Logiciel de réservation de bureaux, parking et salles de réunion

Rendez vos employés autonomes avec la gestion 3-en-1 de parking, bureaux et salles de réunion

Logiciel de gestion des espaces Ronspot

Le logiciel de gestion de référence pour les entreprises

Ronspot desk booking system

Donnez à vos employés la possibilité de sélectionner et de réserver eux-mêmes un bureau sur un plan interactif, directement depuis l’application mobile Ronspot.

Ronspot office parking management system

Notre système de gestion de parking d’entreprise a été spécialement conçu pour aider les entreprises ayant plus d’employés que de places de stationnement disponibles.

Ronspot meeting room booking system

Permettez à vos employés d’organiser facilement des réunions en sélectionnant un créneau disponible et en envoyant automatiquement des invitations aux participants.

La solution flexible de gestion de bureaux, parkings et salles de réunion

Réservation 3 en 1

Gérez vos postes de travail, places de parking et salles de réunion depuis la même application

Plan interactif

Permettez à vos employés de sélectionner une place sur le plan et de la réserver pour quelques heures ou la journée complète

Priorités de réservation

Autorisez uniquement certains employés à réserver une place et lever les restrictions après un certain temps

Gestion de la demande

Activez le système de crédits pour limiter les réservations qu’un employé peut effectuer et l’empêcher de surréserver

Gestion des employés

Connectez facilement votre SSO, créez des réservations récurrentes, limitez l’accès aux zones pour chaque employé ou groupe, etc.

Rappels de réservation

Finies les réservations inutilisées grâce aux e-mails de rappel automatique, à la synchronisation avec le calendrier et à l’annulation rapide

Indicateurs de performance

Accédez à plus de 10 rapports avancés sur l’utilisation des ressources et les habitudes de réservation de vos employés

Solution clé en main

Notre équipe est là pour vous assister avec la configuration de votre compte et organiser des séances de formation avec vos employés

Panneau d’administration Ronspot

Après avoir créé gratuitement un compte administrateur Ronspot, l’administrateur peut reproduire facilement l’aménagement de ses bureaux et parkings sur Ronspot, et mettre en place des règles individuelles ou collectives pour les salariés de l’entreprise. Ronspot est entièrement hébergé sur le cloud et est accessible à tout moment, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil.

L’application mobile Ronspot

Pour rejoindre Ronspot, il suffit aux employés de suivre 2 étapes simples :

  • télécharger l’application Ronspot (disponible gratuitement sur Google Play et l’App Store)
  • se connecter au compte entreprise avec l’authentification unique (Single Sign-On) via un compte Microsoft, Google, Okta ou Duo

Pas de téléphone ou de système d’authentification unique ? Les employés peuvent également accéder au système en ligne et s’inscrire en utilisant leur adresse e-mail.

Un système tout-en-un

La réservation de bureaux et la réservation de parking se font depuis le même panneau d’administration pour les administrateurs et depuis une seule et même application pour les employés.

Login Single Sign-On Ronspot

Disponibilité en temps réel

La disponibilité des bureaux et des places de parking est visible en temps réel sur le calendrier, avec un design facile à comprendre :

Jour avec disponibilité    Jour sans disponibilité     Votre réservation

Avec la formule Entreprise, les employés peuvent réserver jusqu’à 90 jours en avance, contre 14 jours pour la formule Premium et 3 pour la formule Communauté. Vous pouvez comparer toutes nos formules ici.

Sélection de zones (bureaux, parkings, étages, etc.)

En haut de l’écran, les employés peuvent utiliser le menu déroulant pour passer d’une zone de bureau ou de parking à une autre. Ils peuvent voir et accéder uniquement aux zones qui leur ont été affectées (panneau d’administration) et chaque zone possède son propre calendrier de réservation.

Paramètres de filtrage

Les employés ont également la possibilité de sélectionner des paramètres pour affiner leur recherche et filtrer le type de bureaux ou de places de stationnement qu’ils souhaitent réserver.

Réservation depuis le plan

Un système de plan interactif pour les bureaux et pour les parkings est inclus dans Ronspot et permet aux employés de

  • consulter les places disponibles et les réservations d’autres employés sur le même plan
  • sélectionner le bureau ou la place de parking qu’ils souhaitent réserver directement sur le plan
  • recevoir une confirmation de réservation instantanée

Création de plans

Un plan de vos bureaux et de votre parking peut être directement importés dans Ronspot. Et chaque place peut être rendu interactive à l’aide de notre sélecteur (glisser-déposer).

