Dé forma al lugar de trabajo del mañana con nuestro sistema de reserva de escritorios. Un software inteligente que incorpora la distancia social para hacer que su lugar de trabajo sea seguro con COVID-19.
De confianza para las empresas líderes alrededor del mundo
Un software inteligente que ayuda a su personal a regresar al trabajo de manera segura
Nuestro sistema de reserva de escritorios es una aplicación móvil intuitiva (disponible en Android, iOS y versión web) que permite a sus empleados reservar escritorios durante el día cuando lo necesiten.
Con un mapa interactivo que coincide con el espacio de su oficina, los empleados pueden ver la disponibilidad de escritorios en tiempo real y simplemente tocar el mapa para reservar uno. Cualquier escritorio que no cumpla con la distancia social dejará de estar disponible al momento para evitar que otros empleados lo reserven.
El software de Ronspot es la solución perfecta para las empresas que buscan reducir el tamaño de su oficina y lograr el equilibrio entre el trabajo en la oficina y el hogar, al tiempo que garantizan la seguridad de todos sus empleados.
Reserva fácil de escritorios
Calendario de disponibilidad en directo
Al acceder a la aplicación, a los empleados se les presenta primero un calendario que muestra la disponibilidad de escritorios en tiempo real para cada día del mes.
Mapa interactivo de la oficina
Después de seleccionar un día del calendario, los empleados pueden ver un mapa interactivo que representa su oficina y simplemente necesitan tocar el escritorio deseado para reservarlo.
Distanciamiento social en la oficina
Para cada escritorio de la oficina, Ronspot permite marcar los otros escritorios que se encuentran dentro de la esfera de distancia social. Una vez que se reserva un escritorio, este escritorio y todos los demás escritorios que no respeten la distancia social dejarán de estar disponibles inmediatamente.
Reserva garantizada
Una vez que se reserva un escritorio, a los empleados se les asigna su escritorio instantáneamente, no hay necesidad de esperar una confirmación. Automáticamente el escritorio aparece como no disponible en ese día para que otros empleados no puedan reservarlo.
Aumenta la eficiencia
Gestión de la demanda
Ronspot utiliza un sistema de créditos gratuitos y virtuales para brindar a todos los empleados la misma oportunidad de hacer una reserva y evitar que realicen overbooking. También incorpora un sistema inteligente de cancelación que anima a los empleados que no vienen a la oficina a cancelar su reserva para que otros empleados puedan reservar su escritorio.
Utilizado directamente por los empleados
Los empleados gestionan directamente nuestro software de reserva de escritorios, pueden hacer reservas ellos mismos y decidir cuándo ir a la oficina. Se puede también designar líderes de equipo para que puedan monitorear las reservas de los miembros de su equipo y hacer reservas en su nombre.
Reservas repetidas
El gerente también puede crear un sistema automatizado para repetir una reserva y asignar un escritorio a un empleado de forma automática para un día específico y repetidamente (cada semana o dos semanas).
Control y monitoreo en tiempo real
Desde la pantalla principal, el gerente puede ver en tiempo real y para cada día qué escritorios están reservados, disponibles o bloqueados (distanciamiento social o escritorios inactivos). Puede crear, cancelar o modificar cualquier reserva. También puede ver en cualquier momento qué empleados están presentes en la oficina y pedirles que fichen para saber si han llegado o salido de la oficina.
Cómo funciona Ronspot
Una vez que se ha creado una cuenta Ronspot para su empresa, simplemente puede invitar a sus empleados a unirse.
Con el inicio de sesión único (Single Sign-on)
- Los empleados deben descargar la aplicación de reserva de escritorios Ronspot desde Google Play (Android), App Store (iOS) o acceder desde nuestra web.
- Y luego iniciar sesión con su cuenta existente de Google, Microsoft, Okta o Duo.
