Rendez vos employés autonomes avec la gestion 3-en-1 de parking, bureaux et salles de réunion
Le logiciel de gestion de référence pour les entreprises
Donnez à vos employés la possibilité de sélectionner et de réserver eux-mêmes un bureau sur un plan interactif, directement depuis l’application mobile Ronspot.
Notre système de gestion de parking d’entreprise a été spécialement conçu pour aider les entreprises ayant plus d’employés que de places de stationnement disponibles.
Permettez à vos employés d’organiser facilement des réunions en sélectionnant un créneau disponible et en envoyant automatiquement des invitations aux participants.
La simplicité est le point fort de Ronspot
Les employés semblent s’être très bien appropriés l’application, encore mieux que ce qu’on attendait… Très simple et efficace, la simplicité est le point fort de Ronspot.
Conor MacCabe
Managing Director
Ronspot a répondu à tous nos besoins pour un système de réservation de bureau
Le déploiement s’est fait sans effort et la prise en charge des employés a été presque instantanée. Facile à mettre en place, facile à former les employés et facile à utiliser. Je recommande la solution.
Ely Siegel
IT Change Manager
Les collaborateurs peuvent prendre leurs réservations en main
Il y a donc moins de tâches administratives concernant l’attribution des places et les employés ont davantage les moyens de travailler efficacement et de travailler de manière hybride ou depuis la maison.
Helen Dalton
Office Manager
Je ne pourrais pas être plus heureux avec Ronspot
Rapide à déployer, incroyablement facile à entretenir et à utiliser, interface intuitive, en particulier l’application mobile. Le peu d’aide dont nous avons eu besoin de la part de l’équipe de Ronspot a été une excellente expérience.
Vladimiro Ferreira
Head of Automation
Mon expérience avec Ronspot s’est faite naturellement
Mon expérience avec Ronspot s’est faite naturellement, facile à utiliser, ce qui est important lorsque l’on doit réserver un bureau chaque semaine et alterner les jours de présence au bureau, etc.
Sharon McCarthy
Clerical Officer
Cela a rendu plus efficace la gestion de notre parking
Nous avons désormais un taux de remplissage de 100% quasiment chaque jour, alors qu’avant Ronspot le taux n’était que de 50%. Cela a permis d’instaurer un système plus équitable pour tous nos employés.
Nadia Smallwood
Executive Officer
Panneau d’administration Ronspot
Après avoir créé gratuitement un compte administrateur Ronspot, l’administrateur peut reproduire facilement l’aménagement de ses bureaux et parkings sur Ronspot, et mettre en place des règles individuelles ou collectives pour les salariés de l’entreprise. Ronspot est entièrement hébergé sur le cloud et est accessible à tout moment, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil.
L’application mobile Ronspot
Pour rejoindre Ronspot, il suffit aux employés de suivre 2 étapes simples :
- télécharger l’application Ronspot (disponible gratuitement sur Google Play et l’App Store)
- se connecter au compte entreprise avec l’authentification unique (Single Sign-On) via un compte Microsoft, Google, Okta ou Duo
Pas de téléphone ou de système d’authentification unique ? Les employés peuvent également accéder au système en ligne et s’inscrire en utilisant leur adresse e-mail.
Un système tout-en-un
La réservation de bureaux et la réservation de parking se font depuis le même panneau d’administration pour les administrateurs et depuis une seule et même application pour les employés.
Disponibilité en temps réel
La disponibilité des bureaux et des places de parking est visible en temps réel sur le calendrier, avec un design facile à comprendre :
Jour avec disponibilité 
Jour sans disponibilité 
Votre réservation
Avec la formule Entreprise, les employés peuvent réserver jusqu’à 90 jours en avance, contre 14 jours pour la formule Premium et 3 pour la formule Communauté. Vous pouvez comparer toutes nos formules ici.
Sélection de zones (bureaux, parkings, étages, etc.)
En haut de l’écran, les employés peuvent utiliser le menu déroulant pour passer d’une zone de bureau ou de parking à une autre. Ils peuvent voir et accéder uniquement aux zones qui leur ont été affectées (panneau d’administration) et chaque zone possède son propre calendrier de réservation.
Paramètres de filtrage
Les employés ont également la possibilité de sélectionner des paramètres pour affiner leur recherche et filtrer le type de bureaux ou de places de stationnement qu’ils souhaitent réserver.
Réservation depuis le plan
Un système de plan interactif pour les bureaux et pour les parkings est inclus dans Ronspot et permet aux employés de
- consulter les places disponibles et les réservations d’autres employés sur le même plan
- sélectionner le bureau ou la place de parking qu’ils souhaitent réserver directement sur le plan
- recevoir une confirmation de réservation instantanée
Création de plans
Un plan de vos bureaux et de votre parking peut être directement importés dans Ronspot. Et chaque place peut être rendu interactive à l’aide de notre sélecteur (glisser-déposer).