Vous n’avez pas de plan ? Un outil de création de plans est inclus dans Ronspot et vous permet de faire glisser et déposer des bureaux, des places de parking, des murs, des portes, des meubles, etc. sur un fond blanc.

Distanciation sociale / physique

Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, l’administrateur peut sécuriser le retour des employés au bureau en quelques clics en sélectionnant simplement sur le plan les bureaux situés à proximité les uns des autres.

Système de crédits

Pour empêcher vos salariés de surréserver et donner à chacun d’entre eux la possibilité de faire une réservation, Ronspot est capable de limiter le nombre de réservations que chaque employé peut effectuer à l’avance en :

  • attribuant un coût en crédits à chaque réservation de bureau et place de parking (ex : 1 réservation = 1 crédit)
  • allouant à chaque employé un nombre limité de crédits virtuels chaque mois ou chaque semaine

Inversement, les réservations pour le lendemain (après 18h) et les réservations pour le jour même sont gratuites (0 crédit). Elles se basent sur le principe du premier arrivé, premier servi, afin d’assurer chaque jour une occupation optimale des bureaux et du parking.

Réservation programmée & places attitrées

Pour mettre en place une rotation des équipes, l’administrateur a la possibilité de planifier automatiquement les réservations des employés de façon répétée pour certains jours de la semaine (chaque semaine ou toutes les deux semaines).

Un bureau ou une place de parking peut également être :

  • affecté à un employé de façon permanente, ou pour une journée seulement (possibilité de réserver pour des visiteurs)
  • rendu disponible dans l’application pour certains employés uniquement

Annuler une réservation

Un employé peut annuler sa réservation à tout moment en un clic et récupérer son crédit de façon immédiate. Sa place sera rendue disponible en temps réel dans l’application afin que d’autres employés puissent en bénéficier. Ronspot inclut également un système d’annulation automatique demandant aux employés possédant une réservation de la confirmer la veille au soir. Si la réservation n’est pas confirmée, elle est automatiquement annulée et la place automatiquement remise en circulation.

Suivi des présences (pointage d’arrivée et de départ)

Avec Ronspot, les employés peuvent confirmer directement depuis l’application qu’ils sont bien arrivés et ont quitté le bureau :

  • d’une simple clic (système de pointage d’entrée et de sortie)
  • ou en scannant un code QR généré automatiquement (chaque place possède un code QR unique)

Chefs d’équipe

En créant des équipes et en désignant un ou plusieurs chefs par équipe, ces derniers peuvent superviser les réservations d’autres employés et d’effectuer des réservations en leur nom, réduisant ainsi la charge de travail des administrateurs.

Tableau de bord & rapports

Les administrateurs peuvent visualiser en temps réel depuis le tableau de bord toutes les réservations et les places disponibles pour chaque jour.

Ils ont également accès à une multitude de rapports comprenant des informations précieuses sur l’occupation quotidienne, la demande, les réservations inutilisées, le suivi des cas contacts, etc. pour les 90 derniers jours.

Fonctionnement

Panneau d’administration Ronspot

Après avoir créé gratuitement un compte administrateur Ronspot, l’administrateur peut reproduire facilement l’aménagement de ses bureaux et parkings sur Ronspot, et mettre en place des règles individuelles ou collectives pour les salariés de l’entreprise. Ronspot est entièrement hébergé sur le cloud et est accessible à tout moment, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil.

L’application mobile Ronspot

Pour rejoindre Ronspot, il suffit aux employés de suivre 2 étapes simples :

  • télécharger l’application Ronspot (disponible gratuitement sur Google Play et l’App Store)
  • se connecter au compte entreprise avec l’authentification unique (Single Sign-On) via un compte Microsoft, Google, Okta ou Duo

Pas de téléphone ou de système d’authentification unique ? Les employés peuvent également accéder au système en ligne et s’inscrire en utilisant leur adresse e-mail.

Un système tout-en-un

La réservation de bureaux et la réservation de parking se font depuis le même panneau d’administration pour les administrateurs et depuis une seule et même application pour les employés.

Login Single Sign-On Ronspot
Calendrier de réservation

Disponibilité en temps réel

La disponibilité des bureaux et des places de parking est visible en temps réel sur le calendrier, avec un design facile à comprendre :

Jour avec disponibilité    Jour sans disponibilité     Votre réservation

Avec la formule Entreprise, les employés peuvent réserver jusqu’à 90 jours en avance, contre 14 jours pour la formule Premium et 3 pour la formule Communauté. Vous pouvez comparer toutes nos formules ici.

Sélection de zones (bureaux, parkings, étages, etc.)

