Vous ne disposez de pas suffisamment de places de parking pour vos employés ? Rassurez-vous, votre entreprise n’est pas la seule à être confrontée à des problèmes de stationnement en entreprise. On estime à pas moins de 39% le nombre de salariés se sentant stressés à l’idée de devoir trouver une place de stationnement selon une étude de l’Association Britannique du Stationnement. Cette même étude montre qu’un employé perd en moyenne 90,5 heures chaque année à trouver une place de stationnement sur son lieu de travail, soit l’équivalent de près de 4 jours par an !
Ce manque de places de stationnement est également la cause de nombreux problèmes chez l’employé : retard au travail, mécontentement, sentiment d’inégalité et dépenses supplémentaires liées au stationnement sur la voie publique (horodateurs, amendes, frais de fourrière, etc.). Cependant, il existe des solutions simples de gestion de parking d’entreprise et nous allons aborder avec vous 10 points clés qui vous permettront de résoudre vos problèmes quotitidens de stationnement en entreprise.
1 – Mettre à disposition de vos employés un outil adapté et facile à mettre en place
Essayer de mettre de l’ordre dans votre parking par vous-même et par le biais de communications internes aura peu de chances d’aboutir lorsque le problème est ancré et récurrent. C’est pourquoi bon nombre d’entreprises font appel aujourd’hui à des solutions externes de gestion de parking d’entreprise dites « prêtes à l’emploi » possédant des fonctionnalités avancées permettant la réservation de places de parking.
Ces logiciels, qui sont généralement hébergés sur le cloud, ne requièrent l’installation d’aucun matériel et sont entièrement dématérialisés. La création et la configuration d’un compte administrateur se fait en quelques jours, voire quelques heures. Ces systèmes sont généralement accessibles par les employés depuis leur téléphone (application mobile Android et iOS) et internet (navigateur web). Ils incluent pour la plupart un système d’authentification unique (Single Sign-On) permettant aux salariés de se connecter en quelques clics sans avoir à s’inscrire en utilisant par exemple un compte existant Microsoft (Azure AD), Google, Okta, Duo, One Login, etc.
Le logiciel Ronspot est l’un des précurseurs et leaders du marché, il gère aujourd’hui les parkings de nombreux ministères gouvernementaux et de grandes multinationales telles qu’American Express, Novartis, Merck et Sodexo.
2 – Permettre aux employés de consulter la disponibilité et de réserver une place à distance
Quoi de plus ennuyeux que d’avoir à chercher désespérément une place de parking ? Un des problèmes de stationnement en entreprise les plus courants pour les employés est de ne pas pouvoir savoir à l’avance la disponibilité de leur parking d’entreprise avant de quitter leur domicile. C’est généralement une fois arrivés sur place qu’ils prennent conscience du problème et doivent faire le tour du parking plusieurs fois avant de trouver une place libre, ou dans le pire des cas se résoudre à trouver une place de stationnement sur la voie publique. Ce problème peut également être la source d’une compétition malsaine entre employés à celui qui arrive le premier au travail.
Avec le logiciel de gestion de bureaux Ronspot, chaque employé peut visualiser à distance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 un calendrier de disponibilité représentant la disponibilité en temps réel du parking pour chaque journée et jusqu’à 90 jours à l’avance. Si une journée présente de la disponibilité, il suffit à l’employé de cliquer pour effectuer une réservation et de choisir entre une place attribuée aléatoirement ou une place à sélectionner sur le plan. Une fois la place attribuée, la confirmation de la réservation est immédiate et la place de parking devient automatiquement indisponible pour les autres employés pour la journée en question.
3 – Gérer la demande en limitant le nombre de réservations par employé
Permettre à un employé de réserver une place de parking à l’avance est primordial lorsque le nombre de place de stationnement est limité. Mais comment permettre à tous les employés de réserver si l’offre (le nombre de places de parking) est inférieure à la demande (nombre d’employés possédant une voiture) ? Et comment s’assurer que certains employés ne vont pas réserver un mois complet à l’avance au détriment de leurs collègues ?
