Oltre 3
Efficienza degli spazi trasformata: Eli Lilly risparmia oltre 3 milioni di euro con Ronspot
milioni di euro risparmiati
2:1
rapporto dipendenti/scrivanie
Oltre 400
ore risparmiate in analisi manuali
La sfida: quando il successo diventa un problema
Quando la crescita rapida incontra spazi limitati, la maggior parte delle aziende deve scegliere tra espandersi o ridimensionarsi. Eli Lilly ha trovato una terza via.
L’ufficio di Cork era stato progettato come una sede all’avanguardia, con una scrivania per ogni dipendente. Ma nel 2023, il successo aveva portato con sé una nuova sfida: il team era cresciuto del 35%, raggiungendo oltre 1.900 persone. Entro il 2025, i dipendenti erano diventati più di 2.300.
Con solo 1.030 scrivanie disponibili, anche con il lavoro ibrido, ogni giorno sorgeva la stessa domanda: ci sarà un posto per me quando arrivo in ufficio?
“Ci trovavamo di fronte a una scelta che nessuna azienda in crescita vuole fare,” spiega il team delle strutture. “Investire oltre 3 milioni di euro all’anno in nuovi spazi, oppure trovare un modo più intelligente per sfruttare quelli esistenti.”
Per i dipendenti, la sfida era più personale. I nuovi assunti si chiedevano se avrebbero trovato posto vicino al proprio team. I collaboratori di lunga data sentivano la pressione dell’incertezza. I team di progetto faticavano a coordinarsi in presenza quando nessuno sapeva chi sarebbe stato in ufficio.
“Non ci serviva più spazio, ma un modo più intelligente per usarlo.”
– Facility Manager, Eli Lilly
La posta in gioco: più dei metri quadrati
Oltre ai costi, Eli Lilly doveva affrontare sfide operative che minacciavano la propria cultura collaborativa:
- Esperienza dei dipendenti: molti venivano in ufficio per poi scoprire che non c’erano postazioni disponibili.
- Coordinamento dei team: senza visibilità sugli orari dei colleghi, la collaborazione avveniva per caso.
- Spreco di risorse: alcune aree restavano semivuote mentre altre erano sovraffollate.
- Inefficienze operative: anche i partner della ristorazione faticavano a prevedere la presenza, con conseguente spreco di cibo.
Il team di facility management sapeva di aver bisogno di più di un semplice sistema di prenotazione: serviva una trasformazione completa del modo di lavorare.
Come Ronspot ha guidato la trasformazione
Visibilità in tempo reale sulle scrivanie
I dipendenti potevano verificare la disponibilità in tempo reale tramite l’app mobile di Ronspot prima di uscire di casa, evitando viaggi inutili e l’ansia da “posto non trovato”.
Assegnazione flessibile delle postazioni
Invece di mantenere aree fisse per reparto, spesso semivuote, Ronspot ha reso tutte le 1.030 scrivanie prenotabili da chiunque, massimizzando l’utilizzo dell’intero ufficio.
Strumenti di coordinamento
La piattaforma mostrava le prenotazioni dei colleghi, permettendo ai team di pianificare giornate in ufficio condivise e collaborazioni mirate, invece di lasciare tutto al caso.
Analisi e insight sugli spazi di lavoro
Integrato con i sistemi di accesso e HR di Eli Lilly, Ronspot offriva una visione accurata della presenza e dell’utilizzo degli spazi, permettendo decisioni informate sulla capacità e sulla pianificazione futura.
Oltre 3 milioni di euro risparmiati ottimizzando gli spazi esistenti, senza nuove acquisizioni immobiliari
Oltre 400 ore di analisi manuale eliminate grazie agli insight automatizzati
Rapporto 2:1 dipendenti/scrivania mantenendo alta la soddisfazione del personale
Spreco alimentare ridotto a soli 5 pasti in eccesso al giorno grazie a previsioni accurate di presenz
Dietro il successo
Gli analytics del sistema hanno permesso di individuare i picchi di domanda e ottimizzare la disponibilità.
Ronspot ha prevenuto l’overbooking e garantito l’utilizzo massimo delle risorse, consentendo il passaggio da un rapporto 1:1 a 2:1.
Le informazioni in tempo reale sono state condivise anche con i partner operativi, come Sodexo, ottimizzando la gestione della ristorazione e riducendo gli sprechi.
I dipendenti hanno ottenuto piena autonomia nella pianificazione dei propri spazi, eliminando oltre 400 ore di analisi manuali per il team di facility management.
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