Réaménagez vos bureaux avec notre logiciel de réservation de bureaux. Système de distanciation physique inclus pour travailler en toute sécurité.
Utilisé par des entreprises de renommé mondiale
Une solution innovante de réservation de bureaux pour retourner travailler en toute sécurité
Notre solution de réservation de bureaux est une application mobile facile d’utilisation (disponible sur Android, iOS et en ligne) qui permet à vos employés de réserver un bureau quand ils en ont besoin.
Grâce à une carte interactive représentant vos locaux à l’identique, vos employés peuvent consulter en temps réel si un bureau est disponible et le réserver d’un simple clic sur la carte. Une fois réservé, les bureaux situés à proximité (distance sociale) deviendront instantanément indisponibles pour les autres employés.
Notre application de réservation de bureaux est la solution parfaite pour les entreprises cherchant à réduire la taille de leurs locaux et trouver un équilibre pour leurs employés entre bureau et télétravail, tout en s’assurant de leur sécurité.
Calendrier et carte interactive
Avec notre solution de réservation de bureaux, vos employés peuvent voir si un bureau est disponible grâce à un calendrier synchronisé en temps réel et le réserver d’un simple clic sur une carte interactive. Le système est actualisé de façon instantanée afin de s’assurer que deux employés ne puissent pas réserver le même bureau, ce qui permet à vos employés de se rendre au travail en toute sérénité.
- Calendrier synchronisé en temps réel – Après avoir ouvert l’application sur leur téléphone, la première chose que vos employés voient est un calendrier montrant en temps réel la disponibilité des bureaux pour chaque jour du mois.
- Carte interactive de vos locaux – Après avoir sélectionné un jour sur le calendrier, vos employés peuvent choisir et réserver un bureau d’un simple clic sur une carte interactive représentant à l’identique vos locaux.
- Réservation garantie – Une fois un bureau réservé, celui-ci est attribué à l’employée de façon instantanée pour la journée en question, aucune confirmation n’est nécessaire. Le bureau sélectionné pour cette date devient alors automatiquement indisponible pour les autres employés.
Distanciation physique
Ronspot vous aide à mettre en place un environnement sain pour vos employés et vous assurer que la distanciation physique reste en vigueur en permanence sur votre lieu de travail.
- Règles de distanciation sociale – Pour chacun de vos bureaux, Ronspot vous permet de signaler les autres bureaux situés à proximité (distanciation sociale). Une fois un bureau réservé, ce bureau et les bureaux qui lui ont été associé deviendront instantanément impossibles à réserver pour les autres employés.
- Traçage des cas contacts – Notre solution de réservation de bureaux vous permet de générer en un clic une liste des employés qui ont effectué une réservation pour chaque jour du mois, vous permettant ainsi un retraçage rapide de potentiels cas contacts.
- Rapport de nettoyage – De même, Ronspot permet d’envoyer automatiquement chaque soir à l’équipe de nettoyage un email indiquant les bureaux qui ont été utilisés durant la journée afin qu’ils soient nettoyés méticuleusement.
Une meilleure efficacité
Notre logiciel de réservation de bureaux est conçu pour vous aider à utiliser vos locaux de façon optimale, tout en réduisant le temps que vous consacrez à leur gestion.
- Occupation optimale des locaux – Ronspot utilise un système de crédits gratuits pour éviter que certains employés ne réservent des semaines entières au détriment de leurs collègues. Ce système intelligent limite non seulement le nombre de réservations futures que peuvent effectuer les employés, mais les encourage également à annuler leur réservation s’ils décident de ne pas venir au bureau afin de récupérer leur crédit. Cela garantit une répartition équitable des bureaux et une occupation optimale de vos locaux.
- Peu de gestion requise – Grâce à son interface intuitive, Ronspot est géré directement par les employés, aucun matériel supplémentaire ou formation n’est requis. Il vous suffit de définir votre configuration (y compris la distanciation sociale) et de laisser vos employés faire le reste.
Fonctionnement
Une fois qu’une entreprise a créé et configuré son compte Ronspot, il ne lui reste plus qu’à inviter ses employés :
- Chaque employé doit créer un compte sur https://signup.ronspot.ie/ en utilisant son adresse email professionnelle (cette étape peut être sautée si l’employé utilise l’authentification unique de Google ou Microsoft).