Afin de rationaliser la gestion de parking, le logiciel Ronspot intègre un système unique de crédits (ou « tokens » en anglais) permettant de gérer la demande de façon efficace et équitable. A l’image d’un système (dématérialisé) de « jetons de machine à café », chaque employé reçoit automatiquement sur son compte Ronspot un nombre limité de crédits au début de chaque mois (non transférable). Le nombre de crédits est configurable par l’administrateur et peut varier d’un employé à un autre, être le même pour tous les employés ou être défini par groupe d’employés. Effectuer une réservation à l’avance dans le logiciel coûte à l’employé 1 crédit et permet ainsi de limiter le nombre de réservations qu’un employé peut effectuer à l’avance au cours du mois. À noter que les réservations pour la journée en cours et la journée suivante ne coûte aucun crédit afin de permettre aux employés n’ayant plus de crédits de pouvoir réserver une place s’il reste de la disponibilité de dernière minute.
Utilisé dans de nombreuses entreprises à travers le monde, le système unique de crédits de Ronspot a fait ses preuves. Il a permis notamment à la société SSE en Écosse de rationaliser la réservation de ses 1 200 places de parking entre ses 3 500 employés.
4 – Annuler automatiquement les réservations non confirmées
Quant est-il des réservations qui sont effectuées à l’avance mais non-utilisés le jour J ? Y-a-t-il un risque de bloquer des places qui pourraient être utilisées par d’autres employés ?
Tout d’abord, en limitant le nombre de crédits que reçoivent les employés chaque mois, ces derniers se rendent compte rapidement de leur importance. Et il est de l’intérêt des employés d’annuler eux-mêmes leur réservation s’ils décident de ne pas venir au travail afin de récupérer leur crédit et de pouvoir le réutiliser pour une nouvelle réservation.
De plus, Ronspot inclut un système d’annulation automatique qui permet d’envoyer automatiquement une notification à l’employé la veille de sa réservation afin de lui demander de la confirmer. Si la réservation n’est pas confirmée dans les deux heures, celle-ci est automatiquement annulée et la place de parking est remise en circulation dans le logiciel afin qu’un autre employé puisse en profiter.
5 – Vérifier la présence des employés ayant une réservation
Pour lutter contre les problèmes de stationnement en entreprise, sachez qu’il est possible d’aller plus loin et de vérifier facilement que les employés qui ont effectué une réservation dans le logiciel sont bien présents sur place. Pour cela, un système de « check-in », également connu sous le nom de pointage, est généralement la solution la mieux adaptée.
Le logiciel Ronspot inclut deux types de « check-in ». Premièrement, le check-in manuel qui consiste simplement à confirmer d’un clic sur l’application qu’on est arrivé au travail (le check-in peut uniquement se faire le jour de la réservation. Et deuxièmement, le check-in via un code QR qui consiste à scanner directement depuis l’application Ronspot un code QR associé à la place de parking ou au parking entier. Ces codes QR sont générés automatiquement par le logiciel et peuvent être imprimés en quelques clics.
Quant aux pointages des employés, ils sont consignés par date avec l’heure d’arrivée et de départ dans un rapport qui est consultable par l’administrateur depuis le panneau d’administration. Les réservations qui n’ont pas fait l’objet d’un pointage sont quant à elles automatiquement ajoutées à un rapport de réservations non utilisées, permettant ainsi à l’administrateur de repérer les employés qui oublieraient d’annuler à répétition leurs réservations.
6 – Permettre aux employés de réserver les places attitrées qui sont non-utilisées
Dans de nombreuses entreprises, il n’est pas rare que la direction et certains responsables possèdent une place de parking attitrée. Mais lorsque ces personnes ne sont pas présentes, leurs places restent généralement vacantes alors qu’elles pourraient être utilisées à meilleur escient.
C’est pourquoi le logiciel Ronspot permet de conserver ces privilèges tout en offrant une flexibilité lorsque les places attitrées ne sont pas utilisées. En effet, le logiciel permet d’attribuer automatiquement à un employé une place de parking permanente pour certains jours (par exemple, tous les lundis et mardis) à intervalle régulier (toutes les semaines ou une semaine sur deux). Ces places attitrées sont automatiquement visibles par l’employé sur l’application Ronspot. Si l’employé décide de ne pas venir au travail, il lui suffit de sélectionner les journées en question et d’annuler ses réservations en un clic. La place attitrée sera alors remise en circulation de façon immédiate pour les journées selectionnées et n’importe quel employé pourra la réserver.
