Aidez vos employés à collaborer grâce au système de réservation de salles de réunion Ronspot®.
Utilisé par des entreprises de renommé mondiale
Système de réservation de salles de réunion intuitif pour vos employés
Ronspot permet à vos employés de consulter la disponibilité en temps réel des salles de réunion de l’entreprise et de réserver une salle pour la durée qu’ils souhaitent.
L’organisateur de la réunion peut également rendre la réunion périodique s’il souhaite qu’elle se répète à intervalle régulier. Il peut également sélectionner les collègues qu’il souhaite inviter à rejoindre la réunion (en fonction de la capacité d’accueil de la salle). Les invitations aux réunions sont automatiquement envoyées aux participants par e-mail et ajoutées à leurs calendriers Outlook, Teams, Google et Windows.
Le système de réservation de salles de réunion est intégré à notre système de réservation de bureaux, permettant aux employés de sélectionner et de réserver un bureau et une salle de réunion directement depuis le même plan interactif !
Réserver en toute simplicité
Disponibilité en temps réel
Dites adieu aux doubles réservations et aux réunions qui se chevauchent. Grâce à notre logiciel de réservation de salles de réunion, vos employés peuvent voir en un coup d’œil quelles salles de réunion et quelles plages horaires sont libres. Ils peuvent réserver une salle de réunion pour la durée qu’ils souhaitent et jusqu’à 90 jours à l’avance. La disponibilité des salles est actualisée en temps réel et la confirmation de la réservation est immédiate.
Répéter une réunion
Pour créer une réunion périodique, l’organisateur doit simplement sélectionner l’option “Répéter” lors de la réservation à Ronspot et sélectionner la fréquence de la réunion (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).
Inviter des participants
Pour faciliter la réservation d’une salle de réunion, l’organisateur a accès à la liste des employés qui ont accès au bureau et peut simplement cocher les participants qu’il souhaite inviter. Une limite maximale pour la capacité d’accueil de chaque salle de réunion peut être définie afin de limiter efficacement le nombre de participants à chaque réunion.
Intégration au calendrier
Tous les participants recevront automatiquement une invitation à la réunion par e-mail et pourront accepter ou refuser la réunion. Une fois la réunion acceptée, celle-ci sera automatiquement ajoutée au calendrier de l’employé (calendrier Outlook, Teams, Google et Windows) et à son compte Ronspot.
Système facile d'utilisation
Utilisé directement par les employés
Les employés sont directement en charge du logiciel de réservation de salles de réunion. Ils peuvent consulter la disponibilité des salles et réserver eux-mêmes une salle de réunion à tout moment. La liste des employés autorisés à réserver une salle de réunion peut également être restreinte par l’administrateur.
Rappels et annulations
Afin d’optimiser le taux d’occupation, Ronspot envoie automatiquement des rappels avant les réunions et permet à l’organisateur d’une réunion de l’annuler en quelques clics si nécessaire. Pour les réunions périodiques, l’organisateur peuvent choisir d’annuler l’occurrence en cours ou toute la série. Les créneaux horaires qui sont annulés redeviennent automatiquement disponibles sur Ronspot et peuvent être réservés par d’autres employés.
Aperçu des réunions
Les administrateurs ont accès depuis le panneau d’administration à la liste de toutes les réunions qui ont été programmées. Ils peuvent consulter le détails de chaque réunion (heure, participants, notes, etc.) et apporter des modifications.
Intégration au système de réservation de bureaux
Les salles de réunion sont directement intégrées à notre système de réservation de bureaux. Cela permet aux employés de visualiser et de réserver des bureaux et des salles de réunion depuis un seul et même plan interactif.
Fonctionnement
Après avoir créé un compte Ronspot pour votre entreprise, inviter vos employés à vous rejoindre est très facile.
Avec l’authentification unique (Google, Microsoft, Okta, Duo)
- Il suffit à vos employés de télécharger l’application Ronspot de réservation de bureaux sur Google Play (Android), l’App Store (iOS) ou d’accéder à notre portail en ligne.
- Et de se connecter en utilisant leur compte existant Google, Microsoft, Okta ou Duo.
Sans authentification unique
- Vos employés doivent d’abord s’inscrire sur cette page en utilisant leur adresse email professionnelle. Pour des raisons de sécurité, leur compte devra être confirmé manuellement.
- Ils peuvent ensuite télécharger l’application mobile Ronspot sur Google Play (Android), l’App Store (iOS) ou accéder directement au portail en ligne.
