Le logiciel de réservation de référence pour les entreprises
Le logiciel de réservation de salles de réunion
Renforcez la cohésion entre collaborateurs avec la gestion efficace des réunions
Améliorez la collaboration avec la réservation de réunions
Donnez à vos employés les moyens de collaborer
Permettez à vos employés de consulter la disponibilité des salles de réunion à tout moment et en temps réel, ainsi que d’en réserver une pour la durée dont ils ont besoin.
Une interface simple et intuitive
Après avoir sélectionné un créneau horaire disponible, l’organisateur de la réunion peut définir la fréquence de la réunion et inviter des participants en seulement quelques clics.
Synchronisation bidirectionnelle avec le calendrier
Après avoir créé une nouvelle réunion depuis Ronspot, une invitation est automatiquement envoyée à tous les participants par e-mail et automatiquement synchronisée avec leur calendrier. De plus, les réservations de salles de réunion effectuées depuis Outlook peuvent également être synchronisées avec Ronspot via Microsoft Exchange.
Intégration avec notre solution de réservation de bureaux
Notre logiciel de réservation de salle de réunion est entièrement intégré à notre système de réservation de bureaux, permettant ainsi aux employés de sélectionner et de réserver un bureau et une salle de réunion directement depuis un seul et même plan interactif.
Support client, séances de formation et sécurité des données
Bénéficiez avec Ronspot d’un support client rapide, d’une assistance à l’installation et de séances de formation pour vos colalborateurs. En plus de cela, notre logiciel est certifié ISO 27001 et conforme au RGPD.
Réserver en toute simplicité
Utilisé directement par les employés
Les employés sont directement en charge du logiciel de réservation de salles de réunion. Ils peuvent consulter la disponibilité des salles et réserver eux-mêmes une salle de réunion à tout moment. La liste des employés autorisés à réserver une salle de réunion peut également être restreinte par l’administrateur.
Disponibilité en temps réel
Dites adieu aux doubles réservations et aux réunions qui se chevauchent. Grâce à notre logiciel de réservation de salles de réunion, vos employés peuvent voir en un coup d’œil quelles salles de réunion et quelles plages horaires sont libres. Ils peuvent réserver une salle de réunion pour la durée qu’ils souhaitent et jusqu’à 90 jours à l’avance. La disponibilité des salles est actualisée en temps réel et la confirmation de la réservation est immédiate.
Répéter une réunion
Pour créer une réunion périodique, l’organisateur doit simplement sélectionner l’option « Répéter » lors de la réservation à Ronspot et sélectionner la fréquence de la réunion (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).
Inviter des participants
Pour faciliter la réservation d’une salle de réunion, l’organisateur a accès à la liste des employés qui ont accès au bureau et peut simplement cocher les participants qu’il souhaite inviter. Une limite maximale pour la capacité d’accueil de chaque salle de réunion peut être définie afin de limiter efficacement le nombre de participants à chaque réunion.
Système facile d’utilisation
Intégration au calendrier
Tous les participants recevront automatiquement une invitation à la réunion par e-mail et pourront accepter ou refuser la réunion. Une fois la réunion acceptée, celle-ci sera automatiquement ajoutée au calendrier de l’employé (calendrier Outlook, Teams, Google et Windows) et à son compte Ronspot.
Rappels et annulations
Afin d’optimiser le taux d’occupation, Ronspot envoie automatiquement des rappels avant les réunions et permet à l’organisateur d’une réunion de l’annuler en quelques clics si nécessaire. Pour les réunions périodiques, l’organisateur peuvent choisir d’annuler l’occurrence en cours ou toute la série. Les créneaux horaires qui sont annulés redeviennent automatiquement disponibles sur Ronspot et peuvent être réservés par d’autres employés.
Aperçu des réunions
Les administrateurs ont accès depuis le panneau d’administration à la liste de toutes les réunions qui ont été programmées. Ils peuvent consulter le détails de chaque réunion (heure, participants, notes, etc.) et apporter des modifications.
