Na de pandemie werd SEG Automotive belast met het veilig terugbrengen van medewerkers naar kantoor. In de zomer van 2021 vertelde Vladimiro Ferreira, hoofd automatisering, dat het kantoor in Portugal de kantoorbezetting handmatig moest beheren. Dit betekende het omgaan met planning en alle specifieke verzoeken (zoals het veranderen van bureau of het aanvragen van een specifieke ruimte). Volgens Vladimiro, “was het de gekste excel sheet ooit.”
Om nog maar te zwijgen van het feit dat de werknemers ten tijde van de uitvoering nog een sociale afstand nodig hadden om ter plaatse te kunnen werken. Met meer werknemers dan bureaus, en de hoeveelheid administratief werk die nodig is om het personeel tevreden te houden, realiseerde SEG Automotive zich dat ze een verandering nodig hadden.
Ronspot werd geïntroduceerd bij SEG Automotive Portugal en alles veranderde voor Vladimiro en het team. SEG Automotive kon sociale afstandsregels instellen, werknemers hun eigen bureaus laten reserveren en hun eigen interactieve kantoorplattegrond bouwen met behulp van Ronspot’s ontwerptool voor plattegronden. De medewerkers hielden van de mogelijkheid om zowel in de web app als via de Ronspot App voor mobiel boekingen te doen.
Voor het bedrijf, zei Vladimiro, “was het mogelijk om snel over alle gegevens betreffende de bezettingsgraad te beschikken” – door de analytische rapporten te gebruiken om er belangrijke gegevens uit te halen voor managementrapporten. Zelfs nu, waar sociale afstand niet meer nodig is, stelt het systeem SEG in staat regels op te stellen rond boekingen voor verschillende groepen en teams binnen de organisatie. Vladimiro sprak over onboarding en onderhoud van de oplossing en voegde daaraan toe: “Het beste van alles is dat de eerste installatie in een middag werd gedaan, door één persoon, zonder hulp van buitenaf. Zelfs nu is het onderhoudsniveau zo laag dat we het zelfs vergeten.”
