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SEG Automotive optimise le partage de bureaux et adopte un lieu de travail plus intelligent

Ingénierie automobile

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Vila do Conde, Portugal

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185+ employés

100%

de visibilité sur la disponibilité des bureaux

185+

collaborateurs

Depuis 2021

partenaire avec Ronspot

Le défi : gérer l’occupation du bureau avec “le tableur Excel le plus fou du monde”

En 2021, alors que SEG Automotive devait organiser le retour progressif des employés au bureau, le site portugais gérait encore manuellement l’occupation des espaces. Selon Vladimiro Ferreira, responsable de l’automatisation, la planification des bureaux se faisait via un tableur Excel complexe, combinant changements de postes, demandes spécifiques et réservations manuelles. “C’était le tableur Excel le plus fou jamais vu !”, d’après Vladimiro Ferreira.

Avec plus d’employés que de bureaux et une charge administrative croissante, l’équipe a rapidement compris qu’il lui fallait une solution plus simple et plus efficace.

“Déploiement rapide, utilisation ultra-simple, interface intuitive.”

– SEG Automotive

Identifier les défis à relever

Ronspot a collaboré étroitement avec SEG Automotive pour résoudre les problèmes liés à la gestion des espaces de travail — en simplifiant les processus quotidiens et en préparant l’entreprise à sa croissance future. La plateforme Ronspot, intégrant la réservation de bureaux et la gestion des espaces, a été déployée au Portugal et rapidement adoptée par l’ensemble des employés.

Problem solving

Les défis rencontrés et les solutions apportées par Ronspot

Problème 1

Une gestion manuelle et chronophage

La répartition des bureaux était gérée à la main, entraînant des erreurs, des doublons et une charge de travail importante.

La solution Ronspot

Ronspot a automatisé la réservation des bureaux, permettant aux employés de gérer eux-mêmes leurs réservations via le web ou l’application mobile, supprimant ainsi les contraintes administratives.

Problème 2

Nombre limité de bureaux

Avec plus d’employés que de postes disponibles, l’attribution des espaces devenait complexe et parfois inéquitable.

La solution Ronspot

Les règles de réservation de Ronspot ont permis à SEG Automotive de gérer la demande par équipe ou par groupe, assurant une répartition équitable des bureaux.

Problème 3

Manque de visibilité sur l’occupation des bureaux

La direction ne disposait d’aucune donnée claire sur l’utilisation réelle des postes de travail.

La solution Ronspot

Les outils d’analyse et de reporting intégrés à Ronspot fournissent désormais des données en temps réel sur l’occupation et l’utilisation des bureaux, offrant une vision précise et immédiate.

Problème 4

Outils complexes et difficiles à maintenir

Les systèmes précédents nécessitaient des configurations compliquées et un suivi constant.

La solution Ronspot

Ronspot a été installé en une seule après-midi par une seule personne — avec un entretien minimal depuis. “C’est tellement simple qu’on en oublie presque son existence”, selon Vladimiro Ferreira.

Les résultats : plus d’efficacité, plus de transparence et des équipes satisfaites

Grâce à Ronspot, SEG Automotive Portugal a transformé sa gestion de bureaux en un système fluide, transparent et autonome, offrant aux employés flexibilité et visibilité complètes.

100% de visibilité sur la disponibilité et l’occupation des bureaux

Autonomie totale des employés via l’application web ou mobile

Accès équitable aux espaces grâce à des règles de réservation simples

Données en temps réel pour une gestion optimisée

Déploiement rapide (en une après-midi) et maintenance minimale

Réduction importante de la charge administrative pour les équipes techniques

Pourquoi SEG Automotive a choisi Ronspot

Découvrez comment Ronspot peut résoudre vos propres défis liés à l’espace de travail.

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Pour les équipes techniques

Grâce à sa simplicité et sa puissance, Ronspot a permis de résoudre rapidement les défis liés à la gestion des bureaux et d’assurer un fonctionnement fluide du lieu de travail.

Pour les collaborateurs

Les collaborateurs trouvent Ronspot rapide, simple et intuitif. “La disponibilité d’une application mobile dès le départ a été un facteur clé du fort taux d’adoption”, selon Vladimiro Ferreira.

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Pour les équipes RH

Ronspot a permis de remplacer une gestion manuelle par une solution entièrement automatisée, nécessitant très peu de maintenance et offrant une expérience fluide pour tous.

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