Crea il posto di lavoro di domani con Ronspot® Desk Booking System. Un software per lo Smart Office che garantisce il distanziamento sociale per rendere il tuo posto di lavoro sicuro contro il COVID.
Scelto dalle aziende leader a livello globale
Un software per lo Smart Office che aiuta il personale a tornare al lavoro in sicurezza
Il nostro sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro consiste in un pannello di amministrazione e un’app mobile intuitiva (accessibile anche online) che consente ai tuoi dipendenti di prenotare le scrivanie durante il giorno quando ne hanno bisogno.
Con una mappa interattiva che rappresenta fedelmente il loro ufficio, i dipendenti possono visualizzare la disponibilità delle scrivanie in tempo reale e con un click prenotare la scrivania scelta. Qualsiasi desk situato all’interno dell’area di distanza sociale di un dipendente non sarà immediatamente disponibile per la prenotazione da parte di altri dipendenti.
Il software Ronspot Office Hoteling è la soluzione perfetta per le aziende che stanno cercando di ridimensionare il proprio ufficio e trovare l’equilibrio tra lavoro in ufficio e lavoro da casa, garantendo la sicurezza a tutti i dipendenti.
Prenotazione desk facile
Calendario delle disponibilità in tempo reale
Dopo aver aperto l’app, ai dipendenti viene presentato un calendario che mostra la disponibilità in tempo reale delle scrivanie per ogni giorno del mese e fino a 90 giorni in anticipo.
Mappa interattiva / Planimetria
Dopo aver selezionato un giorno dal calendario, ai dipendenti viene mostrata una mappa interattiva che rappresenta fedelmente il loro ufficio (Ronspot incorpora il proprio strumento per la creazione di mappe). Possono visualizzare le prenotazioni effettuate dai colleghi e con un click prenotare la scrivania scelta.
Distanziamento sociale integrato
Ronspot ti consente di contrassegnare le scrivanie con distanza sociale. Una volta che il desk è stato prenotato, questa postazione di lavoro e tutte le relative scrivanie non saranno immediatamente disponibili per la prenotazione da parte di altri dipendenti.
Prenotazione Garantita
Ai dipendenti viene assegnata immediatamente la loro postazione di lavoro e non è necessario attendere una conferma. Il sistema si aggiorna istantaneamente e garantisce che due persone non possano prenotare la stessa scrivania, dando tranquillità ai dipendenti prima che entrino in ufficio.
Meno carico di lavoro, più efficienza
Gestione della domanda
Ronspot utilizza un sistema di crediti virtuali gratuiti per dare a ogni dipendente la stessa opportunità di effettuare una prenotazione ed evitare l’overbooking. Incorpora anche un sistema intelligente di rilascio che incoraggia i dipendenti che non vengono in ufficio a cancellare la loro prenotazione e a rendere nuovamente disponibile il desk per la prenotazione di altri dipendenti.
Gestito da dipendenti
Il nostro intuitivo software office hoteling è gestito direttamente dai dipendenti, che possono effettuare autonomamente le prenotazioni e decidere quando recarsi in ufficio. Un amministratore può essere nominato per monitorare le prenotazioni dei dipendenti ed effettuare prenotazioni per conto loro.
Prenotazioni ricorrenti
Gli amministratori hanno anche la possibilità di creare un programma di turni e assegnare una postazione di lavoro a un dipendente lo stesso giorno ogni settimana o ogni due settimane.
Visibilità e check-in in tempo reale
Dalla dashboard di Ronspot gli amministratori possono visualizzare in tempo reale e giorno per giorno le postazioni riservate, disponibili o bloccate a causa del distanziamento sociale. Hanno la possibilità di creare, eliminare o modificare qualsiasi prenotazione. Gli amministratori possono anche visualizzare in qualsiasi momento quali dipendenti sono in loco e richiedere di effettuare il check-in e il check-out per dimostrare che sono arrivati o hanno lasciato l’ufficio.
Come funziona Ronspot
Dopo aver impostato il tuo account aziendale Ronspot, coinvolgere i tuoi dipendenti è molto semplice.
Con Single Sign-On (Google, Microsoft, Okta, Duo)
- I dipendenti devono semplicemente scaricare l’app Ronspot su Google Play (Android), App Store (iOS) o accedere online.