- Et se connecter en utilisant leur adresse email et mot de passe.
À l’ouverture de l’application, les employés arrivent sur un calendrier indiquant la disponibilité des salles de réuinion pour le mois en cours et jusqu’à 90 jours à l’avance.
Légende du calendrier
Un rond vert signifie qu’au moins un créneau horaire est disponible pour cette journée
Un cercle barré signifie qu’il n’y a aucune disponibilité pour cette journée
Un fond bleu signifie que vous avez une salle de réunion réservée pour cette journée
Notre logiciel de réservation de salles de réunion affiche la disponibilité en temps réel. Par conséquent, lorsqu’un employé dans l’entreprise annule sa réservation, il suffit aux autres employés de rafraîchir l’application afin de pouvoir réserver ce créneau horaire.
Qu’est-ce qu’une zone ?
Les zones peuvent être créées par l’administrateur depuis le panneau d’administration afin d’inclure différents bureaux, étages, pièces ou même différentes sections d’une même pièce. Chaque zone a son propre calendrier de réservation.
Qui a accès à une zone ?
Depuis le panneau d’administration, l’administrateur peut :
- éditer chaque employé individuellement et donner à chacun d’entre eux accès à des zones spécifiques
- créer un groupe, ajouter des employés à ce groupe et sélectionner les zones auxquelles ils sont autorisés à accéder
Comment passer d’une zone à une autre ?
Les employés peuvent passer d’une zone à une autre en utilisant le menu déroulant au-dessus du calendrier. Les employés ne peuvent voir que les zones auxquelles ils ont accès. S’il n’y a pas de disponibilité dans une zone, les employés peuvent simplement changer de zone et accéder à un calendrier de réservation différent.
Réserver une salle de réunion est très facile et peut se faire en 5 secondes :
- Sélectionner un jour – Sur le calendrier, il suffit aux employés de cliquer sur le rond vert pour le jour qu’ils souhaitent réserver.
- Plan interactif – Cela les conduira au plan interactif de cette zone avec des salles de couleurs différentes :
- Salles de réunion disponibles
- Salles de réunion entièrement réservées
- Salles non disponibles (inactives)
- Sélectionner un bureau – Il suffit aux employés de cliquer sur une salle de réunion disponible pour la réserver.
- Sélectionner un créneau horaire – L’organisateur de la réunion peut ensuite sélectionner un créneau horaire disponible pour la réunion
- Sélectionner la fréquence des réunions (facultatif) – L’oragnisateur a la possibilité de répeter la réunion de façon automatique s’il le souhaite (qrépétition quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle)
- Inviter des participants – Enfin, une liste des employés qui ont accès à cette zone s’affiche et l’organisateur peut sélectionner les employés qu’ils souhaitent inviter.
- Confirmation immédiate – La salle de réunion deviendra bleue sur le plan et le créneau sélectionné sera immédiatement réservé au nom de l’organisateur. Ce créaneau deviendra également instantanément indisponible pour le reste des employés.
L’organisateur d’une réunion peut annuler sa réservation à tout moment et en un seul clic. Il lui suffit pour cela de cliquer sur sa réservation (soit depuis le calendrier de réservation, soit depuis le plan) et d’appuyer sur « Annuler la réservation ». Pour les réunions périodiques, l’organisateur peut soit annuler l’occurrence en cours ou la série complète des réunions. Les créneaux horaires qui ont été annulées redeviendront automatiquement disponibles sur l’application et pourront être réservées à nouveau par d’autres employés.
Ronspot intègre également un système de rappel qui envoie automatiquement un email et/ou une notification à l’organisateur de la réunion la nuit précédente.
Pourquoi choisir Ronspot pour réserver vos salles de réunion
Découvrez les avantages de Ronspot et comment notre logiciel peut aider vos employés à collaborer.
Nos systèmes de réservation de bureaux, de places de parking et de salles de réunion font partie du même logiciel. Cela signifie que les administrateurs peuvent gérer les trois depuis le même panneau d’administration et que les employés peuvent réserver les trois depuis la même application !
Créer et configurer votre compte Ronspot peut être fait en moins de 24 heures. Nous recommandons généralement une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer vos employés concernant l’application mobile et comment s’inscrire.
En tant qu’administrateur, vous pouvez définir de nombreuses règles, comme par exemple autoriser l’accès à certaines zones à certains employés uniquement, attribuer un nombre de crédits différent d’un employé à un autre, automatiser des réservations répétées, empêcher certains employés de réserver certains jours, etc.
