Versterk de samenwerking tussen uw medewerkers met het reserveringssysteem voor vergaderruimtes van Ronspot®.
Onbeperkte toegang gedurende 30 dagen Geen toewijding

Een intuïtief reserveringssysteem voor vergaderruimtes om het personeel te helpen een vergaderruimte vast te zetten
Met Ronspot, kunnen uw medewerkers nu de beschikbaarheid van vergaderruimtes in realtime bekijken en een ruimte reserveren voor de duur die zij nodig hebben.
De organisator van de vergadering kan ook een specifieke herhaling instellen om een vergadering automatisch op regelmatige tijdstippen te herhalen en collega’s uit te nodigen om aan de vergadering deel te nemen, voor zover de maximale capaciteit van de ruimte dit toelaat. Uitnodigingen voor vergaderingen worden automatisch per e-mail naar alle deelnemers gestuurd en geïntegreerd met Outlook-, Teams-, Google- en Windows-kalenders.
Het reserveringssysteem voor vergaderruimtes is geïntegreerd in ons bureau reserveringssysteem, zodat medewerkers een bureau en een vergaderruimte direct vanaf dezelfde interactieve kaart kunnen selecteren en reserveren!

Vergaderingen gemakkelijk gemaakt
Kalender met live beschikbaarheid
Zeg vaarwel tegen dubbele reserveringen en overlappingen van vergaderingen. Met onze reserveringssoftware voor vergaderruimtes kunnen medewerkers in één oogopslag zien welke vergaderruimtes en tijdslots nog vrij zijn. En ze kunnen een vergaderruimte reserveren voor de duur die ze nodig hebben en tot 90 dagen van tevoren. Het systeem wordt in realtime bijgewerkt en reserveringsbevestigingen worden onmiddellijk verzonden.
Herhaaldelijke vergaderingen
Om een herhaaldelijke vergadering te plannen, hoeft de organisator alleen maar de optie “Herhalen” te selecteren bij het maken van de reservering in Ronspot en de frequentie van de vergadering te selecteren (dagelijks, wekelijks of maandelijks).
Deelnemers uitnodigen
Voor een naadloos reserveringsproces krijgt de organisator een lijst te zien van alle medewerkers die toegang hebben tot het kantoor en kan de organisator eenvoudig de deelnemers uit de lijst selecteren. Voor elke vergaderruimte kan een maximale bezettingsgraad worden ingesteld om het aantal vergaderdeelnemers efficiënt te beperken.
Kalenderintegratie
Alle deelnemers ontvangen automatisch een uitnodiging voor de vergadering per e-mail en kunnen de vergadering accepteren of weigeren. Geaccepteerde vergaderingen zullen automatisch worden toegevoegd aan de kalender van de medewerker (Outlook-, Teams-, Google- en Windows-kalender) en aan hun Ronspot-account.
Minder werkbelasting, meer efficiency
Gebruikt door medewerkers
Onze intuïtieve reserveringssoftware voor vergaderruimtes wordt rechtstreeks door medewerkers gebruikt, zodat zij altijd en overal zelf de beschikbaarheid van ruimtes kunnen bekijken en een vergaderruimte kunnen reserveren. De lijst van medewerkers die een vergaderruimte mogen reserveren, kan ook door de beheerder worden beperkt.
Herinneringen en annuleringen
Om flexibiliteit en een maximale bezetting te garanderen, stuurt Ronspot automatisch herinneringen voorafgaand aan vergaderingen en kunnen organisatoren van vergaderingen een vergadering annuleren in slechts een paar klikken. Voor herhaaldelijke vergaderingen, kunnen zij kiezen om ofwel de huidige gebeurtenis of de hele reeks te annuleren. Geannuleerde tijdslots worden direct beschikbaar in Ronspot voor andere medewerkers om te kunnen reserveren.
Overzicht vergadering
Beheerders hebben toegang tot de volledige lijst van geplande vergaderingen vanuit het beheerderspaneel, en kunnen vergaderingsdetails bekijken (tijd, deelnemers, notities, enz.) en eventuele wijzigingen aanbrengen.
