Il y a donc moins de tâches administratives concernant l’attribution des places et les employés ont davantage les moyens de travailler efficacement et de travailler de manière hybride ou depuis la maison.
Le système de réservation de bureaux qui simplifie le flex office
Créez un environnement de travail hybride optimal avec notre système de réservation de bureaux flexible et simple d’utilisation. Suivez l’évolution de votre taux d’occupation et les habitudes de réservations de vos collaborateurs.
Le logiciel de réservation de bureaux de référence
Facilitez le flex office avec notre logiciel de réservation de bureaux
Équilibrez télétravail et présentiel
Offrez à vos collaborateurs la flexibilité et l’autonomie nécessaires pour décider quand venir au bureau. Ronspot leur permet de voir qui est présent sur place et de réserver un poste de travail spécifique à l’avance pour quelques heures ou pour la journée complète.
Gérez les priorités de réservation
De plus, les administrateurs peuvent donner à certains employés la priorité pour réserver avant le reste, choisir quels employés sont autorisés à réserver quels postes, leur permettre de rejoindre une file d’attente, etc.
Rendez le flex office équitable et inclusif
Afin de donner à chaque employé la même chance de venir au bureau,
Optimisez l’occupation de vos bureaux
Ronspot intègre également plus de 10 rapports avancés permettant aux administrateurs de consulter l’utilisation des postes de travail et d’identifier les habitudes de réservation de leurs employés.
La gestion de bureaux en toute simplicité
Calendrier synchronisé en temps réel
Après avoir ouvert l’application sur leur téléphone, la première chose que vos employés voient est un calendrier montrant en temps réel la disponibilité des bureaux pour chaque jour du mois, et jusqu’à 90 jours en avance.
Plan interactif
Après avoir sélectionné un jour dans le calendrier, les employés accèdent à un plan interactif représentant à l’identique leurs bureaux (Ronspot intègre son propre outil de création de plans). Ils peuvent consulter les réservations effectuées par leurs collègues et cliquer sur le bureau de leur choix pour le réserver.
Réservation garantie
Les employés se voient attribuer leur bureau sur-le-champ et n’ont pas besoin d’attendre une confirmation. Le système se met à jour immédiatement et garantit que deux employés ne peuvent pas réserver le même bureau, offrant ainsi aux employés une tranquillité d’esprit.
Helen Dalton
Office Manager
Sharon McCarthy
Clerical Officer
Mon expérience avec Ronspot s’est faite naturellement, facile à utiliser, ce qui est important lorsque l’on doit réserver un bureau chaque semaine et alterner les jours de présence au bureau, etc.
Conor MacCabe
Managing Director
Les employés semblent s’être très bien appropriés l’application, encore mieux que ce qu’on attendait… Très simple et efficace, la simplicité est le point fort de Ronspot.
Ely Siegel
IT Change Manager
Le déploiement s’est fait sans effort et la prise en charge des employés a été presque instantanée. Facile à mettre en place, facile à former les employés et facile à utiliser. Je recommande la solution.
Vladimiro Ferreira
Head of Automation
Rapide à déployer, incroyablement facile à entretenir et à utiliser, interface intuitive, en particulier l’application mobile. Le peu d’aide dont nous avons eu besoin de la part de l’équipe de Ronspot a été une excellente expérience.
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Facilite le quotidien et augmente l’efficacité
Gestion de la demande
Ronspot utilise un système de crédits virtuels et gratuits donnant à chaque employé les mêmes chances d’effecteur une réservation, tout en les empêchant de surréserver. Le logiciel intègre également un système intelligent d’annulation qui encourage les employés ne vennant pas au travail à annuler leur réservation et à remettre leur bureau en circulation afin que d’autres employés puissent le réserver.
Utilisé directement par les employés
Notre logiciel de réservation de bureaux est utilisé directement par les employés, ils peuvent effectuer eux-mêmes les réservations et décider quand se rendre au bureau. Vous pouvez également nommer des chefs d’équipe afin qu’ils puissent surveiller les réservations des membres de leur équipe et effectuer des réservations en leur nom.
Répétition des réservations
L’administrateur a également la possibilité de créer un système automatisé de répétition des réservations et d’attribuer automatiquement un bureau à un employé pour un jour spécifique et de façon répétée (chaque semaine ou toutes les deux semaines).
Contrôle et suivi en direct
Depuis le tableau de bord, l’administrateur peut voir en temps réel et pour chaque jour quels bureaux sont réservés, disponibles ou bloqués en raison de la distanciation sociale. Il a la possibilité de créer, supprimer ou modifier n’importe quelle réservation. Il peut également voir à tout moment quels employés sont présents sur place et leur demander de pointer pour prouver qu’ils sont bien arrivés ou ont quitté le bureau.
FAQ
Nous avons listé ci-dessous toutes les questions et réponses fréquemment posées sur notre système de réservation de bureaux.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter.
Employés
L’application mobile Ronspot peut être téléchargée gratuitement sur Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).
Avec l’authentification unique (Single Sign-On)
Si votre entreprise utilise l’authentification unique, il vous suffit d’appuyer sur l’icône Microsoft, Google, Duo ou Okta sur la page d’accueil de l’application.
