Réaménagez vos bureaux avec notre logiciel de réservation de bureaux. Système de distanciation physique inclus pour travailler en toute sécurité.
Utilisé par des entreprises de renommé mondiale
Une solution de réservation de bureaux pour retourner travailler en toute sécurité
Notre solution de réservation de bureaux est une application mobile facile d’utilisation (disponible sur Android, iOS et en ligne) qui permet à vos employés de réserver un bureau quand ils en ont besoin.
Grâce à une plan interactif représentant vos locaux à l’identique, vos employés peuvent consulter en temps réel si un bureau est disponible et le réserver d’un simple clic sur le plan. Une fois réservé, les bureaux situés à proximité (distance sociale) deviendront instantanément indisponibles pour les autres employés.
Notre application de réservation de bureaux est la solution parfaite pour les entreprises cherchant à réduire la taille de leurs locaux et trouver un équilibre pour leurs employés entre bureau et télétravail, tout en s’assurant de leur sécurité.
La réservation de bureau en toute simplicité
Calendrier synchronisé en temps réel
Après avoir ouvert l’application sur leur téléphone, la première chose que vos employés voient est un calendrier montrant en temps réel la disponibilité des bureaux pour chaque jour du mois, et jusqu’à 90 jours en avance.
Carte / plan interactif
Après avoir sélectionné un jour dans le calendrier, les employés accèdent à un plan interactif représentant à l’identique leurs bureaux (Ronspot intègre son propre outil de création de plans). Ils peuvent consulter les réservations effectuées par leurs collègues et cliquer sur le bureau de leur choix pour le réserver.
Distanciation physique / sociale
Ronspot vous permet d’identifier les autres bureaux situés à proximité les uns des autres. Une fois un bureau réservé, ce bureau et les bureaux qui lui ont été associé deviendront immédiatement impossibles à réserver pour les autres employés.
Réservation garantie
Les employés se voient attribuer leur bureau sur-le-champ et n’ont pas besoin d’attendre une confirmation. Le système se met à jour immédiatement et garantit que deux employés ne peuvent pas réserver le même bureau, offrant ainsi aux employés une tranquillité d’esprit.
Facilite le quotidien et augmente l'efficacité
Gestion de la demande
Ronspot utilise un système de crédits virtuels et gratuits donnant à chaque employé les mêmes chances d’effecteur une réservation, tout en les empêchant de surréserver. Le logiciel intègre également un système intelligent d’annulation qui encourage les employés ne vennant pas au travail à annuler leur réservation et à remettre leur bureau en circulation afin que d’autres employés puissent le réserver.
Utilisé directement par les employés
Notre logiciel de réservation de bureaux est utilisé directement par les employés, ils peuvent effectuer eux-mêmes les réservations et décider quand se rendre au bureau. Vous pouvez également nommer des chefs d’équipe afin qu’ils puissent surveiller les réservations des membres de leur équipe et effectuer des réservations en leur nom.
Répétition des réservations
L’administrateur a également la possibilité de créer un système automatisé de répétition des réservations et d’attribuer automatiquement un bureau à un employé pour un jour spécifique et de façon répétée (chaque semaine ou toutes les deux semaines).
Contrôle et suivi en direct
Depuis le tableau de bord, l’administrateur peut voir en temps réel et pour chaque jour quels bureaux sont réservés, disponibles ou bloqués en raison de la distanciation sociale. Il a la possibilité de créer, supprimer ou modifier n’importe quelle réservation. Il peut également voir à tout moment quels employés sont présents sur place et leur demander de pointer pour prouver qu’ils sont bien arrivés ou ont quitté le bureau.
Fonctionnement
Après avoir créé un compte Ronspot pour votre entreprise, inviter vos employés à vous rejoindre est très facile.
Avec l’authentification unique (Google, Microsoft, Okta, Duo)
- Il suffit à vos employés de télécharger l’application Ronspot de réservation de bureaux sur Google Play (Android), l’App Store (iOS) ou d’accéder à notre portail en ligne.
