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Schreibtischsharing richtig gemacht: SEG Automotives smarte Arbeitsplatzrevolution
Transparenz bei der Schreibtischverfügbarkeit
185+
Mitarbeitende
Seit 2021
Vertrauen auf Ronspot
Die Herausforderung: Büroauslastung managen – mit „der verrücktesten Excel-Tabelle aller Zeiten“
SEG Automotive stand vor der Aufgabe, die Rückkehr der Mitarbeitenden ins Büro effizient zu gestalten. Im Sommer 2021 erklärte Vladimiro Ferreira, Head of Automation, dass das portugiesische Büro die Belegung manuell verwalten musste – mit Excel-Tabellen für Schichtpläne, Platzwechsel und Sonderwünsche. „Es war die verrückteste Excel-Tabelle aller Zeiten.“ – Vladimiro Ferreira.
Da es mehr Mitarbeitende als Schreibtische gab und der Verwaltungsaufwand enorm war, wurde schnell klar: Es musste eine bessere Lösung her.
„Schnell eingeführt, unglaublich einfach zu pflegen und zu nutzen, intuitive Benutzeroberfläche.“
– SEG Automotive
Die Lösung: Effiziente und flexible Arbeitsplatznutzung mit Ronspot
Ronspot arbeitete eng mit SEG Automotive zusammen, um die Herausforderungen rund um die Arbeitsplatzorganisation nachhaltig zu lösen – nicht nur kurzfristig, sondern mit Blick auf zukünftiges Wachstum. Mit der Einführung der Ronspot-Plattform – inklusive Schreibtischbuchung und Management der flexiblen Arbeitsplatznutzung – konnte das Büro in Portugal seine Abläufe optimieren und Mitarbeitende erhielten mehr Kontrolle über ihre Arbeitsplatzplanung.
Das waren die Probleme – und so hat Ronspot sie gelöst
Manuelle und überfordernde Verwaltung
Die manuelle Vergabe von Arbeitsplätzen führte zu ständigen Planungsproblemen, Änderungswünschen und hohem administrativem Aufwand.
Ronspot automatisierte die Schreibtischbuchung. Mitarbeitende können ihre Plätze selbst über Web oder App reservieren – der Verwaltungsaufwand entfällt.
Begrenzte Arbeitsplatzverfügbarkeit
Mehr Mitarbeitende als Schreibtische machten eine faire Verteilung schwierig.
Durch Buchungsregeln und Gruppenzuteilungen konnte SEG Automotive die Nachfrage effizient steuern und sicherstellen, dass alle Teams fairen Zugang zu den begrenzten Ressourcen haben.
Fehlende Transparenz bei der Büroauslastung
Das Management hatte kaum Einblick, wie Arbeitsplätze tatsächlich genutzt wurden – Berichte und Planungen waren kaum möglich.
Mit den Analyse- und Reporting-Tools von Ronspot erhielt das Management Echtzeitdaten zur Arbeitsplatznutzung und Auslastung – für sofortige Klarheit und fundierte Entscheidungen.
Aufwendige Einrichtung und Wartung vorheriger Systeme
Frühere Lösungen waren komplex, fehleranfällig und wartungsintensiv.
Ronspot wurde innerhalb eines Nachmittags von nur einer Person eingerichtet und erfordert seither kaum Wartung. „Es ist so einfach, dass wir manchmal vergessen, dass es überhaupt läuft.“ – Vladimiro Ferreira.
Das Ergebnis: Intelligente Buchungen, zufriedene Mitarbeitende und volle Transparenz
Mit dem Schreibtischbuchungssystem von Ronspot hat SEG Automotive Portugal sein Arbeitsplatzmanagement digitalisiert und den Mitarbeitenden mehr Flexibilität und Selbstständigkeit ermöglicht.
Warum Ronspot
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