Intégration au système de réservation de bureaux
Les salles de réunion sont directement intégrées à notre système de réservation de bureaux. Cela permet aux employés de visualiser et de réserver des bureaux et des salles de réunion depuis un seul et même plan interactif.
Ronspot a répondu à tous nos besoins pour un système de réservation de bureau
Le déploiement s’est fait sans effort et la prise en charge des employés a été presque instantanée. Facile à mettre en place, facile à former les employés et facile à utiliser. Je recommande la solution.
Ely Siegel
IT Change Manager
Ronspot a permis de rendre le parking accessible à tous
L’application a permis de déléguer la réservation des places de parking aux employés et de leur permettre de réserver directement eux-mêmes en fonction de leurs besoins.
Alan Young
Facility Manager
La simplicité est le point fort de Ronspot
Les employés semblent s’être très bien appropriés l’application, encore mieux que ce qu’on attendait… Très simple et efficace, la simplicité est le point fort de Ronspot.
Conor MacCabe
Managing Director
Cela a rendu plus efficace la gestion de notre parking
Nous avons désormais un taux de remplissage de 100% quasiment chaque jour, alors qu’avant Ronspot le taux n’était que de 50%. Cela a permis d’instaurer un système plus équitable pour tous nos employés.
Nadia Smallwood
Executive Officer
Les collaborateurs peuvent prendre leurs réservations en main
Il y a donc moins de tâches administratives concernant l’attribution des places et les employés ont davantage les moyens de travailler efficacement et de travailler de manière hybride ou depuis la maison.
Helen Dalton
Office Manager
Mon expérience avec Ronspot s’est faite naturellement
Mon expérience avec Ronspot s’est faite naturellement, facile à utiliser, ce qui est important lorsque l’on doit réserver un bureau chaque semaine et alterner les jours de présence au bureau, etc.
Sharon McCarthy
Clerical Officer
FAQ
Nous avons listé ci-dessous toutes les questions et réponses fréquemment posées sur notre solution de réservation de salles de réunion
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter.
Employés
L’application mobile Ronspot peut être téléchargée gratuitement sur Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).
À noter : la réservation de salle de réunion est actuellement disponible uniquement sur la version Web (mise à jour de l’application à venir)
Avec l’authentification unique (Single Sign-On)
Si votre entreprise utilise l’authentification unique, il vous suffit d’appuyer sur l’icône Microsoft, Google, Duo ou Okta sur la page d’accueil de l’application.
Sans l’authentification unique
Si vous n’utilisez pas l’authentification unique, inscrivez-vous simplement sur cette page en utilisant votre adresse e-mail professionnelle. Ronspot détectera automatiquement le domaine de messagerie et l’attribuera au compte de votre entreprise. Pour des raisons de sécurité, le compte devra être activé manuellement par votre administrateur avant que vous puissiez y accéder.
Votre entreprise peut ajouter un plan de vos locaux sur Ronspot contenant les différentes salles de réunion. Cela vous permet de visualiser le plan interactif et de sélectionner directement sur le plan la salle de réunion que vous souhaitez réserver.
Si votre entreprise utilise également Ronspot pour gérer ses bureaux et/ou ses places de parking, vous pouvez visualiser directement sur le plan les réservations des autres employés.
Vous pouvez également utiliser l’option « Recherche de réservations » dans le menu de l’application pour rechercher le nom d’un collègue et voir les jours qu’il a réservés.
Les réservations de salles de réunion sont illimitées, les employés peuvent réserver autant de créneaux horaires qu’ils souhaitent chaque jour.
Selon la formule sélectionnée par votre entreprise, vous pouvez réserver jusqu’à 90 jours à l’avance avec la formule Entreprise, 14 jours avec Premium et 3 jours avec Communauté.
