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Eli Lilly steigert Flächeneffizienz und spart über 3 Millionen € mit Ronspot
Millionen € Einsparungen
2:1
Verhältnis Mitarbeitende : Schreibtisch
400+
Stunden eingespart durch Automatisierung
Die Herausforderung: Wenn Erfolg zum Problem wird
Wenn schnelles Wachstum auf begrenzten Raum trifft, stehen viele Unternehmen vor einer teuren Entscheidung: erweitern oder einschränken. Eli Lilly fand eine dritte Lösung.
Das Büro in Cork war als modernes Vorzeigeprojekt mit einem Arbeitsplatz für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter geplant. Doch bis 2023 war das Team um 35 % gewachsen – auf über 1.900 Personen. 2025 waren es bereits 2.300, die Cork ihr berufliches Zuhause nennen.
Mit nur 1.030 Schreibtischen stellte sich trotz hybrider Arbeitsmodelle täglich dieselbe Frage: Wird es heute einen Platz zum Arbeiten geben?
„Wir standen vor einer Entscheidung, die kein wachsendes Unternehmen gerne trifft“, erklärt das Facility-Team. „Entweder jährlich über 3 Millionen € in neue Büroflächen investieren – oder lernen, unsere bestehende Fläche smarter zu nutzen.“
Für die Mitarbeitenden war das Problem greifbar: Neue Kolleg:innen wussten nicht, ob sie in der Nähe ihres Teams sitzen könnten. Langjährige Mitarbeitende spürten den täglichen Stress der Unsicherheit. Projektteams kämpften damit, sich im Büro gezielt zu koordinieren.
„Wir brauchten keine größere Fläche – nur eine intelligentere Art, sie zu nutzen.“
– Facility Manager, Eli Lilly
Die Auswirkungen: Mehr als nur Quadratmeter
Neben den finanziellen Aspekten drohten betriebliche Probleme die Unternehmenskultur zu belasten:
- Mitarbeitererlebnis: Viele kamen ins Büro, nur um keinen freien Platz zu finden.
- Teamkoordination: Ohne Einblick in die Anwesenheitspläne der Kolleg:innen fand Zusammenarbeit zufällig statt – nicht gezielt.
- Ressourcenverschwendung: Einige Bereiche waren halbleer, während andere überfüllt waren.
- Betriebliche Ineffizienz: Selbst Catering-Partner litten unter schwankender Auslastung – was zu erheblicher Lebensmittelverschwendung führte.
Das Facility-Management wusste: Ein reines Buchungssystem würde nicht reichen. Es brauchte eine echte Arbeitsplatztransformation.
Wie Ronspot die Transformation ermöglichte
Echtzeit-Transparenz
Mitarbeitende konnten über die benutzerfreundliche App in Echtzeit sehen, welche Schreibtische frei waren – noch bevor sie das Haus verließen. So entfielen unnötige Wege und Ankunftsstress.
Flexible Arbeitsplatzzuweisung
Statt starrer Teamzonen ermöglichte Ronspot eine vollständig flexible Belegung. Alle 1.030 Arbeitsplätze konnten von allen Mitarbeitenden gebucht werden – für maximale Auslastung im gesamten Büro.
Bessere Teamkoordination
Die Plattform machte Buchungen sichtbar, sodass Teams ihre Präsenztage gezielt abstimmen und effektiver zusammenarbeiten konnten.
Intelligente Arbeitsplatz-Analysen
Durch die Integration in Zutritts- und HR-Systeme erhielt Eli Lilly präzise Einblicke in Anwesenheit und Flächennutzung – die Basis für datengestützte Kapazitäts- und Zukunftsplanung.
3+ Millionen € eingespart, da kein zusätzlicher Büroraum nötig war
400+ Stunden manuelle Analysearbeit durch Automatisierung ersetzt
2:1 Verhältnis Mitarbeitende : Schreibtisch ohne Einbußen beim Mitarbeitererlebnis
Lebensmittelverschwendung auf nur 5 Mahlzeiten pro Tag reduziert dank präziser Anwesenheitsprognosen
Die Mechanik hinter dem Erfolg
Die Daten zeigten Nutzungstrends, halfen Spitzenzeiten zu erkennen und die Verfügbarkeit optimal zu steuern.
Ronspots intelligentes System verhinderte Überbuchungen und maximierte die Nutzung – so wurde der Sprung von 1:1 auf 2:1 möglich.
Echtzeit-Informationen wurden mit Partnern wie Sodexo geteilt, um den Catering-Bedarf exakt vorherzusagen – die Lebensmittelverschwendung sank auf nur 5 Mahlzeiten täglich.
Mitarbeitende konnten ihre Bürozeit eigenständig planen – und das Facility-Team sparte über 400 Stunden Koordinationsarbeit pro Jahr.
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