De reserveringssysteem voor parkeerplaatsen, bureaus en vergaderruimtes

Na het creëren van een gratis bedrijfsaccount bij Ronspot, kunnen beheerders makkelijk de lay-out van hun kantoor- en parkeerplaatsen in kaart brengen, en beginnen met het instellen van groepsregels voor hun personeel. Ronspot zit 100% in de cloud, en kan op elk moment van de dag worden gebruikt, vanuit welke plek of welk apparaat dan ook.

Het laten instappen van medewerkers ging nog nooit zo eenvoudig als met Ronspot, en kan binnen 2 stappen worden gedaan:

• Download de Ronspot-app welke verkrijgbaar is in Google Play en de App Store.
• Log in met Singel Sign-On door middel van inloginformatie van Microsoft, Google, Okta of Duo.

Het u geen telefoon of Singel-Sign-On? Medewerkers kunnen tevens online toegang verkrijgen tot het reserveringssysteem en zich aanmelden door middel van hun e-mailadres.

Het boeken van bureaus en reserveren van parkeerplaatsen kan worden beheerd via het zelfde account en kan vanuit dezelfde app worden geboekt door medewerkers.

De kalender toont live de beschikbaarheid van bureaus en parkeerplekken, binnen een intuïtief ontwerp:

Beschikbaarheid op de dag     Geen beschikbaarheid op de dag     Uw gereserveerde plek

Met Ronspot Enterprise kunnen medewerkers tot 90 dagen van tevoren reserveringen maken in vergelijking met 14 dagen voor Ronspot Premium en 3 dagen voor Ronspot Community. Vergelijk hier onze prijzen.

Bovenaan het scherm kunnen medewerkers gebruik maken van een dropdown-menu om schakelen tussen bureauzones en parkeerzones waartoe zij toegang hebben – elke zone heeft zijn eigen reserveringskalender.

Tevens hebben medewerkers de mogelijkheid om attributen te selecteren om de zoekresultaten te filteren, en om te filteren op het type bureau of parkeerplek die zij willen reserveren.

Ronspot heeft een interactief kantoor- en parkeersysteem met plattegronden geïntegreerd, waardoor personeel:

• de beschikbare plekken en de reserveringen van collegae op dezelfde kaart kan bekijken;
• precies het bureau of parkeerplek op de kaart kan selecteren dat zij wil reserveren;
• meteen een bevestiging van de reservering kan ontvangen.

Een plattegrond van het kantoor en de parkeerplaats kunnen direct naar Ronspot worden geïmporteerd, en elke plek kan interactief worden gemaakt door middel van onze ‘drag en drop’ selector.

Het u geen kaart? Ronspot is uitgerust met een mapbuilder waardoor u bureaus, parkeerplekken, muren, deuren, meubelstukken et cetera naar een blanco canvas kunt slepen.

Met behulp van onze snelkeuze voor ‘social distancing’, kunnen beheerders binnen enkele muisklikken hun bureaus COVID-veilig maken door op de kaart de bureaus te selecteren die zich binnen de sociale afstand van elkaar bevinden.

Nadat er een bureau werd gereserveerd, zal dit bureau en alle gerelateerde bureaus meteen niet meer beschikbaar zijn voor andere personeelsleden.

Ronspot kan het aantal reserveringen dat personeel van tevoren kan maken door aan elk bureau en parkeerplek kredietpunten toe te wijzen (bijv. 1 reservering = 1 kredietpunt)

• waarbij elke medewerker een beperkt aantal virtuele kredietpunten per maand of per week krijgt toegewezen
• om te voorkomen dat het personeel te veel reserveert en om elke medewerker dezelfde kans te geven een reservering te maken.

Omgekeerd kunnen reserveringen voor de volgende dag (na 18:00 uur) en reserveringen voor dezelfde dag gratis worden gedaan (0 kredietpunten) en worden gebaseerd op wie het eerst komt, het eerst maalt, om een volledige bezetting van het kantoor en de parkeerplekken elke dag te garanderen.

Beheerders hebben de mogelijkheid om automatisch reserveringen van medewerkers in te plannen op herhaalde werkdagen, elke week of elke twee weken om een ploegendienst in te stellen. Een bureau of parkeerplek kan ook:

• permanent worden toegewezen aan een medewerker, of voor slechts één dag (waaronder het reserveren voor een gast);
• beschikbaar worden gemaakt voor een beperkt aantal medewerkers.

Medewerkers kunnen ook de door hen gereserveerde ruimte met een druk op de knop vrijgeven om meteen hun kredietpunten terug te krijgen. Hun plek zal onmiddellijk worden vrijgegeven zodat andere medewerkers er gebruik van kunnen maken. Ronspot bevat tevens een systeem dat automatisch vrijgeeft en dat medewerkers met een reservering de avond van tevoren hierover een bericht stuurt. Als de reservering niet wordt bevestigd, dan wordt de plek automatisch vrijgegeven.

Dankzij Ronspot kunnen medewerkers direct in de app aangeven dat zij op kantoor zijn aangekomen of dit hebben verlaten:

• met één druk op de knop (een systeem voor in- en uitchecken);
• of door een automatisch gegenereerde QR-code te scannen (elke plek heeft een unieke QR-code).

Door teams te creëren en door per team één of meerder leiders aan te wijzen, hebben teamleiders de mogelijkheid om toezicht te houden op de reserveringen van andere medewerkers, en reservering te doen namens hen, waardoor de werkbelasting voor de beheerder wordt gereduceerd.

Beheerders kunnen via het dashboard in realtime dag na dag alle reserveringen en beschikbare plekken bekijken.

Tevens hebben ze toegang tot verschillende analytische rapporten, waaronder waardevolle en bruikbare inzicht over de dagelijkse bezetting, vraag, ongebruikte reserveringen, het traceren van contacten, et cetera, van de afgelopen 90 dagen.