Privacybeleid

Dit Privacybeleid beschrijft het beleid van Ronspot Ltd met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van uw gegevens wanneer u gebruikmaakt van onze website ronspotflexwork.com (de “Dienst”). Door toegang te verkrijgen tot of gebruik te maken van de Dienst stemt u in met het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van uw gegevens in overeenstemming met dit Privacybeleid. Indien u hier niet mee instemt, verzoeken wij u geen toegang te verkrijgen tot of gebruik te maken van de Dienst.

Dit beleid heeft betrekking op twee afzonderlijke groepen personen:

• Deel A — Websitebezoekers: personen die ronspotflexwork.com bezoeken, aanvraagformulieren invullen, demo’s boeken of bronnen downloaden. Met betrekking tot deze personen treedt Ronspot op als verwerkingsverantwoordelijke.
• Deel B — Platformgebruikers: werknemers en andere bevoegde gebruikers die het Ronspot-product (mobiele app, webapp of DeskSync-desktopapplicatie) gebruiken namens hun werkgever. Met betrekking tot deze personen treedt Ronspot op als verwerker namens de werkgever of organisatie. Raadpleeg Deel B indien dit op u van toepassing is.

Indien u niet zeker weet welk deel op u van toepassing is: als uw organisatie u een Ronspot-account heeft verstrekt om werkplekken, parkeerplaatsen of vergaderruimten te reserveren, is Deel B van toepassing op uw gebruik van het product. Deel A is van toepassing op uw gebruik van deze website.

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens over u verzamelen en verwerken als bezoeker van onze website:

Wij verzamelen of ontvangen gegevens over u op de volgende manieren:

Wij gebruiken de gegevens die wij over u verzamelen voor de volgende doeleinden:

Rechtsgrondslag: Wanneer wij uw vragen beantwoorden of u bronnen verstrekken, baseren wij de verwerking op ons gerechtvaardigd belang. Wanneer wij u marketingcommunicatie sturen, baseren wij de verwerking op uw toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via support@ronspotflexwork.com.

Indien wij uw gegevens voor een ander doel willen gebruiken, zullen wij eerst uw toestemming vragen en uw gegevens uitsluitend gebruiken nadat deze toestemming is verleend en uitsluitend voor het doel waarvoor de toestemming is gegeven.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet aan derden verstrekken zonder uw toestemming, behalve in de hieronder beschreven beperkte omstandigheden.

Verwerkers die wij gebruiken in verband met deze website:

Wij verplichten alle derden om de persoonsgegevens die wij aan hen verstrekken uitsluitend te gebruiken voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en deze niet langer te bewaren dan noodzakelijk is.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook openbaar maken: (1) om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, regelgeving, gerechtelijke bevelen of andere juridische procedures; (2) om overeenkomsten met u af te dwingen, waaronder dit Privacybeleid; of (3) om te reageren op claims dat uw gebruik van de Dienst rechten van derden schendt. Indien Ronspot fuseert met of wordt overgenomen door een andere organisatie, kunnen uw gegevens worden overgedragen aan de nieuwe eigenaar.

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor zij zijn verzameld, zoals beschreven in dit Privacybeleid. Het kan noodzakelijk zijn bepaalde gegevens langer te bewaren om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten of rapportageverplichtingen, of om andere gerechtvaardigde redenen, zoals het handhaven van juridische rechten of het voorkomen van fraude. Resterende geanonimiseerde of geaggregeerde informatie die u niet direct of indirect identificeert, kan voor onbepaalde tijd worden bewaard.

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kunt u het recht hebben om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens, deze te corrigeren of te laten verwijderen, een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen, de verwerking van uw gegevens te beperken of hiertegen bezwaar te maken, ons te verzoeken uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie, eerder verleende toestemming in te trekken, een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit en andere rechten uit te oefenen die voortvloeien uit de toepasselijke wetgeving.

Om deze rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via dpo@ronspotflexwork.com. Wij zullen op uw verzoek reageren in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. U kunt zich afmelden voor direct marketing door contact met ons op te nemen via support@ronspotflexwork.com.

Dit gedeelte is op u van toepassing indien uw organisatie u toegang heeft verleend tot het Ronspot-platform, hetzij via de Ronspot mobiele app (iOS of Android), de Ronspot webapplicatie of de Ronspot DeskSync-desktopapplicatie.