- E accedi utilizzando le loro credenziali Google, Microsoft, Okta o Duo esistenti.
Senza Single Sign-On
- I dipendenti devono prima registrarsi su https://signup.ronspot.ie/ utilizzando il loro indirizzo e-mail aziendale. Per motivi di sicurezza, il loro account dovrà essere confermato manualmente.
- Possono scaricare l’app Ronspot su Google Play (Android), App Store (iOS) o accedere online.
- E accedere utilizzando il loro indirizzo e-mail e la password.
Quando si apre l’app, ai dipendenti viene mostrato un calendario mostrando la disponibilità dei desk per ogni giorno del mese e fino a 3 mesi in anticipo.
Legenda del calendario
Un cerchio pieno verde significa che c’è almeno uno spazio disponibile per la giornata
Un cerchio barrato significa che non c’è disponibilità per il giorno
Uno sfondo blu significa che hai uno spazio riservato per la giornata
Il nostro sistema di prenotazione mostra la disponibilità in tempo reale. Pertanto, se qualcuno in azienda rilascia uno spazio, il dipendente può semplicemente aggiornare l’app e vedere che lo spazio diventa immediatamente disponibile.
Che cos’è una zona?
Le zone possono essere create dall’amministratore nel pannello di amministrazione di Ronspot per soddisfare diverse posizioni, piani, stanze o anche diverse sezioni di una stessa stanza. Ogni zona ha il proprio calendario delle prenotazioni.
Chi ha accesso a una zona?
Nel pannello di amministrazione, l’amministratore può:
- modificare ogni dipendente individualmente
- e concedere loro l’accesso a zone specifiche creare un gruppo, aggiungere dipendenti al gruppo
- e selezionare le zone a cui possono accedere
Come passare da una zona all’altra?
I dipendenti possono passare da una zona all’altra utilizzando il menù a tendina sopra il calendario. I dipendenti possono vedere solo le zone a cui è stato concesso l’accesso.
Se non c’è disponibilità in una zona, i dipendenti possono semplicemente passare a una zona diversa e accedere a un calendario di disponibilità diverso.
Con Ronspot, i dipendenti hanno la possibilità di applicare filtri per restringere la ricerca.
Come impostare i tags
- Nel pannello di amministrazione, l’amministratore può creare fino a 20 tag diversi. I tag sono interamente personalizzabili (es. scrivanie regolabili, doppio monitor, cavo ethernet, finestra, ecc.)
- L’amministratore può modificare singolarmente ogni scrivania e aggiungere più tag a ciascuno di essi.
Filtrare con i tag
- Sul calendario delle prenotazioni e sulla mappa interattiva, i dipendenti possono fare click sull’icona del filtro
per visualizzare l’elenco dei filtri disponibili. - Quindi devono semplicemente mettere una spunta sui tag a cui sono interessati e fare click su “Applica” per aggiornare e mostrare la disponibilità solo per le scrivanie corrispondenti.
Prenotare un desk è molto semplice e si effettua in 5 secondi:
- Selezione di un giorno – Sul calendario, i dipendenti devono semplicemente cliccare il pallino verde per il giorno che desiderano prenotare.
- Mappa interattiva – Questo li porterà ad una mappa interattiva del loro ufficio, con scrivanie codificati a colori:
Disponibilità dei desk
Scrivanie prenotati da altri dipendenti
Scrivanie non disponibili (distanziamento sociale o inattivi)
- Selezione di una scrivania – Devono semplicemente cliccare uno spazio disponibile per prenotare e confermare
- Conferma immediata – La scrivania diventerà blu
e verrà assegnata istantaneamente al dipendente. Inoltre, diventerà immediatamente non disponibile per la prenotazione da parte di altri dipendenti.
Il nostro sistema crediti è stato progettato per aiutare le aziende a gestire la domanda in modo efficiente ed equo. Il suo scopo è quello di:
- impedire ai dipendenti di prenotare in eccesso a spese dei loro colleghi
- dare a ogni dipendente la stessa opportunità di effettuare una prenotazione
- garantire un tasso di occupazione ottimale dell’ufficio fino al 100% giornaliero
Prenotazioni future
Il sistema limita il numero dei desk che ogni dipendente può prenotare in anticipo ogni mese:
- assegnando ad ogni scrivania un costo virtuale in crediti (es. 1 prenotazione = 1 credito)
- assegnando a ogni dipendente un numero limitato di crediti virtuali su base mensile
- azzeramento automatico del bilancio attivo del dipendente all’inizio di ogni mese (i crediti residui non possono essere recuperati)
Quando il saldo raggiunge lo zero, non è più possibile effettuare una prenotazione in anticipo fino a quando il dipendente non ha ricaricato i suoi crediti.
