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Eli Lilly transformó la eficiencia de su espacio y ahorró más de 3 millones de euros con Ronspot
millones de euros ahorrados
2:1
ratio empleado/escritorio
Más de 400
horas ahorradas en análisis manual
El desafío: cuando el éxito se convierte en problema
Cuando un rápido crecimiento se combina con un espacio limitado, la mayoría de las empresas se enfrentan a una decisión costosa: expandirse o restringirse. Eli Lilly encontró una tercera opción.
La oficina de Cork se había concebido como un centro insignia: un espacio moderno, con un escritorio asignado para cada empleado. Pero en 2023, el éxito trajo un nuevo reto. El equipo había crecido un 35%, superando los 1.900 empleados, y en 2025 ya eran más de 2.300.
Con solo 1.030 escritorios disponibles, incluso con el modelo híbrido, la incertidumbre era diaria: ¿Habría sitio disponible al llegar a la oficina?
“Nos enfrentábamos a una decisión que ninguna empresa en crecimiento quiere tomar: invertir más de 3 millones de euros al año en nuevas instalaciones o encontrar una forma más inteligente de aprovechar el espacio existente.”
Para los empleados, el problema era más personal. Los nuevos temían no poder sentarse junto a sus equipos; los veteranos sufrían la incertidumbre diaria; y los equipos de proyecto tenían dificultades para coordinar la colaboración presencial.
“No necesitábamos más espacio, solo una forma más inteligente de usarlo.”
– Facility Manager, Eli Lilly
Las consecuencias: más allá de los metros cuadrados
Más allá del coste económico, Eli Lilly se enfrentaba a retos operativos que amenazaban su cultura colaborativa:
- Experiencia del empleado: desplazamientos innecesarios para descubrir que no había puestos disponibles.
- Coordinación de equipos: sin visibilidad de los horarios de los compañeros, la colaboración dependía del azar.
- Desperdicio de recursos: algunas zonas estaban medio vacías mientras otras se saturaban.
- Ineficiencia operativa: incluso los proveedores de catering sufrían la falta de previsión, generando un alto nivel de desperdicio de comida.
El equipo de instalaciones comprendió que necesitaban algo más que un sistema de reservas: una transformación del espacio de trabajo.
Cómo Ronspot hizo posible la transformación
Visibilidad en tiempo real
Los empleados podían ver la disponibilidad de escritorios en tiempo real a través de la app móvil de Ronspot antes de salir de casa, eliminando desplazamientos innecesarios y ansiedad al llegar.
Asignación flexible de escritorios
Ronspot sustituyó las zonas fijas por un sistema totalmente reservable, donde los 1.030 escritorios estaban disponibles para cualquier empleado, maximizando la ocupación en toda la oficina.
Coordinación de equipos
La plataforma ofrecía visibilidad sobre las reservas de los compañeros, permitiendo planificar días de oficina compartidos para una colaboración más efectiva.
Analítica del lugar de trabajo
Ronspot se integró con los sistemas de control de acceso y RR. HH. de Lilly para ofrecer la imagen más precisa de asistencia y uso del espacio, facilitando decisiones fundamentadas sobre capacidad y planificación futura.
Más de 3 millones de euros ahorrados en costes inmobiliarios al optimizar el espacio existente.
Más de 400 horas recuperadas mediante automatización del análisis de ocupación.
Ratio 2:1 empleado/escritorio alcanzado sin afectar la satisfacción del personal.
Desperdicio alimentario reducido a solo 5 comidas sobrantes al día gracias a una mejor previsión de asistencia.
El motor del éxito
La analítica de Ronspot permitió identificar tendencias de uso y asistencia, optimizando la disponibilidad durante los picos de demanda.
El sistema inteligente evitó sobreocupaciones y maximizó la utilización, permitiendo pasar del modelo 1:1 al 2:1 de manera eficiente.
Los datos de asistencia en tiempo real se compartieron con socios operativos, como Sodexo, mejorando la previsión y reduciendo el desperdicio alimentario de decenas a solo 5 comidas diarias.
Los equipos ganaron autonomía total para planificar su espacio de trabajo, eliminando la necesidad de más de 400 horas de análisis manual.
Por qué Eli Lilly eligió Ronspot
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