Sans l’authentification unique
Si vous n’utilisez pas l’authentification unique, inscrivez-vous simplement sur cette page en utilisant votre adresse e-mail professionnelle. Ronspot détectera automatiquement le domaine de messagerie et l’attribuera au compte de votre entreprise. Pour des raisons de sécurité, le compte devra être activé manuellement par votre administrateur avant que vous puissiez y accéder.
Oui. Si vous n’avez pas de téléphone, que vous l’avez oublié ou si vous n’avez plus de batterie, vous pouvez toujours vous connecter à Ronspot via notre portail en ligne.
Réservations à l’avance
Le nombre de réservations que vous pouvez faire à l’avance est limité par le nombre de crédits que l’administrateur vous aura alloué (voir la question suivante pour plus d’informations sur les crédits).
Réservations de dernière minute
Les réservations pour le jour même ou pour le lendemain ne coûtent aucun crédit et sont soumises à disponibilité (premier arrivé, premier servi). Les employés avec un solde de crédits nul peuvent toujours effectuer une réservation pour le jour même ou le lendemain.
En fonction de la formule sélectionnée par votre entreprise, la formule Entreprise vous permet de réserver jusqu’à 90 jours à l’avance, contre 14 jours avec la formule Premium et 3 jours avec la formule Communauté.
Le système de crédit est conçu pour limiter le nombre de bureaux que chaque employé peut réserver à l’avance chaque mois.
Comment ça fonctionne :
- Chaque bureau se voit attribuer un coût virtuel en crédits (par exemple 1 réservation = 1 crédit)
- Chaque employé se voit attribuer un nombre limité de crédits virtuels chaque mois. Le nombre de crédits est fixé par l’administrateur et peut varier d’un employé à l’autre.
- Le solde de crédits de l’employé est visible en haut à droite de l’application. et est réinitialisé automatiquement au début de chaque mois (non cumulable) afin d’éviter le surbooking.
Oui, vous pouvez toujours effectuer une réservation pour le jour même ou le lendemain (après l’heure désignée par votre entreprise), car les réservations de dernière minute ne nécessitent aucun crédit :
- 1 réservation de dernière minute (le même jour ou la veille) = 0 crédit
- 1 réservation en avance = 1 crédit
Oui, vous pouvez voir directement sur le plan les réservations des autres employés.
De plus, vous pouvez également utiliser l’option « Recherche des réservations » dans le menu de l’application pour rechercher le nom d’un collègue et voir quels jours et quels bureaux il ou elle a réservé.
Lorsque vous réservez un bureau, un plan interactif représentant à l’identique les locaux s’affiche. Il vous suffit de cliquer sur le bureau que vous souhaitez réserver pour terminer la réservation.
L’administrateur peut décider de vous donner accès à une ou plusieurs zones de bureaux. Si c’est le cas, un menu déroulant apparaîtra en haut de votre écran pour sélectionner une zone et accéder au calendrier correspondant.
Oui, votre entreprise peut configurer des rappels automatiques à envoyer la veille aux employés qui ont effectué une réservation pour le lendemain. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur le téléphone via l’application ou par email.
Il y a deux raisons à cela :
- Le crédit utilisé pour la réservation vous sera automatiquement remboursé et pourra être utilisé pour réserver une autre date.
- Le bureau redeviendra instantanément disponbile dans l’application et pourra être réservé par un de vos collègues.
Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.
Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.
Administrateur
Oui. Notre système de réservation de bureaux vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.
- Les zones sont utilisées pour délimiter des sections de bureaux auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différentes villes, différents bâtiments, différents étages, différentes sections d’un même bureau.
- Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les bureaux que dans les zones qui leur ont été attribuées.
Upload de plans
Dans le panneau d’administration, Ronspot vous permet d’uploader un plan de vos bureaux pour chacune de vos zones. Il vous suffit de glisser et déposer l’outil de sélection pour rendre chaque bureau interactif.
Création de plans
Si vous n’avez pas de plan de vos bureaux, pas d’inquiétude, vous pouvez simplement utiliser le constructeur de plans de Ronspot vous permettant d’ajouter et déplacer des bureaux, murs, portes, meubles, etc. sur un fond blanc.
Oui, bien entendu. Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, vous pouvez identifier directement sur la carte les bureaux situés à distance sociale les uns des autres.
Une fois qu’un bureau est réservé, ce bureau et tous les bureaux qui lui ont été associés deviendront immédiatement indisponibles et ne pourront plus être réservés durant cette journée.
Oui, c’est possible. Il vous suffit de modifier le bureau depuis le compte administrateur, sélectionnez l’option « Restreindre » et sélectionnez le nom du ou des employés. Ce bureau ne sera réservable que pour le(s) employé(s) correspondant(s).
Oui, vous pouvez allouer un montant de crédits différent d’un employé à un autre et en donner plus à ceux qui doivent se rendre au bureau plus souvent.
Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.
Oui, c’est possible. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement n’importe quelle réservation, déplacer un employé vers un autre bureau si nécessaire ou effectuer une nouvelle réservation au nom d’un employé.
Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).
Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
- Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
- Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.
Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. L’assistance à l’installation et configuration est incluse dans notre formule Entreprise.
On recommande généralement aux entreprises une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés concernant Ronspot.
Nous proposons 3 formules différentes (Communauté, Premium et Entreprise) à