Sin el inicio de sesión único (Single Sign-on)
- Los empleados deben registrarse primero en https://signup.ronspot.ie/ usando su email del trabajo. Por razones de seguridad, el gerente deberá activar la cuenta manualmente.
- Luego deben descargar la aplicación móvil Ronspot desde Google Play (Android), App Store (iOS) o acceder desde nuestra web.
- E iniciar sesión con su dirección de correo electrónico y contraseña.
Al abrir la aplicación, a los empleados se les enseña un calendario que muestra todos los escritorios disponibles para el mes actual y hasta con 90 días consecutivos de antelación.
Leyenda del calendario
Un círculo verde significa que al menos un escritorio está disponible para ese día
Un círculo con una línea diagonal significa que no hay disponibilidad para ese día
Un fondo azul significa que tiene un escritorio reservado para ese día
Nuestro software de reserva de escritorios muestra la disponibilidad en tiempo real. Por lo tanto, si alguien de la empresa cancela su reserva, el empleado puede simplemente actualizar la aplicación y ver que el escritorio está disponible.
¿Qué es una zona?
El gerente puede crear varias zonas desde el panel de administración para incluir diferentes oficinas, pisos, o áreas de una misma oficina. Cada zona tiene su propio calendario de reservas.
¿Quién tiene acceso a una zona?
Desde el panel de administración, el gerente puede:
- Editar a cada empleado individualmente y concedirles acceso a varias zonas.
- Crear un grupo, añadir empleados a este grupo y seleccionar las zonas a las que pueden acceder
¿Cómo cambiar de zona?
Los empleados pueden cambiar de zona usando el menú desplegable encima del calendario. Los empleados solo pueden ver las áreas a las que tienen acceso. Si no hay disponibilidad en una zona, los empleados pueden simplemente cambiar de zona y acceder a un calendario de reserva diferente.
Con Ronspot, los empleados pueden aplicar filtros para refinar su búsqueda.
Crear filtros
- En el panel de administración, el gerente puede crear hasta 20 filtros diferentes para los escritorios. Se puede crear los filtros que quiera (por ejemplo: mesa regulable, dos monitores, cable Ethernet, ventana, etc.)
- El gerente puede modificar cada escritorio individualmente y asociar varios filtros a con cada uno de ellos.
Usar filtros
- En el calendario de reservas y el mapa interactivo, los empleados pueden hacer clic en el icono de filtro
en la esquina inferior derecha para ver la lista de filtros disponibles. - Luego solo tienen que marcar los filtros que les interesan y hacer clic en “Aplicar” para actualizar la página y mostrar la disponibilidad para los escritorios que corresponden.
Reservar un escritorio es muy fácil y tarda menos de 5 segundos:
- Seleccionar un día: En el calendario, los empleados simplemente tienen que tocar el círculo verde del día que quieren reservar.
- Mapa interactivo: Luego, se les presentará un mapa interactivo de esta zona con escritorios de diferentes colores:
Escritorios disponibles
Escritorios reservados por otros empleados
Escritorios no disponibles (distanciamiento social o inactivos)
- Seleccionar un escritorio: los empleados simplemente tienen que tocar el escritorio que quieren para reservarlo.
- Confirmación inmediata: el escritorio se volverá azul
y se lo asignará inmediatamente al empleado, y tampoco estará disponible para reservar para otros empleados.
Nuestro sistema de crédito fue diseñado para ayudar a las empresas a administrar la demanda y garantizar una asignación de escritorio justa. Su objetivo es:
- evitar que los empleados realicen overbooking a raíz de sus compañeros
- dar a cada empleado las mismas oportunidades para hacer una reserva
- garantizar una tasa de ocupación de las oficinas óptima hasta el 100%
Reservas futuras
El sistema limita el número de escritorios que cada empleado puede reservar con anticipación cada mes:
- asignando a cada escritorio un costo virtual en créditos (ej: 1 reserva = 1 crédito)
- asignando a cada empleado un número limitado de créditos virtuales cada mes
- restableciendo de forma automática el número de créditos de cada empleado al comienzo de cada mes
Cuando el saldo llega a cero créditos, ya no es posible reservar un escritorio con anticipación hasta que se restablezca los créditos.