In deze context is uw werkgever of organisatie de verwerkingsverantwoordelijke, aangezien deze een overeenkomst met Ronspot heeft gesloten voor het leveren van diensten voor werkplekreservering en werkplekbeheer. Ronspot treedt op als verwerker en verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van uw werkgever.

Indien u vragen heeft over waarom uw organisatie Ronspot gebruikt, welke functies zijn ingeschakeld of hoe uw gegevens worden gebruikt in het kader van uw dienstverband, dan is uw werkgever uw eerste aanspreekpunt. U kunt ook contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Ronspot zoals beschreven in Sectie 18.

Ronspot bepaalt niet welke gegevens over u als werknemer worden verzameld — dat doet uw werkgever. Ronspot verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om de diensten te leveren waarvoor uw werkgever een overeenkomst heeft gesloten, en uitsluitend in overeenstemming met de instructies van uw werkgever.

Het gebruik van Ronspot door uw werkgever wordt geregeld door een Verwerkersovereenkomst tussen uw werkgever en Ronspot, waarin de verplichtingen van beide partijen met betrekking tot uw persoonsgegevens zijn vastgelegd.

Wanneer uw werkgever Ronspot voor uw organisatie heeft ingericht, kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Uw werkgever bepaalt welke functies van Ronspot voor uw organisatie zijn ingeschakeld. Niet alle hierboven genoemde gegevenscategorieën zijn van toepassing op iedere implementatie.

Ronspot biedt een optionele functie voor Netwerk-aanwezigheidscheck-in waarmee uw aanwezigheid op kantoor automatisch kan worden geregistreerd wanneer uw apparaat verbinding maakt met een erkend kantoornetwerk. Deze functie is standaard uitgeschakeld. Uw werkgever moet er actief voor kiezen deze functie in te schakelen.

Indien uw werkgever deze functie heeft geactiveerd, werkt deze als volgt:

Wanneer Netwerk-aanwezigheidscheck-in actief is in de mobiele app, detecteert de app met welk wifi-netwerk uw apparaat is verbonden. Indien dit overeenkomt met een erkend kantoornetwerk en u een actieve reservering heeft, wordt automatisch een check-in namens u uitgevoerd. De volgende gegevens worden verzameld:

DeskSync is een achtergrondapplicatie die wordt geïnstalleerd op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf (niet op persoonlijke apparaten). De applicatie detecteert zowel wifi- als bekabelde ethernetverbindingen. Wanneer een erkend kantoornetwerk wordt gedetecteerd en u een actieve reservering heeft, wordt automatisch een check-in uitgevoerd. Daarbij worden de volgende aanvullende gegevens verzameld:

DeskSync controleert tevens of uw toetsenbord of muis recent actief is geweest, uitsluitend om te voorkomen dat een check-in wordt uitgevoerd vanaf een onbeheerd apparaat. Deze inactiviteitscontrole vindt volledig plaats op uw apparaat — er worden geen toetsaanslagen, muisbewegingen, bestandsinhoud, applicatiegegevens of andere informatie van uw apparaat geregistreerd of doorgestuurd naar Ronspot.

DeskSync slaat lokaal op uw bedrijfsapparaat een kleine hoeveelheid versleutelde gegevens op: een versleuteld authenticatietoken, de configuratie van het kantoornetwerk en een lokaal logboek van verbindingsgebeurtenissen. Deze lokale gegevens worden verwijderd wanneer u zich afmeldt.

Zodra op een bepaalde dag een check-in is uitgevoerd, worden de automatische triggers van DeskSync voor de rest van die werkdag gepauzeerd.

Voor het leveren van het Ronspot-platform maken wij gebruik van de volgende verwerkers die namens ons persoonsgegevens kunnen verwerken:

Verwerker	Doel	Locatie
Amazon Web Services (AWS)	Cloudhosting en gegevensopslag voor het Ronspot-platform	Dublin, Ierland en Parijs, Frankrijk (uitsluitend EU)
Amazon CloudFront / S3	Distributie van de DeskSync-desktopapplicatie. Via deze infrastructuur worden geen persoonsgegevens verwerkt.	EU West (Ierland)
Cloudflare	Content Delivery Network voor prestaties en beveiliging van het platform	EU (verwerkersovereenkomst aanwezig)
AG Grid	Gegevensweergavecomponent gebruikt in het Ronspot-beheerportaal	EU (verwerkersovereenkomst aanwezig)

Ronspot blijft volledig verantwoordelijk voor de verwerkingsactiviteiten van alle verwerkers. Wij zullen uw werkgever informeren over wijzigingen met betrekking tot verwerkers overeenkomstig onze Verwerkersovereenkomst.