Vous n’avez pas de plan ? Un outil de création de plans est inclus dans Ronspot et vous permet de faire glisser et déposer des bureaux, des places de parking, des murs, des portes, des meubles, etc. sur un fond blanc.
Distanciation sociale / physique
Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, l’administrateur peut sécuriser le retour des employés au bureau en quelques clics en sélectionnant simplement sur le plan les bureaux situés à proximité les uns des autres.
Système de crédits
Pour empêcher vos salariés de surréserver et donner à chacun d’entre eux la possibilité de faire une réservation, Ronspot est capable de limiter le nombre de réservations que chaque employé peut effectuer à l’avance en :
- attribuant un coût en crédits à chaque réservation de bureau et place de parking (ex : 1 réservation = 1 crédit)
- allouant à chaque employé un nombre limité de crédits virtuels chaque mois ou chaque semaine
Inversement, les réservations pour le lendemain (après 18h) et les réservations pour le jour même sont gratuites (0 crédit). Elles se basent sur le principe du premier arrivé, premier servi, afin d’assurer chaque jour une occupation optimale des bureaux et du parking.
Réservation programmée & places attitrées
Pour mettre en place une rotation des équipes, l’administrateur a la possibilité de planifier automatiquement les réservations des employés de façon répétée pour certains jours de la semaine (chaque semaine ou toutes les deux semaines).
Un bureau ou une place de parking peut également être :
- affecté à un employé de façon permanente, ou pour une journée seulement (possibilité de réserver pour des visiteurs)
- rendu disponible dans l’application pour certains employés uniquement
Annuler une réservation
Un employé peut annuler sa réservation à tout moment en un clic et récupérer son crédit de façon immédiate. Sa place sera rendue disponible en temps réel dans l’application afin que d’autres employés puissent en bénéficier. Ronspot inclut également un système d’annulation automatique demandant aux employés possédant une réservation de la confirmer la veille au soir. Si la réservation n’est pas confirmée, elle est automatiquement annulée et la place automatiquement remise en circulation.
Suivi des présences (pointage d’arrivée et de départ)
Avec Ronspot, les employés peuvent confirmer directement depuis l’application qu’ils sont bien arrivés et ont quitté le bureau :
- d’une simple clic (système de pointage d’entrée et de sortie)
- ou en scannant un code QR généré automatiquement (chaque place possède un code QR unique)
Chefs d’équipe
En créant des équipes et en désignant un ou plusieurs chefs par équipe, ces derniers peuvent superviser les réservations d’autres employés et d’effectuer des réservations en leur nom, réduisant ainsi la charge de travail des administrateurs.
Tableau de bord & rapports
Les administrateurs peuvent visualiser en temps réel depuis le tableau de bord toutes les réservations et les places disponibles pour chaque jour.
Ils ont également accès à une multitude de rapports comprenant des informations précieuses sur l’occupation quotidienne, la demande, les réservations inutilisées, le suivi des cas contacts, etc. pour les 90 derniers jours.
- Fonctionnement
-
Panneau d’administration Ronspot
Après avoir créé gratuitement un compte administrateur Ronspot, l’administrateur peut reproduire facilement l’aménagement de ses bureaux et parkings sur Ronspot, et mettre en place des règles individuelles ou collectives pour les salariés de l’entreprise. Ronspot est entièrement hébergé sur le cloud et est accessible à tout moment, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil.
L’application mobile Ronspot
Pour rejoindre Ronspot, il suffit aux employés de suivre 2 étapes simples :
- télécharger l’application Ronspot (disponible gratuitement sur Google Play et l’App Store)
- se connecter au compte entreprise avec l’authentification unique (Single Sign-On) via un compte Microsoft, Google, Okta ou Duo
Pas de téléphone ou de système d’authentification unique ? Les employés peuvent également accéder au système en ligne et s’inscrire en utilisant leur adresse e-mail.
Un système tout-en-un
La réservation de bureaux et la réservation de parking se font depuis le même panneau d’administration pour les administrateurs et depuis une seule et même application pour les employés.
- Calendrier de réservation
-
Disponibilité en temps réel
La disponibilité des bureaux et des places de parking est visible en temps réel sur le calendrier, avec un design facile à comprendre :
Jour avec disponibilité 
Jour sans disponibilité 
Votre réservationAvec la formule Entreprise, les employés peuvent réserver jusqu’à 90 jours en avance, contre 14 jours pour la formule Premium et 3 pour la formule Communauté. Vous pouvez comparer toutes nos formules ici.
