Le logiciel de réservation de bureaux pour un retour au bureau en toute sécurité

L’application mobile Ronspot peut être téléchargée gratuitement sur Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).

Avec l’authentification unique (Single Sign-On)

Si votre entreprise utilise l’authentification unique, il vous suffit d’appuyer sur l’icône Microsoft, Google, Duo ou Okta sur la page d’accueil de l’application.

Sans l’authentification unique

Si vous n’utilisez pas l’authentification unique, inscrivez-vous simplement sur cette page en utilisant votre adresse e-mail professionnelle. Ronspot détectera automatiquement le domaine de messagerie et l’attribuera au compte de votre entreprise. Pour des raisons de sécurité, le compte devra être activé manuellement par votre administrateur avant que vous puissiez y accéder.

Oui. Si vous n’avez pas de téléphone, que vous l’avez oublié ou si vous n’avez plus de batterie, vous pouvez toujours vous connecter à Ronspot via notre portail en ligne.

Réservations à l’avance

Le nombre de réservations que vous pouvez faire à l’avance est limité par le nombre de crédits que l’administrateur vous aura alloué (voir la question suivante pour plus d’informations sur les crédits).

Réservations de dernière minute

Les réservations pour le jour même ou pour le lendemain ne coûtent aucun crédit et sont soumises à disponibilité (premier arrivé, premier servi). Les employés avec un solde de crédits nul peuvent toujours effectuer une réservation pour le jour même ou le lendemain.

En fonction de la formule sélectionnée par votre entreprise, la formule Entreprise vous permet de réserver jusqu’à 90 jours à l’avance, contre 14 jours avec la formule Premium et 3 jours avec la formule Communauté.

Le système de crédit est conçu pour limiter le nombre de bureaux que chaque employé peut réserver à l’avance chaque mois.

Comment ça fonctionne :

• Chaque bureau se voit attribuer un coût virtuel en crédits (par exemple 1 réservation = 1 crédit)
• Chaque employé se voit attribuer un nombre limité de crédits virtuels chaque mois. Le nombre de crédits est fixé par l’administrateur et peut varier d’un employé à l’autre.
• Le solde de crédits de l’employé est visible en haut à droite de l’application. et est réinitialisé automatiquement au début de chaque mois (non cumulable) afin d’éviter le surbooking.

Oui, vous pouvez voir directement sur le plan les réservations des autres employés.

De plus, vous pouvez également utiliser l’option “Recherche des réservations” dans le menu de l’application pour rechercher le nom d’un collègue et voir quels jours et quels bureaux il ou elle a réservé.

Lorsque vous réservez un bureau, un plan interactif représentant à l’identique les locaux s’affiche. Il vous suffit de cliquer sur le bureau que vous souhaitez réserver pour terminer la réservation.

L’administrateur peut décider de vous donner accès à une ou plusieurs zones de bureaux. Si c’est le cas, un menu déroulant apparaîtra en haut de votre écran pour sélectionner une zone et accéder au calendrier correspondant.

Oui, votre entreprise peut configurer des rappels automatiques à envoyer la veille aux employés qui ont effectué une réservation pour le lendemain. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur le téléphone via l’application ou par email.

Il y a deux raisons à cela :

• Le crédit utilisé pour la réservation vous sera automatiquement remboursé et pourra être utilisé pour réserver une autre date.
• Le bureau redeviendra instantanément disponbile dans l’application et pourra être réservé par un de vos collègues.

Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.

Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.

Oui. Notre système de réservation de bureaux vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.

• Les zones sont utilisées pour délimiter des sections de bureaux auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différentes villes, différents bâtiments, différents étages, différentes sections d’un même bureau.
• Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les bureaux que dans les zones qui leur ont été attribuées.

Upload de plans

Dans le panneau d’administration, Ronspot vous permet d’uploader un plan de vos bureaux pour chacune de vos zones. Il vous suffit de glisser et déposer l’outil de sélection pour rendre chaque bureau interactif.

Création de plans

Si vous n’avez pas de plan de vos bureaux, pas d’inquiétude, vous pouvez simplement utiliser le constructeur de plans de Ronspot vous permettant d’ajouter et déplacer des bureaux, murs, portes, meubles, etc. sur un fond blanc.

Oui, bien entendu. Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, vous pouvez identifier directement sur la carte les bureaux situés à distance sociale les uns des autres.

Une fois qu’un bureau est réservé, ce bureau et tous les bureaux qui lui ont été associés deviendront immédiatement indisponibles et ne pourront plus être réservés durant cette journée.

Oui, c’est possible. Il vous suffit de modifier le bureau depuis le compte administrateur, sélectionnez l’option “Restreindre” et sélectionnez le nom du ou des employés. Ce bureau ne sera réservable que pour le(s) employé(s) correspondant(s).

Oui, vous pouvez allouer un montant de crédits différent d’un employé à un autre et en donner plus à ceux qui doivent se rendre au bureau plus souvent.

Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.

Oui, c’est possible. En tant qu’administrateur, vous pouvez modifier manuellement n’importe quelle réservation, déplacer un employé vers un autre bureau si nécessaire ou effectuer une nouvelle réservation au nom d’un employé.

Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).

Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.

• Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
• Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.

Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. L’assistance à l’installation et configuration est incluse dans notre formule Entreprise.

On recommande généralement aux entreprises une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés concernant Ronspot.

Nous proposons 3 formules différentes (Communauté, Premium et Entreprise) à ​​partir de 0 € par  mois. Vous pouvez comparer nos différentes formules ici et trouver celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également faire un devis gratuit en ligne que vous recevrez en quelques minutes par email.