De volgende derde partijen worden door Ronspot uitsluitend gebruikt voor interne operationele doeleinden (zoals interne communicatie en CRM) en verwerken uw persoonsgegevens niet als platformgebruiker: Microsoft Office 365, HubSpot, Claap en Vanderbilt/ACRE.

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang uw werkgever gebruik blijft maken van de diensten van Ronspot. Wanneer de overeenkomst tussen uw werkgever en Ronspot eindigt, worden alle persoonsgegevens binnen 90 dagen permanent verwijderd.

Indien u uw organisatie verlaat terwijl uw werkgever Ronspot blijft gebruiken, is uw werkgever verantwoordelijk voor het verwijderen van uw persoonsgegevens uit het platform via het Ronspot-beheerportaal. Ronspot zal individuele medewerkersgegevens permanent verwijderen binnen 90 dagen na ontvangst van een verwijderingsinstructie van uw werkgever.

Indien u eerder verwijdering van uw persoonsgegevens wenst te verzoeken, dient u zich in eerste instantie tot uw werkgever te wenden, aangezien deze de verwerkingsverantwoordelijke is. Ronspot zal verwijderingsverzoeken uitvoeren op instructie van uw werkgever.

Als platformgebruiker beschikt u over dezelfde rechten onder de AVG als beschreven in Sectie 7, waaronder het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar.

Aangezien uw werkgever de verwerkingsverantwoordelijke is met betrekking tot de platformgegevens, dienen verzoeken tot uitoefening van uw rechten in eerste instantie aan uw werkgever te worden gericht. Uw werkgever is verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken van betrokkenen met betrekking tot uw gebruik van Ronspot.

Indien u geen bevredigende reactie van uw werkgever ontvangt, of indien u zorgen heeft over de wijze waarop Ronspot uw gegevens als verwerker heeft behandeld, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Ronspot via dpo@ronspotflexwork.com.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Ierse Data Protection Commission (dataprotection.ie) of bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in het land waar u woont.

De beveiliging van uw gegevens is belangrijk voor ons. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking of ongeoorloofde toegang. Deze maatregelen omvatten:

Ondanks deze maatregelen kunnen wij, gezien de inherente risico’s van internetgebaseerde diensten, geen absolute beveiliging garanderen. U verstrekt informatie aan ons op eigen risico.

Voor meer informatie over hoe wij cookies en trackingtechnologieën gebruiken en over de keuzes die u in dit verband heeft, verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid op: ronspotflexwork.com/nl/privacybeleid/

Onze Dienst kan links bevatten naar andere websites die niet door ons worden beheerd. Dit Privacybeleid heeft geen betrekking op de privacypraktijken van dergelijke derden. Wij raden u sterk aan het privacybeleid van iedere website die u bezoekt te raadplegen. Wij hebben geen controle over en aanvaarden geen verantwoordelijkheid voor de inhoud, privacybeleidslijnen of praktijken van websites of diensten van derden.

Indien u vragen of zorgen heeft over de verwerking van uw gegevens, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming:

Ronspot Ltd — Functionaris voor Gegevensbescherming – Rosaleen Maher
ATU iHubs, Dublin Road, Galway, Co. Galway H91 DCH9, Ierland
E-mail: dpo@ronspotflexwork.com of rosaleen.maher@ronspotflexwork.com

Wij zullen uw vragen en zorgen behandelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Wij kunnen dit Privacybeleid op elk moment wijzigen. Wij zullen de herziene versie van het Privacybeleid op deze pagina publiceren en de datum van ‘Laatst bijgewerkt’ bovenaan het document aanpassen.

Het herziene Privacybeleid treedt in werking 30 dagen nadat het is gepubliceerd. Indien u de Dienst na die datum blijft gebruiken of blijft bezoeken, wordt dit beschouwd als aanvaarding van het herziene Privacybeleid. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

In geval van materiële wijzigingen die van invloed zijn op de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, zullen wij redelijke inspanningen leveren om u rechtstreeks op de hoogte te stellen wanneer wij over uw contactgegevens beschikken.