Un software inteligente que ayuda a su personal a regresar al trabajo de manera segura
Nuestro sistema de reserva de escritorios es una aplicación móvil intuitiva (disponible en Android, iOS y versión web) que permite a sus empleados reservar escritorios durante el día cuando lo necesiten.
Con un mapa interactivo que coincide con el espacio de su oficina, los empleados pueden ver la disponibilidad de escritorios en tiempo real y simplemente tocar el mapa para reservar uno. Cualquier escritorio que no cumpla con la distancia social dejará de estar disponible al momento para evitar que otros empleados lo reserven.
El software de Ronspot es la solución perfecta para las empresas que buscan reducir el tamaño de su oficina y lograr el equilibrio entre el trabajo en la oficina y el hogar, al tiempo que garantizan la seguridad de todos sus empleados.


Calendario en directo con un mapa interactivo
Con el software de Ronspot, los empleados pueden ver la disponibilidad del escritorio en tiempo real en un calendario en directo y reservar el escritorio de su elección en un mapa interactivo. El sistema se actualiza instantáneamente y garantiza que dos personas no puedan reservar el mismo escritorio, lo que brinda a los empleados tranquilidad antes de llegar a la oficina.
- Calendario de disponibilidad en directo – Al acceder a la aplicación, a los empleados se les presenta primero un calendario que muestra la disponibilidad de escritorios en tiempo real para cada día del mes.
- Mapa interactivo de la oficina – Después de seleccionar un día del calendario, los empleados pueden ver un mapa interactivo que representa su oficina y simplemente necesitan tocar el escritorio deseado para reservarlo.
- Reserva garantizada– Una vez que se reserva un escritorio, a los empleados se les asigna su escritorio instantáneamente, no hay necesidad de esperar una confirmación. Automáticamente el escritorio aparece como no disponible en ese día para que otros empleados no puedan reservarlo.

Distanciamiento social incorporado
Ronspot le ayuda a establecer un entorno de trabajo seguro para sus empleados y garantizar que los estándares de distanciamiento social se mantengan en todo momento.
- Distancia social en la oficina – Para cada escritorio de la oficina, Ronspot permite marcar los otros escritorios que se encuentran dentro de la esfera de distancia social. Una vez que se reserva un escritorio, este escritorio y todos los demás escritorios que no respeten la distancia social dejarán de estar disponibles inmediatamente.
- Seguimiento de contactos –Nuestro software puede generar fácilmente un informe que enumere todos los empleados que han hecho una reserva para un día específico, ayudándole a rastrear rápidamente los contactos potenciales.
- Informe de limpieza – Del mismo modo, Ronspot puede enviar automáticamente un informe al equipo de limpieza cada noche indicando los escritorios ocupados ese día para asegurarse de que estén completamente limpios.

Aumentar la eficiencia
Nuestro sistema de reserva de escritorios está diseñado para ayudar a su empresa a utilizar todo el espacio de su oficina de manera más eficiente, al tiempo que reduce el tiempo que necesita para administrarlo.
- Ocupación óptima de oficinas – Ronspot utiliza un sistema de créditos gratuitos para evitar que los empleados realicen overbooking a raíz de sus compañeros. Este sistema inteligente no solo limita la cantidad de futuras reservas que los empleados pueden hacer, sino que también los incita a liberar un escritorio si deciden no acudir a la oficina para recuperar su crédito. Esto asegura una asignación de escritorio justa y una ocupación óptima de su oficina.
- Se requiere poca supervisión – Nuestro software intuitivo no requiere ningún hardware ni capacitación interna, y es usado directamente por los empleados. Simplemente establezca las reglas (incluyendo el distanciamiento social) y deje que sus empleados hagan el resto.
Cómo funciona Ronspot
Una vez que una empresa se ha registrado en Ronspot y ha configurado su cuenta, simplemente debe invitar a sus empleados a unirse.
- Los empleados deben registrarse primero en https://signup.ronspot.ie/ usando su email del trabajo (Inicio de sesión de Google y Microsoft incluido).
- Una vez que el administrador de la cuenta haya activado su cuenta, se le enviará una notificación por correo electrónico.
- Los empleados pueden descargar la aplicación Ronspot en Google Play Store (Android), App Store (iOS),o a través de nuestra web. Luego, simplemente deben iniciar sesión con la misma dirección de correo electrónico que se utilizó para registrarse y la aplicación permanecerá iniciada para que sea más fácil de usar a diario.