Ronspot est une application mobile téléchargeable gratuitement sur Google Play (Android) et l’App Store (iOS). Le système utilise la plateforme cloud d’Amazon (AWS) afin de garantir le maximum de sécurité pour les données et est entièrement conforme au RGPD.
La protection de votre vie privée est notre priorité absolue chez Ronspot. Notre certification ISO 27001 (la plus haute norme de sécurité reconnue internationalement) est une preuve du sérieux avec lequel nous prenons la sécurité de vos données.
Les utilisateurs de l’application peuvent signaler un problème directement depuis l’application en appuyant simplement sur un bouton. Notre équipe est basée en Irlande et s’engage à répondre à toutes vos questions dans les 24 heures, du lundi au vendredi.
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Tarifs
À partir de 0 € /mois, toutes nos formules incluent un nombre illimité d’utilisateurs et de salles de réunion.
Comparez nos formules Communauté, Premium et Entreprise et trouvez celle qui vous convient le mieux.
FAQ
Nous avons listé ci-dessous toutes les questions et réponses fréquemment posées sur notre solution de réservation de salles de réunion
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter.
Employés
L’application mobile Ronspot peut être téléchargée gratuitement sur Google Play Store (Android) et l’App Store (iOS).
À noter : la réservation de salle de réunion est actuellement disponible uniquement sur la version Web (mise à jour de l’application à venir)
Avec l’authentification unique (Single Sign-On)
Si votre entreprise utilise l’authentification unique, il vous suffit d’appuyer sur l’icône Microsoft, Google, Duo ou Okta sur la page d’accueil de l’application.
Sans l’authentification unique
Si vous n’utilisez pas l’authentification unique, inscrivez-vous simplement sur cette page en utilisant votre adresse e-mail professionnelle. Ronspot détectera automatiquement le domaine de messagerie et l’attribuera au compte de votre entreprise. Pour des raisons de sécurité, le compte devra être activé manuellement par votre administrateur avant que vous puissiez y accéder.
Votre entreprise peut ajouter un plan de vos locaux sur Ronspot contenant les différentes salles de réunion. Cela vous permet de visualiser le plan interactif et de sélectionner directement sur le plan la salle de réunion que vous souhaitez réserver.
Si votre entreprise utilise également Ronspot pour gérer ses bureaux et/ou ses places de parking, vous pouvez visualiser directement sur le plan les réservations des autres employés.
Vous pouvez également utiliser l’option “Recherche de réservations” dans le menu de l’application pour rechercher le nom d’un collègue et voir les jours qu’il a réservés.
Les réservations de salles de réunion sont illimitées, les employés peuvent réserver autant de créneaux horaires qu’ils souhaitent chaque jour.
Selon la formule sélectionnée par votre entreprise, vous pouvez réserver jusqu’à 90 jours à l’avance avec la formule Entreprise, 14 jours avec Premium et 3 jours avec Communauté.
Lors de la création d’une réunion, une grille contenant tous les créneaux horaires disponibles pour la journée en cours vous sera présentée. Cliquez sur un créneau disponible puis modifiez l’heure de début et l’heure de fin de la réunion (créneaux de 30 minutes).
Oui c’est possible, il vous suffit pour cela de cocher l’option “Répéter” et choisir le type de répétition que vous souhaitez (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).
- Lors de la réservation, une liste des employés qui ont accès à cette zone vous sera présentée.
- Cochez simplement les collègues que vous souhaitez convier à la réunion et appuyez sur “Confirmer”. Le nombre de participants est limité par la capacité maximale définie par l’administrateur.
- Une invitation à la réunion sera automatiquement envoyée à tous les participants par e-mail.
Oui, une invitation à la réunion sera automatiquement envoyée à l’organisateur et aux participants par e-mail et pourra être acceptée ou refusée. Les invitations qui sont acceptées seront automatiquement ajoutées au calendrier de l’employé (Outlook, Teams, Google, Windows) et à son compte Ronspot.
Oui, votre entreprise peut activer un système des rappels automatiques inclus dans Ronspot permettant d’envoyer la veille de la réservation un rappel aux employés qui ont une réservation. Ces notifications peuvent être envoyées directement sur votre téléphone ou par email.
Il y a deux avantages à annuler une réunion sur Ronspot :
- Une mise à jour de la réunion est automatiquement envoyée à tous les participants afin d’annuler la réservation sur leur calendrier
- Le créneau horaire de la réunion redeviendra de nouveau disponible sur Ronspot afin que d’autres employés puissent en profiter
Oui, vos données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon (AWS) à Dublin, en Irlande. Vos données peuvent être entièrement supprimées du système par votre administrateur lorsque vous quittez l’entreprise.
