Simplifique la colaboración con un software eficiente de reserva de reuniones
Ofrezca a su equipo una forma libre de estrés de programar y gestionar reuniones, reduciendo los conflictos y los retrasos.
El sistema de reserva de referencia para empresas
Sistema de reserva de salas de reuniones intuitiva para sus empleados
Ronspot permite a sus empleados consultar la disponibilidad en tiempo real de las salas de reuniones de su empresa y reservar una sala por el tiempo que deseen.
El organizador de la reunión también puede generar una reunión periódica si desea que ésta se repita a intervalos regulares. Además, puede seleccionar a aquellos colegas a los que desea invitar a unirse a la reunión (según capacidad de la sala). Las invitaciones a la reunión se envían automáticamente a los participantes por correo electrónico y se agregan a sus respectivos calendarios de Outlook, Teams, Google y Windows.
El sistema de reservas de salas de reuniones está integrado en nuestro sistema de reservas de escritorios, lo que permite a los empleados seleccionar y reservar un escritorio y una sala de reuniones directamente ¡desde el mismo mapa interactivo!
Reserva fácil de reuniones
Utilizado directamente por los empleados
Los empleados gestionan directamente el software de reserva de salas de reuniones. Pueden consultar la disponibilidad de salas de reuniones y reservar una sala en cualquier momento. La lista de empleados autorizados a reservar una sala de reunión puede ser restringida por el administrador.
Disponibilidad en tiempo real
Diga adiós a las reservas duplicadas y a las reuniones superpuestas. Con nuestro software de reserva de salas de reuniones, sus empleados pueden ver de un vistazo qué salas de reuniones y franjas horarias están libres. Pueden reservar una sala de reunión por la duración que deseen y con hasta 365 días de antelación. La disponibilidad de las salas se actualiza a tiempo real y la confirmación de la reserva es inmediata.
Crear una reunión periódica
Para crear una reunión periódica, el organizador simplemente debe seleccionar la opción «repetir» durante el proceso de reserva en Ronspot y seleccionar la frecuencia de la reunión (diaria, semanal o mensual).
Invitar a los participantes
Para facilitar la reserva de una sala de reuniones, el organizador tiene acceso a la lista de empleados que tienen acceso a la oficina y, de manera sencilla, puede seleccionar a los participantes que desea invitar. Se puede definir un límite máximo de capacidad para cada sala de reunión con el fin de limitar el número de participantes en cada reunión.
Menor trabajo, mayor eficiencia
Integración del calendario
Todos los participantes recibirán automáticamente una invitación a la reunión por correo electrónico y podrán aceptar o rechazar la reunión. Una vez se haya aceptado la reunión, se agregará automáticamente al calendario del empleado (Outlook, Teams, Google y Windows Calendar) y a su cuenta de Ronspot.
Recordatorios y cancelaciones
Para optimizar la tasa de ocupación, Ronspot envía automáticamente recordatorios antes de las reuniones y permite al organizador de la reunión cancelarla en unos pocos clics si es necesario. Para reuniones periódicas, el organizador puede optar por cancelar el evento actual o la serie completa. Las franjas horarias canceladas pasan a estar disponibles de nuevo en Ronspot de manera automática y pueden ser reservadas por otros empleados.
Descripción de las reuniones
Los administradores tienen acceso desde el panel de administración a la lista de todas las reuniones que se han programado. Pueden consultar los detalles de cada reunión (tiempo, participantes, notas, etc.) y realizar cambios.
Integración con el sistema de reservas de escritorios
Las salas de reuniones están directamente integradas en nuestro sistema de reservas de escritorios. Esto permite a los empleados visualizar y reservar escritorios y salas de reuniones desde un solo mapa interactivo.
¿Por qué elegir Ronspot para reservar sus salas de reuniones?
Descubra los beneficios de Ronspot y cómo nuestro software puede ayudar a sus empleados a volver a la oficina con seguridad
Nuestro sistema de reserva de escritorios, espacios de estacionamiento y salas de reuniones forman parte del mismo software. Esto significa que los administradores pueden manejar las tres opciones desde un único panel de administración y que los empleados pueden realizar sus reservas desde una única aplicación.