Lors de la création d’une réunion, une grille contenant tous les créneaux horaires disponibles pour la journée en cours vous sera présentée. Cliquez sur un créneau disponible puis modifiez l’heure de début et l’heure de fin de la réunion (créneaux de 30 minutes).
Oui c’est possible, il vous suffit pour cela de cocher l’option « Répéter » et choisir le type de répétition que vous souhaitez (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).
- Lors de la réservation, une liste des employés qui ont accès à cette zone vous sera présentée.
- Cochez simplement les collègues que vous souhaitez convier à la réunion et appuyez sur « Confirmer ». Le nombre de participants est limité par la capacité maximale définie par l’administrateur.
- Une invitation à la réunion sera automatiquement envoyée à tous les participants par e-mail.
Oui, une invitation à la réunion sera automatiquement envoyée à l’organisateur et aux participants par e-mail et pourra être acceptée ou refusée. Les invitations qui sont acceptées seront automatiquement ajoutées au calendrier de l’employé (Outlook, Teams, Google, Windows) et à son compte Ronspot.
Oui, votre entreprise peut activer un système des rappels automatiques inclus dans Ronspot permettant d’envoyer la veille de la réservation un rappel aux employés qui ont une réservation. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur votre téléphone ou par email.
Il y a deux avantages à annuler une réunion sur Ronspot :
- Une mise à jour de la réunion est automatiquement envoyée à tous les participants afin d’annuler la réservation sur leur calendrier
- Le créneau horaire de la réunion redeviendra de nouveau disponible sur Ronspot afin que d’autres employés puissent en profiter
Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.
Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.
Administrateur
- Les bureaux et les salles de réunion peuvent être ajoutés dans la même zone et sur le même plan.
- Après avoir ajouté un plan sur Ronspot, l’administrae même plan.
- Les employés sont autorisés à réserver un bureau et plusieurs salles de réunion par jour
Oui. Notre système de réservation de salles de réunion vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.
- Les zones sont utilisées pour délimiter des zones auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différentes villes, différents bâtiments, différents étages, différentes sections d’un même bureau.
- Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les salles de réunion que dans les zones qui leur ont été attribuées.
Upload de plans
Dans le panneau d’administration, Ronspot vous permet d’uploader un plan de vos bureaux pour chacune de vos zones. Il vous suffit de glisser et déposer l’outil de sélection pour rendre chaque salle de réunion (et bureau) interactif.
Création de plans
Si vous n’avez pas de plan de vos bureaux, pas d’inquiétude, vous pouvez simplement utiliser le constructeur de plans de Ronspot vous permettant d’ajouter et déplacer des bureaux, murs, portes, meubles, etc. sur un fond blanc.
Oui, vous pouvez définir une limite pour la capacité d’accueil de chaque salle afin de limiter le nombre de personnes autorisées à entrer en même temps. Si vous fixez la limite à 10 par exemple, l’organisateur de la réunion pourra sélectionner et inviter jusqu’à 9 participants.
Oui, c’est possible, il suffit pour cela de modifier la salle de réunion depuis le panneau d’administration, sélectionner l’option « Restreindre » et sélectionner le nom du ou des employés. Cette salle de réunion sera disponible depuis l’application uniquement pour le(s) employé(s) correspondant(s).
Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.
Oui, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Réunions » du panneau d’administration pour afficher la liste complète des réunions programmées.
Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).
Oui, Ronspot est une solution 3 en 1 qui permet aux employés de réserver des bureaux, des salles de réunion et des places de parking à partir de la même application et permet aux administrateurs de gérer les trois à partir du même panneau d’administration.
Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
- Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
- Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.
Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. L’assistance à l’installation et configuration est incluse dans notre formule Entreprise.
On recommande généralement aux entreprises une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés concernant Ronspot.
Nous proposons 3 formules différentes (Communauté, Premium et Entreprise) à partir de 0 € par mois. Vous pouvez comparer nos différentes formules ici et trouver celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également faire un devis gratuit en ligne que vous recevrez en quelques minutes par email.
