Réservation de Bureaux et Parking d’Entreprise

Le logiciel tout-en-un de gestion des espaces de travail

Toujours gratuit. Aucun engagement.

Ronspot certified ISO 27001
Ronspot Desk and Parking reservation app

Le système de gestion des espaces de référence pour les entreprises

Ronspot desk booking system

Donnez à vos employés la possibilité de sélectionner et de réserver eux-mêmes un bureau sur un plan interactif, directement depuis l’application Ronspot. Notre logiciel de réservation de bureau vous permet de limiter la capacité du bureau, de maintenir des règles de distanciation sociale entre les bureaux et de surveiller facilement toutes les réservations à partir du tableau de bord.

Ronspot parking management system

Notre système de gestion de parking d’entreprise a été spécialement conçu pour aider les entreprises ayant plus d’employés que de places de stationnement disponibles. Avec Ronspot, les employés peuvent désormais consulter la disponibilité en temps réel et réserver une place de parking avant d’aller travailler en un clic et directement depuis l’appli mobile.

Fonctionnement

Panneau d’administration Ronspot

Après avoir créé gratuitement un compte administrateur Ronspot, l’administrateur peut reproduire facilement l’aménagement de ses bureaux et parkings sur Ronspot, et mettre en place des règles individuelles ou collectives pour les salariés de l’entreprise. Ronspot est entièrement hébergé sur le cloud et est accessible à tout moment, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil.

L’application mobile Ronspot

Pour rejoindre Ronspot, il suffit aux employés de suivre 2 étapes simples :

  • télécharger l’application Ronspot (disponible gratuitement sur Google Play et l’App Store)
  • se connecter au compte entreprise avec l’authentification unique (Single Sign-On) via un compte Microsoft, Google, Okta ou Duo

Pas de téléphone ou de système d’authentification unique ? Les employés peuvent également accéder au système en ligne et s’inscrire en utilisant leur adresse e-mail.

Un système tout-en-un

La réservation de bureaux et la réservation de parking se font depuis le même panneau d’administration pour les administrateurs et depuis une seule et même application pour les employés.

Ronspot Desk and Parking management admin panel and mobile app

Calendrier de réservation

Disponibilité en temps réel

La disponibilité des bureaux et des places de parking est visible en temps réel sur le calendrier, avec un design facile à comprendre :

Jour avec disponibilité    Jour sans disponibilité     Votre réservation

Avec la formule Entreprise, les employés peuvent réserver jusqu’à 90 jours en avance, contre 14 jours pour la formule Premium et 3 pour la formule Communauté. Vous pouvez comparer toutes nos formules ici.

Sélection de zones (bureaux, parkings, étages, etc.)

En haut de l’écran, les employés peuvent utiliser le menu déroulant pour passer d’une zone de bureau ou de parking à une autre. Ils peuvent voir et accéder uniquement aux zones qui leur ont été affectées (panneau d’administration) et chaque zone possède son propre calendrier de réservation.

Paramètres de filtrage

Les employés ont également la possibilité de sélectionner des paramètres pour affiner leur recherche et filtrer le type de bureaux ou de places de stationnement qu’ils souhaitent réserver.

Plan interactif

Réservation depuis le plan

Un système de plan interactif pour les bureaux et pour les parkings est inclus dans Ronspot et permet aux employés de

  • consulter les places disponibles et les réservations d’autres employés sur le même plan
  • sélectionner le bureau ou la place de parking qu’ils souhaitent réserver directement sur le plan
  • recevoir une confirmation de réservation instantanée

Création de plans

Un plan de vos bureaux et de votre parking peut être directement importés dans Ronspot. Et chaque place peut être rendu interactive à l’aide de notre sélecteur (glisser-déposer).

Vous n’avez pas de plan ? Un outil de création de plans est inclus dans Ronspot et vous permet de faire glisser et déposer des bureaux, des places de parking, des murs, des portes, des meubles, etc. sur un fond blanc.

Distanciation sociale / physique

Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, l’administrateur peut sécuriser le retour des employés au bureau en quelques clics en sélectionnant simplement sur le plan les bureaux situés à proximité les uns des autres.

Ronspot Interactive Office and Parking maps and floorplans with social distancing

Gestion de la demande

Système de crédits

Pour empêcher vos salariés de surréserver et donner à chacun d’entre eux la possibilité de faire une réservation, Ronspot est capable de limiter le nombre de réservations que chaque employé peut effectuer à l’avance en :

  • attribuant un coût en crédits à chaque réservation de bureau et place de parking (ex : 1 réservation = 1 crédit)
  • allouant à chaque employé un nombre limité de crédits virtuels chaque mois ou chaque semaine

Inversement, les réservations pour le lendemain (après 18h) et les réservations pour le jour même sont gratuites (0 crédit). Elles se basent sur le principe du premier arrivé, premier servi, afin d’assurer chaque jour une occupation optimale des bureaux et du parking.

