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Eli Lilly steigert Flächeneffizienz und spart über 3 Millionen € mit Ronspot

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Cork, Irland

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Über 2.300 Mitarbeitende

3+

Millionen € Einsparungen

2:1

Verhältnis Mitarbeitende : Schreibtisch

400+

Stunden eingespart durch Automatisierung

Die Herausforderung: Wenn Erfolg zum Problem wird

Wenn schnelles Wachstum auf begrenzten Raum trifft, stehen viele Unternehmen vor einer teuren Entscheidung: erweitern oder einschränken. Eli Lilly fand eine dritte Lösung.

Das Büro in Cork war als modernes Vorzeigeprojekt mit einem Arbeitsplatz für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter geplant. Doch bis 2023 war das Team um 35 % gewachsen – auf über 1.900 Personen. 2025 waren es bereits 2.300, die Cork ihr berufliches Zuhause nennen.

Mit nur 1.030 Schreibtischen stellte sich trotz hybrider Arbeitsmodelle täglich dieselbe Frage: Wird es heute einen Platz zum Arbeiten geben?

„Wir standen vor einer Entscheidung, die kein wachsendes Unternehmen gerne trifft“, erklärt das Facility-Team. „Entweder jährlich über 3 Millionen € in neue Büroflächen investieren – oder lernen, unsere bestehende Fläche smarter zu nutzen.“

Für die Mitarbeitenden war das Problem greifbar: Neue Kolleg:innen wussten nicht, ob sie in der Nähe ihres Teams sitzen könnten. Langjährige Mitarbeitende spürten den täglichen Stress der Unsicherheit. Projektteams kämpften damit, sich im Büro gezielt zu koordinieren.

„Wir brauchten keine größere Fläche – nur eine intelligentere Art, sie zu nutzen.“

– Facility Manager, Eli Lilly

Die Auswirkungen: Mehr als nur Quadratmeter

Neben den finanziellen Aspekten drohten betriebliche Probleme die Unternehmenskultur zu belasten:

  • Mitarbeitererlebnis: Viele kamen ins Büro, nur um keinen freien Platz zu finden.
  • Teamkoordination: Ohne Einblick in die Anwesenheitspläne der Kolleg:innen fand Zusammenarbeit zufällig statt – nicht gezielt.
  • Ressourcenverschwendung: Einige Bereiche waren halbleer, während andere überfüllt waren.
  • Betriebliche Ineffizienz: Selbst Catering-Partner litten unter schwankender Auslastung – was zu erheblicher Lebensmittelverschwendung führte.

Das Facility-Management wusste: Ein reines Buchungssystem würde nicht reichen. Es brauchte eine echte Arbeitsplatztransformation.

Problem solving

Wie Ronspot die Transformation ermöglichte

Vorteil 1

Echtzeit-Transparenz

Ronspots Lösung

Mitarbeitende konnten über die benutzerfreundliche App in Echtzeit sehen, welche Schreibtische frei waren – noch bevor sie das Haus verließen. So entfielen unnötige Wege und Ankunftsstress.

Vorteil 2

Flexible Arbeitsplatzzuweisung

Ronspots Lösung

Statt starrer Teamzonen ermöglichte Ronspot eine vollständig flexible Belegung. Alle 1.030 Arbeitsplätze konnten von allen Mitarbeitenden gebucht werden – für maximale Auslastung im gesamten Büro.

Vorteil 3

Bessere Teamkoordination

Ronspots Lösung

Die Plattform machte Buchungen sichtbar, sodass Teams ihre Präsenztage gezielt abstimmen und effektiver zusammenarbeiten konnten.

Vorteil 4

Intelligente Arbeitsplatz-Analysen

Ronspots Lösung

Durch die Integration in Zutritts- und HR-Systeme erhielt Eli Lilly präzise Einblicke in Anwesenheit und Flächennutzung – die Basis für datengestützte Kapazitäts- und Zukunftsplanung.

Ergebnisse

Ronspots Lösung

3+ Millionen € eingespart, da kein zusätzlicher Büroraum nötig war

400+ Stunden manuelle Analysearbeit durch Automatisierung ersetzt

2:1 Verhältnis Mitarbeitende : Schreibtisch ohne Einbußen beim Mitarbeitererlebnis

Lebensmittelverschwendung auf nur 5 Mahlzeiten pro Tag reduziert dank präziser Anwesenheitsprognosen

Die Mechanik hinter dem Erfolg

Vorausschauende Buchungsanalysen

Die Daten zeigten Nutzungstrends, halfen Spitzenzeiten zu erkennen und die Verfügbarkeit optimal zu steuern.

Automatisiertes Flächenmanagement

Ronspots intelligentes System verhinderte Überbuchungen und maximierte die Nutzung – so wurde der Sprung von 1:1 auf 2:1 möglich.

Integrierte Anwesenheitsdaten

Echtzeit-Informationen wurden mit Partnern wie Sodexo geteilt, um den Catering-Bedarf exakt vorherzusagen – die Lebensmittelverschwendung sank auf nur 5 Mahlzeiten täglich.

Selbstbestimmte Planung

Mitarbeitende konnten ihre Bürozeit eigenständig planen – und das Facility-Team sparte über 400 Stunden Koordinationsarbeit pro Jahr.

Warum Ronspot?

Erfahren Sie, wie Ronspot Ihre eigenen Parkplatzherausforderungen lösen kann.

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Für Facility-Teams

Effizienzgewinne und präzise Daten für langfristige Kapazitäts- und Flächenplanung. Eli Lilly kann mit Ronspot seine aktuelle Bürofläche optimal nutzen und zukünftige Bedarfe realistisch planen.

Für Mitarbeitende

Die intuitive App war einfach einzuführen und brachte sofort messbare Vorteile. Teams können ihre Präsenztage besser planen, Pendelzeiten lohnen sich, und Zusammenarbeit wird gezielt gefördert.

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Für HR

Verbessertes Mitarbeitererlebnis – weniger Reibungspunkte an Präsenztagen. HR-Teams können Wachstum realistisch prognostizieren und Rückkehr-Szenarien datenbasiert planen.

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