- Et de se connecter en utilisant leur compte existant Google, Microsoft, Okta ou Duo.
Sans authentification unique
- Vos employés doivent d’abord s’inscrire sur https://signup.ronspot.ie/ en utilisant leur adresse email professionnelle. Pour des raisons de sécurité, leur compte devra être confirmé manuellement.
- Ils peuvent ensuite télécharger l’application mobile Ronspot sur Google Play (Android), l’App Store (iOS) ou accéder directement au portail en ligne.
- Et se connecter en utilisant leur adresse email et mot de passe.
À l’ouverture de l’application, les employés arrivent sur un calendrier indiquant la disponibilité des bureaux pour le mois en cours et jusqu’à 90 jours à l’avance.
Légende du calendrier
Un rond vert signifie qu’au moins un bureau est disponible pour cette journée
Un cercle barré signifie qu’il n’y a aucune disponibilité pour cette journée
Un fond bleu signifie que vous avez un bureau réservé pour cette journée
Notre logiciel de réservation de bureaux affiche la disponibilité en temps réel. Par conséquent, si quelqu’un dans l’entreprise annule sa réservation, l’employé peut simplement tirer vers le bas avec son doigt pour rafraîchir l’application et ce bureau deviendra disponible immédiatement.
Qu’est-ce qu’une zone ?
Les zones peuvent être créées par l’administrateur depuis le panneau d’administration afin d’inclure différents bureaux, étages, pièces ou même différentes sections d’une même pièce. Chaque zone a son propre calendrier de réservation.
Qui a accès à une zone ?
Depuis le panneau d’administration, l’administrateur peut :
- éditer chaque employé individuellement et donner à chacun d’entre eux accès à des zones spécifiques
- créer un groupe, ajouter des employés à ce groupe et sélectionner les zones auxquelles ils sont autorisés à accéder
Comment passer d’une zone à une autre ?
Les employés peuvent passer d’une zone à une autre en utilisant le menu déroulant au-dessus du calendrier. Les employés ne peuvent voir que les zones auxquelles ils ont accès. S’il n’y a pas de disponibilité dans une zone, les employés peuvent simplement changer de zone et accéder à un calendrier de réservation différent.
Avec Ronspot, les employés ont la possibilité d’appliquer des filtres pour affiner leur recherche.
Création de filtres
- Dans le panneau d’administration, l’administrateur peut créer jusqu’à 20 paramètres différentes pour les bureaux. Les paramètres sont entièrement personnalisables (par exemple : bureau assis/debout, deux écrans, câble Ethernet, fenêtre, etc.)
- L’administrateur peut modifier chaque bureau individuellement et associer plusieurs paramètres à chacun d’entre eux.
Utilisation des filtres
- Sur le calendrier de réservation et le plan interactif, les employés peuvent cliquer sur l’icône de filtre
dans le coin en bas à droite de l’écran pour afficher la liste des filtres disponibles - Il leur suffit ensuite de cocher les filtres qui les intéressent et de cliquer sur « Appliquer » pour actualiser la page et afficher la disponibilité uniquement pour les bureaux correspondants à ces filtres.
Réserver un bureau est très facile et peut se faire en 5 secondes :
- Sélectionner un jour – Sur le calendrier, il suffit aux employés de cliquer sur le rond vert pour le jour qu’ils souhaitent réserver.
- Plan interactif – Cela les conduira au plan interactif de cette zone avec des bureaux de couleurs différentes :
Bureaux disponibles
Bureaux réservés par d’autres employés
Bureaux non disponibles (distanciation sociale ou inactifs)
- Sélectionner un bureau – Il suffit aux employés de cliquer sur un bureau disponible pour le réserver.
- Confirmation immédiate – Le bureau deviendra bleu
et sera immédiatement attribué à l’employé et deviendra également indisponible à réserver pour les autres employés.