Reservas para el mismo día y día siguiente
Para garantizar una ocupación óptima de la oficina, reservar un escritorio para el mismo día o el día siguiente (después de la hora designada por la empresa) no le cuesta ningún crédito al empleado. Se asignan los escritorios por orden de llegada y cualquier empleado puede reservarlos, aunque no tenga ningún crédito.
Cancelación manual
Si por alguna razón un empleado ya no necesita el escritorio que ha reservado, puede cancelar su reserva en cualquier momento. Sólo tiene que pulsar en su reserva (en el calendario de reservas o en el mapa) y seleccionar “Liberar espacio”:
- El escritorio en cuestión estará disponible de nuevo en la aplicación para que otros lo reserven.
- Además, el crédito gastado en la reserva se devolverá a la cuenta del empleado de inmediato y se podrá utilizar para reservar un día diferente.
Ronspot también integra un sistema de recordatorio que envía automáticamente un correo electrónico y/o una notificación con un día de antelación a los empleados que tienen una reserva.
Cancelación automática
Asimismo, si se activa la cancelación automática, el mismo correo electrónico y/o notificación solicitará a los empleados que confirmen su reserva dentro de dos horas. Si no lo hacen, su reserva se cancelará automáticamente y el escritorio estará disponible de nuevo en la aplicación.
El gerente puede activar el sistema de fichaje para asegurarse de que los empleados hayan llegado y salido de la oficina. Puede elegir entre estas dos opciones:
- Fichaje manual: los empleados deben pulsar en este icono
en la aplicación para ficharse - Fichaje con código QR: los empleados deben pulsar en este icono
en la aplicación para escanear un código QR (cada escritorio tiene un código QR único que se genera automáticamente)
El icono de fichaje solo es visible para los empleados que tienen una reserva para el día actual.
¿Por qué Ronspot es el mejor sistema de reserva de escritorios para ti?
Descubre más sobre el software de Ronspot y cómo puede ayudar a tus empleados a volver al trabajo de forma segura.
La configuración de su cuenta de Ronspot se puede realizar en un día. Por lo general, recomendamos un período de incorporación de 2 a 3 semanas para tener tiempo de informar a sus empleados sobre la aplicación y cómo registrarse.
Como administrador, puede definir varias reglas, como permitir el acceso a zonas específicas solo a ciertos empleados, asignar una cantidad de crédito diferente de un empleado a otro, automatizar reservas repetidas, evitar que ciertos empleados reserven días específicos, etc.
Nuestro software de escritorio se ejecuta solo y los empleados lo encuentran muy intuitivo y fácil de usar, requiere poca supervisión. Simplemente establezca sus reglas y deje que sus empleados hagan el resto. Puede también designar líderes de equipo para supervisar las reservas de otros empleados y hacer reservas en su nombre.
Desde el panel de administración, el administrador puede ver todas las reservas y escritorios disponibles en tiempo real y para cada día. Tiene control total sobre las reservas y puede añadir nuevas y modificar o eliminar cualquier reserva.
Ronspot incluye herramientas avanzadas de generación de informes que ofrecen información valiosa sobre la ocupación diaria, la demanda de escritorio, el seguimiento de contactos, etc. Le ayudan a ver exactamente cómo se está utilizando su oficina y a realizar los ajustes necesarios en el espacio de su oficina.
Ronspot puede ser descargada gratis en Google Play Store y en la App Store. La aplicación utiliza el sistema en la nube de Amazon (AWS) para garantizar la máxima seguridad de los datos y es totalmente compatible con GDPR.