Prenotazioni per lo stesso giorno e per il giorno successivo
Per garantire la piena occupazione dell’ufficio, effettuare una prenotazione per il giorno corrente o per il successivo (dopo un orario stabilito dall’azienda) non costa alcun credito al dipendente. I desk sono assegnati in base all’ordine di arrivo e possono essere prenotati da qualsiasi dipendente, anche se il suo credito è azzerato.
Rilascio manuale
I dipendenti con scrivania riservati che decidono di non recarsi in ufficio possono liberare il proprio spazio in qualsiasi momento con un semplice click. Devono semplicemente selezionare la loro prenotazione (sul calendario delle prenotazioni o sulla mappa) e premere “Rilascia spot”:
- Di conseguenza, la scrivania verrà automaticamente rilasciata nuovamente e sarà disponibile nell’app per la prenotazione da parte di altri dipendenti
- Inoltre, il credito usato per la prenotazione verrà immediatamente ripristinato sull’account del dipendente e può essere utilizzato per prenotare un giorno alternativo
Ronspot include anche un sistema di promemoria che invia automaticamente la notte precedente alla prenotazione un’e-mail e/o una notifica del booking.
Rilascio automatico
Allo stesso modo, se il rilascio automatico è attivo, la stessa e-mail e/o notifica chiederà ai dipendenti di confermare la prenotazione entro due ore. In caso contrario, la loro prenotazione verrà automaticamente annullata e il loro spazio sarà nuovamente disponibile nell’app per la prenotazione da parte di altri dipendenti
L’amministratore può abilitare il sistema di check-in per assicurarsi che i dipendenti siano arrivati e abbiano lasciato l’ufficio e può scegliere tra queste due opzioni:
- Check-in manuale: i dipendenti devono cliccare questa icona
nell’app per timbrare in ingresso e in uscita - Check-in del codice QR: i dipendenti devono cliccare questa icona
dell’app per scansionare un codice QR (ogni punto ha un codice QR unico e generato automaticamente)
L’icona del check-in è visibile solo ai dipendenti con una prenotazione per il giorno corrente.
Perché Ronspot è il sistema di prenotazione desk per te
Scopri il software hoteling di Ronspot e come può aiutare i tuoi dipendenti a tornare al lavoro in sicurezza.
La configurazione del tuo account Ronspot può essere eseguita in un giorno. Di solito consigliamo un periodo di transizione da 2 a 3 settimane per avere il tempo di informare i tuoi dipendenti sull’app di prenotazione e su come utilizzarla al meglio.
In qualità di amministratore, puoi impostare molte regole, tra cui concedere ai dipendenti l’accesso a zone specifiche, assegnare un importo di crediti diversi da un dipendente all’altro, pianificare prenotazioni ricorrenti, impedire ad alcuni utenti di prenotare in giorni specifici, ecc.
Ronspot include strumenti di reporting avanzati che forniscono informazioni preziose e fruibili sull’occupazione giornaliera, la domanda, la tracciabilità dei contatti, ecc. Ti aiutano a vedere esattamente come vengono utilizzati il tuo ufficio e il tuo parcheggio e ad apportare le modifiche necessarie.
Ronspot è un’app mobile nativa che può essere scaricata gratuitamente su Google Play e App Store. L’app utilizza il sistema cloud di Amazon (AWS) per garantire la massima sicurezza dei dati ed è pienamente conforme al GDPR.
Per noi di Ronspot proteggere la tua privacy è la nostra massima priorità. Essere certificati ISO 27001, il più alto standard di sicurezza riconosciuto a livello internazionale, è un segno di quanto prendiamo sul serio la sicurezza dei tuoi dati.
Gli utenti possono segnalare un problema direttamente dall’app con un click. Il nostro team di assistenza clienti dedicato qui in Irlanda
mira a rispondere a tutte le domande entro 24 ore, dal lunedì al venerdì.
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