- Une fois que le compte a été activé par un responsable, l’employé recevra une notification par email.
- L’employé peut ensuite télécharger l’application officiel Ronspot sur le Google Play Store (Android), App Store (iOS) ou utiliser à la place la version web. Il ne reste plus qu’à se connecter en utilisant l’adresse utilisé précédemment (ou l’authentification unique de Google ou Microsoft) et l’application restera connectée pour permettre un usage quotidien facile.
À l’ouverture de l’application, les employés arrivent sur un calendrier indiquant la disponibilité des bureaux pour le mois en cours. Les réservations sont possibles jusqu’à 90 jours à l’avance.
- Les jours avec disponibilité sont représentés par un cercle vert plein
- Les jours sans disponibilité sont représentés par un cercle vide et une barre diagonale
- Le logiciel de réservation de bureaux montre la disponibilité en temps réel. Par conséquent, il suffit à l’employée de glisser son doigt vers le bas de l’écran pour rafraichir la page et voir ce bureau apparaître.
Pour chaque employée, la personne en charge du logiciel peut décider de lui donner accès à une ou plusieurs zones (il peut s’agir de différents bâtiments, différents étages, différentes pièces ou même différentes sections d’une pièce).
- Les employés à qui on a donné accès à plusieurs zones verront un menu déroulant en haut de l’écran. S’il n’y a pas de disponibilité dans une zone, l’employé peut simplement changer de zone pour vérifier la disponibilité dans différentes zones.
- Si l’entreprise décide également d’utiliser notre système de gestion de parking d’entreprise (intégré dans la même application), les employés pourront simplement passer des bureaux au parking en utilisant directement le menu déroulant et accéder à un calendrier différent.
- Sur le calendrier, l’employé doit cliquer sur le cercle vert pour le jour qu’il souhaite réserver.
- Une carte interactive des bureaux s’affichera ensuite et il suffira à l’employé de cliquer sur le bureau qu’il souhaite réserver.
- L’application assignera ce bureau à l’employée de façon instantanée. Le processus ne prend pas plus de 5 secondes.
Afin de restreindre le nombre de bureaux pouvant être réservé à l’avance et s’assurer de l’équitabilité entre les employés, chaque employé recevra automatiquement chaque mois un nombre limité de crédits. Ces crédits sont gratuits et sont réinitialisés au début de chaque mois.
- Réservations à l’avance – Chaque bureau réservé à l’avance coûte à l’employée 1 crédit. Une fois ses crédits épuisés, l’employé ne peut plus faire de réservations à l’avance, jusqu’au renouvelèment de ses crédits.
- Réservations de dernière minute (selon disponibilité) – Réserver un bureau pour le jour même ou le lendemain après une certaine heure (par exemple 18:00) ne coûte à l’employé aucun crédit.
Si, pour une raison quelconque, un employé n’a plus besoin du bureau qu’il a réservé, il peut simplement annuler sa réservation en appuyant sur le jour en question et “Release spot”:
- Ce bureau sera alors à nouveau disponible dans l’application et pourra être réservé par un autre employé.
- De plus, le crédit utilisé pour la réservation sera automatiquement remboursé et l’employée pourra l’utiliser pour effectuer une autre réservation.
- Infractions – Si un employé découvre que quelqu’un est assis au bureau qu’il a réservé, il peut simplement signaler cette infraction sur l’application. Cette personne recevra automatiquement un e-mail et l’employé se verra attribuer un autre bureau, si disponible.
- Rappel de réservation – L’application envoie automatiquement chaque jour à 18:00 un rappel (via notification ou email) aux employés qui possèdent une réservation pour le lendemain.
- Autres alertes – De plus, la personne en charge des bureaux peut envoyer des alertes à tous les employés via l’application.
Pourquoi Ronspot est la solution de réservation de bureaux qu’il vous faut
Découvrez les avantages de Ronspot et comment il peut aider vos employés à retourner au bureau en toute sécurité.
Créer et configurer votre compte Ronspot peut être fait en moins de 24 heures. Nous recommandons généralement une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer vos employés concernant l’application mobile et comment s’inscrire.
Notre système de réservation de bureaux vous permet de créer autant de zones que vous le souhaitez et de restreindre les employés à une ou plusieurs zones. Il peut s’agir de différentes adresses, différents étages ou même différentes section d’un même bureau.
