Après la pandémie de COVID-19, SEG Automotive a été chargé de ramener ses salariés au bureau en toute sécurité. À l’été 2021, Vladimiro Ferreira, responsable de l’automatisation, nous expliquait que l’occupation des bureaux au Portugal était gérée manuellement. Cela impliquait la prise en compte des horaires et de toutes les demandes spécifiques (comme par exemple changer de bureau ou demander un bureau spécifique). Selon Vladimiro, « c’était le document Excel le plus fou de tous les temps ».
Sans oublier qu’au moment du déploiement du logiciel dans l’entreprise, les salariés exigeaient un système de distanciation sociale au bureau. Avec plus d’employés que d’espaces de travail disponibles, et d’innombrables tâches administratives pour satisfaire le personnel, SEG Automotive a réalisé qu’un changement été nécessaire.
Après la mise en place de Ronspot chez SEG Automotive Portugal, les choses ont changé rapidement pour Vladimiro et son équipe. Grâce à Ronspot, SEG Automotive a pu mettre en place des règles de distanciation sociale, permettre aux employés de réserver leurs propres bureaux et créer un plan interactif des locaux à l’aide de l’outil de conception de plans inclut dans Ronspot. Les employés ont particulièrement apprécié la possibilité d’effectuer des réservations à la fois depuis le portail web et l’application mobile.
Pour l’entreprise, Vladimiro a déclaré qu’ « il était possible de visualiser rapidement toutes les données concernant le taux d’occupation » en utilisant les rapports d’analyse présents dans le logiciel. Concernant la mise en place et la maintenance du logiciel.
Même aujourd’hui, alors que la distanciation sociale n’est plus nécessaire et a été désactivé, le système permet à SEG de définir des règles concernant les réservations pour différents groupes et équipes au sein de l’organisation.
Vladimiro a déclaré « Toute la configuration initiale a été effectuée en un après-midi, par une seule personne, sans aucune aide extérieure. Même maintenant, le niveau de maintenance est si bas que nous l’oublions même. »
