Nous avons compilé ci-dessous les questions et réponses les plus fréquentes afin de vous aider dans votre recherche d’un système de réservation de bureaux.
Fonctionnement d’un système de réservation de bureaux
À quoi sert un système de réservation de bureaux ?
Le système de réservation de bureaux est conçu pour permettre aux employés de :
- consulter à distance la disponibilité des bureaux dans leur entreprise
- voir quels collègues sont présents tel jour de la semaine
- pouvoir réserver un bureau à distance
De quoi est composé un système de réservation de bureaux ?
Un système de réservation de bureaux est généralement composé de deux interfaces :
- La console d’administration : elle permet à un ou plusieurs responsables de l’entreprise de contrôler le système (utilisateurs, plans d’étage, règles de réservation, etc.)
- Des comptes utilisateurs : chaque employé possède un compte utilisateur lié au compte de son entreprise lui permettant de consulter la disponibilité et effectuer une réservation.
Quel est l’avantage principal pour les employés et pour les entreprises?
Un système de réservation de bureaux donne aux employés la capacité de décider de quand se rendre au bureau, en effectuant eux-mêmes leurs réservations à distance.
L’avantage premier pour les entreprises est de permettre de mettre en place facilement un modèle de travail hybride pour les salariés et d’optimiser le taux d’occupation des bureaux.
Les 8 fonctionnalités de base
Vous souhaitez mettre en place un système de réservation de bureaux pour vos employés et ne savez pas quelles fonctionnalités doivent être incluses. Voici une liste des fonctionnalités basiques présentes dans la majorité des solutions de réservation de bureaux.
1 – Accès au système à distance
Tout système de réservation de bureaux doit être accessible à distance (en ligne) et disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 afin de permettre aux salariés de réserver un bureau avant de se rendre au travail.
2 – Visualisation des bureaux disponibles
Il est important que le système soit capable de montrer de façon intuitive aux employés la disponibilité des bureaux afin qu’ils sachent quels jours et quels bureaux ils peuvent réserver.
3 – Visualisation des collègues présents au bureau
De même, de nombreux employés souhaitent savoir quand certains de leurs collègues seront présents au bureau afin de pouvoir réserver le même jour. C’est pourquoi de nombreuses solutions de réservation incluent une fonctionnalité de recherche de réservations permettant à l’employé d’obtenir facilement cette information.
4 – Réservation d’un bureau sur le plan
Une fonctionnalité incontournable des systèmes de réservation de bureaux est la possibilité pour les employés de visualiser un plan des locaux et de sélectionner directement sur le plan le bureau qu’ils souhaitent réserver.
5 – Annulation d’une réservation
À l’image de la réservation de bureaux, il est essentiel que le logiciel permette à l’employé d’annuler sa réservation au cas où celui-ci décide de ne pas venir au bureau. L’annulation d’une réservation permet de remettre en circulation le bureau pour la journée en question afin qu’un autre employé puisse en profiter.
6 – Vue d’ensemble des réservations
Après avoir réservé un bureau plusieurs jours à l’avance, il est très probable que l’employé ait besoin le jour même de vérifier sa réservation et en particulier le numéro de bureau qu’il a réservé. Pour ce faire, il est essentiel que le système inclue un résumé des réservations de l’employé lui permettant de consulter en quelques secondes le détail de ses réservations.
7 – Réservations permanentes
Le système doit également être capable de paramétrer une réservation répétée d’un bureau pour un employé (par exemple : tous les lundis et mercredis). Il doit également donner à cet employé la possibilité d’annuler une ou plusieurs occurrences de cette série de réservations s’il est par exemple en vacances ou s’il ne peut se rendre au travail pour une quelconque raison.
8 – Console d’administration
Enfin, vous retrouverez dans l’ensemble de ces systèmes de réservation de bureau une console d’administration permettant à un ou plusieurs responsables de l’entreprise de contrôler et d’avoir une vue d’ensemble sur le système.
Fonctionnalités addionnelles
1 – Application mobile
Alors que la grande majorité des systèmes de réservation de bureaux se contentent d’un portail web accessible depuis le navigateur de l’employé, d’autres entreprises telles que Ronspot vont plus loin et proposent également une application mobile Android et iOS. Particulièrement apprécié par les employés, l’application mobile leur permet un accès plus rapide et facile au système de réservation, ainsi qu’une utilisation du système bien plus intuitive.
