se puede utilizar para comunicaciones urgentes relacionadas con la oficina (es decir, seguimiento de contactos, etc.).
Sí. Ya hemos integrado la aplicación con diferentes sistemas de acceso para diferentes clientes. No dude en contactarnos para cualquier consulta.
Su cuenta de administrador de Ronspot se puede configurar en un día. Una vez configuradas, las empresas generalmente dejan un período de incorporación de 2 a 3 semanas para informar a sus empleados sobre Ronspot.
Ofrecemos 3 planes diferentes (Communidad, Premium y Empresa) a partir de 0 € per mes. Puede comparar nuestros planes aquí y elegir lo más adecuado. Además, puede solictar presupuestos gratis que recibirá en unos minutos por correo electrónico.