La configuración de su cuenta de Ronspot se puede realizar en un día. Por lo general, recomendamos un período de incorporación de 2 a 3 semanas para tener tiempo de informar a sus empleados sobre la aplicación y cómo registrarse
Como administrador, puede definir varias reglas, como permitir el acceso a zonas específicas solo a ciertos empleados, asignar una cantidad de crédito diferente de un empleado a otro, automatizar reservas repetidas, evitar que ciertos empleados reserven días específicos, etc.
Ronspot puede ser descargada gratis en Google Play Store y en la App Store. La aplicación utiliza el sistema en la nube de Amazon (AWS) para garantizar la máxima seguridad de los datos y es totalmente compatible con GDPR.
Proteger su privacidad es nuestra máxima prioridad en Ronspot. Teniendo el certificado ISO 27001 -el estándar de seguridad internacional más alto reconocido, es una señal de cómo de en serio nos tomamos la seguridad de sus datos.
Los usuarios de la aplicación pueden informar un problema directamente desde la aplicación con tan solo tocar un botón. Nuestro dedicado equipo de atención al cliente, tiene como objetivo responder todas las consultas dentro de las 24 horas, de lunes a viernes.
Hable con nuestro equipo
Reserve una demostración y descubra cómo Ronspot puede simplificar la gestión de su lugar de trabajo
Preguntas más frecuentes
A continuación, enumeramos las preguntas y respuestas más frecuentes sobre nuestra solución de reserva de salas de reuniones.
Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, no dude en contactarnos.
Empleados
Ronspot se puede descargar gratis en Google Play Store (Android) y en la App Store (iOS).
Con el inicio de sesión único (Single Sign-On)
Si su empresa utiliza el inicio de sesión único, simplemente pulsa en el ícono de Microsoft, Google, Duo u Okta en la página de inicio de la aplicación.
Sin el inicio de sesión único
Si no se utiliza el inicio de sesión único, simplemente puedes registrarte en este página con su dirección de correo electrónico del trabajo. Ronspot detectará automáticamente el dominio de correo electrónico y lo asignará a la cuenta de su empresa. Por razones de seguridad, su administrador deberá activar manualmente la cuenta antes de que pueda acceder.
Su empresa puede agregar al mapa de sus oficinas en Ronspot las diferentes salas de reuniones. De este modo, puede acceder al mapa interactivo y seleccionar directamente la sala de reunión que desee reservar.
Si su empresa también usa Ronspot para administrar sus escritorios y / o espacios de estacionamiento, puede ver directamente en el mapa las reservas de otros empleados.
También puede usar la opción «Búsqueda de reservas» en el menú de la aplicación para buscar el nombre de un colega y ver los días que ha reservado.
Las reservas de salas de reuniones son ilimitadas. Los empleados pueden reservar espacio en todas las franjas horarias que precise.
Dependiendo del plan seleccionado por su empresa, podrá reservar con hasta 365 días de antelación con el plan Empresa, 14 días con Premium y 3 días con Comunidad.
Al crear una reunión, se presentará una cuadrícula que contiene todas las franjas de tiempo disponibles para el día actual. Haga clic en una franja disponible y luego cambie la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión (en tramos de 30 minutos).
Sí, es posible. Simplemente marque la opción «Repetir» y elija el tipo de repetición que desea (diaria, semanal o mensual).
- Al reservar, se presentará la lista de empleados que tienen acceso a esta área.
- Simplemente busque en ella a los colegas que desea invitar a la reunión y pulse «Confirmar». El número de participantes está limitado por la capacidad máxima definida por el administrador.
- Una invitación a la reunión se enviará automáticamente a todos los participantes por correo electrónico.
Sí, una invitación a la reunión será enviaada automáticamente al organizador y a los participantes por correo electrónico. Esta puede ser aceptada o rechazada. Las invitaciones que se aceptan se agregarán automáticamente al calendario del empleado (Outlook, Teams, Google, Windows) y a su cuenta de Ronspot.
Sí, su empresa puede habilitar un sistema de recordatorios automáticos incluidos en Ronspot para enviar el día antes de la reserva un recordatorio a los empleados que tienen una reserva. Estas notificaciones se pueden enviar directamente a su teléfono o correo electrónico.
Hay dos ventajas de cancelar una reunión en Ronspot:
- Una actualización de la reunión se envía automáticamente a todos los participantes para cancelar la reserva en su calendario.
