Incoraggia la collaborazione tra dipendenti con il sistema di prenotazione delle sale riunioni Ronspot®.
Scelto dalle aziende leader a livello globale
Un intuitivo sistema di prenotazione delle sale meeting per aiutare il personale a garantire uno spazio per le riunioni
Con Ronspot, i tuoi dipendenti possono ora visualizzare la disponibilità delle meeting rooms in tempo reale e assicurarsi una sala per la durata di cui hanno bisogno.
E’ possible anche impostare una ricorrenza specifica per ripetere automaticamente una prenotazione a intervalli regolari e invitare i colleghi a partecipare alla riunione, in base alla capacità massima della sala. Gli inviti per il meeting vengono inviati automaticamente a tutti i partecipanti tramite e-mail e integrati con i calendari di Outlook, Teams, Google e Windows.
Il sistema di prenotazione delle sale riunioni è integrato nel nostro sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro, consentendo al personale di selezionare e prenotare un desk e una sala riunioni direttamente dalla stessa mappa interattiva!
Prenotazione facile
Calendario disponibilità in tempo reale
Dì addio alle doppie prenotazioni e sovrapposizioni. Con il nostro software di prenotazione delle sale riunioni, i dipendenti possono visualizzare a colpo d’occhio quali sale riunioni e fasce orarie sono libere. E possono prenotare una sala riunioni per la durata di cui hanno bisogno e fino a 90 giorni in anticipo. Gli aggiornamenti del sistema sono in tempo reale e le conferme di prenotazione sono istantanee.
Riunioni ricorrenti
Per programmare una riunione ricorrente, l’organizzatore deve semplicemente selezionare l’opzione “Ripeti” al momento della prenotazione in Ronspot e selezionare la frequenza della riunione (giornaliera, settimanale o mensile).
Invitare i partecipanti
Per semplicifare il processo di prenotazione l’organizzatore ha accesso all’ elenco di tutti i dipendenti che hanno accesso all’ufficio e può semplicemente selezionare i partecipanti direttamente dalla lista. Un limite massimo di occupazione può essere impostato per ogni sala riunioni per limitare in modo efficiente il numero di partecipanti .
Integrazione del calendario
Tutti i partecipanti riceveranno automaticamente un invito al meeting via e-mail e potranno accettare o rifiutare l’invito. Se l’invito viene accettato verrà automaticamente aggiunto al calendario del dipendente (Outlook, Teams, calendario di Google e Windows) e al suo account Ronspot.
Meno carico di lavoro, più efficienza
Gestito da dipendenti
Il nostro intuitivo software per la prenotazione delle sale riunioni è gestito direttamente dai dipendenti, consentendo loro di visualizzare la disponibilità e prenottare e una meeting room sempre e ovunque in autonomia. L’elenco dei dipendenti autorizzati a prenotare una sala riunioni può essere limitato dall’amministratore.
Promemoria e cancellazioni
Per garantire flessibilità e massima occupazione, Ronspot invia automaticamente promemoria prima delle riunioni e consente agli organizzatori di annullare una riunione in pochi clic. Per le riunioni ricorrenti, possono scegliere di annullare l’evento corrente o l’intera serie. Le fasce orarie annullate diventano immediatamente disponibili in Ronspot per gli altri dipendenti.
Panoramica
Gli amministratori hanno accesso all’elenco completo delle riunioni programmate dal pannello di amministrazione e possono visualizzare i dettagli della riunione (ora, partecipanti, note, ecc.) e apportare eventuali modifiche.
Integrazione con la funzione Desk booking
Le sale riunioni sono integrate direttamente nel nostro sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro, consentendo ai dipendenti di visualizzare e prenotare scrivanie e sale riunioni dalla stessa planimetria interattiva.
Come funziona Ronspot
Dopo aver impostato il tuo account aziendale Ronspot, coinvolgere i tuoi dipendenti è molto semplice.
Con Single Sign-On (Google, Microsoft, Okta, Duo)
- I dipendenti devono semplicemente andare a questa pagina.
