Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità con cui Ronspot Ltd raccoglie, utilizza e divulga le informazioni che La riguardano quando utilizza il nostro sito web ronspotflexwork.com (il “Servizio”). Accedendo al Servizio o utilizzandolo, Lei acconsente alla raccolta, all’utilizzo e alla divulgazione delle Sue informazioni in conformità con la presente Informativa sulla Privacy. Qualora non acconsenta, La invitiamo a non accedere al Servizio né a utilizzarlo.

La presente Informativa riguarda due distinte categorie di persone:

• Parte A — Visitatori del sito web: persone che navigano su ronspotflexwork.com, inviano moduli di richiesta di informazioni, prenotano dimostrazioni o scaricano risorse. Per tali soggetti, Ronspot agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati.
• Parte B — Utenti della piattaforma: dipendenti e altri utenti autorizzati che utilizzano il prodotto Ronspot (app mobile, applicazione web o applicazione desktop DeskSync) per conto del proprio datore di lavoro. Per tali soggetti, Ronspot agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto dell’organizzazione datrice di lavoro. Si prega di fare riferimento alla Parte B qualora questa situazione La riguardi.

Se non è sicuro di quale sezione si applichi al Suo caso: se la Sua organizzazione Le ha fornito un account Ronspot per prenotare postazioni di lavoro, parcheggi o sale riunioni, la Parte B si applica all’utilizzo del prodotto. La Parte A si applica invece all’utilizzo del presente sito web.

Possiamo raccogliere e trattare le seguenti informazioni personali relative a Lei in qualità di visitatore del sito web:

Raccogliamo o riceviamo informazioni che La riguardano nei seguenti modi:

Utilizzeremo le informazioni raccolte che La riguardano per le seguenti finalità:

Base giuridica: quando rispondiamo alle Sue richieste o Le forniamo risorse, trattiamo i Suoi dati sulla base del nostro legittimo interesse. Quando Le inviamo comunicazioni di marketing, trattiamo i Suoi dati sulla base del Suo consenso. Può revocare il consenso in qualsiasi momento scrivendo a support@ronspotflexwork.com.

Qualora desiderassimo utilizzare le Sue informazioni per qualsiasi altra finalità, Le chiederemo preventivamente il consenso e utilizzeremo tali informazioni solo dopo averlo ottenuto e unicamente per la finalità per la quale il consenso è stato concesso.

Non trasferiremo le Sue informazioni personali a terzi senza aver previamente ottenuto il Suo consenso, salvo nelle limitate circostanze descritte di seguito.

Responsabili del trattamento da noi utilizzati in relazione a questo sito web:

Richiediamo a tutti i terzi di utilizzare le informazioni personali da noi trasferite esclusivamente per le finalità per le quali sono state trasferite e di non conservarle più a lungo di quanto necessario.

Potremmo inoltre divulgare le Sue informazioni personali: (1) per adempiere a leggi, regolamenti, provvedimenti giudiziari o altri procedimenti legali applicabili; (2) per far rispettare gli accordi stipulati con noi, inclusa la presente Informativa sulla Privacy; oppure (3) per rispondere a reclami secondo cui il Suo utilizzo del Servizio violerebbe diritti di terzi. In caso di fusione o acquisizione di Ronspot, le Sue informazioni potranno essere trasferite al nuovo proprietario.

Conserveremo le Sue informazioni personali per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono state raccolte, come descritto nella presente Informativa sulla Privacy. Potremmo essere tenuti a conservare determinate informazioni per periodi più lunghi al fine di adempiere a obblighi di legge, di rendicontazione o per altre legittime ragioni, quali la tutela dei nostri diritti legali o la prevenzione delle frodi. Le informazioni residue anonimizzate o aggregate, che non consentono di identificarLa direttamente o indirettamente, potranno essere conservate a tempo indeterminato.

A seconda della normativa applicabile, Lei può avere il diritto di accedere ai Suoi dati personali, rettificarli o cancellarli, riceverne una copia, limitare o opporsi al trattamento dei Suoi dati, richiedere la portabilità delle Sue informazioni personali verso un altro soggetto, revocare qualsiasi consenso precedentemente prestato, presentare un reclamo a un’autorità competente e beneficiare di ogni altro diritto previsto dalla normativa applicabile.

Per esercitare tali diritti, può scriverci all’indirizzo dpo@ronspotflexwork.com. Risponderemo alla Sua richiesta in conformità alla normativa applicabile. Può opporsi alla ricezione di comunicazioni di marketing diretto scrivendo a support@ronspotflexwork.com.

La presente sezione si applica a Lei qualora la Sua organizzazione Le abbia fornito l’accesso alla piattaforma Ronspot, sia tramite l’app mobile Ronspot (iOS o Android), l’applicazione web Ronspot o l’applicazione desktop Ronspot DeskSync.

