100%
Bureaudeling op z’n best: SEG Automotive’s slimme werkplektransformatie
inzicht in bureaubezetting
185+
medewerkers
Sinds 2021
vertrouwt op Ronspot
De uitdaging: kantoorbezetting beheren met “het gekste Excelsheet ooit”
SEG Automotive kreeg de taak om de terugkeer van medewerkers naar kantoor efficiënt te organiseren.
In de zomer van 2021 legde Vladimiro Ferreira, Head of Automation, uit dat het Portugese kantoor de kantoorbezetting handmatig moest beheren. Dit betekende eindeloos plannen, wijzigingen verwerken en specifieke verzoeken afhandelen — zoals het wisselen van bureaus of reserveren van bepaalde plekken. “Het was echt het gekste Excelsheet ooit.” – Vladimiro Ferreira.
Met meer medewerkers dan bureaus en een enorme administratieve last werd al snel duidelijk dat er een betere oplossing nodig was.
“Snel te implementeren, eenvoudig te beheren en intuïtief in gebruik.”
– SEG Automotive
De aanpak: samen naar een slimmere werkplek
Ronspot werkte nauw samen met SEG Automotive om hun uitdagingen rond werkplekbeheer op te lossen — niet alleen de directe problemen van beperkte bureaus en zware administratie, maar ook om het bedrijf klaar te stomen voor toekomstige groei. De Ronspot-werkplekplatform met functies voor bureaureservering en ruimtemanagement werd uitgerold in het Portugese kantoor en snel omarmd door medewerkers.
De uitdagingen — en hoe Ronspot ze oploste
Handmatige en tijdrovende administratie
Het handmatig beheren van bureaus zorgde voor constante planningsproblemen, wijzigingsverzoeken en een hoge werkdruk voor het management.
Ronspot automatiseerde het reserveringsproces, waardoor medewerkers hun eigen boekingen konden beheren via web en mobiele app — zonder tussenkomst van de administratie.
Beperkt aantal bureaus
Met meer medewerkers dan werkplekken was het moeilijk om plekken eerlijk en efficiënt toe te wijzen.
Dankzij flexibele boekingsregels kon SEG Automotive de beschikbaarheid beheren per team of groep, wat zorgde voor eerlijke toegang tot schaarse middelen.
Gebrek aan inzicht in kantoorbezetting
Het management had weinig zicht op het gebruik van bureaus en kon geen nauwkeurige rapporten opstellen.
De rapportage- en analysetools van Ronspot gaven real-time inzicht in gebruik en bezettingsgraad, waardoor managers direct overzicht kregen.
Inefficiënte systemen en onderhoud
Eerdere tools waren complex, foutgevoelig en vergden veel onderhoud.
Ronspot werd in één middag geïmplementeerd door één persoon — met minimaal onderhoud daarna. “Het werkt zo soepel dat we er soms gewoon niet meer aan denken.” – Vladimiro Ferreira.
De resultaten: slimmer boeken, tevredener medewerkers en volledig inzicht
Met Ronspot’s bureaureserveringssysteem heeft SEG Automotive Portugal het kantoorbeheer gestroomlijnd en medewerkers meer autonomie gegeven.
Waarom Ronspot
Ronspot biedt een eenvoudige, intuïtieve en krachtige oplossing die de problemen van SEG Automotive rond werkplekbeheer volledig heeft weggenomen.
Klaar om uw werkplek te transformeren?