- E accedi utilizzando le loro credenziali Google, Microsoft, Okta o Duo esistenti.
Senza Single Sign-On
- I dipendenti devono prima registrarsi su questa pagina utilizzando il loro indirizzo e-mail aziendale. Per motivi di sicurezza, il loro account dovrà essere confermato manualmente.
- uindi devono semplicemente andare a questa pagina
- E accedere utilizzando il loro indirizzo e-mail e la password.
Quando si apre l’app, ai dipendenti viene presentato un calendario che mostra la disponibilità delle sale riunioni per ogni giorno del mese e fino a 3 mesi in anticipo.
Legenda del calendario
Un punto verde pieno significa che c’è almeno una fascia oraria della sala riunioni disponibile in giornata.
Un cerchio barrato significa che non c’è disponibilità per la giornata
Uno sfondo blu significa che hai una sala riunioni prenotata per la giornata
Il nostro sistema di prenotazione delle sale meeting mostra la disponibilità in tempo reale. Pertanto, se un organizzatore annulla una riunione, gli altri dipendenti possono semplicemente aggiornare la pagina e vedere la fascia oraria diventa immediatamente disponibile.
Con Ronspot, i dipendenti hanno la possibilità di applicare filtri per restringere la ricerca.
Impostazione dei tag
Nel pannello di amministrazione, l’amministratore può creare fino a 20 tag diversi per le sale riunioni. I tag sono completamente personalizzabili e l’amministratore può modificare ogni sala riunioni individualmente e aggiungere più tag.
Filtraggio per tag
Sul calendario delle prenotazioni e sulla mappa interattiva, i dipendenti possono fare clic sul filtro per visualizzare l’elenco dei filtri disponibili. Quindi devono semplicemente spuntare i tag a cui sono interessati e fare clic su “Applica” per aggiornare e mostrare la disponibilità solo per le sale riunioni corrispondenti.
Che cos’è una zona?
Le zone possono essere create dall’amministratore nel pannello di amministrazione di Ronspot per soddisfare diverse posizioni, piani, stanze o anche diverse sezioni di una stessa stanza. Ogni zona ha il proprio calendario delle prenotazioni.
Chi ha accesso a una zona?
Nel pannello di amministrazione, l’amministratore può:
- modificare ogni dipendente individualmente e concedere loro l’accesso a zone specifiche
- creare un gruppo, aggiungere dipendenti al gruppo e selezionare le zone a cui è consentito accedere
Come passare da una zona all’altra?
I dipendenti possono passare da una zona all’altra utilizzando il menu a tendina sopra il calendario. I dipendenti possono vedere solo le zone a cui è stato concesso l’accesso. Se non c’è disponibilità in una zona, i dipendenti possono semplicemente passare a una zona diversa e accedere a un calendario di disponibilità diverso
Prenotare una sala riunioni è molto semplice e può essere fatto in un paio di minuti:
-
-
- Seleziona un giorno – Sul calendario, i dipendenti devono semplicemente toccare il punto verde per il giorno che desiderano prenotare.
- Mappa interattiva – Questo li porterà a una mappa interattiva del loro ufficio, con sale riunioni codificate a colori:
-
- Sale riunioni disponibi
- Sale riunioni al completo
- Sale riunioni inattive
-
- Selezionare una sala riunioni – Semplicemente fai clic su una sala riunioni disponibile
- Selezionare un’oratio – Si può visualizzare e selezionare una fascia oraria disponibile per la riunione
- Impostazione della frequenza della riunione (facoltativo) – Gli organizzatori della riunione hanno la possibilità di impostare una ricorrenza specifica per ripetere automaticamente una prenotazione (giornaliera, settimanale o mensile)
- Invitare i partecipanti – Infine, viene presentato loro l’elenco dei dipendenti che hanno accesso a quella zona e possono selezionare chi desiderano invitare
- Conferma immediata – La sala riunioni diventerà blu e verrà assegnata immediatamente al dipendente. Inoltre, non sarà più disponibile per la prenotazione da parte di altri dipendenti.