7 – Permettre aux employés de signaler une infraction
Permettre de réserver une place de parking à l’avance est un soulagement pour bon nombre d’employés et permet d’éliminer le stress quotidien et le temps perdu lié à la recherche d’une place de stationnement. Mais que faire si un autre employé s’est garé sur une place réservée ?
À cet effet, l’application mobile Ronspot inclut un module permettant de signaler en quelques secondes une infraction de façon anonyme. Il suffit à l’employé de saisir le numéro d’immatriculation du véhicule en tort. Le propriétaire du véhicule en question recevra une notification lui demandant de déplacer promptement son véhicule et une place alternative sera proposée à l’employé (sous réserve de disponibilité) afin de l’aider à se garer.
L’ensemble de ces infractions sont également répertoriées dans un rapport et sont consultables par l’administrateur depuis le panneau d’administration. Ce rapport permet d’identifier facilement les employés récalcitrants afin de prémunir les employés contre ce genre d’incidents isolés.
8 – Contrôler l’accès des employés au parking
Pour éviter que des personnes extérieures ne se garent dans l’enceinte de l’entreprise, certaines entreprises font le choix d’un système de contrôle d’accès via un système de barrières levantes ou de bornes escamotables. L’accès est généralement autorisé via un badge d’accès ou un système de reconnaissance automatique de plaques d’immatriculation, réduisant ainsi les problèmes de stationnement en entreprise..
Afin d’aller plus loin et de synchroniser ces systèmes avec les réservations de places de parking, le logiciel Ronspot peut être intégré avec différents système d’accès tel que les badges et les caméras de reconnaissance de plaques d’immatriculation. Par exemple, l’entreprise SSE en Écosse a intégré le logiciel Ronspot avec son système de barrières levantes et de caméras de reconnaissance via une API RESTful afin de contrôler l’accès de ses 3 500 employés à son parking. La synchronisation permet de vérifier que l’employé associé au badge ou à la plaque d’immatriculation possède une réservation sur Ronspot. Si ce n’est pas le cas, l’employé se verra tout simplement refusé l’accès au parking.
9 – Avoir la possibilité de réserver une place de parking pour un visiteur
Vous recevez la visite de collaborateurs et vous souhaitez vous assurer qu’ils puissent se garer sans encombre sur votre parking ?
Le logiciel Ronspot vous permet de réserver facilement une place de stationnement pour un invité depuis le panneau d’administration. L’invité n’a pas besoin d’utiliser Ronspot et recevra une confirmation automatique à son adresse e-mail l’informant qu’une place de parking a été réservée à son nom.
Le logiciel permet également de choisir la fenêtre de réservation des places de parking, c’est pourquoi il est conseiller définir une courte fenêtre de réservation (disponible 2 ou 3 jours à l’avance par exemple) pour plusieurs places. Cela permet de donner du temps à l’administrateur d’assigner ces places manuellement à des invités avant qu’elles ne deviennent réservables par les employés.
10 – Avoir une vue d’ensemble du parking en temps réel
Un autre élément important pour l’administrateur est la possibilité de pouvoir avoir une vue d’ensemble du parking actualisée en temps réel et de consulter des indicateurs de performance.
Le tableau de bord du logiciel Ronspot incorpore par exemple un plan du parking représentant l’utilisation du parking en temps réel pour la journée en cours. Les places vides et les réservations avec le nom de l’employé sont visibles sur le plan via un code couleur et permettent à l’administrateur de suivre la situation en temps réel. L’administrateur possède les pleins pouvoirs et peut déplacer un employé vers une autre place, annuler une réservation, effectuer une réservation au nom d’un employé, etc.
Enfin, une dizaine de rapports détaillés et exportables au format Excel sont disponibles sur le logiciel Ronspot afin d’obtenir des informations détaillées sur l’utilisation du parking par les employés. Parmi ces rapports, vous retrouverez des informations sur le taux d’occupation, les anciennes réservations, les heures de pointage (check-in), les réservations non-utilisées, etc.
Pour conclure, les problèmes de stationnement en entreprise sont loin d’être une fatalité et peuvent être facilement résolus par la mise en place d’un logiciel de gestion de parking tel que Ronspot. Une telle solution permet de transformer le casse-tête lié au manque de place et de visibilité en une partie de plaisir lorsqu’il s’agit d’optimiser la gestion du parking et de trouver facilement une place de parking.
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