Al abrir la aplicación, a los empleados se les enseña un calendario que muestra todos los escritorios disponibles para el mes actual. Las reservas son posibles hasta con 90 días consecutivos de antelación.
- Los escritorios disponibles para cada día están representados por un punto verde completo
- Los escritos ocupados están representados por un círculo verde con una línea diagonal.
- El software muestra la disponibilidad en tiempo real, por lo que si un escritorio está disponible de repente, el empleado puede simplemente actualizar la aplicación y ver que el escritorio está disponible.
El gerente de la oficina puede dar acceso a los empleados a una o varias zonas (es decir, pueden ser diferentes oficinas, diferentes pisos o incluso diferentes áreas de una misma oficina).
- A los empleados a los que se les haya concedido acceso a varias zonas se les presentará un menú desplegable en la parte superior de la pantalla. Si no hay disponibilidad en una zona, simplemente pueden cambiar de zona para verificar la disponibilidad en diferentes zonas.
- Si una empresa también decide utilizar el sistema de gestión de parking de oficinas de Ronspot (integrado en la misma aplicación), los empleados podrán cambiar entre el lugar de trabajo y las zonas de parking directamente desde el menú desplegable y ver un calendario de disponibilidad diferente.
- En el calendario, los empleados simplemente tienen que tocar el punto verde
del día que quieren reservar.
- Luego, se les presentará un mapa interactivo de su oficina y simplemente tendrán que tocar el escritorio que desean reservar.
- Como resultado, la aplicación asignará inmediatamente el escritorio al empleado. Todo el proceso tarda menos de 5 segundos.
Para restringir la cantidad de reservas que se pueden hacer con anticipación y garantizar una asignación de escritorio justa, los empleados reciben automáticamente una cantidad limitada de créditos gratuitos mensualmente que se restablecen al comienzo de cada mes.
- Futuras reservas – Cada escritorio reservado con anticipación cuesta 1 crédito. Cuando el saldo llega a cero créditos la reserva de futuros escritorios está restringida.
- Reservas con poco aviso (dependiendo de la disponiblidad) – Reservar un escritorio el mismo día o para el día siguiente después de una hora designada por la empresa (por ejemplo, 18:00h) no le cuesta ningún crédito al empleado.
Si por alguna razón un empleado no necesita su escritorio, simplemente pueden pulsar el día en cuestión y seleccionar “liberar espacio”:
- Como resultado, el escritorio estará automáticamente disponible en la aplicación para que otros lo reserven.
- Además, el crédito gastado en la reserva se devolverá a la cuenta del empleado de inmediato y se podrá utilizar para reservar un día diferente.
- Infracción de escritorio – Si un empleado encuentra a alguien sentado en su escritorio reservado, simplemente puede informar de una infracción en la aplicación. Como resultado, esta persona recibirá un correo electrónico automáticamente y se le asignará otro escritorio si hay uno disponible.
- Recordatorio de reserva –La aplicación puede enviar recordatorios automáticamente a través de notificaciones automáticas o correos electrónicos a las 18:00h todos los días solo a los empleados que hayan hecho una reserva para el día siguiente.
- Notificaciones de emergencia – Además, el gerente de la oficina también puede enviar notificaciones de emergencia a todos los empleados a través de la aplicación.
¿Por qué Ronspot es el mejor sistema de reserva de escritorios para ti?
Descubre más sobre el software de Ronspot y cómo puede ayudar a tus empleados a volver al trabajo de forma segura.
La configuración de su cuenta de Ronspot se puede realizar en un día. Por lo general, recomendamos un período de incorporación de 2 a 3 semanas para tener tiempo de informar a sus empleados sobre la aplicación y cómo registrarse.
El software de escritorios te permite crear tantas zonas como necesites -pueden ser diferentes ubicaciones, diferentes pisos o incluso diferentes áreas de la oficina- y restringir a los usuarios una zona o zonas específicas.
Como administrador puedes asignar un escritorio permanente a alguien, bloquear a algunos usuarios para que no reserven en días específicos, asignar una cantidad de crédito diferente de un empleado a otro, etc.
Una vez que está configurado, nuestro software de escritorio se ejecuta solo. Los empleados lo encuentran muy intuitivo y fácil de usar. Requiere muy poca administración y supervisión, simplemente establezca sus reglas y deje que sus empleados hagan el resto.
Ronspot incluye herramientas avanzadas de generación de informes que ofrecen información valiosa sobre la ocupación diaria, la demanda de escritorio, el seguimiento de contactos, etc. Le ayudan a ver exactamente cómo se está utilizando su oficina y a realizar los ajustes necesarios en el espacio de su oficina.
