Vergaderruimte reserveringssysteem

Met Ronspot kun je een plattegrond van je kantoor uploaden waarin alle vergaderruimtes zijn opgenomen. Je ziet een interactieve kaart en kunt direct vanuit de kaart de ruimte kiezen die je wilt reserveren.

Ja — als je bedrijf Ronspot ook gebruikt voor het beheren van werkplekken en/of parkeerplekken, zie je via de kaart welke collega’s al iets geboekt hebben. Bovendien kun je in de app via “Zoek boekingen” de naam van een collega invoeren en zien op welke dagen diegene een vergaderruimte heeft gereserveerd.

Er zijn geen beperkingen qua aantal boekingen per dag — je kunt dagelijks zoveel tijdslots reserveren als nodig. Wel hangt het vooruit plannen af van het abonnement van je bedrijf: met het Enterprise-abonnement kun je tot 365 dagen vooraf boeken; met het Premium-abonnement tot 14 dagen van tevoren.

Bij het inplannen van een vergadering zie je een rooster met alle beschikbare tijdslots van de dag (in blokken van 30 minuten). Je klikt op een vrij slot en past dan de start- en eindtijd aan.

Begin met het vastleggen van duidelijke richtlijnen: wie mag reserveren, welke regels gelden, en wat de verwachtingen van medewerkers zijn. Communiceer deze duidelijk, vraag feedback en evalueer het proces regelmatig om te zorgen dat het gebruik soepel verloopt.

De analysegegevens van Ronspot geven sterke inzichten in de bezettingsgraad en het gebruik van ruimtes. Met data over hoe en wanneer ruimtes gebruikt worden, kun je je kantoor efficiënter inrichten. Via de boekingsregels van Ronspot kun je ook een hybride werkwijze ondersteunen door de capaciteit van verdiepingen in de gaten te houden.