Werkplek reserveringssysteem

Na het openen van de app krijgen medewerkers een kalender te zien met de beschikbaarheid van bureaus voor elke dag van de maand, en tot 3 maanden in de toekomst.

Kalenderlegenda

Een groene punt geeft aan dat er ten minste één plek beschikbaar is voor de dag

Een cirkel met een kruis geeft aan dat er niets beschikbaar is voor de dag

Een blauwe achtergrond geeft aan dat u gereserveerde ruimte hebt voor de dag

Ons reserveringssysteem toont de beschikbaarheid in realtime. Als iemand dus in het bedrijf een ruimte vrijgeeft, dan hoeft de medewerker alleen maar naar beneden te vegen om de app te vernieuwen en te zien dat de ruimte meteen beschikbaar is.

Wat is een zone?

Zones kunnen door de beheerder worden gecreëerd in het beheerderspaneel in Ronspot voor verschillende locaties, etages, ruimtes, of zelfs verschillende secties van dezelfde ruimte. Elke zone heeft een eigen kalender voor het reserveren.

Wie heeft toegang tot een zone?

In het beheerderspaneel kan een beheerder:

• elk individu apart bewerken en toegang tot specifieke zones verlenen;
• een groep creëren, medewerkers toevoegen tot die groep, en de zones selecteren waartoe zij toegang hebben.

Hoe te switchen tussen zones?

Medewerkers kunnen switchen tussen zones en het dropdown-menu boven de kalender gebruiken. Medewerkers kunnen alleen de zones zie waartoe zij toegang hebben.

Als er niets beschikbaar is in een zone, dan kan de medewerker gewoon overschakelen naar een andere zone en een andere kalender bekijken voor de beschikbaarheid.

Dankzij Ronspot hebben medewerkers de mogelijkheid om filters toe te passen om hun zoekopdracht te verfijnen.

Tags instellen

1. In het beheerderspaneel kan een beheerder tot wel 20 verschillende tags creëren. De tags zijn volledig aan te passen (bijv. een staand bureau, dubbele monitors, ethernetkabel, raam, et cetera).
2. De beheerder kan elk bureau apart bewerken en meerder tags aan elk van hen toevoegen.

Filteren op tags

1. Medewerkers kunnen op het filterpictogram  klikken om de lijst van beschikbare filters te laten verschijnen op de kalender en de interactieve kaart.
2. Ze hoeven alleen maar op de tags te klikken waarin ze zijn geïnteresseerd en op „Toepassen” te klikken om te vernieuwen en om de beschikbaarheid voor alleen de passende bureaus weer te geven.

Een bureau reservering is heel makkelijk en kan binnen vijf seconden worden gedaan:

1. Een dag kiezen – een medewerker kan op de kalender gewoon op de groene punt  tikken voor de dag die hij of zij wilt reserveren.
2. Interactieve kaart – dit zal de medewerker naar een interactieve kaart van hun kantoor leiden, met kleurgecodeerde bureaus:
   • Beschikbare bureaus
   • Bureaus gereserveerd door andere medewerkers
   • Bureaus die niet beschikbaar zijn (‘social distancing’ of niet actief)
3. Het selecteren van een bureau – ze hoeven alleen maar op de beschikbare ruimte te tikken om deze te reserveren en te bevestigen.
4. Directe bevestiging – het bureau wordt blauw en onmiddellijk toegewezen aan de medewerker. Tevens wordt het meteen niet meer beschikbaar voor andere medewerkers.

Onze kredietsysteem is ontworpen om bedrijven te helpen de vraag efficiënt en eerlijk te beheren. Het doel is om:

• te voorkomen dat medewerkers te veel reserveren ten koste van collega;
• elke medewerker dezelfde kans te geven een reservering te maken;
• de optimale bezettingsgraad dagelijks tot 100% te garanderen.

Toekomstige reserveringen

Het systeem beperkt het aantal bureaus welke elke medewerker van tevoren elke maand kan reserveren door:

• aan elk bureau virtuele kosten in kredietpunten toe te wijzen (bijv. 1 reservering = 1 kredietpunt)
• aan elke medewerker een beperkt aantal virtuele kredietpunten per maand toe te wijzen
• door aan het begin van elke maan het kredietsaldo van de medewerker te resetten (kredietpunten kunnen niet naar de volgende maand worden meegenomen)

Als het saldo bijna nul is, dan kunnen er pas weer reserveringen van tevoren worden gemaakt als de kredietpunten van de medewerker weer worden aangevuld.

Reserveringen dezelfde dag en de volgende dag

Het maken ven een reservering voor de huidige dag of de volgende dag (na het door het bedrijf ingestelde tijdstip) kost de medewerker geen punten zodat de bezettingsgraad van de bureaus volledig is. De bureaus worden op basis van wie het komt, het eerst maalt toebedeeld, en kunnen door elke medewerker zelf worden gereserveerd, zelfs als hun kredietsaldo nul is.

Handmmatig vrijgeven

Medewerkers met een gereserveerd bureau en die besluiten niet naar kantoor te komen kunnen hun ruimte elk moment vrijgeven door op een knop te tikken. Ze hoeven alleen maar op hun reservering te tikken (op de kalender of op de kaart) en op „Plek vrijgeven” drukken.

• Het gevolg is dat het bureau automatisch zal worden vrijgegeven en weer beschikbaar wordt voor andere medewerkers om te reserveren.
• Bovendien worden de gespendeerde kredietpunten direct teruggegeven aan het account van de medewerker en deze kunnen op een andere dag worden gebruikt.

Ronspot bevat ook een herinneringssysteem dat automatisch op de voorafgaande avond een e-mailbericht en/of push-melding verzend naar medewerkers met een reservering.

Automatisch vrijgeven

Als automatisch vrijgeven is ingeschakeld, dan zal hetzelfde e-mailbericht en/of melding aan de medewerkers vragen hun reservering binnen twee uren te bevestigen. Als ze dat niet doen, dan wordt de reservering automatisch geannuleerd en wordt hun ruimte weer beschikbaar in de app voor andere medewerkers om te reserveren.

De beheerder kan het systeem voor inchecken inschakelen om er zeker van te zijn dat medewerkers zijn gearriveerd en vertrokken, en uit twee opties kiezen:

• Handmatig inchecken – medewerkers moeten op dit pictogram in de app tikken om in- en uit te checken.
• Inchecken met een QR-code – medewerkers moeten op dit pictogram in de app tikken om een QR-code te scannen (elke plek heeft een unieke en automatisch gegenereerde QR-code).

Het pictogram voor het inchecken is alleen zichtbaar voor medewerkers met een reservering voor de huidige dag.