- Seleziona un giorno – Sul calendario, i dipendenti devono semplicemente toccare il punto verde
-
Gli organizzatori possono annullare una riunione con un clic. Devono semplicemente cliccare la prenotazione (sul calendario delle prenotazioni o sulla mappa) e premere rilascia spot”.
Per le riunioni ricorrenti, possono scegliere se annullare l’occorrenza corrente o l’intera serie di riunioni. Di conseguenza, le fasce orarie verranno automaticamente rilasciate e diventeranno disponibili nell’app per la prenotazione da parte di altri dipendenti
Perché Ronspot è il sistema di prenotazione delle sale riunioni che fa per te
Scopri il software di prenotazione delle sale riunioni di Ronspot e come può aiutare i tuoi dipendenti a tornare al lavoro in sicurezza.
I nostri sistemi di prenotazione desk, parcheggio e sale riunioni fanno parte di uno stesso software. Ciò significa che gli amministratori possono gestire tutti e tre dallo stesso pannello di amministrazione e i dipendenti possono prenotare tutti e tre dalla stessa app!
Impostazione del tuo account Ronspot può essere fatto entro un giorno. Di solito si consiglia un periodo di onboarding di 2 settimane per avere il tempo di informare e preparare tutti i dipendenti
In qualità di amministratore, puoi impostare molte regole, tra cui limitare la capacità della sala riunioni, concedere ai dipendenti l’accesso a zone specifiche, pianificare prenotazioni ricorrenti, impedire ad alcuni utenti di prenotare in giorni specifici, ecc.
L’app funziona da sola e richiede poca gestione e supervisione. Imposta semplicemente le tue regole e lascia che i tuoi dipendenti facciano il resto. Puoi anche nominare i team leader per supervisionare le prenotazioni degli altri dipendenti ed effettuare prenotazioni per loro conto.
Dal pannello di amministrazione, gli amministratori possono visualizzare l’elenco completo delle riunioni giorno per giorno e in tempo reale. Hanno il pieno controllo delle riunioni e possono aggiungerle, modificarle o cancellarle.
Ronspot è un’app mobile nativa che può essere scaricata gratuitamente su Google Play E App Store. L’app utilizza il sistema cloud Amazon (AWS) per garantire la massima sicurezza dei dati ed è pienamente conforme al GDPR.
La protezione della tua privacy è la nostra priorità assoluta. La certificazione ISO 27001 -il più alto standard di sicurezza riconosciuto a livello internazionale- è un segno di quanto prendiamo sul serio la sicurezza dei dati
Gli utenti possono segnalare un problema direttamente con il semplice tocco di un pulsante. Il nostro team di assistenza clienti basato in Irlanda mira a rispondere a tutte le domande entro 24 ore, dal lunedì al venerdì
Crea il tuo account gratuito oggi
e scopri tutte le funzionalità per 30 giorni
Prenota una demo gratuita
Seleziona una data e un’ora e prenota una videochiamata di 45 minuti con il nostro team.
Ti guideremo attraverso il pannello di amministrazione, l’app mobile e risponderemo a tutte le tue domande.
Prezzo
A partire da 0 €/mese, tutti i piani includono utenti illimitati e sale riunioni illimitate e sono progettati per soddisfare tutte le esigenze e tutti i budget.
Confronta i nostri piani Community, Premium ed Enterprise e trova quello giusto per la tua azienda.
Domande Frequenti
Di seguito abbiamo elencato tutte le domande e le risposte più frequenti sul nostro sistema di prenotazione delle sale riunioni.
Se non riesci a trovare la risposta alla tua domanda, non esitare a contattarci.
L’app mobile Ronspot può essere scaricata gratuitamente su Google Play (Android) e App Store (iOS).
Nota: la prenotazione della sala riunioni è attualmente disponibile solo nella versione web (aggiornamenti dell’app in arrivo)
Con Single Sign-On (SSO)
Se la tua azienda utilizza il Single Sign-On, devi semplicemente toccare l’icona Microsoft, Google, Duo o Okta nella pagina di login.