En tant qu’administrateur, vous pouvez assigner un bureau à la direction de façon permanente, empêcher certains utilisateurs de réserver certains jours de la semaine, attribuer un montant de crédit différent d’un employé à un autre, etc.
L’application est intuitive et facile d’utilisation pour les employés. Une fois mis en place, notre système de réservation de bureau fonctionne tout seul et nécessite très peu de gestion et de surveillance. Il suffit de définir vos règles et de laisser vos employés faire le reste.
Ronspot inclut des outils d’analyse avancée qui fournissent des informations précieuses sur le niveau d’occupation quotidienne, la demande, le traçage des cas contacts, etc. Ils vous aident à voir exactement comment vos bureaux sont utilisés et comment optimiser leur utilisation.
Ronspot est une application qui est téléchargeable gratuitement sur Google Play Store et l’App Store. L’application utilise la plateforme cloud d’Amazon (AWS) afin de garantir le maximum de sécurité pour les données et est entièrement conforme au RGPD.
La protection de votre vie privée est notre priorité absolue chez Ronspot. Notre certification ISO 27001 (la plus haute norme de sécurité reconnue internationalement) est une preuve du sérieux avec lequel nous prenons la sécurité de vos données.
Les utilisateurs de l’application peuvent signaler un problème directement depuis l’application en appuyant simplement sur un bouton. Notre équipe est basée en Irlande et s’engage à répondre à toutes vos questions dans les 24 heures, du lundi au vendredi.
Démo gratuite
Réservez dès maintenant une démo 100% gratuite pour découvrir comment l’application Ronspot peut révolutionner le bien-être de vos employés.
Nous vous ferons découvrir son fonctionnement pas à pas et vous montrerons les différentes configurations qui s’appliquent le mieux à votre situation.
Tarifs
À partir de 0 € /mois, tous les abonnements incluent un nombre illimité d’utilisateurs et de bureaux.
Comparez nos abonnements Communauté, Premium et Entreprise et trouvez celui qui vous convient le mieux.
FAQ
Nous avons listé ci-dessous toutes les questions et réponses fréquemment posées sur notre système de réservation de bureaux.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter.
Employés
- Il vous suffit de créer un compte sur https://signup.ronspot.ie/ en utilisant votre adresse email professionnel. Ronspot reconnaitra automatiquement le nom de domaine et l’associera automatiquement au compte de votre entreprise.
- Une fois que votre compte aura été activé par l’administrateur, vous recevrez une notification par email et pourrez ensuite vous connecter sur l’application.
L’application peut être téléchargée gratuitement sur le Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).
Oui. Si vous n’avez pas de téléphone, que vous l’avez oublié ou si vous n’avez plus de batterie, vous pouvez toujours vous connecter à Ronspot via notre application web : https://my.ronspot.ie/
- Notre système de réservation de bureaux vous permet de faire autant de réservations de dernière minute que vous le souhaitez pour le même jour ou la veille au soir, sous réserve de disponibilité.
- Le nombre de réservations que vous pouvez faire à l’avance est quant à lui limité par le nombre de crédits que l’administrateur vous aura alloué.
- Chaque employé reçoit automatiquement un certain nombre de crédits gratuits chaque mois et peut les utiliser pour effectuer de futures réservations (1 future réservation = 1 crédit). Le solde de crédits est visible dans le coin supérieur droit de l’application.
- À noter : le solde de crédits de chaque employé est automatiquement réinitialisé au début de chaque mois pour éviter les réservations groupées.
- Le nombre de crédits est fixé par l’administrateur et peut varier d’un employé à un autre.
- Le but de ce système de crédits est de limiter le nombre de réservations que les employés peuvent effectuer à l’avance et d’éviter ainsi que certains employés ne réservent des semaines entières aux dépens de leurs collègues.
Oui, vous pouvez toujours effectuer une réservation pour le jour même ou le lendemain (après l’heure désignée par votre entreprise), car les réservations de dernière minute ne nécessitent aucun crédit :
- 1 réservation de dernière minute (le même jour ou la veille) = 0 crédit
- 1 réservation en avance = 1 crédit
- Oui, vous pouvez utiliser l’option “Rechercher des réservations” pour rechercher le nom d’un collègue et voir quels jours et quels bureaux il a réservé.
- À noter : pour des raisons de confidentialité, les employés ont la possibilité dans l’application de masquer leur nom.