In questo contesto, il Suo datore di lavoro o la Sua organizzazione è il titolare del trattamento dei dati, avendo stipulato un contratto con Ronspot per la fornitura di servizi di prenotazione e gestione degli spazi di lavoro. Ronspot agisce in qualità di responsabile del trattamento, trattando i Suoi dati personali esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Suo datore di lavoro.

Se ha domande sul motivo per cui la Sua organizzazione utilizza Ronspot, sulle funzionalità abilitate o su come i Suoi dati vengono utilizzati nell’ambito del Suo rapporto di lavoro, il Suo principale punto di contatto è il Suo datore di lavoro. È inoltre possibile contattare il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) di Ronspot secondo quanto descritto nella Sezione 18.

Ronspot non decide quali dati raccogliere su di Lei in qualità di dipendente: tale decisione spetta al Suo datore di lavoro. Ronspot tratta i Suoi dati personali esclusivamente nella misura necessaria per fornire i servizi contrattualizzati dal Suo datore di lavoro e unicamente in conformità alle istruzioni di quest’ultimo.

L’utilizzo di Ronspot da parte del Suo datore di lavoro è disciplinato da un Accordo sul Trattamento dei Dati stipulato tra il Suo datore di lavoro e Ronspot, che definisce gli obblighi di entrambe le parti in relazione ai Suoi dati personali.

Quando il Suo datore di lavoro ha configurato Ronspot per la Sua organizzazione, possono essere trattati i seguenti dati personali:

Il Suo datore di lavoro decide quali funzionalità di Ronspot sono abilitate per la Sua organizzazione. Non tutte le categorie di dati sopra indicate saranno necessariamente applicabili in ogni implementazione.

Ronspot offre una funzionalità opzionale denominata Check-in tramite presenza di rete che consente di automatizzare il check-in in ufficio quando il Suo dispositivo si connette a una rete aziendale riconosciuta. Questa funzionalità non è attivata per impostazione predefinita. Il Suo datore di lavoro deve scegliere espressamente di abilitarla.

Se il Suo datore di lavoro ha attivato questa funzionalità, essa opera come segue:

Quando la funzionalità di Check-in tramite presenza di rete è attiva sull’app mobile, l’app rileva la rete Wi-Fi alla quale il Suo dispositivo è connesso. Se tale rete corrisponde a una rete aziendale riconosciuta e Lei dispone di una prenotazione attiva, viene effettuato automaticamente un check-in a Suo nome. Vengono raccolti i seguenti dati:

DeskSync è un’applicazione in esecuzione in background installata su dispositivi aziendali (non su dispositivi personali). È in grado di rilevare sia connessioni Wi-Fi sia connessioni Ethernet cablate. Quando viene rilevata una rete aziendale riconosciuta e Lei dispone di una prenotazione attiva, il check-in viene effettuato automaticamente. Vengono inoltre raccolti i seguenti dati:

DeskSync verifica inoltre se tastiera o mouse sono stati utilizzati di recente, esclusivamente per evitare l’esecuzione di un check-in da un dispositivo non presidiato. Tale verifica viene effettuata interamente sul dispositivo: nessun dato relativo alla digitazione, ai movimenti del mouse, al contenuto dei file, alle applicazioni o ad altre informazioni presenti sul dispositivo viene registrato o trasmesso a Ronspot.

DeskSync memorizza localmente sul dispositivo aziendale un piccolo set di dati crittografati: un token di autenticazione crittografato, la configurazione della rete aziendale e un registro locale degli eventi di connessione. Tali dati locali vengono eliminati quando Lei effettua il logout.

Una volta effettuato un check-in in una determinata giornata, i meccanismi automatici di attivazione di DeskSync vengono sospesi per il resto della giornata lavorativa.

Per la fornitura della piattaforma Ronspot, utilizziamo i seguenti sub-responsabili del trattamento, che possono trattare i Suoi dati personali per nostro conto:

Sub-responsabile	Finalità	Ubicazione
Amazon Web Services (AWS)	Hosting cloud e archiviazione dei dati della piattaforma Ronspot	Dublino, Irlanda e Parigi, Francia (solo UE)
Amazon CloudFront / S3	Distribuzione dell’applicazione desktop DeskSync. Nessun dato personale viene trattato tramite questa infrastruttura.	UE Ovest (Irlanda)
Cloudflare	Content Delivery Network per migliorare le prestazioni e la sicurezza della piattaforma	UE (accordo sul trattamento dei dati in essere)
AG Grid	Componente di visualizzazione dati utilizzato nel pannello di amministrazione Ronspot	UE (accordo sul trattamento dei dati in essere)

Ronspot rimane pienamente responsabile delle attività di trattamento svolte da tutti i sub-responsabili del trattamento. Informeremo il Suo datore di lavoro di eventuali modifiche relative ai sub-responsabili del trattamento in conformità con il nostro Accordo sul Trattamento dei Dati.