Senza Single Sign-On
Se non utilizzi il Single Sign-On, registrati semplicemente su questa pagina utilizzando il tuo indirizzo email di lavoro. Ronspot rileverà automaticamente il dominio e-mail e lo assegnerà all’account della tua azienda. Per motivi di sicurezza, l’account dovrà essere attivato manualmente dall’amministratore aziendale prima di poter accedere.
La tua azienda può caricare su Ronspot una planimetria dell’ufficio contenente le diverse sale riunioni. Ciò consente di visualizzare la mappa interattiva e selezionare direttamente dalla mappa la sala riunioni che si desidera prenotare.
Se la tua azienda utilizza Ronspot anche per gestire le proprie scrivanie e/o parcheggi, puoi visualizzare direttamente sulla mappa le prenotazioni degli altri dipendenti.
In alternativa, puoi anche utilizzare l’opzione “Cerca prenotazioni” nel menu dell’app per cercare il nome di un collega e vedere in quali giorni ha prenotato.
Le prenotazioni delle sale riunioni sono illimitate, ogni giorno i dipendenti possono prenotare tutte le fasce orarie di cui hanno bisogno.
A seconda del piano scelto dalla tua azienda, puoi prenotare fino a 90 giorni in anticipo con Enterprise, 14 giorni con Premium e 3 giorni con Community.
Quando si pianifica una riunione, ti verrà presentata una griglia contenente tutte le fasce orarie disponibili per il giorno in questione. Fare clic su uno slot disponibile e scegli l’ora di inizio e l’ora di fine della riunione (fasce orarie di 30 minuti).
Si, puoi. Se selezioni l’opzione “Ripeti”, potrai scegliere tra una ricorrenza giornaliera, settimanale e mensile.
- Durante il processo di prenotazione, ti verrà presentato l’elenco dei dipendenti che hanno accesso a questo ufficio
- Semplicemente spunta i colleghi che desideri invitare alla riunione e premi “Conferma”. Il numero dei partecipanti è ristretto dal limite di capienza della sala riunioni stabilito dall’amministratore.
- Un invito alla riunione verrà inviato automaticamente a tutti i partecipanti tramite e-mail.
Sì, un invito alla riunione verrà inviato automaticamente all’organizzatore e ai partecipanti tramite e-mail e può essere accettato o rifiutato. Le riunioni accettate verranno automaticamente aggiunte al calendario del dipendente (Outlook, Teams, Google, Windows) e al suo account Ronspot.
Sì, la tua azienda può impostare promemoria automatici in Ronspot da inviare ai dipendenti che hanno una prenotazione per il giorno successivo. Queste notifiche possono essere inviate direttamente sul tuo cellulare o via e-mail.
Ci sono due principali incentivi per annullare un incontro su Ronspot:
- Un invito alla riunione aggiornato viene inviato a tutti i partecipanti per informarli dell’annullamento
- La fascia oraria della riunione tornerà immediatamente disponibile in Ronspot per la prenotazione da parte di altri dipendenti
Sì, i tuoi dati sono archiviati in modo sicuro sul server cloud Amazon AWS a Dublino, in Irlanda. I tuoi dati possono essere completamente rimossi dal sistema dal responsabile dell’ufficio quando lasci l’azienda.
In caso di problemi con il nostro software di prenotazione delle sale riunioni, accedi semplicemente al menu dell’app e seleziona l’opzione “Segnala un problema”. Il team di assistenza clienti Ronspot ha sede in Irlanda e risponderà a tutte le domande entro 24 ore, dal lunedì al venerdì.
Responsabile dell’Ufficio
- Le scrivanie e le sale riunioni possono essere aggiunte all’interno della stessa zona e prenotate dalla stessa mappa, oppure possono essere aggiunte a una zona diversa.
- Dopo aver caricato una planimetria dell’ufficio su Ronspot, l’amministratore può selezionare le scrivanie e le sale riunioni sulla stessa mappa.