Lorsque vous réservez un bureau, une carte interactive représentant à l’identique les locaux s’affiche. Il vous suffit de cliquer sur le bureau que vous souhaitez réserver pour terminer la réservation.
L’administrateur peut décider de vous donner accès à une ou plusieurs zones de bureaux. Si c’est le cas, un menu déroulant apparaîtra en haut de votre écran pour sélectionner une zone et accéder au calendrier correspondant.
Oui, votre entreprise peut configurer des rappels automatiques à envoyer la veille aux employés qui ont effectué une réservation pour le lendemain. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur le téléphone via l’application ou par email.
Il y a deux raisons à cela :
- Le crédit utilisé pour la réservation vous sera automatiquement remboursé et pourra être utilisé pour réserver une autre date.
- Le bureau redeviendra instantanément disponbile dans l’application et pourra être réservé par un de vos collègues.
Si quelqu’un occupe par erreur le bureau que vous avez réservé, sélectionnez l’option “Signaler une infraction” dans l’application. Cet employé recevra automatiquement une notification par email et un autre bureau vous sera automatiquement proposé, si disponible.
L’administrateur peut assigner un bureau de façon permanent à certains employés (par exemple une personne avec un handicap, la direction, etc.).
Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.
Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.
Administrateur
Oui. Notre système de réservation de bureaux vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.
- Les zones sont utilisées pour délimiter des sections de bureaux auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différents lieux (par exemple, Londres et Paris), différents bâtiments, différents étages (par exemple, niveau 1, niveau 2), différentes sections d’un même bureau.
- Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les bureaux que dans les zones qui leur ont été attribuées.
Oui, la carte du bureau est entièrement personnalisable dans votre compte administrateur Ronspot. Vous pouvez modifier la disposition des bureaux à tout moment pour que le plan corresponde.
Oui. Pour chacun de vos bureaux (ex: bureau n°2), vous pouvez associer les bureaux situés dans le rayon de distanciation physique (ex: bureaux n°1 et n°3). Une fois que le bureau n°2 est réservé par un employé, les bureaux n°1 et n°3 deviendront automatiquement indisponibles pour les autres employés.
Oui, c’est possible. Il vous suffit de modifier le bureau depuis le compte administrateur, sélectionnez l’option “Restreindre” et sélectionnez le nom du ou des employés. Ce bureau ne sera réservable que pour le(s) employé(s) correspondant(s).
Oui, notre solution de réservation de bureaux vous permet de faire les deux :
- Dans l’onglet «Schedule», sélectionnez un bureau et un calendrier hebdomadaire vous sera présenté. Il vous suffit ensuite d’assigner un employé au(x) jour(s) que vous souhaitez (par exemple, les lundis et mercredis) et l’employé se verra automatiquement attribuer un bureau dans l’application pour tous les lundis et mercredis à venir.
- Dans l’onglet «Manager block users», un calendrier hebdomadaire vous sera présenté. Assignez un employé au(x) jour(s) que vous souhaitez (par exemple, les jeudis et vendredis) et tous les jeudis et vendredis à venir apparaîtront automatiquement indisponibles sur l’application pour l’employé.
Oui, vous pouvez allouer un montant de crédits différent d’un employé à un autre et en donner plus à ceux qui doivent se rendre au bureau plus souvent.
Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.
Oui, c’est possible. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement n’importe quelle réservation, déplacer un employé vers un autre bureau si nécessaire ou effectuer une nouvelle réservation au nom d’un employé.
Notre système de réservation de bureaux inclut 8 rapports avancés pour surveiller facilement le niveau d’occupation des bureaux, la demande, les infractions, les réservations inutilisées, etc.
Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).
Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
- Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
- Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.
Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. Les entreprises prévoient généralement ensuite une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés sur Ronspot.
Nous proposons 3 abonnements différents (Communauté, Premium et Entreprise) à partir de 0 € par mois. Cliquez ici pour comparer les abonnements et trouver celui qui vous convient le mieux. Vous pouvez également faire un devis gratuit en ligne que vous recevrez en quelques minutes par email.
Découvrez Ronspot
Réservez une démo gratuite et nous vous montrerons pas à pas le fonctionnement de notre application et répondrons à toutes vos questions.
Des questions ?
Remplissez le formulaire de contact et notre équipe vous répondera dans les plus brefs délais.