- La franja horaria de la reunión estará disponible nuevamente en Ronspot para que otros empleados puedan reservarla.
Sí, sus datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda. El gerente de la oficina puede eliminar completamente sus datos del sistema cuando termine en la empresa.
Si tiene algún problema con nuestro software de escritorios, simplemente navegue hasta el menú de la aplicación y seleccione la opción «Informar de un problema». El equipo de atención al cliente de Ronspot responderá todas las consultas en un plazo de 24 horas, de lunes a viernes.
Gerente de la oficina
- Las escritorios y las salas de reuniones se pueden agregar en la misma zona y en el mismo mapa.
- Después de agregar un mapa en Ronspot, el administrador puede seleccionar escritorios y salas de reuniones desde el mismo mapa.
- Los empleados pueden reservar un escritorio y varias salas de reuniones por día.
Sí. Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite administrar varias ubicaciones en múltiples zonas horarias en diferentes países desde la misma cuenta de administrador de Ronspot. Simplemente cree diferentes zonas de oficina en su cuenta, una para cada ubicación y restrinja a los usuarios a las zonas.
- Las zonas se utilizan para delimitar las áreas de oficina a las que pueden acceder sus empleados. Dependiendo de sus necesidades, pueden ser diferentes oficinas, diferentes plantas, diferentes secciones de una misma oficina o una combinación de todos.
- Una vez que haya creado sus zonas, puede asignar una o varias zonas a cada empleado. Como resultado, solo podrán ver y reservar escritorios en las zonas que les hayan sido asignadas.
Subir un plano
En el panel de administración, Ronspot le permite subir un plan de sus oficinas para cada zona. Sólo tiene que arrastrar y soltar la herramienta de selección para hacer que cada escritorio sea interactivo.
Crear un plano
Si no tiene un plano de sus oficinas, simplemente puede usar el creador de planos de Ronspot que le permite añadir y mover escritorios, paredes, puertas, muebles, etc. sobre un fondo blanco.
Sí, puede definir un límite de capacidad para cada sala de reunión. De esta manera, puede limitar el número de personas autorizadas a acceder a la vez. Si establece el límite en 10, por ejemplo, el organizador de la reunión podrá seleccionar e invitar hasta 9 participantes.
Sí, es posible. Basta con modificar la configuración de la sala de reunión desde el panel de administración. Para ello, diríjase a la opción «Restricción» y seleccione el nombre del empleado o empleados que desea restringir. Esta sala de reunión aparecerá disponible en la aplicación solo para los empleados autorizados.
Una vez que el gerente de la oficina ha establecido las diferentes reglas, nuestro software de escritorio funciona solo y requiere muy poca supervisión. Por ejemplo, para activar una nueva cuenta de empleado, revisar informes de desempeño para ajustes, etc.
Sí, simplemente haga clic en la pestaña «Reuniones» del panel de administración para acceder a la lista completa de reuniones programadas.
Sí, puede comunicarse con todos sus empleados a través de la aplicación mediante notificaciones push y/o correos electrónicos. Por ejemplo, se puede utilizar para comunicaciones urgentes relacionadas con la oficina (es decir, seguimiento de contactos, etc.).
Sí, Ronspot es una solución 3 en 1 que permite a los empleados reservar escritorios, salas de reuniones y espacios de aparcamiento desde la misma aplicación. Asimismo, permite a los administradores gestionar los tres ámbitos desde un único panel de administración.
Sí. Ya hemos integrado la aplicación con diferentes sistemas de acceso para diferentes clientes. No dude en contactarnos para cualquier consulta.
- Todos los datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda, utilizando los más altos estándares de privacidad y seguridad de los datos.
- Ronspot también cuenta con la certificación ISO 27001, una prueba de nuestro compromiso en términos de protección de datos.
Su cuenta de administrador de Ronspot se puede configurar en un día. Una vez configuradas, las empresas generalmente dejan un período de incorporación de 2 a 3 semanas para informar a sus empleados sobre Ronspot.
Ofrecemos 3 planes diferentes (Communidad, Premium y Empresa) a partir de 0 € per mes. Puede comparar nuestros planes aquí y elegir lo más adecuado. Además, puede solictar presupuestos gratis que recibirá en unos minutos por correo electrónico.