- I dipendenti possono prenotare una scrivania e diverse sale riunioni al giorno
Sì. Il nostro sistema di prenotazione delle sale riunioni ti consente di gestire diverse sedi in più fusi orari in diversi paesi dallo stesso admin account Ronspot. Semplicemente nel tuo account crea diverse zone, una per ogni sede e limita l’accesso degli utenti alle zone conforme.
- Le zone vengono utilizzate per delimitare le aree a cui possono accedere i dipendenti. A seconda delle tue esigenze, possono essere diversi uffici, piani, stanze, sezioni di una stanza, ecc.
- Dopo aver creato le tue zone, puoi concedere a ciascun dipendente l’accesso a diverse zone. Di conseguenza, i dipendenti potranno visualizzare e prenotare solo le sale riunioni.
Caricatore di mappe
Nel pannello di amministrazione, Ronspot ti consente di caricare una planimetria esistente per ciascuna delle tue zone. Usa la funzione drag & drop per rendere le sale riunioni (e le scrivanie) interattive.
Costruttore di mappe
Se non si dispone di una mappa, si può semplicemente utilizzare il costruttore di mappe Ronspot e costruire l’area utilizzando la funzione drag&drop è possibile mettere scrivanie, pareti, porte, mobili, ecc in una tela bianca.
Sì, è possibile impostare un’occupazione massima per ogni sala riunioni per limitare il numero di persone ammesse contemporaneamente. Se ad esempio imposti il limite su 10, l’organizzatore della riunione sarà in grado di selezionare e invitare fino a 9 partecipanti.
Si, puoi. Basta modificare la sala riunioni nel pannello di amministrazione, selezionare l’opzione “Limitato” e selezionare il nome del dipendente. Questa sala riunioni apparirà disponibile nell’app solo per i dipendenti corrispondenti.
Una volta che le diverse regole sono state impostate dall’amministratore, il nostro software funziona da solo e richiede pochissima supervisione. Puoi anche nominare team leaders per supervisionare le prenotazioni di altri dipendenti ed effettuare prenotazioni per loro conto.
Sì, fai semplicemente clic sulla scheda “Riunioni” del pannello di amministrazione per visualizzare l’elenco delle riunioni pianificate.
Sì, puoi contattare tutti i tuoi dipendenti contemporaneamente tramite l’app utilizzando notifiche push e/o e-mail. Utile per comunicazioni urgenti riguardanti l’ufficio (es. Tracciamento dei contatti, ecc.).
Yes. We have already integrated the app with different access systems for different clients. Feel free to contact us for any inquiries.
Sì. Abbiamo già integrato l’app con diversi sistemi di accesso per diversi clienti. Non esitate a contattarci per qualsiasi richiesta.
- Tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro sul server cloud Amazon AWS a Dublino, in Irlanda, utilizzando gli standard più elevati per la privacy e la sicurezza dei dati.
- Ronspot è anche certificato ISO 27001, una prova del nostro impegno in termini di protezione dei dati.
Il tuo account amministratore Ronspot può essere configurato entro un giorno. L’assistenza onboarding è inclusa nel nostro piano Enterprise.
Una volta impostato l’account, le aziende generalmente consentono un periodo di acquisizione di 2 settimane per informare i propri dipendenti circa Ronspot.
Offriamo 3 diversi piani (Community, Premium ed Enterprise), a partire da €0 almese. Puoi confrontare i nostri diversi piani qui e trovare quello giusto per la tua azienda. Puoi anche utilizzare il nostro quote generator per ricevere un preventivo gratuito e istantaneo via e-mail.
Crea un account gratuito
Scopri tutte le funzionalità Enterprise gratuitamente per 30 giorni.
Il tuo account tornerà automaticamente al nostro piano forever free piano forever free dopo 30 giorni.
Prenota una Demo
Prenota una demo gratuita e ti guideremo attraverso la nostra app mobile e il pannello di amministrazione e risponderemo a tutte le tue domande.