Notre système de crédit a été conçu pour aider les entreprises à gérer la demande de manière efficace et équitable. Son but est de :
- empêcher les employés de surbooker au détriment de leurs collègues
- donner à chaque employé les mêmes chances d’effectuer une réservation
- assurer un taux d’occupation optimal des bureaux jusqu’à 100% chaque jour
Réservations futures
Le système permet de limiter le nombre de bureaux que chaque employé peut réserver à l’avance chaque mois en :
- attribuant à chaque bureau un coût virtuel en crédits (ex : 1 réservation = 1 crédit)
- allouant à chaque employé un nombre limité de crédits virtuels chaque mois
- remettant automatiquemen à zéro le solde de crédits de chaque employé au début de chaque mois (les crédits ne sont pas reportables).
Lorsque le solde atteint zéro, réserver un bureau à l’avance n’est plus possible tant que l’employé n’a pas rechargé ses crédits.
Réservations pour le jour même et le lendemain
Pour assurer un taux d’occupation optimal des bureaux, la réservation d’un bureau pour le jour même ou le lendemain (après une certaine heure choisie par l’entreprise) ne coûte aucun crédit à l’employé. Les bureaux sont attribués selon le principe du premier arrivé, premier servi et peuvent être réservés par n’importe quel employé, même si son solde de crédits est nul.
Annulation manuelle
Si, pour une raison quelconque, un employé n’a plus besoin du bureau qu’il a réservé, il peut annuler sa réservation à tout moment et en un seul clic. Il lui suffit de cliquer sur sa réservation (soit depuis le calendrier de réservation, soit depuis le plan) et d’appuyer sur « Annuler la réservation » :
- Le bureau en question sera automatiquement remis en circulation et deviendra à nouveau disponible dans l’application pour que d’autres employés puissent le réserver
- De plus, le crédit utilisé pour la réservation sera automatiquement remboursé et l’employée pourra l’utiliser pour effectuer une autre réservation.
Ronspot intègre également un système de rappel qui envoie automatiquement un email et/ou une notification aux employés ayant réservé la nuit précédente.
Annulation automatique
De même, si l’annulation automatique est activée, le même email et/ou notification demandera aux employés de confirmer leur réservation dans les deux heures. S’ils ne le font pas, leur réservation sera automatiquement annulée et leur bureau sera à nouveau disponible dans l’application pour que d’autres employés puissent le réserver.
L’administrateur peut activer le système de pointage pour s’assurer que les employés sont bien arrivés et ont quitté le bureau. Pour cela, il peut choisir entre ces deux options :
- Pointage manuel – Les employés doivent cliquer cette l’icône
dans l’application afin de pointer leur arrivée et départ - Pointage avec code QR – Les employés doivent cliquer cette l’icône
dans l’application pour scanner un code QR (chaque bureau possède un QR code unique qui est généré automatiquement)
L’icône de pointage est uniquement visible pour les employés ayant une réservation pour la journée en cours.
Pourquoi Ronspot est la solution de réservation de bureaux qu’il vous faut
Découvrez les avantages de Ronspot et comment il peut aider vos employés à retourner au bureau en toute sécurité.
Créer et configurer votre compte Ronspot peut être fait en moins de 24 heures. Nous recommandons généralement une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer vos employés concernant l’application mobile et comment s’inscrire.
En tant qu’administrateur, vous pouvez définir de nombreuses règles, comme par exemple autoriser l’accès à certaines zones à certains employés uniquement, attribuer un nombre de crédits différent d’un employé à un autre, automatiser des réservations répétées, empêcher certains employés de réserver certains jours, etc.
L’application fonctionne toute seule et nécessite peu de configuration et de suivi. Établissez simplement vos règles et laissez vos employés faire le reste. Vous pouvez même nommer des chefs d’équipe pour superviser les réservations des autres employés et effectuer les réservations en leur nom.