2 – Connexion via l’authentification unique
Pour permettre aux employés de s’inscrire et se connecter en quelques clics au système de réservation, certaines solutions proposent une intégration avec des systèmes d’authentification unique (Single Sign-On). Parmi les intégrations les plus communes, on retrouve la connexion via un compte Google, Microsoft (Azure AD ou ADFS), Okta, Duo et OneLogin. Un tel système présente deux avantages principaux : pas besoin pour l’employé de créer un compte et une sécurité accrue pour l’entreprise.
3 – Gestion de la demande
Lorsqu’une entreprise possède plus d’employés que de bureaux disponibles, il est important que le système choisi soit équitable afin d’éviter que certains employés surbookent au détriment d’autres employés. Pour ce faire, certains logiciels comme Ronspot propose un système efficace de crédits virtuels permettant de limiter le nombre de réservations que chaque employé peut faire dans le mois ou dans la semaine.
4 – Gestion des accès des employés
Certaines entreprises souhaitent pouvoir restreindre les bureaux auxquels certains employés ont accès. Pour ce faire, il est important que le système de réservation de bureaux soit capable de limiter l’accès de chaque employé à certaines zones.
5 – Configuration groupée
Si vous possédez beaucoup d’employés, assurez-vous que la solution choisie propose un système de configuration groupées permettant de créer des groupes d’employés et d’appliquer des règles par groupe afin d’éviter d’avoir à éditer chaque employé un à un.
6 – Réservation d’équipe
Pour permettre aux chefs d’équipe de coordonner leur équipe, il est possible avec certains systèmes de réservation de bureaux de permettre aux managers de consulter les réservations de des membres de leur équipe et même d’effectuer ou d’annuler des réservations en leur nom.
7 – Suivi des présences
Pour aller encore plus loin, il est possible dans certains logiciels d’activer un suivi des présences et de demander aux employés de pointer de façon électronique à leur arrivée et à leur départ du bureau. Cela permet aux personnes en charge du système de savoir quels employés sont présents ou non au bureau.
8 – Filtrage des bureaux
Afin de permettre à vos employés de réserver un bureau possédant un attribut spécifique qui n’est pas visible sur le plan (par exemple une imprimante, un câble ethernet, deux écrans, etc.), certains logiciels incluent un système de filtre. Grâce à cela, les employés peuvent sélectionner les attributs de leur choix et voir la disponibilité des bureaux correspondants.
9 – Système d’auto-annulation
Afin d’optimiser la gestion des bureaux, certains logiciels comme Ronspot permettent de demander aux employés possédant une réservation de confirmer leur réservation la veille au soir sous peine de voir leur réservation annulée.
10 – Réservation de visiteurs
Si vous recevez des visiteurs occasionnels dans vos locaux, sachez qu’il est possible avec certains logiciels de réserver un bureau pour un invité et celui-ci recevra les détails de la réservation par email.
11 – Rapports Analytics
Et pour contrôler l’utilisation de vos bureaux et l’activité de vos employés, il est fréquent de retrouver dans ce genre de logiciels une partie Analytics contenant différents rapports.
12 – Réservation de salles de réunion et places de parking
Si vous avez besoin de gérer également la réservation de places de parking ou de salles de réunion, sachez qu’il est possible de gérer cela depuis un seul et même logiciel. En effet, Ronspot est logiciel 3-en-1 permettant de réserver à la fois des bureaux, des places de parking et des salles de réunion (disponible à partir de Q1 2022).
13 – Intégration avec d’autres systèmes
Pour terminer, il est important de savoir que certains logiciels de réservation de bureaux peuvent être intégrés sur-demande à d’autres systèmes tels que des badges d’accès, systèmes d’authentification unique, calendriers, etc.
Nous espérons que cette liste non-exhaustive vous aidera à sélectionner la solution de réservation de bureaux la plus appropriée à votre entreprise.
Si vous souhaitez en apprendre davantage sur Ronspot, n’hésitez pas à réserver ci-dessous un court appel vidéo durant lequel vous sera présenté les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.
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