Si vous rencontrez des problèmes avec notre système de réservation de bureaux, allez dans le menu de l’application et sélectionnez l’option «Signaler un problème». Notre équipe basée en Irlande répondra à toutes vos questions sous 24 heures, du lundi au vendredi.
Administrateur
- Les bureaux et les salles de réunion peuvent être ajoutés dans la même zone et sur le même plan.
- Après avoir ajouté un plan sur Ronspot, l’administrae même plan.
- Les employés sont autorisés à réserver un bureau et plusieurs salles de réunion par jour
Oui. Notre système de réservation de salles de réunion vous permet de gérer plusieurs emplacements avec différents fuseaux horaires dans différents pays depuis le même compte administrateur Ronspot. Créez simplement différentes zones dans votre compte, une pour chaque emplacement et restreignez les utilisateurs à des zones.
- Les zones sont utilisées pour délimiter des zones auxquelles vos employés peuvent accéder. Selon vos besoins, il peut s’agir de différentes villes, différents bâtiments, différents étages, différentes sections d’un même bureau.
- Une fois que vous avez créé vos zones, vous pouvez attribuer une ou plusieurs zones à chaque employé. Ainsi, ils ne pourront voir et réserver les salles de réunion que dans les zones qui leur ont été attribuées.
Upload de plans
Dans le panneau d’administration, Ronspot vous permet d’uploader un plan de vos bureaux pour chacune de vos zones. Il vous suffit de glisser et déposer l’outil de sélection pour rendre chaque salle de réunion (et bureau) interactif.
Création de plans
Si vous n’avez pas de plan de vos bureaux, pas d’inquiétude, vous pouvez simplement utiliser le constructeur de plans de Ronspot vous permettant d’ajouter et déplacer des bureaux, murs, portes, meubles, etc. sur un fond blanc.
Oui, vous pouvez définir une limite pour la capacité d’accueil de chaque salle afin de limiter le nombre de personnes autorisées à entrer en même temps. Si vous fixez la limite à 10 par exemple, l’organisateur de la réunion pourra sélectionner et inviter jusqu’à 9 participants.
Oui, c’est possible, il suffit pour cela de modifier la salle de réunion depuis le panneau d’administration, sélectionner l’option “Restreindre” et sélectionner le nom du ou des employés. Cette salle de réunion sera disponible depuis l’application uniquement pour le(s) employé(s) correspondant(s).
Une fois les différentes règles créées par l’administrateur, notre logiciel de réservation de bureaux fonctionne tout seul et nécessite très peu de supervision. Par exemple, pour activer un nouveau compte employé, examiner les rapports de performance, etc.
Oui, il vous suffit de cliquer sur l’onglet “Réunions” du panneau d’administration pour afficher la liste complète des réunions programmées.
Oui, vous pouvez joindre tous vos employés via l’application en utilisant des notifications push et/ou des emails. Ce système peut être utilisé par exemple pour des communications urgentes concernant le bureau (par exemple, le traçage de cas contacts, etc.).
Oui, Ronspot est une solution 3 en 1 qui permet aux employés de réserver des bureaux, des salles de réunion et des places de parking à partir de la même application et permet aux administrateurs de gérer les trois à partir du même panneau d’administration.
Oui. Nous avons déjà intégré l’application avec différents systèmes d’accès pour différents clients. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande.
- Toutes les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur cloud Amazon AWS à Dublin en Irlande, en utilisant les normes les plus élevées en matière de confidentialité et de sécurité des données.
- Ronspot est également certifié ISO 27001 : une preuve de notre engagement en matière de protection des données.
Votre compte administrateur Ronspot peut être configuré en une journée. L’assistance à l’installation et configuration est incluse dans notre formule Entreprise.
On recommande généralement aux entreprises une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer leurs employés concernant Ronspot.
Nous proposons 3 formules différentes (Communauté, Premium et Entreprise) à partir de 0 € par mois. Vous pouvez comparer nos différentes formules ici et trouver celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez également faire un devis gratuit en ligne que vous recevrez en quelques minutes par email.
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Découvrez gratuitement toutes les fonctionnalités de la formule Entreprise pendant 30 jours. Votre compte sera automatiquement basculé vers la formule Communauté (gratuite pour toujours) après 30 jours.
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