Proteger su privacidad es nuestra máxima prioridad en Ronspot. Teniendo el certificado ISO 27001 -el estándar de seguridad internacional más alto reconocido, es una señal de cómo de en serio nos tomamos la seguridad de sus datos.
Los usuarios de la aplicación pueden informar un problema directamente desde la aplicación con tan solo tocar un botón. Nuestro dedicado equipo de atención al cliente, tiene como objetivo responder todas las consultas dentro de las 24 horas, de lunes a viernes.
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Lo guiaremos a través de la aplicación, le mostraremos cómo funciona y lo ayudaremos a crear configuraciones de la manera que mejor beneficie a su empresa.
Precio
A partir de 0 € per mes, todos los planes incluyen un número ilimitado de usuarios y escritorios.
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Preguntas más frecuentes
A continuación, hemos enumerado todas las preguntas y respuestas frecuentes sobre el sistema de reserva de escritorios de Ronspot.
Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, no dude en contactarnos.
Empleados
Ronspot se puede descargar gratis en Google Play Store (Android) y en la App Store (iOS).
Con el inicio de sesión único (Single Sign-On)
Si su empresa utiliza el inicio de sesión único, simplemente pulsa en el ícono de Microsoft, Google, Duo u Okta en la página de inicio de la aplicación.
Sin el inicio de sesión único
Si no se utiliza el inicio de sesión único, simplemente puedes registrarte aquí con su dirección de correo electrónico del trabajo. Ronspot detectará automáticamente el dominio de correo electrónico y lo asignará a la cuenta de su empresa. Por razones de seguridad, su administrador deberá activar manualmente la cuenta antes de que pueda acceder.
Sí, si no tienes un teléfono, se te ha olvidado o simplemente no te queda batería puedes acceder a través de la web de Ronspot: https://my.ronspot.ie/
Reservas anticipadas
La cantidad de reservas que puede hacer con anticipación está limitada por la cantidad de créditos que su gerente le haya asignado.
Reservas para el mismo día o día siguiente
Las reservas para el mismo día o el día siguiente no cuestan crédito y están sujetas a disponibilidad (por orden de llegada). Los empleados con un saldo de crédito cero aún pueden hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente.
Dependiendo del plan seleccionado por su empresa, el plan Empresa te permite reservar hasta con 90 días de anticipación (14 días con el plan Premium y 3 con el plan Communidad).
El objetivo de este sistema de créditos es limitar el número de reservas que los empleados pueden hacer por adelantado y evitar que realicen overbooking a raíz de sus compañeros.
Cómo funciona :
- A cada escritorio se le asigna un costo virtual en créditos (por ejemplo, 1 reserva = 1 crédito)
- A cada empleado se le asigna un número limitado de créditos virtuales cada mes. El número de créditos lo establece el gerente y puede variar de un empleado a otro.
- El saldo acreedor del empleado está visible en la parte superior derecha de la aplicación. y se restablece automáticamente al comienzo de cada mes (no acumulable) para evitar reservas masivas.
Sí, aún puede hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente (después de la hora designada por su empresa) ya que las reservas con poca antelación no requieren ningún crédito:
- 1 reserva con poca antelación (el día o la noche anterior) = 0 créditos
- 1 reserva con antelación= 1 crédito
Sí, puede ver las reservas de otros empleados directamente en el mapa.
Además, también puede utilizar la opción “Buscar reservas” en el menú de la aplicación para buscar el nombre de un colega y ver qué días y escritorios ha reservado.
Cuando reserve un escritorio, se le presentará un mapa interactivo que representa su oficina. Simplemente toque el escritorio que desea reservar para completar la reserva.
El gerente puede decidir darle acceso a una o varias zonas de la oficina. Si es el caso, se le presentará un menú desplegable en la parte superior de la pantalla para seleccionar una zona y acceder al calendario de disponibilidad correspondiente.