Sélection de zones (bureaux, parkings, étages, etc.)
En haut de l’écran, les employés peuvent utiliser le menu déroulant pour passer d’une zone de bureau ou de parking à une autre. Ils peuvent voir et accéder uniquement aux zones qui leur ont été affectées (panneau d’administration) et chaque zone possède son propre calendrier de réservation.
Paramètres de filtrage
Les employés ont également la possibilité de sélectionner des paramètres pour affiner leur recherche et filtrer le type de bureaux ou de places de stationnement qu’ils souhaitent réserver.
- Plan interactif
-
Réservation depuis le plan
Un système de plan interactif pour les bureaux et pour les parkings est inclus dans Ronspot et permet aux employés de
- consulter les places disponibles et les réservations d’autres employés sur le même plan
- sélectionner le bureau ou la place de parking qu’ils souhaitent réserver directement sur le plan
- recevoir une confirmation de réservation instantanée
Création de plans
Un plan de vos bureaux et de votre parking peut être directement importés dans Ronspot. Et chaque place peut être rendu interactive à l’aide de notre sélecteur (glisser-déposer).
Vous n’avez pas de plan ? Un outil de création de plans est inclus dans Ronspot et vous permet de faire glisser et déposer des bureaux, des places de parking, des murs, des portes, des meubles, etc. sur un fond blanc.
Distanciation sociale / physique
Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, l’administrateur peut sécuriser le retour des employés au bureau en quelques clics en sélectionnant simplement sur le plan les bureaux situés à proximité les uns des autres.
- Système de crédits
-
Système de crédits
Pour empêcher vos salariés de surréserver et donner à chacun d’entre eux la possibilité de faire une réservation, Ronspot est capable de limiter le nombre de réservations que chaque employé peut effectuer à l’avance en :
- attribuant un coût en crédits à chaque réservation de bureau et place de parking (ex : 1 réservation = 1 crédit)
- allouant à chaque employé un nombre limité de crédits virtuels chaque mois ou chaque semaine
Inversement, les réservations pour le lendemain (après 18h) et les réservations pour le jour même sont gratuites (0 crédit). Elles se basent sur le principe du premier arrivé, premier servi, afin d’assurer chaque jour une occupation optimale des bureaux et du parking.
Réservation programmée & places attitrées
Pour mettre en place une rotation des équipes, l’administrateur a la possibilité de planifier automatiquement les réservations des employés de façon répétée pour certains jours de la semaine (chaque semaine ou toutes les deux semaines).
Un bureau ou une place de parking peut également être :
- affecté à un employé de façon permanente, ou pour une journée seulement (possibilité de réserver pour des visiteurs)
- rendu disponible dans l’application pour certains employés uniquement
Annuler une réservation
Un employé peut annuler sa réservation à tout moment en un clic et récupérer son crédit de façon immédiate. Sa place sera rendue disponible en temps réel dans l’application afin que d’autres employés puissent en bénéficier. Ronspot inclut également un système d’annulation automatique demandant aux employés possédant une réservation de la confirmer la veille au soir. Si la réservation n’est pas confirmée, elle est automatiquement annulée et la place automatiquement remise en circulation.
- Contrôle
-
Suivi des présences (pointage d’arrivée et de départ)
Avec Ronspot, les employés peuvent confirmer directement depuis l’application qu’ils sont bien arrivés et ont quitté le bureau :
- d’une simple clic (système de pointage d’entrée et de sortie)
- ou en scannant un code QR généré automatiquement (chaque place possède un code QR unique)
Chefs d’équipe
En créant des équipes et en désignant un ou plusieurs chefs par équipe, ces derniers peuvent superviser les réservations d’autres employés et d’effectuer des réservations en leur nom, réduisant ainsi la charge de travail des administrateurs.
Tableau de bord & rapports
Les administrateurs peuvent visualiser en temps réel depuis le tableau de bord toutes les réservations et les places disponibles pour chaque jour.
Ils ont également accès à une multitude de rapports comprenant des informations précieuses sur l’occupation quotidienne, la demande, les réservations inutilisées, le suivi des cas contacts, etc. pour les 90 derniers jours.
Réserver une démonstration
Cliquez sur le lien ci-dessous pour consulter la disponibilité de notre équipe et réserver la date et l’heure qui vous conviennent. Nous vous présenterons le logiciel en situation réelle et vous expliquerons en détails les fonctionnalités qui répondent à vos besoins.
Rejoignez notre liste de diffusion pour suivre le lancement de nouvelles fonctionnalités et découvrir nos conseils en matière de gestion des espaces
