Vertrouwd door’s werelds toonaangevende bedrijven
Reserveringssysteem voor vergaderruimtes
Versterk de samenwerking met het reserveringssysteem voor vergaderruimtes van Ronspot
Een intuïtief reserveringssysteem voor vergaderruimtes om het personeel te helpen een vergaderruimte vast te zetten
Met Ronspot, kunnen uw medewerkers nu de beschikbaarheid van vergaderruimtes in realtime bekijken en een ruimte reserveren voor de duur die zij nodig hebben.
De organisator van de vergadering kan ook een specifieke herhaling instellen om een vergadering automatisch op regelmatige tijdstippen te herhalen en collega’s uit te nodigen om aan de vergadering deel te nemen, voor zover de maximale capaciteit van de ruimte dit toelaat. Uitnodigingen voor vergaderingen worden automatisch per e-mail naar alle deelnemers gestuurd en geïntegreerd met Outlook-, Teams-, Google- en Windows-kalenders.
Het reserveringssysteem voor vergaderruimtes is geïntegreerd in ons bureau reserveringssysteem, zodat medewerkers een bureau en een vergaderruimte direct vanaf dezelfde interactieve kaart kunnen selecteren en reserveren!
Vergaderingen gemakkelijk gemaakt
Gebruikt door medewerkers
Onze intuïtieve reserveringssoftware voor vergaderruimtes wordt rechtstreeks door medewerkers gebruikt, zodat zij altijd en overal zelf de beschikbaarheid van ruimtes kunnen bekijken en een vergaderruimte kunnen reserveren. De lijst van medewerkers die een vergaderruimte mogen reserveren, kan ook door de beheerder worden beperkt.
Kalender met live beschikbaarheid
Zeg vaarwel tegen dubbele reserveringen en overlappingen van vergaderingen. Met onze reserveringssoftware voor vergaderruimtes kunnen medewerkers in één oogopslag zien welke vergaderruimtes en tijdslots nog vrij zijn. En ze kunnen een vergaderruimte reserveren voor de duur die ze nodig hebben en tot 90 dagen van tevoren. Het systeem wordt in realtime bijgewerkt en reserveringsbevestigingen worden onmiddellijk verzonden.
Herhaaldelijke vergaderingen
Om een herhaaldelijke vergadering te plannen, hoeft de organisator alleen maar de optie “Herhalen” te selecteren bij het maken van de reservering in Ronspot en de frequentie van de vergadering te selecteren (dagelijks, wekelijks of maandelijks).
Deelnemers uitnodigen
Voor een naadloos reserveringsproces krijgt de organisator een lijst te zien van alle medewerkers die toegang hebben tot het kantoor en kan de organisator eenvoudig de deelnemers uit de lijst selecteren. Voor elke vergaderruimte kan een maximale bezettingsgraad worden ingesteld om het aantal vergaderdeelnemers efficiënt te beperken.
Minder werkbelasting, meer efficiency
Kalenderintegratie
Alle deelnemers ontvangen automatisch een uitnodiging voor de vergadering per e-mail en kunnen de vergadering accepteren of weigeren. Geaccepteerde vergaderingen zullen automatisch worden toegevoegd aan de kalender van de medewerker (Outlook-, Teams-, Google- en Windows-kalender) en aan hun Ronspot-account.
Herinneringen en annuleringen
Om flexibiliteit en een maximale bezetting te garanderen, stuurt Ronspot automatisch herinneringen voorafgaand aan vergaderingen en kunnen organisatoren van vergaderingen een vergadering annuleren in slechts een paar klikken. Voor herhaaldelijke vergaderingen, kunnen zij kiezen om ofwel de huidige gebeurtenis of de hele reeks te annuleren. Geannuleerde tijdslots worden direct beschikbaar in Ronspot voor andere medewerkers om te kunnen reserveren.
Overzicht vergadering
Beheerders hebben toegang tot de volledige lijst van geplande vergaderingen vanuit het beheerderspaneel, en kunnen vergaderingsdetails bekijken (tijd, deelnemers, notities, enz.) en eventuele wijzigingen aanbrengen.
Integratie bureaureservering
De vergaderruimtes zijn rechtstreeks geïntegreerd in ons reserveringssysteem voor bureaus, zodat medewerkers bureaus en vergaderruimtes kunnen bekijken en reserveren vanaf dezelfde interactieve plattegrond.
Waarom het reserveringssysteem voor vergaderruimtes van Ronspot iets voor u is
Meer informatie over het reserveringssysteem voor vergaderruimtes van Ronspot en hoe het uw medewerkers kan helpen veilig terug te keren naar het werk.
Onze reserveringssystemen voor bureaus, parkeerplaatsen en vergaderruimtes maken deel uit van dezelfde software. Dit betekent dat beheerders ze alle drie kunnen beheren vanuit hetzelfde beheerpaneel en medewerkers alle drie kunnen reserveren vanuit dezelfde app!
Het instellen van een Ronspot-account kan binnen een dag gebeuren. Meestal raden wij een inwerkperiode van 2 á 3 weken aan zodat u de tijd hebt uw medewerkers op de hoogte te brengen van de reserveringsapp en hoe deze functioneert.
Als beheerder kunt u veel regels instellen, waaronder het geven van toegang tot specifieke zones aan medewerkers, het toewijzen van een verschillend aantal kredietpunten per medewerker, het inplannen van herhaaldelijke reserveringen, het blokkeren van bepaalde gebruikers van het maken van reserveringen op specifieke dagen, enzovoorts.
Ronspot is een systeemeigen mobiele app dat gratis kan worden gedownload vanuit Google Play en de App Store. De app gebruikt het Aamzon-Cloud System (AWS) zodat de gegevens zeer goed beveiligd worden en voldoet volledig aan de AVG.
De bescherming van uw privacy heeft de hoogste prioriteit bij Ronspot. Het hebben van een ISO 27001 certificaat – de hoogste internationaal erkende beveiligingsnorm – geeft aan hoe serieus wij de bescherming van uw gegevens nemen.
App-gebruikers kunnen een probleem direct melden vanuit de app door op een knop te tikken. Ons toegewijd ondersteuningsteam hier in Ierland heeft als doel alle vragen binnen 24 uur te beantwoorden, van maandag tot vrijdag.
