Meer dan €3
Efficiënter ruimtegebruik: Eli Lilly bespaart meer dan €3 miljoen met Ronspot
miljoen besparing
2:1
verhouding werknemer/bureau
Meer dan 400
uur bespaarde analysetijd
De uitdaging: wanneer succes een probleem wordt
Wanneer snelle groei samenvalt met beperkte kantoorruimte, staan de meeste bedrijven voor een dure keuze: uitbreiden of inkrimpen. Eli Lilly vond een derde oplossing.
Het kantoor in Cork was ontworpen als een toonaangevende vestiging – een moderne werkomgeving met een bureau voor elke medewerker. Maar in 2023 bracht het succes een nieuwe uitdaging met zich mee: het team was met 35% gegroeid tot meer dan 1.900 medewerkers. Tegen 2025 waren dat er al ruim 2.300.
Met slechts 1.030 bureaus beschikbaar, zelfs met hybride werken, rees dagelijks dezelfde vraag: zal er een plek zijn als ik op kantoor kom?
“We stonden voor een keuze die geen enkel groeiend bedrijf wil maken,” legt het facilitair team uit. “Of we investeren jaarlijks meer dan €3 miljoen in extra kantoorruimte, of we vinden een slimmere manier om onze bestaande ruimte te benutten.”
Voor medewerkers was het probleem persoonlijker. Nieuwe collega’s vroegen zich af of ze bij hun team konden zitten, terwijl ervaren medewerkers de stress van onzekerheid voelden. Projectteams worstelden met hun planning, omdat niemand zeker wist wie er wanneer op kantoor zou zijn.
“We hadden geen extra ruimte nodig, maar een slimmere manier om die te gebruiken.”
– Facility Manager, Eli Lilly
Wat er op het spel stond: meer dan vierkante meters
Naast de financiële gevolgen waren er operationele uitdagingen die de bedrijfscultuur konden ondermijnen:
- Medewerkerstevredenheid: mensen kwamen naar kantoor om vervolgens te ontdekken dat er geen werkplek vrij was.
- Teamcoördinatie: zonder inzicht in elkaars aanwezigheid verliep samenwerking toevallig, niet gepland.
- Verspilling van middelen: sommige zones stonden halfleeg terwijl andere overvol waren.
- Operationele inefficiëntie: zelfs cateringpartners hadden moeite om het aantal aanwezigen te voorspellen, wat leidde tot voedselverspilling.
Het facilitair management wist dat er meer nodig was dan alleen een reserveringssysteem — er was een volledige werkplektransformatie nodig.
Hoe Ronspot de transformatie mogelijk maakte
Realtime inzicht in bureaubeschikbaarheid
Medewerkers konden via de gebruiksvriendelijke mobiele app van Ronspot live zien welke bureaus beschikbaar waren voordat ze van huis vertrokken — geen verspilde ritten of frustratie meer.
Flexibele toewijzing van werkplekken
In plaats van vaste zones per afdeling, die vaak halfleeg bleven, maakte Ronspot alle 1.030 bureaus boekbaar voor iedereen, waardoor de bezettingsgraad maximaal werd benut.
Betere teamafstemming
De platformtools gaven inzicht in de boekingen van collega’s, zodat teams hun kantoordagen konden afstemmen en doelgericht konden samenwerken.
Datagedreven werkplekanalyse
Door integratie met toegangs- en HR-systemen kreeg Eli Lilly een nauwkeurig beeld van aanwezigheid en ruimtegebruik, wat betere beslissingen mogelijk maakte over capaciteit en toekomstige planning.
Meer dan €3 miljoen bespaard door bestaande ruimte optimaal te benutten
400+ uur aan handmatige analyses uitgespaard
2:1-verhouding werknemer/bureau bereikt zonder in te leveren op tevredenheid
Voedselverspilling drastisch verminderd tot slechts 5 overtollige maaltijden per dag dankzij nauwkeurige aanwezigheidsvoorspellingen
De sleutel tot succes
De analyses van Ronspot gaven inzicht in piekmomenten en hielpen de beschikbaarheid te optimaliseren.
Het systeem voorkwam overboekingen en verhoogde de efficiëntie, waardoor Eli Lilly kon overschakelen van een 1:1- naar een 2:1-verhouding.
Realtime boekingsgegevens werden gedeeld met operationele partners, zoals Sodexo, wat leidde tot nauwkeurige voorspellingen en minder verspilling.
Werknemers kregen volledige autonomie over hun werkplekplanning, waardoor meer dan 400 uur aan manuele coördinatie werd bespaard.
Waarom Ronspot
Ontdek hoe Ronspot ook jouw organisatie kan helpen om kantoorruimte slimmer te beheren.
Klaar om uw werkplek te transformeren?