El sistema de reserva de escritorios que mantiene seguros a tus empleados

• Simplemente registrese en https://signup.ronspot.ie/ usando su email del trabajo. Ronspot detectará automáticamente el dominio del correo electrónico y lo asignará automáticamente a la cuenta de su empresa.
• Una vez que el gerente de su oficina haya activado su cuenta, se le notificará por correo electrónico y luego podrá iniciar sesión en la aplicación..

Ronspot se puede descargar gratis en Google Play Store (Android) y en la App Store (iOS).

Sí, si no tienes un teléfono, se te ha olvidado o simplemente no te queda batería puedes acceder a través de la web de Ronspot: https://my.ronspot.ie/

• Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite realizar tantas reservas con poca antelación como desee el día o la noche anterior, sujeto a la disponibilidad del escritorio.
• Sin embargo, la cantidad de reservas que puede hacer con anticipación está limitada por la cantidad de créditos que su gerente le haya asignado.

• A cada empleado se le asigna automáticamente una cantidad de créditos gratuitos mensualmente y se puede utilizar para futuras reservas (1 reserva futura = 1 crédito). La cantidad de créditos disponibles se localiza en la esquina superior derecha de la aplicación.
• Nota: El saldo de créditos se restablece automáticamente al comienzo de cada mes y se basa en “úselo para perderlo” para evitar reservas masivas.
• El número de créditos lo establece el gerente y puede variar de un empleado a otro.
• El objetivo de este sistema de créditos es limitar el número de reservas que los empleados pueden hacer por adelantado y evitar que realicen overbooking a raíz de sus compañeros.

• Sí, puede utilizar la opción “Buscar reservas” para buscar el nombre de un compañero y ver qué días ha reservado.
• Nota: por motivos de privacidad, los empleados tienen la capacidad en la aplicación de ocultar su nombre a otros empleados.

Cuando reserve un escritorio, se le presentará un mapa interactivo que representa su oficina. Simplemente toque el escritorio que desea reservar para completar la reserva.

El gerente puede decidir darle acceso a una o varias zonas de la oficina. Si es el caso, se le presentará un menú desplegable en la parte superior de la pantalla para seleccionar una zona y acceder al calendario de disponibilidad correspondiente.

Sí, su empresa puede configurar recordatorios automáticos para que se envíen a los empleados que hayan realizado una reserva para el día siguiente. Estas notificaciones se pueden enviar directamente al teléfono a través de la aplicación o por correo electrónico.

Hay dos incentivos principales para liberar un lugar:

• El crédito utilizado para la reserva se devolverá automáticamente a su cuenta y podrá utilizarse para reservar en otra fecha.
• El lugar se devolverá instantáneamente para que lo use otro compañero.

Si no puede sentarse en el escritorio asignado porque alguien se sentó allí por error, seleccione la opción “Informar de una infracción” en la aplicación. Este empleado recibirá automáticamente un correo electrónico de notificación y será redirigido instantáneamente a otro escritorio, si está disponible.

El gerente puede asignar un escritorio permanente a empleados específicos (es decir, personas con discapacidades, altos directivos, etc.).

Sí, sus datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda. El gerente de la oficina puede eliminar completamente sus datos del sistema cuando termine en la empresa.

Si tiene algún problema con nuestro software de escritorios, simplemente navegue hasta el menú de la aplicación y seleccione la opción “Informar de un problema”. El equipo de atención al cliente de Ronspot responderá todas las consultas en un plazo de 24 horas, de lunes a viernes.

Sí. Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite administrar varias ubicaciones en múltiples zonas horarias en diferentes países desde la misma cuenta de administrador de Ronspot. Simplemente cree diferentes zonas de oficina en su cuenta, una para cada ubicación y restrinja a los usuarios a las zonas.

• Las zonas se utilizan para delimitar las áreas de oficina a las que pueden acceder sus empleados. Dependiendo de sus necesidades, pueden ser diferentes oficinas (es decir, Londres y Nueva York), diferentes plantas (es decir, nivel 1, nivel 2), diferentes secciones de una misma oficina o una combinación de todos.
• Una vez que haya creado sus zonas, puede asignar una o varias zonas a cada empleado. Como resultado, solo podrán ver y reservar escritorios en las zonas que les hayan sido asignadas.

Sí, el mapa de la oficina es totalmente personalizable en el panel de administración de Ronspot. Puede cambiar el diseño del mapa en cualquier momento para que coincida con su plano actual.

Sí. Para cada escritorio de su oficina (es decir, el escritorio n. ° 2), puede marcar los escritorios que no cumplan con el distanciamiento social de este escritorio (es decir, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3). Una vez que un empleado reserva el escritorio n. ° 2, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3 automáticamente dejarán de estar disponibles para otros empleados.

Sí, puedes. Simplemente edite el escritorio en el panel de administración, seleccione la opción “Restringido” y seleccione el nombre de los empleados. Este escritorio solo estará disponible para los empleados correspondientes.

Yes, our hot desk booking solution allows you to do both:

• In the “Schedule” tab, once you have selected a desk, you will be presented with a weekly calendar, Monday to Sunday. Simply assign the employee to the day(s) you’d like (i.e. for example Mondays and Wednesdays) and the employee will be automatically assign a desk in the app for these days.
• In the “Block” tab, you will be presented with a weekly calendar, Monday to Sunday. Simply assign the employee to the day(s) you’d like (i.e. for example Thursdays and Fridays) and these days will automatically appear unavailable on the app for the employee.

Sí, puede asignar una cantidad diferente de créditos a un empleado u otro y dar más a aquellos que deben venir a la oficina con más frecuencia.

Una vez que el gerente de la oficina ha establecido las diferentes reglas, nuestro software de escritorio funciona solo y requiere muy poca supervisión. Por ejemplo, para activar una nueva cuenta de empleado, revisar informes de desempeño para ajustes, etc.

Sí, puedes. Como gerente, puede editar manualmente cualquier reserva y mover empleados a diferentes escritorios si es necesario, o hacer una nueva reserva en nombre de un empleado.

Nuestro sistema de reserva de escritorio incluye 8 informes avanzados para monitorear fácilmente la ocupación de la oficina, la demanda, las infracciones, las reservas no utilizadas, etc.

Sí, puede comunicarse con todos sus empleados a través de la aplicación mediante notificaciones push y/o correos electrónicos. Por ejemplo, se puede utilizar para comunicaciones urgentes relacionadas con la oficina (es decir, seguimiento de contactos, etc.).

Sí. Ya hemos integrado la aplicación con diferentes sistemas de acceso para diferentes clientes. No dude en contactarnos para cualquier consulta.

• Todos los datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda, utilizando los más altos estándares de privacidad y seguridad de los datos.
• Ronspot también cuenta con la certificación ISO 27001, una prueba de nuestro compromiso en términos de protección de datos.

Su cuenta de administrador de Ronspot se puede configurar en un día. Una vez configuradas, las empresas generalmente dejan un período de incorporación de 2 a 3 semanas para informar a sus empleados sobre Ronspot.

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