Reserveringssysteem voor Vergaderruimtes

Na het openen van de app krijgen medewerkers een kalender te zien met de beschikbaarheid van vergaderruimtes voor elke dag van de maand, en tot 3 maanden in de toekomst.

Kalenderlegenda

Een groene punt betekent dat er ten minste één vergaderruimte met tijdslot beschikbaar is voor die dag

Een doorgestreepte cirkel betekent dat er geen beschikbaarheid is voor die dag

Een blauwe achtergrond betekent dat u een vergaderruimte voor die dag hebt gereserveerd

 

Ons reserveringssysteem voor vergaderruimtes toont realtime beschikbaarheid. Dus als een organisator een vergadering annuleert, kunnen andere medewerkers gewoon de pagina vernieuwen en zien dat het tijdslot onmiddellijk beschikbaar wordt.

Wat is een zone?

Zones kunnen door de beheerder worden gecreëerd in het beheerderspaneel in Ronspot voor verschillende locaties, etages, ruimtes, of zelfs verschillende secties van dezelfde ruimte. Elke zone heeft een eigen kalender voor het reserveren.

Wie heeft toegang tot een zone?

In het beheerderspaneel kan een beheerder:

• elk individu apart bewerken en toegang tot specifieke zones verlenen;
• een groep creëren, medewerkers toevoegen tot die groep, en de zones selecteren waartoe zij toegang hebben.

Hoe te switchen tussen zones?

Medewerkers kunnen switchen tussen zones en het dropdown-menu boven de kalender gebruiken. Medewerkers kunnen alleen de zones zie waartoe zij toegang hebben.

Als er niets beschikbaar is in een zone, dan kan de medewerker gewoon overschakelen naar een andere zone en een andere kalender bekijken voor de beschikbaarheid.

Het reserveren van een vergaderruimte is heel eenvoudig en kan binnen een paar minuten worden gedaan:

1. 1. 1. Een dag kiezen – Een medewerker kan op de kalender gewoon op de groene punt tikken voor de dag die hij of zij wilt reserveren.
      2. Interactieve kaart – Dit brengt hen naar een interactieve plattegrond van hun kantoor, met kleurgecodeerde vergaderruimtes:
         • Beschikbare vergaderruimtes
         • Volgeboekte vergaderruimtes
         • Niet-beschikbare vergaderruimtes (inactief)
      3. Een vergaderruimte selecteren – Ze hoeven alleen maar op een beschikbare vergaderruimte te tikken
      4. Een tijdslot selecteren – Dan kunnen ze een beschikbaar tijdslot voor de vergadering bekijken en selecteren
      5. Instellen van de vergaderfrequentie (optioneel) – Organisatoren van vergaderingen hebben de mogelijkheid om een specifieke herhaling in te stellen om een reservering automatisch te herhalen (dagelijks, wekelijks of maandelijks)
      6. Deelnemers uitnodigen – Ten slotte krijgen ze de lijst van medewerkers die toegang hebben tot die zone en kunnen ze selecteren wie ze willen uitnodigen
      7. Onmiddellijke bevestiging – De vergaderruimte wordt blauw  en wordt onmiddellijk toegewezen aan de medewerker. De ruimte wordt ook onmiddellijk onbeschikbaar voor andere medewerkers om te reserveren.

Organisatoren van vergaderingen kunnen een vergadering met één druk op de knop annuleren. Ze hoeven alleen maar op hun reservering te klikken (op de reserveringskalender of op de kaart) en op “Plek vrijgeven” te klikken. Voor herhaaldelijke vergaderingen hebben ze de keuze tussen het annuleren van de huidige gebeurtenis of de volledige reeks van vergaderingen. Het resultaat is dat de timeslot(s) automatisch terug in de pool worden vrijgegeven en beschikbaar worden in de app voor andere medewerkers om te reserveren.

Ronspot bevat ook een herinneringssysteem dat automatisch een e-mail en/of pushnotificatie stuurt naar de organisator op de voorgaande avond.