Depuis le tableau de bord du panneau d’administration, l’administrateur peut consulter toutes les réservations et voir les bureaux disponibles en temps réel et pour chaque jour. Il a un contrôle total sur les réservations et peut en ajouter de nouvelles, et modifier ou supprimer n’importe quelle réservation.
Ronspot inclut des outils d’analyse avancée qui fournissent des informations précieuses sur le niveau d’occupation quotidienne, la demande, le traçage des cas contacts, etc. Ils vous aident à voir exactement comment vos bureaux sont utilisés et comment optimiser leur utilisation.
Ronspot est une application mobile téléchargeable gratuitement sur Google Play (Android) et l’App Store (iOS). Le système utilise la plateforme cloud d’Amazon (AWS) afin de garantir le maximum de sécurité pour les données et est entièrement conforme au RGPD.
La protection de votre vie privée est notre priorité absolue chez Ronspot. Notre certification ISO 27001 (la plus haute norme de sécurité reconnue internationalement) est une preuve du sérieux avec lequel nous prenons la sécurité de vos données.
Les utilisateurs de l’application peuvent signaler un problème directement depuis l’application en appuyant simplement sur un bouton. Notre équipe est basée en Irlande et s’engage à répondre à toutes vos questions dans les 24 heures, du lundi au vendredi.
Créez un compte gratuit dès maintenant
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Réservez une démo gratuite
Sélectionnez ci-dessous une date et une heure et réservez un appel vidéo de 45 minutes avec notre équipe. Nous vous présenterons le panneau d’administration, l’application mobile et répondrons à toutes vos questions.
Tarifs
À partir de 0 € /mois, toutes les formules incluent un nombre illimité d’utilisateurs et de bureaux.
Comparez nos formules Communauté, Premium et Entreprise et trouvez celle qui vous convient le mieux.
FAQ
Nous avons listé ci-dessous toutes les questions et réponses fréquemment posées sur notre système de réservation de bureaux.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter.
Employés
L’application mobile Ronspot peut être téléchargée gratuitement sur Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).
Avec l’authentification unique (Single Sign-On)
Si votre entreprise utilise l’authentification unique, il vous suffit d’appuyer sur l’icône Microsoft, Google, Duo ou Okta sur la page d’accueil de l’application.
Sans l’authentification unique
Si vous n’utilisez pas l’authentification unique, inscrivez-vous simplement ici en utilisant votre adresse e-mail professionnelle. Ronspot détectera automatiquement le domaine de messagerie et l’attribuera au compte de votre entreprise. Pour des raisons de sécurité, le compte devra être activé manuellement par votre administrateur avant que vous puissiez y accéder.
Oui. Si vous n’avez pas de téléphone, que vous l’avez oublié ou si vous n’avez plus de batterie, vous pouvez toujours vous connecter à Ronspot via notre portail en ligne : https://my.ronspot.ie/
Réservations à l’avance
Le nombre de réservations que vous pouvez faire à l’avance est limité par le nombre de crédits que l’administrateur vous aura alloué (voir la question suivante pour plus d’informations sur les crédits).
Réservations de dernière minute
Les réservations pour le jour même ou pour le lendemain ne coûtent aucun crédit et sont soumises à disponibilité (premier arrivé, premier servi). Les employés avec un solde de crédits nul peuvent toujours effectuer une réservation pour le jour même ou le lendemain.
En fonction de la formule sélectionnée par votre entreprise, la formule Entreprise vous permet de réserver jusqu’à 90 jours à l’avance, contre 14 jours avec la formule Premium et 3 jours avec la formule Communauté.
Le système de crédit est conçu pour limiter le nombre de bureaux que chaque employé peut réserver à l’avance chaque mois.
Comment ça fonctionne :
- Chaque bureau se voit attribuer un coût virtuel en crédits (par exemple 1 réservation = 1 crédit)
- Chaque employé se voit attribuer un nombre limité de crédits virtuels chaque mois. Le nombre de crédits est fixé par l’administrateur et peut varier d’un employé à l’autre.