I seguenti soggetti terzi sono utilizzati da Ronspot esclusivamente per finalità operative interne (quali comunicazioni interne e CRM) e non trattano i Suoi dati personali in qualità di utente della piattaforma: Microsoft Office 365, HubSpot, Claap e Vanderbilt/ACRE.

I Suoi dati personali saranno conservati per tutto il periodo in cui il Suo datore di lavoro continuerà a utilizzare il servizio Ronspot. Alla cessazione del contratto tra il Suo datore di lavoro e Ronspot, tutti i dati personali saranno definitivamente eliminati entro 90 giorni.

Se Lei lascia la Sua organizzazione mentre il Suo datore di lavoro continua a utilizzare Ronspot, sarà responsabilità del Suo datore di lavoro rimuovere i Suoi dati personali dalla piattaforma tramite il pannello di amministrazione Ronspot. Ronspot eliminerà definitivamente i dati individuali dei dipendenti entro 90 giorni dalla ricezione di un’istruzione di cancellazione da parte del datore di lavoro.

Qualora desideri richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali prima di tale momento, La invitiamo a contattare innanzitutto il Suo datore di lavoro, in quanto titolare del trattamento. Ronspot darà seguito alle richieste di cancellazione esclusivamente su istruzione del datore di lavoro.

In qualità di utente della piattaforma, Lei beneficia degli stessi diritti previsti dal GDPR descritti nella Sezione 7, inclusi il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione.

Poiché il Suo datore di lavoro è il titolare del trattamento per quanto riguarda i dati della piattaforma, le richieste di esercizio dei Suoi diritti devono essere rivolte in primo luogo al Suo datore di lavoro. Quest’ultimo è responsabile della gestione delle richieste degli interessati relative all’utilizzo di Ronspot.

Qualora non riesca a ottenere una risposta soddisfacente dal Suo datore di lavoro, oppure desideri sollevare una questione relativa al modo in cui Ronspot ha trattato i Suoi dati in qualità di responsabile del trattamento, può contattare direttamente il Responsabile della Protezione dei Dati di Ronspot all’indirizzo dpo@ronspotflexwork.com.

Lei ha inoltre il diritto di presentare un reclamo alla Data Protection Commission irlandese (dataprotection.ie) o all’autorità di controllo competente nel Suo Paese di residenza.

La sicurezza delle Sue informazioni è importante per noi. Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Suoi dati personali da distruzione accidentale o illecita, perdita, alterazione, divulgazione non autorizzata o accesso non autorizzato. Tali misure includono:

Tuttavia, considerati i rischi intrinseci ai servizi basati su Internet, non possiamo garantire una sicurezza assoluta. La trasmissione delle informazioni avviene pertanto a Suo rischio.

Per ulteriori informazioni su come utilizziamo i cookie e le tecnologie di tracciamento, nonché sulle opzioni a Sua disposizione in relazione ad essi, La invitiamo a consultare la nostra Politica sui Cookie all’indirizzo: ronspotflexwork.com/it/informativa-sui-cookie/

Il nostro Servizio può contenere collegamenti ad altri siti web non gestiti da noi. La presente Informativa sulla Privacy non disciplina le pratiche in materia di privacy di tali soggetti terzi. Le raccomandiamo vivamente di consultare l’informativa sulla privacy di ogni sito web che visita. Non esercitiamo alcun controllo sui contenuti, sulle politiche in materia di privacy o sulle pratiche di siti web o servizi di terze parti e non ci assumiamo alcuna responsabilità in merito.

Per qualsiasi domanda o dubbio relativo al trattamento delle Sue informazioni, può contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati:

Ronspot Ltd —Responsabile della Protezione dei Dati – Rosaleen Maher
ATU iHubs, Dublin Road, Galway, Co. Galway H91 DCH9, Irlanda
E-mail: dpo@ronspotflexwork.com oppure rosaleen.maher@ronspotflexwork.com

Gestiremo le Sue richieste e i Suoi reclami in conformità con la normativa applicabile.

Potremo modificare la presente Informativa sulla Privacy in qualsiasi momento. Pubblicheremo la versione aggiornata dell’Informativa su questa pagina e aggiorneremo la data di “Ultimo aggiornamento” riportata all’inizio del documento.

La versione aggiornata dell’Informativa entrerà in vigore 30 giorni dopo la sua pubblicazione. L’accesso continuato al Servizio o il suo utilizzo successivo a tale data costituirà accettazione della versione aggiornata dell’Informativa. Le raccomandiamo di consultare periodicamente questa pagina.

In caso di modifiche sostanziali che incidano sulle modalità di trattamento dei Suoi dati personali, faremo il possibile, con ragionevole impegno, per informarLa direttamente qualora disponiamo dei Suoi recapiti.