En haut de l’écran, les employés peuvent utiliser le menu déroulant pour passer d’une zone de bureau ou de parking à une autre. Ils peuvent voir et accéder uniquement aux zones qui leur ont été affectées (panneau d’administration) et chaque zone possède son propre calendrier de réservation.

Paramètres de filtrage

Les employés ont également la possibilité de sélectionner des paramètres pour affiner leur recherche et filtrer le type de bureaux ou de places de stationnement qu’ils souhaitent réserver.

Plan interactif

Réservation depuis le plan

Un système de plan interactif pour les bureaux et pour les parkings est inclus dans Ronspot et permet aux employés de

  • consulter les places disponibles et les réservations d’autres employés sur le même plan
  • sélectionner le bureau ou la place de parking qu’ils souhaitent réserver directement sur le plan
  • recevoir une confirmation de réservation instantanée

Création de plans

Un plan de vos bureaux et de votre parking peut être directement importés dans Ronspot. Et chaque place peut être rendu interactive à l’aide de notre sélecteur (glisser-déposer).

Vous n’avez pas de plan ? Un outil de création de plans est inclus dans Ronspot et vous permet de faire glisser et déposer des bureaux, des places de parking, des murs, des portes, des meubles, etc. sur un fond blanc.

Distanciation sociale / physique

Avec notre sélecteur rapide de distanciation sociale, l’administrateur peut sécuriser le retour des employés au bureau en quelques clics en sélectionnant simplement sur le plan les bureaux situés à proximité les uns des autres.

Système de crédits

Système de crédits

Pour empêcher vos salariés de surréserver et donner à chacun d’entre eux la possibilité de faire une réservation, Ronspot est capable de limiter le nombre de réservations que chaque employé peut effectuer à l’avance en :

  • attribuant un coût en crédits à chaque réservation de bureau et place de parking (ex : 1 réservation = 1 crédit)
  • allouant à chaque employé un nombre limité de crédits virtuels chaque mois ou chaque semaine

Inversement, les réservations pour le lendemain (après 18h) et les réservations pour le jour même sont gratuites (0 crédit). Elles se basent sur le principe du premier arrivé, premier servi, afin d’assurer chaque jour une occupation optimale des bureaux et du parking.

Réservation programmée & places attitrées

Pour mettre en place une rotation des équipes, l’administrateur a la possibilité de planifier automatiquement les réservations des employés de façon répétée pour certains jours de la semaine (chaque semaine ou toutes les deux semaines).

Un bureau ou une place de parking peut également être :

  • affecté à un employé de façon permanente, ou pour une journée seulement (possibilité de réserver pour des visiteurs)
  • rendu disponible dans l’application pour certains employés uniquement

Annuler une réservation

Un employé peut annuler sa réservation à tout moment en un clic et récupérer son crédit de façon immédiate. Sa place sera rendue disponible en temps réel dans l’application afin que d’autres employés puissent en bénéficier. Ronspot inclut également un système d’annulation automatique demandant aux employés possédant une réservation de la confirmer la veille au soir. Si la réservation n’est pas confirmée, elle est automatiquement annulée et la place automatiquement remise en circulation.

Contrôle

Suivi des présences (pointage d’arrivée et de départ)

Avec Ronspot, les employés peuvent confirmer directement depuis l’application qu’ils sont bien arrivés et ont quitté le bureau :

  • d’une simple clic (système de pointage d’entrée et de sortie)
  • ou en scannant un code QR généré automatiquement (chaque place possède un code QR unique)

Chefs d’équipe

En créant des équipes et en désignant un ou plusieurs chefs par équipe, ces derniers peuvent superviser les réservations d’autres employés et d’effectuer des réservations en leur nom, réduisant ainsi la charge de travail des administrateurs.

Tableau de bord & rapports

Les administrateurs peuvent visualiser en temps réel depuis le tableau de bord toutes les réservations et les places disponibles pour chaque jour.

Ils ont également accès à une multitude de rapports comprenant des informations précieuses sur l’occupation quotidienne, la demande, les réservations inutilisées, le suivi des cas contacts, etc. pour les 90 derniers jours.

Request a demo of Ronspot desk, parking and meeting booking system with Angela Hernandez

Réserver une démonstration

45 minutes
Microsoft Teams
Appel individuel 1:1

Cliquez sur le lien ci-dessous pour consulter la disponibilité de notre équipe et réserver la date et l’heure qui vous conviennent. Nous vous présenterons le logiciel en situation réelle et vous expliquerons en détails les fonctionnalités qui répondent à vos besoins.

Rejoignez notre liste de diffusion pour suivre le lancement de nouvelles fonctionnalités et découvrir nos conseils en matière de gestion des espaces

Menu