- Le solde de crédits de l’employé est visible en haut à droite de l’application. et est réinitialisé automatiquement au début de chaque mois (non cumulable) afin d’éviter le surbooking.
Oui, vous pouvez toujours effectuer une réservation pour le jour même ou le lendemain (après l’heure désignée par votre entreprise), car les réservations de dernière minute ne nécessitent aucun crédit :
- 1 réservation de dernière minute (le même jour ou la veille) = 0 crédit
- 1 réservation en avance = 1 crédit
Oui, vous pouvez voir directement sur le plan les réservations des autres employés.
De plus, vous pouvez également utiliser l’option “Recherche des réservations” dans le menu de l’application pour rechercher le nom d’un collègue et voir quels jours et quels bureaux il ou elle a réservé.
Lorsque vous réservez un bureau, un plan interactif représentant à l’identique les locaux s’affiche. Il vous suffit de cliquer sur le bureau que vous souhaitez réserver pour terminer la réservation.
L’administrateur peut décider de vous donner accès à une ou plusieurs zones de bureaux. Si c’est le cas, un menu déroulant apparaîtra en haut de votre écran pour sélectionner une zone et accéder au calendrier correspondant.
Oui, votre entreprise peut configurer des rappels automatiques à envoyer la veille aux employés qui ont effectué une réservation pour le lendemain. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur le téléphone via l’application ou par email.
Il y a deux raisons à cela :
- Le crédit utilisé pour la réservation vous sera automatiquement remboursé et pourra être utilisé pour réserver une autre date.
- Le bureau redeviendra instantanément disponbile dans l’application et pourra être réservé par un de vos collègues.
Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.
Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.
Administrateur
Oui. Notre système de réservation de bureaux vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.
- Les zones sont utilisées pour délimiter des sections de bureaux auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différentes villes, différents bâtiments, différents étages, différentes sections d’un même bureau.
- Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les bureaux que dans les zones qui leur ont été attribuées.
Upload de plans
Dans le panneau d’administration, Ronspot vous permet d’uploader un plan de vos bureaux pour chacune de vos zones. Il vous suffit de glisser et déposer l’outil de sélection pour rendre chaque bureau interactif.
Création de plans
Si vous n’avez pas de plan de vos bureaux, pas d’inquiétude, vous pouvez simplement utiliser le constructeur de plans de Ronspot vous permettant d’ajouter et déplacer des bureaux, murs, portes, meubles, etc. sur un fond blanc.
Oui, bien entendu. Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, vous pouvez identifier directement sur la carte les bureaux situés à distance sociale les uns des autres.
Une fois qu’un bureau est réservé, ce bureau et tous les bureaux qui lui ont été associés deviendront immédiatement indisponibles et ne pourront plus être réservés durant cette journée.
Oui, c’est possible. Il vous suffit de modifier le bureau depuis le compte administrateur, sélectionnez l’option “Restreindre” et sélectionnez le nom du ou des employés. Ce bureau ne sera réservable que pour le(s) employé(s) correspondant(s).
Oui, vous pouvez allouer un montant de crédits différent d’un employé à un autre et en donner plus à ceux qui doivent se rendre au bureau plus souvent.
Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.
Oui, c’est possible. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement n’importe quelle réservation, déplacer un employé vers un autre bureau si nécessaire ou effectuer une nouvelle réservation au nom d’un employé.
Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).
Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
- Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
- Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.
Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. L’assistance à l’installation et configuration est incluse dans notre formule Entreprise.
On recommande généralement aux entreprises une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés concernant Ronspot.
Nous proposons 3 formules différentes (Communauté, Premium et Entreprise) à partir de 0 € par mois. Cliquez ici pour comparer nos différentes formules et trouver celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également faire un devis gratuit en ligne que vous recevrez en quelques minutes par email.
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