Logiciel de réservation de salles de réunion

Aidez vos employés à collaborer grâce au système de réservation de salles de réunion Ronspot®.

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Système de réservation de salles de réunion intuitif pour vos employés

Ronspot permet à vos employés de consulter la disponibilité en temps réel des salles de réunion de l’entreprise et de réserver une salle pour la durée qu’ils souhaitent.

L’organisateur de la réunion peut également rendre la réunion périodique s’il souhaite qu’elle se répète à intervalle régulier. Il peut également sélectionner les collègues qu’il souhaite inviter à rejoindre la réunion (en fonction de la capacité d’accueil de la salle). Les invitations aux réunions sont automatiquement envoyées aux participants par e-mail et ajoutées à leurs calendriers Outlook, Teams, Google et Windows.

Le système de réservation de salles de réunion est intégré à notre système de réservation de bureaux, permettant aux employés de sélectionner et de réserver un bureau et une salle de réunion directement depuis le même plan interactif !

Meeting Room Web Version

Réserver en toute simplicité

Disponibilité en temps réel

Dites adieu aux doubles réservations et aux réunions qui se chevauchent. Grâce à notre logiciel de réservation de salles de réunion, vos employés peuvent voir en un coup d’œil quelles salles de réunion et quelles plages horaires sont libres. Ils peuvent réserver une salle de réunion pour la durée qu’ils souhaitent et jusqu’à 90 jours à l’avance. La disponibilité des salles est actualisée en temps réel et la confirmation de la réservation est immédiate.

Répéter une réunion

Pour créer une réunion périodique, l’organisateur doit simplement sélectionner l’option “Répéter” lors de la réservation à Ronspot et sélectionner la fréquence de la réunion (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).

Inviter des participants

Pour faciliter la réservation d’une salle de réunion, l’organisateur a accès à la liste des employés qui ont accès au bureau et peut simplement cocher les participants qu’il souhaite inviter. Une limite maximale pour la capacité d’accueil de chaque salle de réunion peut être définie afin de limiter efficacement le nombre de participants à chaque réunion.

Intégration au calendrier

Tous les participants recevront automatiquement une invitation à la réunion par e-mail et pourront accepter ou refuser la réunion. Une fois la réunion acceptée, celle-ci sera automatiquement ajoutée au calendrier de l’employé (calendrier Outlook, Teams, Google et Windows) et à son compte Ronspot.

Système facile d'utilisation

Utilisé directement par les employés

Les employés sont directement en charge du logiciel de réservation de salles de réunion. Ils peuvent consulter la disponibilité des salles et réserver eux-mêmes une salle de réunion à tout moment. La liste des employés autorisés à réserver une salle de réunion peut également être restreinte par l’administrateur.

Rappels et annulations

Afin d’optimiser le taux d’occupation, Ronspot envoie automatiquement des rappels avant les réunions et permet à l’organisateur d’une réunion de l’annuler en quelques clics si nécessaire. Pour les réunions périodiques, l’organisateur peuvent choisir d’annuler l’occurrence en cours ou toute la série. Les créneaux horaires qui sont annulés redeviennent automatiquement disponibles sur Ronspot et peuvent être réservés par d’autres employés.

Aperçu des réunions

Les administrateurs ont accès depuis le panneau d’administration à la liste de toutes les réunions qui ont été programmées. Ils peuvent consulter le détails de chaque réunion (heure, participants, notes, etc.) et apporter des modifications.

Intégration au système de réservation de bureaux

Les salles de réunion sont directement intégrées à notre système de réservation de bureaux. Cela permet aux employés de visualiser et de réserver des bureaux et des salles de réunion depuis un seul et même plan interactif.

Meeting Room Admin Panel

Fonctionnement

Pourquoi choisir Ronspot pour réserver vos salles de réunion

Découvrez les avantages de Ronspot et comment notre logiciel peut aider vos employés à collaborer.

Solution 3 en 1

Nos systèmes de réservation de bureaux, de places de parking et de salles de réunion font partie du même logiciel. Cela signifie que les administrateurs peuvent gérer les trois depuis le même panneau d’administration et que les employés peuvent réserver les trois depuis la même application !

Mise en place rapide

Créer et configurer votre compte Ronspot peut être fait en moins de 24 heures. Nous recommandons généralement une période de transition de 2 à 3 semaines pour avoir le temps d’informer vos employés concernant l’application mobile et comment s’inscrire.

Facile à configurer

En tant qu’administrateur, vous pouvez définir de nombreuses règles, comme par exemple autoriser l’accès à certaines zones à certains employés uniquement, attribuer un nombre de crédits différent d’un employé à un autre, automatiser des réservations répétées, empêcher certains employés de réserver certains jours, etc.

Système autonome

L’application fonctionne toute seule et nécessite peu de configuration et de suivi. Établissez simplement vos règles et laissez vos employés faire le reste. Vous pouvez même nommer des chefs d’équipe pour superviser les réservations des autres employés et effectuer les réservations en leur nom.

Suivi & modifications

Depuis le tableau de bord du panneau d’administration, l’administrateur peut consulter toutes les réunions en temps réel et pour chaque jour. L’administrateur a un contrôle total sur les réservations et peut en ajouter de nouvelles, et modifier ou supprimer n’importe quelle réservation.

Protection des données

Ronspot est une application mobile téléchargeable gratuitement sur Google Play (Android) et l’App Store (iOS). Le système utilise la plateforme cloud d’Amazon (AWS) afin de garantir le maximum de sécurité pour les données et est entièrement conforme au RGPD.

Certifié ISO 27001

La protection de votre vie privée est notre priorité absolue chez Ronspot. Notre certification ISO 27001 (la plus haute norme de sécurité reconnue internationalement) est une preuve du sérieux avec lequel nous prenons la sécurité de vos données.

Assistance technique

Les utilisateurs de l’application peuvent signaler un problème directement depuis l’application en appuyant simplement sur un bouton. Notre équipe est basée en Irlande et s’engage à répondre à toutes vos questions dans les 24 heures, du lundi au vendredi.

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Tarifs

À partir de 0 € /mois, toutes nos formules incluent un nombre illimité d’utilisateurs et de salles de réunion.

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FAQ

Nous avons listé ci-dessous toutes les questions et réponses fréquemment posées sur notre solution de réservation de salles de réunion
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter.

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