Ronspot puede ser descargada gratis en Google Play Store y en la App Store. La aplicación utiliza el sistema en la nube de Amazon (AWS) para garantizar la máxima seguridad de los datos y es totalmente compatible con GDPR.
Proteger su privacidad es nuestra máxima prioridad en Ronspot. Teniendo el certificado ISO 27001 -el estándar de seguridad internacional más alto reconocido, es una señal de cómo de en serio nos tomamos la seguridad de sus datos.
Los usuarios de la aplicación pueden informar un problema directamente desde la aplicación con tan solo tocar un botón. Nuestro dedicado equipo de atención al cliente, tiene como objetivo responder todas las consultas dentro de las 24 horas, de lunes a viernes.
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Lo guiaremos a través de la aplicación, le mostraremos cómo funciona y lo ayudaremos a crear configuraciones de la manera que mejor beneficie a su empresa.
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Pruebe Ronspot gratis o contáctenos para obtener un presupuesto personalizado según las necesidades de su oficina.
- 1 zona
- 5 escritorios
- Sin informe
- Soporte básico
- Zonas ilimitadas
- Escritorios ilimitados
- 8 informes avanzados
- Soporte premium
Preguntas más frecuentes
A continuación, hemos enumerado todas las preguntas y respuestas frecuentes sobre el sistema de reserva de escritorios de Ronspot.
Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, no dude en contactarnos.
Empleados
- Simplemente registrese en https://signup.ronspot.ie/ usando su email del trabajo. Ronspot detectará automáticamente el dominio del correo electrónico y lo asignará automáticamente a la cuenta de su empresa.
- Una vez que el gerente de su oficina haya activado su cuenta, se le notificará por correo electrónico y luego podrá iniciar sesión en la aplicación..
Ronspot se puede descargar gratis en Google Play Store (Android) y en la App Store (iOS).
Sí, si no tienes un teléfono, se te ha olvidado o simplemente no te queda batería puedes acceder a través de la web de Ronspot: https://my.ronspot.ie/
- Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite realizar tantas reservas con poca antelación como desee el día o la noche anterior, sujeto a la disponibilidad del escritorio.
- Sin embargo, la cantidad de reservas que puede hacer con anticipación está limitada por la cantidad de créditos que su gerente le haya asignado.
- A cada empleado se le asigna automáticamente una cantidad de créditos gratuitos mensualmente y se puede utilizar para futuras reservas (1 reserva futura = 1 crédito). La cantidad de créditos disponibles se localiza en la esquina superior derecha de la aplicación.
- Nota: El saldo de créditos se restablece automáticamente al comienzo de cada mes y se basa en “úselo para perderlo” para evitar reservas masivas.
- El número de créditos lo establece el gerente y puede variar de un empleado a otro.
- El objetivo de este sistema de créditos es limitar el número de reservas que los empleados pueden hacer por adelantado y evitar que realicen overbooking a raíz de sus compañeros.
Sí, aún puede hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente (después de la hora designada por su empresa) ya que las reservas con poca antelación no requieren ningún crédito:
- 1 reserva con poca antelación (el día o la noche anterior) = 0 créditos
- 1 reserva con antelación= 1 crédito
- Sí, puede utilizar la opción “Buscar reservas” para buscar el nombre de un compañero y ver qué días ha reservado.
- Nota: por motivos de privacidad, los empleados tienen la capacidad en la aplicación de ocultar su nombre a otros empleados.
Cuando reserve un escritorio, se le presentará un mapa interactivo que representa su oficina. Simplemente toque el escritorio que desea reservar para completar la reserva.
El gerente puede decidir darle acceso a una o varias zonas de la oficina. Si es el caso, se le presentará un menú desplegable en la parte superior de la pantalla para seleccionar una zona y acceder al calendario de disponibilidad correspondiente.
Sí, su empresa puede configurar recordatorios automáticos para que se envíen a los empleados que hayan realizado una reserva para el día siguiente. Estas notificaciones se pueden enviar directamente al teléfono a través de la aplicación o por correo electrónico.
Hay dos incentivos principales para liberar un lugar:
- El crédito utilizado para la reserva se devolverá automáticamente a su cuenta y podrá utilizarse para reservar en otra fecha.
- El lugar se devolverá instantáneamente para que lo use otro compañero.
