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La gestión de escritorios hecha correctamente: la revolución del espacio de trabajo inteligente de SEG Automotive

Ingeniería automotriz

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Vila do Conde, Portugal

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185+ empleados

100%

Visibilidad sobre la disponibilidad de escritorios

185+

Empleados

2021

Usando Ronspot desde 2021

El desafío: gestionar la ocupación de la oficina con “la hoja de Excel más loca del mundo”

SEG Automotive tenía la tarea de gestionar el regreso de los empleados a la oficina de forma eficiente. En el verano de 2021, Vladimiro Ferreira, Director de Automatización, explicó que la oficina de Portugal debía manejar manualmente la ocupación del espacio. Esto implicaba coordinar horarios y una gran variedad de solicitudes específicas, como cambios de escritorio o reservas de zonas concretas. Según Vladimiro, “era la hoja de Excel más loca que jamás habíamos visto.”

Con más empleados que escritorios y una carga administrativa considerable para mantener a todos satisfechos, SEG Automotive se dio cuenta rápidamente de que necesitaba una mejor solución.

“Implementación rápida, increíblemente fácil de mantener y usar, interfaz intuitiva.”

– SEG Automotive

Abordando los problemas a resolver

Ronspot trabajó mano a mano con SEG Automotive para afrontar de lleno sus desafíos de espacio de trabajo — no solo resolviendo los problemas inmediatos de limitación de escritorios y exceso de administración, sino también preparándolos para el crecimiento futuro. La plataforma de Ronspot, con sus funciones de reserva de escritorios y gestión de espacios, se implementó en la oficina de Portugal y fue rápidamente adoptada por los empleados.

Problem solving

Los problemas y cómo Ronspot los solucionó

Problema 1

Administración manual y abrumadora

Gestionar la asignación de escritorios manualmente generaba constantes dolores de cabeza con los horarios, solicitudes de cambio y una alta carga administrativa.

Solución de Ronspot

Ronspot automatizó la reserva de escritorios, permitiendo que los empleados gestionen sus propias reservas desde la web o la app móvil, eliminando el cuello de botella administrativo.

Problema 2

Disponibilidad limitada de escritorios

Con más empleados que escritorios, la oficina tenía dificultades para asignar espacios de manera justa y eficiente.

Solución de Ronspot

Las reglas de reserva de Ronspot permitieron a SEG Automotive gestionar la demanda asignando disponibilidad por grupos y equipos, garantizando un acceso equitativo a los recursos limitados.

Problema 3

Falta de visibilidad sobre la ocupación de la oficina

La dirección tenía poca información sobre el uso real de los escritorios, lo que dificultaba hacer un seguimiento de la ocupación o generar informes precisos.

Solución de Ronspot

Las herramientas de análisis y reportes de Ronspot ofrecieron datos en tiempo real sobre la utilización de escritorios y tasas de ocupación, brindando claridad inmediata a los gestores.

Problema 4

Configuración y mantenimiento ineficientes de las herramientas anteriores

Los sistemas anteriores requerían configuraciones complejas, propensas a errores, y un mantenimiento constante.

Solución de Ronspot

Ronspot se configuró en una sola tarde por una sola persona, con un mantenimiento mínimo a partir de entonces. Tan sencillo que, según Vladimiro, “hasta nos olvidamos de que está ahí.”

Los resultados: reservas más inteligentes, empleados más felices y visibilidad total

Con la implementación del sistema de reserva de escritorios de Ronspot, SEG Automotive Portugal optimizó la gestión de su espacio de trabajo y permitió a los empleados organizar sus propios horarios con total autonomía.

Ofrece 100% de visibilidad sobre la disponibilidad y ocupación de escritorios

Permite a los empleados reservar escritorios en cualquier momento desde la web o la app

Garantiza acceso justo a los espacios mediante reglas de reserva

Proporciona análisis en tiempo real para una gestión precisa

Se configura fácilmente, implementado en una sola tarde

Reduce drásticamente la carga administrativa de los equipos de instalaciones y gestión

Por qué Ronspot

Descubre cómo Ronspot puede ayudarte a resolver tus desafíos de espacio de trabajo.

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Equipos técnicos

Gracias a una solución simple, intuitiva pero potente, Ronspot ha podido abordar y resolver los retos de SEG Automotive en la gestión de su espacio de trabajo.

Empleados

Los empleados encontraron Ronspot rápido, fácil e intuitivo. Vladimiro comentó que “la disponibilidad de la app móvil desde el principio fue clave para la enorme adopción que tuvimos.”

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Recursos humanos

Ronspot ha proporcionado una solución automatizada para la gestión de los escritorios de oficina. Como se mencionó anteriormente, el sistema ahora requiere un mantenimiento mínimo.

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