Integratie bureaureservering
De vergaderruimtes zijn rechtstreeks geïntegreerd in ons reserveringssysteem voor bureaus, zodat medewerkers bureaus en vergaderruimtes kunnen bekijken en reserveren vanaf dezelfde interactieve plattegrond.

Hoe werkt Ronspot
Na het instellen van uw bedrijfsaccount bij Ronspot, verloopt het aanmelden van uw medewerkers heel gemakkelijk.
Door middel van Single Sign-On (Google, Microsoft, Okta, Duo)
- Medewerkers hoeven alleen maar de online te gaan.
- Ze hoeven alleen maar in te loggen met hun bestaande inloginformatie van Microsoft, Okta, of Duo.
Zonder Single Sign-On
- Medewerkes moeten zich met hun werkmailadres aanmelden op deze pagina. Hun account moet vanwege veiligheidsredenen handmatig worden bevestigd.
- Ze kunnen de online te gaan.
- En inloggen door middel van hun e-mailadres en wachtwoord.
Na het openen van de app krijgen medewerkers een kalender te zien met de beschikbaarheid van vergaderruimtes voor elke dag van de maand, en tot 3 maanden in de toekomst.
Kalenderlegenda
Een groene punt betekent dat er ten minste één vergaderruimte met tijdslot beschikbaar is voor die dag
Een doorgestreepte cirkel betekent dat er geen beschikbaarheid is voor die dag
Een blauwe achtergrond betekent dat u een vergaderruimte voor die dag hebt gereserveerd
Ons reserveringssysteem voor vergaderruimtes toont realtime beschikbaarheid. Dus als een organisator een vergadering annuleert, kunnen andere medewerkers gewoon de pagina vernieuwen en zien dat het tijdslot onmiddellijk beschikbaar wordt.
Wat is een zone?
Zones kunnen door de beheerder worden gecreëerd in het beheerderspaneel in Ronspot voor verschillende locaties, etages, ruimtes, of zelfs verschillende secties van dezelfde ruimte. Elke zone heeft een eigen kalender voor het reserveren.
Wie heeft toegang tot een zone?
In het beheerderspaneel kan een beheerder:
- elk individu apart bewerken en toegang tot specifieke zones verlenen;
- een groep creëren, medewerkers toevoegen tot die groep, en de zones selecteren waartoe zij toegang hebben.
Hoe te switchen tussen zones?
Medewerkers kunnen switchen tussen zones en het dropdown-menu boven de kalender gebruiken. Medewerkers kunnen alleen de zones zie waartoe zij toegang hebben.
Als er niets beschikbaar is in een zone, dan kan de medewerker gewoon overschakelen naar een andere zone en een andere kalender bekijken voor de beschikbaarheid.
Het reserveren van een vergaderruimte is heel eenvoudig en kan binnen een paar minuten worden gedaan:
-
-
- Een dag kiezen – Een medewerker kan op de kalender gewoon op de groene punt
tikken voor de dag die hij of zij wilt reserveren.
- Interactieve kaart – Dit brengt hen naar een interactieve plattegrond van hun kantoor, met kleurgecodeerde vergaderruimtes:
Beschikbare vergaderruimtes
Volgeboekte vergaderruimtes
Niet-beschikbare vergaderruimtes (inactief)
- Een vergaderruimte selecteren – Ze hoeven alleen maar op een beschikbare vergaderruimte te tikken
- Een tijdslot selecteren – Dan kunnen ze een beschikbaar tijdslot voor de vergadering bekijken en selecteren
- Instellen van de vergaderfrequentie (optioneel) – Organisatoren van vergaderingen hebben de mogelijkheid om een specifieke herhaling in te stellen om een reservering automatisch te herhalen (dagelijks, wekelijks of maandelijks)
- Deelnemers uitnodigen – Ten slotte krijgen ze de lijst van medewerkers die toegang hebben tot die zone en kunnen ze selecteren wie ze willen uitnodigen
- Onmiddellijke bevestiging – De vergaderruimte wordt blauw
en wordt onmiddellijk toegewezen aan de medewerker. De ruimte wordt ook onmiddellijk onbeschikbaar voor andere medewerkers om te reserveren.
