Prenotazione Sale Riunioni

L’app mobile Ronspot può essere scaricata gratuitamente su Google Play (Android) e App Store (iOS).

Nota: la prenotazione della sala riunioni è attualmente disponibile solo nella versione web (aggiornamenti dell’app in arrivo)

Con Single Sign-On (SSO)

Se la tua azienda utilizza il Single Sign-On, devi semplicemente toccare l’icona Microsoft, Google, Duo o Okta nella pagina di login.

Senza Single Sign-On

Se non utilizzi il Single Sign-On, registrati semplicemente su questa pagina utilizzando il tuo indirizzo email di lavoro. Ronspot rileverà automaticamente il dominio e-mail e lo assegnerà all’account della tua azienda. Per motivi di sicurezza, l’account dovrà essere attivato manualmente dall’amministratore aziendale prima di poter accedere.

La tua azienda può caricare su Ronspot una planimetria dell’ufficio contenente le diverse sale riunioni. Ciò consente di visualizzare la mappa interattiva e selezionare direttamente dalla mappa la sala riunioni che si desidera prenotare.

Se la tua azienda utilizza Ronspot anche per gestire le proprie scrivanie e/o parcheggi, puoi visualizzare direttamente sulla mappa le prenotazioni degli altri dipendenti.

In alternativa, puoi anche utilizzare l’opzione “Cerca prenotazioni” nel menu dell’app per cercare il nome di un collega e vedere in quali giorni ha prenotato.

Le prenotazioni delle sale riunioni sono illimitate, ogni giorno i dipendenti possono prenotare tutte le fasce orarie di cui hanno bisogno.

A seconda del piano scelto dalla tua azienda, puoi prenotare fino a 90 giorni in anticipo con Enterprise, 14 giorni con Premium e 3 giorni con Community.

Quando si pianifica una riunione, ti verrà presentata una griglia contenente tutte le fasce orarie disponibili per il giorno in questione. Fare clic su uno slot disponibile e scegli l’ora di inizio e l’ora di fine della riunione (fasce orarie di 30 minuti).

Si, puoi. Se selezioni l’opzione “Ripeti”, potrai scegliere tra una ricorrenza giornaliera, settimanale e mensile.

Sì, la tua azienda può impostare promemoria automatici in Ronspot da inviare ai dipendenti che hanno una prenotazione per il giorno successivo.  Queste notifiche possono essere inviate direttamente sul tuo cellulare o via e-mail.

Ci sono due principali incentivi per annullare un incontro su Ronspot:

• Un invito alla riunione aggiornato viene inviato a tutti i partecipanti per informarli dell’annullamento
• La fascia oraria della riunione tornerà immediatamente disponibile in Ronspot per la prenotazione da parte di altri dipendenti

Sì, i tuoi dati sono archiviati in modo sicuro sul server cloud Amazon AWS a Dublino, in Irlanda. I tuoi dati possono essere completamente rimossi dal sistema dal responsabile dell’ufficio quando lasci l’azienda.

In caso di problemi con il nostro software di prenotazione delle sale riunioni, accedi semplicemente al menu dell’app e seleziona l’opzione “Segnala un problema”. Il team di assistenza clienti Ronspot ha sede in Irlanda e risponderà a tutte le domande entro 24 ore, dal lunedì al venerdì.

• Le scrivanie e le sale riunioni possono essere aggiunte all’interno della stessa zona e prenotate dalla stessa mappa, oppure possono essere aggiunte a una zona diversa.
• Dopo aver caricato una planimetria dell’ufficio su Ronspot, l’amministratore può selezionare le scrivanie e le sale riunioni sulla stessa mappa.
• I dipendenti possono prenotare una scrivania e diverse sale riunioni al giorno

Sì. Il nostro sistema di prenotazione delle sale riunioni ti consente di gestire diverse sedi in più fusi orari in diversi paesi dallo stesso admin account Ronspot. Semplicemente nel tuo account crea diverse zone, una per ogni sede e limita l’accesso degli utenti alle zone conforme.

• Le zone vengono utilizzate per delimitare le aree a cui possono accedere i dipendenti. A seconda delle tue esigenze, possono essere diversi uffici, piani, stanze, sezioni di una stanza, ecc.
• Dopo aver creato le tue zone, puoi concedere a ciascun dipendente l’accesso a diverse zone. Di conseguenza, i dipendenti potranno visualizzare e prenotare solo le sale riunioni.

Caricatore di mappe

Nel pannello di amministrazione, Ronspot ti consente di caricare una planimetria esistente per ciascuna delle tue zone. Usa la funzione drag & drop per rendere le sale riunioni (e le scrivanie) interattive.

Costruttore di mappe

Se non si dispone di una mappa, si può semplicemente utilizzare il costruttore di mappe Ronspot e costruire l’area utilizzando la funzione drag&drop è possibile mettere scrivanie, pareti, porte, mobili, ecc in una tela bianca.

Sì, è possibile impostare un’occupazione massima per ogni sala riunioni per limitare il numero di persone ammesse contemporaneamente. Se ad esempio imposti il limite su 10, l’organizzatore della riunione sarà in grado di selezionare e invitare fino a 9 partecipanti.

Si, puoi. Basta modificare la sala riunioni nel pannello di amministrazione, selezionare l’opzione “Limitato” e selezionare il nome del dipendente. Questa sala riunioni apparirà disponibile nell’app solo per i dipendenti corrispondenti.

Una volta che le diverse regole sono state impostate dall’amministratore, il nostro software funziona da solo e richiede pochissima supervisione. Puoi anche nominare team leaders per supervisionare le prenotazioni di altri dipendenti ed effettuare prenotazioni per loro conto.

Sì, fai semplicemente clic sulla scheda “Riunioni” del pannello di amministrazione per visualizzare l’elenco delle riunioni pianificate.

Sì, puoi contattare tutti i tuoi dipendenti contemporaneamente tramite l’app utilizzando notifiche push e/o e-mail. Utile per comunicazioni urgenti riguardanti l’ufficio (es. Tracciamento dei contatti, ecc.).

Sì, Ronspot è una soluzione 3 in 1 che consente ai dipendenti di prenotare scrivanie, sale riunioni e parcheggi dalla stessa app e consente agli amministratori di gestirli tutti e tre dallo stesso pannello di amministrazione.

Yes. We have already integrated the app with different access systems for different clients. Feel free to contact us for any inquiries.
Sì. Abbiamo già integrato l’app con diversi sistemi di accesso per diversi clienti. Non esitate a contattarci per qualsiasi richiesta.

• Tutti i dati vengono archiviati in modo sicuro sul server cloud Amazon AWS a Dublino, in Irlanda, utilizzando gli standard più elevati per la privacy e la sicurezza dei dati.
• Ronspot è anche certificato ISO 27001, una prova del nostro impegno in termini di protezione dei dati.

Il tuo account amministratore Ronspot può essere configurato entro un giorno. L’assistenza onboarding è inclusa nel nostro piano Enterprise.

Una volta impostato l’account, le aziende generalmente consentono un periodo di acquisizione di 2 settimane per informare i propri dipendenti circa Ronspot.

Offriamo 3 diversi piani (Community, Premium ed Enterprise), a partire da €0 almese. Puoi confrontare i nostri diversi piani qui e trovare quello giusto per la tua azienda. Puoi anche utilizzare il nostro quote generator per ricevere un preventivo gratuito e istantaneo via e-mail.