Logiciel de réservation de salles de réunion

L’application mobile Ronspot peut être téléchargée gratuitement sur Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).

À noter : la réservation de salle de réunion est actuellement disponible uniquement sur la version Web (mise à jour de l’application à venir)

Avec l’authentification unique (Single Sign-On)

Si votre entreprise utilise l’authentification unique, il vous suffit d’appuyer sur l’icône Microsoft, Google, Duo ou Okta sur la page d’accueil de l’application.

Sans l’authentification unique

Si vous n’utilisez pas l’authentification unique, inscrivez-vous simplement sur cette page en utilisant votre adresse e-mail professionnelle. Ronspot détectera automatiquement le domaine de messagerie et l’attribuera au compte de votre entreprise. Pour des raisons de sécurité, le compte devra être activé manuellement par votre administrateur avant que vous puissiez y accéder.

Votre entreprise peut ajouter un plan de vos locaux sur Ronspot contenant les différentes salles de réunion. Cela vous permet de visualiser le plan interactif et de sélectionner directement sur le plan la salle de réunion que vous souhaitez réserver.

Si votre entreprise utilise également Ronspot pour gérer ses bureaux et/ou ses places de parking, vous pouvez visualiser directement sur le plan les réservations des autres employés.

Vous pouvez également utiliser l’option « Recherche de réservations » dans le menu de l’application pour rechercher le nom d’un collègue et voir les jours qu’il a réservés.

Les réservations de salles de réunion sont illimitées, les employés peuvent réserver autant de créneaux horaires qu’ils souhaitent chaque jour.

Selon la formule sélectionnée par votre entreprise, vous pouvez réserver jusqu’à 90 jours à l’avance avec la formule Entreprise, 14 jours avec Premium et 3 jours avec Communauté.

Lors de la création d’une réunion, une grille contenant tous les créneaux horaires disponibles pour la journée en cours vous sera présentée. Cliquez sur un créneau disponible puis modifiez l’heure de début et l’heure de fin de la réunion (créneaux de 30 minutes).

Oui c’est possible, il vous suffit pour cela de cocher l’option « Répéter » et choisir le type de répétition que vous souhaitez (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).

Oui, votre entreprise peut activer un système des rappels automatiques inclus dans Ronspot permettant d’envoyer la veille de la réservation un rappel aux employés qui ont une réservation. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur votre téléphone ou par email.

Il y a deux avantages à annuler une réunion sur Ronspot :

• Une mise à jour de la réunion est automatiquement envoyée à tous les participants afin d’annuler la réservation sur leur calendrier
• Le créneau horaire de la réunion redeviendra de nouveau disponible sur Ronspot afin que d’autres employés puissent en profiter

Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.

Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.

• Les bureaux et les salles de réunion peuvent être ajoutés dans la même zone et sur le même plan.
• Après avoir  ajouté un plan sur Ronspot, l’administrae même plan.
• Les employés sont autorisés à réserver un bureau et plusieurs salles de réunion par jour

Oui. Notre système de réservation de salles de réunion vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.

• Les zones sont utilisées pour délimiter des zones auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différentes villes, différents bâtiments, différents étages, différentes sections d’un même bureau.
• Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les salles de réunion que dans les zones qui leur ont été attribuées.

Upload de plans

Dans le panneau d’administration, Ronspot vous permet d’uploader un plan de vos bureaux pour chacune de vos zones. Il vous suffit de glisser et déposer l’outil de sélection pour rendre chaque salle de réunion (et bureau) interactif.

Création de plans

Si vous n’avez pas de plan de vos bureaux, pas d’inquiétude, vous pouvez simplement utiliser le constructeur de plans de Ronspot vous permettant d’ajouter et déplacer des bureaux, murs, portes, meubles, etc. sur un fond blanc.

Oui, vous pouvez définir une limite pour la capacité d’accueil de chaque salle afin de limiter le nombre de personnes autorisées à entrer en même temps. Si vous fixez la limite à 10 par exemple, l’organisateur de la réunion pourra sélectionner et inviter jusqu’à 9 participants.

Oui, c’est possible, il suffit pour cela de modifier la salle de réunion depuis le panneau d’administration, sélectionner l’option « Restreindre » et sélectionner le nom du ou des employés. Cette salle de réunion sera disponible depuis l’application uniquement pour le(s) employé(s) correspondant(s).

Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.

Oui, il vous suffit de cliquer sur l’onglet « Réunions » du panneau d’administration pour afficher la liste complète des réunions programmées.

Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).

Oui, Ronspot est une solution 3 en 1 qui permet aux employés de réserver des bureaux, des salles de réunion et des places de parking à partir de la même application et permet aux administrateurs de gérer les trois à partir du même panneau d’administration.

Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.

• Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
• Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.

Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. L’assistance à l’installation et configuration est incluse dans notre formule Entreprise.

On recommande généralement aux entreprises une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés concernant Ronspot.

Nous proposons 3 formules différentes (Communauté, Premium et Entreprise) à ​​partir de 0 € par  mois. Vous pouvez comparer nos différentes formules ici et trouver celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également faire un devis gratuit en ligne que vous recevrez en quelques minutes par email.