- Een dag kiezen – Een medewerker kan op de kalender gewoon op de groene punt
-
Organisatoren van vergaderingen kunnen een vergadering met één druk op de knop annuleren. Ze hoeven alleen maar op hun reservering te klikken (op de reserveringskalender of op de kaart) en op “Plek vrijgeven” te klikken. Voor herhaaldelijke vergaderingen hebben ze de keuze tussen het annuleren van de huidige gebeurtenis of de volledige reeks van vergaderingen. Het resultaat is dat de timeslot(s) automatisch terug in de pool worden vrijgegeven en beschikbaar worden in de app voor andere medewerkers om te reserveren.
Ronspot bevat ook een herinneringssysteem dat automatisch een e-mail en/of pushnotificatie stuurt naar de organisator op de voorgaande avond.
Waarom het reserveringssysteem voor vergaderruimtes van Ronspot iets voor u is
Meer informatie over het reserveringssysteem voor vergaderruimtes van Ronspot en hoe het uw medewerkers kan helpen veilig terug te keren naar het werk.
Onze reserveringssystemen voor bureaus, parkeerplaatsen en vergaderruimtes maken deel uit van dezelfde software. Dit betekent dat beheerders ze alle drie kunnen beheren vanuit hetzelfde beheerpaneel en medewerkers alle drie kunnen reserveren vanuit dezelfde app!
Het instellen van een Ronspot-account kan binnen een dag gebeuren. Meestal raden wij een inwerkperiode van 2 á 3 weken aan zodat u de tijd hebt uw medewerkers op de hoogte te brengen van de reserveringsapp en hoe deze functioneert.
Als beheerder kunt u veel regels instellen, waaronder het geven van toegang tot specifieke zones aan medewerkers, het toewijzen van een verschillend aantal kredietpunten per medewerker, het inplannen van herhaaldelijke reserveringen, het blokkeren van bepaalde gebruikers van het maken van reserveringen op specifieke dagen, enzovoorts.
Ronspot is een systeemeigen mobiele app dat gratis kan worden gedownload vanuit Google Play en de App Store. De app gebruikt het Aamzon-Cloud System (AWS) zodat de gegevens zeer goed beveiligd worden en voldoet volledig aan de AVG.
De bescherming van uw privacy heeft de hoogste prioriteit bij Ronspot. Het hebben van een ISO 27001 certificaat – de hoogste internationaal erkende beveiligingsnorm – geeft aan hoe serieus wij de bescherming van uw gegevens nemen.
App-gebruikers kunnen een probleem direct melden vanuit de app door op een knop te tikken. Ons toegewijd ondersteuningsteam hier in Ierland heeft als doel alle vragen binnen 24 uur te beantwoorden, van maandag tot vrijdag.
Creëer uw gratis account vandaag nog
en ontdek 30 dagen lang alle functies
Reserveer een gratis demonstratie
Kies onder een datum en tijd, en reserveer een videoconferentie met ons team dat 45 minuten duurt.
Wij zullen u door het beheerderspaneel en de mobiele app begeleiden en al uw vragen beantwoorden.
Prijzen
Beginnend van €0/maand, hebben alle abonnementen een onbeperkt aantal gebruikers en vergaderruimtes en ze zijn ontworpen voor alle wensen en budgetten.
Vergelijk onze Community-, Premium en Enterprise-abonnementen en ontdek welke de juiste is voor uw bedrijf.
Maak een gratis account aan
Ontdek 30 dagen lang alle Enterprise-functies gratis. Uw account zal na 30 dagen automatisch worden teruggeschakeld naar ons altijd gratis abonnement.
Reserveer een demonstratie
Meld u aan voor een gratis demonstratie en wij zullen u door het beheerderspaneel en de mobiele app begeleiden en al uw vragen beantwoorden.