Sí, su empresa puede configurar recordatorios automáticos para que se envíen a los empleados que hayan realizado una reserva para el día siguiente. Estas notificaciones se pueden enviar directamente al teléfono a través de la aplicación o por correo electrónico.
Hay dos incentivos principales para liberar un lugar:
- El crédito utilizado para la reserva se devolverá automáticamente a su cuenta y podrá utilizarse para reservar en otra fecha.
- El lugar se devolverá instantáneamente para que lo use otro compañero.
Sí, sus datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda. El gerente de la oficina puede eliminar completamente sus datos del sistema cuando termine en la empresa.
Si tiene algún problema con nuestro software de escritorios, simplemente navegue hasta el menú de la aplicación y seleccione la opción “Informar de un problema”. El equipo de atención al cliente de Ronspot responderá todas las consultas en un plazo de 24 horas, de lunes a viernes.
Gerente de la oficina
Sí. Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite administrar varias ubicaciones en múltiples zonas horarias en diferentes países desde la misma cuenta de administrador de Ronspot. Simplemente cree diferentes zonas de oficina en su cuenta, una para cada ubicación y restrinja a los usuarios a las zonas.
- Las zonas se utilizan para delimitar las áreas de oficina a las que pueden acceder sus empleados. Dependiendo de sus necesidades, pueden ser diferentes oficinas, diferentes plantas, diferentes secciones de una misma oficina o una combinación de todos.
- Una vez que haya creado sus zonas, puede asignar una o varias zonas a cada empleado. Como resultado, solo podrán ver y reservar escritorios en las zonas que les hayan sido asignadas.
Subir un plano
En el panel de administración, Ronspot le permite subir un plan de sus oficinas para cada zona. Sólo tiene que arrastrar y soltar la herramienta de selección para hacer que cada escritorio sea interactivo.
Crear un plano
Si no tiene un plano de sus oficinas, simplemente puede usar el creador de planos de Ronspot que le permite añadir y mover escritorios, paredes, puertas, muebles, etc. sobre un fondo blanco.
Sí. Para cada escritorio de su oficina (es decir, el escritorio n. ° 2), puede marcar los escritorios que no cumplan con el distanciamiento social de este escritorio (es decir, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3). Una vez que un empleado reserva el escritorio n. ° 2, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3 automáticamente dejarán de estar disponibles para otros empleados.
Sí, puedes. Simplemente edite el escritorio en el panel de administración, seleccione la opción “Restringido” y seleccione el nombre de los empleados. Este escritorio solo estará disponible para los empleados correspondientes.
Sí, puede asignar una cantidad diferente de créditos a un empleado u otro y dar más a aquellos que deben venir a la oficina con más frecuencia.
Una vez que el gerente de la oficina ha establecido las diferentes reglas, nuestro software de escritorio funciona solo y requiere muy poca supervisión. Por ejemplo, para activar una nueva cuenta de empleado, revisar informes de desempeño para ajustes, etc.
Sí, puedes. Como gerente, puede editar manualmente cualquier reserva y mover empleados a diferentes escritorios si es necesario, o hacer una nueva reserva en nombre de un empleado.
Sí, puede comunicarse con todos sus empleados a través de la aplicación mediante notificaciones push y/o correos electrónicos. Por ejemplo, se puede utilizar para comunicaciones urgentes relacionadas con la oficina (es decir, seguimiento de contactos, etc.).
Sí. Ya hemos integrado la aplicación con diferentes sistemas de acceso para diferentes clientes. No dude en contactarnos para cualquier consulta.
- Todos los datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda, utilizando los más altos estándares de privacidad y seguridad de los datos.
- Ronspot también cuenta con la certificación ISO 27001, una prueba de nuestro compromiso en términos de protección de datos.
Su cuenta de administrador de Ronspot se puede configurar en un día. Una vez configuradas, las empresas generalmente dejan un período de incorporación de 2 a 3 semanas para informar a sus empleados sobre Ronspot.
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