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Affidano le aziende leader a livello globale
Affidano le aziende leader a livello globale
Il nostro sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro consiste in un pannello di amministrazione e un’app mobile intuitiva (accessibile anche online) che consente ai tuoi dipendenti di prenotare le scrivanie durante il giorno quando ne hanno bisogno.
Con una mappa interattiva che rappresenta fedelmente il loro ufficio, i dipendenti possono visualizzare la disponibilità delle scrivanie in tempo reale e con un click prenotare la scrivania scelta.
Il software Ronspot Office Hoteling è la soluzione perfetta per le aziende che stanno cercando di ridimensionare il proprio ufficio e trovare l’equilibrio tra lavoro in ufficio e lavoro da casa, garantendo la sicurezza a tutti i dipendenti.
Dopo aver aperto l’app, ai dipendenti viene presentato un calendario che mostra la disponibilità in tempo reale delle scrivanie per ogni giorno del mese e fino a 90 giorni in anticipo.
Dopo aver selezionato un giorno dal calendario, ai dipendenti viene mostrata una mappa interattiva che rappresenta fedelmente il loro ufficio (Ronspot incorpora il proprio strumento per la creazione di mappe). Possono visualizzare le prenotazioni effettuate dai colleghi e con un click prenotare la scrivania scelta.
Ronspot ti consente di contrassegnare le scrivanie con distanza sociale. Una volta che il desk è stato prenotato, questa postazione di lavoro e tutte le relative scrivanie non saranno immediatamente disponibili per la prenotazione da parte di altri dipendenti.
Ai dipendenti viene assegnata immediatamente la loro postazione di lavoro e non è necessario attendere una conferma. Il sistema si aggiorna istantaneamente e garantisce che due persone non possano prenotare la stessa scrivania, dando tranquillità ai dipendenti prima che entrino in ufficio.
Dopo aver impostato il tuo account aziendale Ronspot, coinvolgere i tuoi dipendenti è molto semplice.
Con Single Sign-On (Google, Microsoft, Okta, Duo)
Senza Single Sign-On
Quando si apre l’app, ai dipendenti viene mostrato un calendario mostrando la disponibilità dei desk per ogni giorno del mese e fino a 3 mesi in anticipo.
Legenda del calendario
Un cerchio pieno verde significa che c’è almeno uno spazio disponibile per la giornata
Un cerchio barrato significa che non c’è disponibilità per il giorno
Uno sfondo blu significa che hai uno spazio riservato per la giornata
Il nostro sistema di prenotazione mostra la disponibilità in tempo reale. Pertanto, se qualcuno in azienda rilascia uno spazio, il dipendente può semplicemente aggiornare l’app e vedere che lo spazio diventa immediatamente disponibile.
Che cos’è una zona?
Le zone possono essere create dall’amministratore nel pannello di amministrazione di Ronspot per soddisfare diverse posizioni, piani, stanze o anche diverse sezioni di una stessa stanza. Ogni zona ha il proprio calendario delle prenotazioni.
Chi ha accesso a una zona?
Nel pannello di amministrazione, l’amministratore può:
Come passare da una zona all’altra?
I dipendenti possono passare da una zona all’altra utilizzando il menù a tendina sopra il calendario. I dipendenti possono vedere solo le zone a cui è stato concesso l’accesso.
Se non c’è disponibilità in una zona, i dipendenti possono semplicemente passare a una zona diversa e accedere a un calendario di disponibilità diverso.
Con Ronspot, i dipendenti hanno la possibilità di applicare filtri per restringere la ricerca.
Come impostare i tags
Filtrare con i tag
Prenotare un desk è molto semplice e si effettua in 5 secondi:
Il nostro sistema crediti è stato progettato per aiutare le aziende a gestire la domanda in modo efficiente ed equo. Il suo scopo è quello di:
Prenotazioni future
Il sistema limita il numero dei desk che ogni dipendente può prenotare in anticipo ogni mese:
Quando il saldo raggiunge lo zero, non è più possibile effettuare una prenotazione in anticipo fino a quando il dipendente non ha ricaricato i suoi crediti.
Prenotazioni per lo stesso giorno e per il giorno successivo
Per garantire la piena occupazione dell’ufficio, effettuare una prenotazione per il giorno corrente o per il successivo (dopo un orario stabilito dall’azienda) non costa alcun credito al dipendente. I desk sono assegnati in base all’ordine di arrivo e possono essere prenotati da qualsiasi dipendente, anche se il suo credito è azzerato.
Rilascio manuale
I dipendenti con scrivania riservati che decidono di non recarsi in ufficio possono liberare il proprio spazio in qualsiasi momento con un semplice click. Devono semplicemente selezionare la loro prenotazione (sul calendario delle prenotazioni o sulla mappa) e premere “Rilascia spot”:
Ronspot include anche un sistema di promemoria che invia automaticamente la notte precedente alla prenotazione un’e-mail e/o una notifica del booking.
Rilascio automatico
Allo stesso modo, se il rilascio automatico è attivo, la stessa e-mail e/o notifica chiederà ai dipendenti di confermare la prenotazione entro due ore. In caso contrario, la loro prenotazione verrà automaticamente annullata e il loro spazio sarà nuovamente disponibile nell’app per la prenotazione da parte di altri dipendenti
L’amministratore può abilitare il sistema di check-in per assicurarsi che i dipendenti siano arrivati e abbiano lasciato l’ufficio e può scegliere tra queste due opzioni:
L’icona del check-in è visibile solo ai dipendenti con una prenotazione per il giorno corrente.
A partire da 0€/mese, tutti i piani prevedono utenti illimitati e scrivanie illimitati, e sono pensati per ogni esigenza e budget.
Confronta i nostri piani Community, Premium e Enterprise e trova quello giusto per la tua azienda.
Scopri il software hoteling di Ronspot e come può aiutare i tuoi dipendenti a tornare al lavoro in sicurezza.
La configurazione del tuo account Ronspot può essere eseguita in un giorno. Di solito consigliamo un periodo di transizione da 2 a 3 settimane per avere il tempo di informare i tuoi dipendenti sull’app di prenotazione e su come utilizzarla al meglio.
In qualità di amministratore, puoi impostare molte regole, tra cui concedere ai dipendenti l’accesso a zone specifiche, assegnare un importo di crediti diversi da un dipendente all’altro, pianificare prenotazioni ricorrenti, impedire ad alcuni utenti di prenotare in giorni specifici, ecc.
Ronspot include strumenti di reporting avanzati che forniscono informazioni preziose e fruibili sull’occupazione giornaliera, la domanda, la tracciabilità dei contatti, ecc. Ti aiutano a vedere esattamente come vengono utilizzati il tuo ufficio e il tuo parcheggio e ad apportare le modifiche necessarie.
Ronspot è un’app mobile nativa che può essere scaricata gratuitamente su Google Play e App Store. L’app utilizza il sistema cloud di Amazon (AWS) per garantire la massima sicurezza dei dati ed è pienamente conforme al GDPR.
Per noi di Ronspot proteggere la tua privacy è la nostra massima priorità. Essere certificati ISO 27001, il più alto standard di sicurezza riconosciuto a livello internazionale, è un segno di quanto prendiamo sul serio la sicurezza dei tuoi dati.
Gli utenti possono segnalare un problema direttamente dall’app con un click. Il nostro team di assistenza clienti dedicato qui in Irlanda
mira a rispondere a tutte le domande entro 24 ore, dal lunedì al venerdì.