Réservation programmée & places attitrées

Pour mettre en place une rotation des équipes, l’administrateur a la possibilité de planifier automatiquement les réservations des employés de façon répétée pour certains jours de la semaine (chaque semaine ou toutes les deux semaines).

Un bureau ou une place de parking peut également être :

  • affecté à un employé de façon permanente, ou pour une journée seulement (possibilité de réserver pour des visiteurs)
  • rendu disponible dans l’application pour certains employés uniquement

Annuler une réservation

Un employé peut annuler sa réservation à tout moment en un clic et récupérer son crédit de façon immédiate. Sa place sera rendue disponible en temps réel dans l’application afin que d’autres employés puissent en bénéficier. Ronspot inclut également un système d’annulation automatique demandant aux employés possédant une réservation de la confirmer la veille au soir. Si la réservation n’est pas confirmée, elle est automatiquement annulée et la place automatiquement remise en circulation.

Ronspot Parking and Desk booking schedule with auto-release
Ronspot Desk and Parking check in system with QR code

Contrôle

Suivi des présences (pointage d’arrivée et de départ)

Avec Ronspot, les employés peuvent confirmer directement depuis l’application qu’ils sont bien arrivés et ont quitté le bureau :

  • d’une simple clic (système de pointage d’entrée et de sortie)
  • ou en scannant un code QR généré automatiquement (chaque place possède un code QR unique)

Chefs d’équipe

En créant des équipes et en désignant un ou plusieurs chefs par équipe, ces derniers peuvent superviser les réservations d’autres employés et d’effectuer des réservations en leur nom, réduisant ainsi la charge de travail des administrateurs.

Tableau de bord & rapports

Les administrateurs peuvent visualiser en temps réel depuis le tableau de bord toutes les réservations et les places disponibles pour chaque jour.

Ils ont également accès à une multitude de rapports comprenant des informations précieuses sur l’occupation quotidienne, la demande, les réservations inutilisées, le suivi des cas contacts, etc. pour les 90 derniers jours.

Découvrez Ronspot en action

Le système intuitif de réservation de bureaux et de places de stationnement

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Transfert automatique vers notre formule gratuite après 30 jours

Compte gratuit – Sans engagement, aucune carte de crédit requise

Réservez une démo gratuite

Sélectionnez ci-dessous une date et une heure et réservez un appel vidéo de 45 minutes avec notre équipe. Nous vous présenterons le panneau d’administration, l’application mobile et répondrons à toutes vos questions.

Les plus pour vos employés

Façonnez le bureau flexible de demain

Travail flexible

Les employés peuvent consulter les réservations de leurs collègues et décider quand se rendre au bureau, en effectuant eux-mêmes leurs réservations.

N’importe où, n’importe quand

Le système de réservation est accessible 24h/24 et 7j/7 directement depuis le téléphone portable de l’employé ou en ligne.

Facile à utiliser

Les salariés peuvent sélectionner la place de parking ou le bureau qu’il souhaite directement sur le plan, le réserver en moins de 5 secondes et obtenir une confirmation immédiate.

Un système équitable

Notre système de crédits empêche certains employés de surréserver et donne à chaque employé les mêmes chances d’effectuer une réservation.

Sans stress

Les employés peuvent désormais se rendre au bureau sans stress en sachant qu’une  place réservée et avec distanciation physique les attend.

Les plus pour l’entreprise

Combinez flexibilité et efficacité

Facile à mettre en place

Ronspot est entièrement hébergé sur le cloud et aucun matériel n’est requis. Votre compte peut être configuré et rendu opérationnel en seulement quelques heures.

Augmentation de l’efficacité et réduction des coûts

Ronspot vous aide à réduire la charge de travail quotidienne de vos administrateurs, tout en garantissant une occupation maximale de vos locaux jusqu’à 100 %.

Demande peu de suivi

L’application fonctionne de façon autonome et nécessite peu de suivi. Fixez seulement les règles de réservation et laissez vos salariés et vos chefs d’équipe faire le reste.

Vue d’ensemble et modifications

Les administrateurs peuvent voir toutes les réservations et places disponibles depuis le tableau de bord, apporter des modifications à celles-ci et accéder à des rapports statistiques.

Protection des données

Ronspot est certifié ISO 27001 et est entièrement conforme au RGPD. Nous utilisons les serveurs d’Amazon Cloud (AWS) pour une sécurité maximale des données

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