Le logiciel de réservation de bureaux qui garantit la distanciation sociale

• Il vous suffit de créer un compte sur https://signup.ronspot.ie/ en utilisant votre adresse email professionnel. Ronspot reconnaitra automatiquement le nom de domaine et l’associera automatiquement au compte de votre entreprise.
• Une fois que votre compte aura été activé par l’administrateur, vous recevrez une notification par email et pourrez ensuite vous connecter sur l’application.

L’application peut être téléchargée gratuitement sur le Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).

Oui. Si vous n’avez pas de téléphone, que vous l’avez oublié ou si vous n’avez plus de batterie, vous pouvez toujours vous connecter à Ronspot via notre application web : https://my.ronspot.ie/

• Notre système de réservation de bureaux vous permet de faire autant de réservations de dernière minute que vous le souhaitez pour le même jour ou la veille au soir, sous réserve de disponibilité.
• Le nombre de réservations que vous pouvez faire à l’avance est quant à lui limité par le nombre de crédits que l’administrateur vous aura alloué.

• Chaque employé reçoit automatiquement un certain nombre de crédits gratuits chaque mois et peut les utiliser pour effectuer de futures réservations (1 future réservation = 1 crédit). Le solde de crédits est visible dans le coin supérieur droit de l’application.
• À noter : le solde de crédits de chaque employé est automatiquement réinitialisé au début de chaque mois pour éviter les réservations groupées.
• Le nombre de crédits est fixé par l’administrateur et peut varier d’un employé à un autre.
• Le but de ce système de crédits est de limiter le nombre de réservations que les employés peuvent effectuer à l’avance et d’éviter ainsi que certains employés ne réservent des semaines entières aux dépens de leurs collègues.

• Oui, vous pouvez utiliser l’option “Rechercher des réservations” pour rechercher le nom d’un collègue et voir quels jours et quels bureaux il a réservé.
• À noter : pour des raisons de confidentialité, les employés ont la possibilité dans l’application de masquer leur nom.

Lorsque vous réservez un bureau, une carte interactive représentant à l’identique les locaux s’affiche. Il vous suffit de cliquer sur le bureau que vous souhaitez réserver pour terminer la réservation.

L’administrateur peut décider de vous donner accès à une ou plusieurs zones de bureaux. Si c’est le cas, un menu déroulant apparaîtra en haut de votre écran pour sélectionner une zone et accéder au calendrier correspondant.

Oui, votre entreprise peut configurer des rappels automatiques à envoyer la veille aux employés qui ont effectué une réservation pour le lendemain. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur le téléphone via l’application ou par email.

Il y a deux raisons à cela :

• Le crédit utilisé pour la réservation vous sera automatiquement remboursé et pourra être utilisé pour réserver une autre date.
• Le bureau redeviendra instantanément disponbile dans l’application et pourra être réservé par un de vos collègues.

Si quelqu’un occupe par erreur le bureau que vous avez réservé, sélectionnez l’option “Signaler une infraction” dans l’application. Cet employé recevra automatiquement une notification par email et un autre bureau vous sera automatiquement proposé, si disponible.

L’administrateur peut assigner un bureau de façon permanent à certains employés (par exemple une personne avec un handicap, la direction, etc.).

Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.

Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.

Oui. Notre système de réservation de bureaux vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.

• Les zones sont utilisées pour délimiter des sections de bureaux auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différents lieux (par exemple, Londres et Paris), différents bâtiments, différents étages (par exemple, niveau 1, niveau 2), différentes sections d’un même bureau.
• Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les bureaux que dans les zones qui leur ont été attribuées.

Oui, la carte du bureau est entièrement personnalisable dans votre compte administrateur Ronspot. Vous pouvez modifier la disposition des bureaux à tout moment pour que le plan corresponde.

Oui. Pour chacun de vos bureaux (ex: bureau n°2), vous pouvez associer les bureaux situés dans le rayon de distanciation physique (ex: bureaux n°1 et n°3). Une fois que le bureau n°2 est réservé par un employé, les bureaux n°1 et n°3 deviendront automatiquement indisponibles pour les autres employés.

Oui, c’est possible. Il vous suffit de modifier le bureau depuis le compte administrateur, sélectionnez l’option “Restreindre” et sélectionnez le nom du ou des employés. Ce bureau ne sera réservable que pour le(s) employé(s) correspondant(s).

Oui, notre solution de réservation de bureaux vous permet de faire les deux :

• Dans l’onglet «Schedule», sélectionnez un bureau et un calendrier hebdomadaire vous sera présenté. Il vous suffit ensuite d’assigner un employé au(x) jour(s) que vous souhaitez (par exemple, les lundis et mercredis) et l’employé se verra automatiquement attribuer un bureau dans l’application pour tous les lundis et mercredis à venir.
• Dans l’onglet «Manager block users», un calendrier hebdomadaire vous sera présenté. Assignez un employé au(x) jour(s) que vous souhaitez (par exemple, les jeudis et vendredis) et tous les jeudis et vendredis à venir apparaîtront automatiquement indisponibles sur l’application pour l’employé.

Oui, vous pouvez allouer un montant de crédits différent d’un employé à un autre et en donner plus à ceux qui doivent se rendre au bureau plus souvent.

Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.

Oui, c’est possible. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement n’importe quelle réservation, déplacer un employé vers un autre bureau si nécessaire ou effectuer une nouvelle réservation au nom d’un employé.

Notre système de réservation de bureaux inclut 8 rapports avancés pour surveiller facilement le niveau d’occupation des bureaux, la demande, les infractions, les réservations inutilisées, etc.

Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).

Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.

• Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
• Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.

Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. Les entreprises prévoient généralement ensuite une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés sur Ronspot.

Le coût dépend du nombre de bureaux que vous souhaitez gérer via l’application (il n’y a pas de frais d’installation). N’hésitez pas à nous contacter pour un devis sur mesure.