Sistema di prenotazione desk, parcheggio e sala riunioni

Dopo aver creato un account aziendale Ronspot gratuito, gli amministratori possono facilmente mappare il layout dell’ufficio e del parcheggio in Ronspot e iniziare a impostare regole di gruppo o individuali per il proprio personale. Ronspot è basato al 100% su cloud ed è accessibile in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.

Con Ronspot coinvolgere i dipendenti non è mai stato così facile e può essere fatto in 2 passaggi:

• scarica l’app Ronspot, disponibile gratuitamente su Google Play e App Store
• accedi con Single Sign-On utilizzando le credenziali Microsoft, Google, Okta o Duo esistenti

Non hai uno smartphone o un single sign-on? I dipendenti possono anche accedere al sistema di prenotazione online e registrarsi utilizzando il proprio indirizzo e-mail.

Le prenotazioni della postazione di lavoro e del parcheggio possono essere gestite dallo stesso account e possono essere prenotate dai dipendenti usando la stessa app.

Il calendario mostra in tempo reale la disponibilità delle postazioni di lavoro e dei posti auto, con un design intuitivo:

Disponibilità in giornata     Nessuna disponibilità in giornata     Il tuo spazio riservato

Con Ronspot Enterprise, i dipendenti possono effettuare prenotazioni fino a 90 giorni in anticipo, rispetto a 14 giorni per Ronspot Premium e 3 giorni per Ronspot Community. Confronta i nostri piani tariffari qui.

Nella parte superiore dello schermo, i dipendenti possono utilizzare il menù a tendina per spostarsi tra le diverse zone a cui è stato concesso l’accesso, postazione di lavoro e/o posto auto. Ciascuna zona ha il proprio calendario di prenotazione.

Il dipendente ha anche la possibilità di impostare dei filtri di ricerca per tipo di desk o posto auto che desidera prenotare.

Ronspot incorpora un sistema interattivo per uffici e parcheggi, che consente al personale di:

• visualizzare i posti disponibili e le prenotazioni dei colleghi sulla stessa mappa
• selezionare l’esatto desk o posto auto che desidera prenotare direttamente sulla mappa
• ricevere una conferma immediata della prenotazione

Una planimetria dell’ufficio e del parcheggio può essere importata direttamente in Ronspot e ogni spazio può essere reso interattivo
utilizzando la nostra funzionalità’ drag & drop.

Non hai una mappa? Ronspot include anche un generatore di mappe, che consente, a partire da una tela bianca, di creare scrivanie, parcheggi, pareti, porte, mobili, ecc.

Con la nostra funzionalità rapida del distanziamento sociale, gli amministratori possono rendere le postazioni di lavoro protette da COVID
con pochi click, semplicemente selezionando sulla mappa le postazioni situate a distanza sociale l’una dall’altra.

Dopo che una postazione di lavoro è stata prenotata, questa scrivania e tutte le relative scrivanie saranno immediatamente non disponibili per la prenotazione da parte di altri dipendenti.

Per evitare che il personale prenoti in eccesso e dare a ogni dipendente la stessa opportunità di effettuare una prenotazione, Ronspot può limitare il numero di prenotazioni che il personale può effettuare in anticipo

• assegnando ad ogni desk e posto auto un costo in crediti (es. 1 prenotazione = 1 credito)
• assegnando ad ogni dipendente un numero limitato di crediti virtuali su base mensile o settimanale

Al contrario, le prenotazioni per il giorno successivo (dopo le 18:00) e le prenotazioni per il giorno stesso sono gratuite (0 crediti) e sono gestite in base all’ordine di arrivo, per garantire la piena occupazione dell’ufficio e del parcheggio ogni giorno.

Per implementare una rotazione dei turni, gli amministratori hanno la possibilità di pianificare automaticamente le prenotazioni dei dipendenti in giorni feriali ripetuti, ogni settimana o ogni due settimane. Una scrivania o un posto auto può essere anche:

• assegnato a un dipendente in modo permanente o solo per un giorno (incl. prenotazione ospiti)
• reso disponibile nell’app solo a dipendenti selezionati

I dipendenti possono liberare il loro spazio riservato in qualsiasi momento con un click e recuperare immediatamente il loro credito. Il loro posto verrà reso immediatamente disponibile per essere utilizzato da altri dipendenti. Ronspot include anche un sistema di rilascio automatico che notifica automaticamente ai dipendenti una prenotazione la sera prima. Se la prenotazione non viene confermata, il posto viene automaticamente liberato.

Con Ronspot, i dipendenti possono confermare direttamente nell’app se sono arrivati o usciti dall’ufficio:

• con un click (sistema di timbratura in ingresso e uscita)
• o scansionando un codice QR generato automaticamente (ogni punto ha un codice QR unico)

Creando un team e nominando uno o più leader per team, ai leader viene data la possibilità di supervisionare le prenotazioni degli altri dipendenti ed effettuare prenotazioni per loro conto, riducendo il carico di lavoro amministrativo.

Gli amministratori possono visualizzare in tempo reale dalla dashboard tutte le prenotazioni e i posti disponibili giorno per giorno.

Gli amministratori hanno accesso ad una varietà di rapporti analitici, tra cui informazioni preziose e fruibili su occupazione giornaliera, domanda, prenotazioni inutilizzate, tracciamento dei contatti, ecc. negli ultimi 90 giorni.