Si no puede sentarse en el escritorio asignado porque alguien se sentó allí por error, seleccione la opción “Informar de una infracción” en la aplicación. Este empleado recibirá automáticamente un correo electrónico de notificación y será redirigido instantáneamente a otro escritorio, si está disponible.
El gerente puede asignar un escritorio permanente a empleados específicos (es decir, personas con discapacidades, altos directivos, etc.).
Sí, sus datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda. El gerente de la oficina puede eliminar completamente sus datos del sistema cuando termine en la empresa.
Si tiene algún problema con nuestro software de escritorios, simplemente navegue hasta el menú de la aplicación y seleccione la opción “Informar de un problema”. El equipo de atención al cliente de Ronspot responderá todas las consultas en un plazo de 24 horas, de lunes a viernes.
Gerente de la oficina
Sí. Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite administrar varias ubicaciones en múltiples zonas horarias en diferentes países desde la misma cuenta de administrador de Ronspot. Simplemente cree diferentes zonas de oficina en su cuenta, una para cada ubicación y restrinja a los usuarios a las zonas.
- Las zonas se utilizan para delimitar las áreas de oficina a las que pueden acceder sus empleados. Dependiendo de sus necesidades, pueden ser diferentes oficinas (es decir, Londres y Nueva York), diferentes plantas (es decir, nivel 1, nivel 2), diferentes secciones de una misma oficina o una combinación de todos.
- Una vez que haya creado sus zonas, puede asignar una o varias zonas a cada empleado. Como resultado, solo podrán ver y reservar escritorios en las zonas que les hayan sido asignadas.
Sí, el mapa de la oficina es totalmente personalizable en el panel de administración de Ronspot. Puede cambiar el diseño del mapa en cualquier momento para que coincida con su plano actual.
Sí. Para cada escritorio de su oficina (es decir, el escritorio n. ° 2), puede marcar los escritorios que no cumplan con el distanciamiento social de este escritorio (es decir, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3). Una vez que un empleado reserva el escritorio n. ° 2, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3 automáticamente dejarán de estar disponibles para otros empleados.
Sí, puedes. Simplemente edite el escritorio en el panel de administración, seleccione la opción “Restringido” y seleccione el nombre de los empleados. Este escritorio solo estará disponible para los empleados correspondientes.
Yes, our hot desk booking solution allows you to do both:
- In the “Schedule” tab, once you have selected a desk, you will be presented with a weekly calendar, Monday to Sunday. Simply assign the employee to the day(s) you’d like (i.e. for example Mondays and Wednesdays) and the employee will be automatically assign a desk in the app for these days.
- In the “Block” tab, you will be presented with a weekly calendar, Monday to Sunday. Simply assign the employee to the day(s) you’d like (i.e. for example Thursdays and Fridays) and these days will automatically appear unavailable on the app for the employee.
Sí, puede asignar una cantidad diferente de créditos a un empleado u otro y dar más a aquellos que deben venir a la oficina con más frecuencia.
Una vez que el gerente de la oficina ha establecido las diferentes reglas, nuestro software de escritorio funciona solo y requiere muy poca supervisión. Por ejemplo, para activar una nueva cuenta de empleado, revisar informes de desempeño para ajustes, etc.
Sí, puedes. Como gerente, puede editar manualmente cualquier reserva y mover empleados a diferentes escritorios si es necesario, o hacer una nueva reserva en nombre de un empleado.
Nuestro sistema de reserva de escritorio incluye 8 informes avanzados para monitorear fácilmente la ocupación de la oficina, la demanda, las infracciones, las reservas no utilizadas, etc.
Sí, puede comunicarse con todos sus empleados a través de la aplicación mediante notificaciones push y/o correos electrónicos. Por ejemplo, se puede utilizar para comunicaciones urgentes relacionadas con la oficina (es decir, seguimiento de contactos, etc.).
Sí. Ya hemos integrado la aplicación con diferentes sistemas de acceso para diferentes clientes. No dude en contactarnos para cualquier consulta.
- Todos los datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda, utilizando los más altos estándares de privacidad y seguridad de los datos.
- Ronspot también cuenta con la certificación ISO 27001, una prueba de nuestro compromiso en términos de protección de datos.
Su cuenta de administrador de Ronspot se puede configurar en un día. Una vez configuradas, las empresas generalmente dejan un período de incorporación de 2 a 3 semanas para informar a sus empleados sobre Ronspot.
El costo depende de la cantidad de escritorios que desee administrar a través de la aplicación (no hay tarifa de implementación). No dude en contactarnos para una cotización.
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