Comment créer son propre système de réservation de bureaux ?

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La généralisation du travail hybride a changé notre façon de travailler. Les employés veulent désormais contrôler leur façon de travailler et décider où et quand ils travaillent. Conscients de cela, bon nombre d’employeurs recherchent la solution idéale, plus communément appelé « système de réservation de bureaux ».

Cet article vise à expliquer ce qu’est un système de réservation de bureaux, les avantages de ce système et comment créer votre propre système.

Qu’est-ce qu’un système de réservation de bureaux ?

Un système de réservation de bureaux est conçu pour permettre aux entreprises d’attribuer ses bureaux. En d’autres termes, il s’agit d’un système permettant aux employés de réserver eux-mêmes leur bureau pour la journée qu’ils souhaitent.

Par exemple, une entreprise autorisant le travail hybride peut permettre à ses employés de choisir quand ils souhaitent travailler à l’aide d’un système de réservation de bureaux. L’employé choisit son bureau et la date à laquelle il souhaite se rendre au travail avant de réserver.

Ces systèmes de réservation de bureaux ont énormément gagné en popularité avec la généralisation du travail hybride. Désormais, les entreprises s’attèlent à mettre en place ce genre de système afin de rendre le travail hybride possible.

Ces systèmes sont disponibles sous différentes formes et tailles et vous seront présentés à la fin de cet article.

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Quels sont les avantages d’un système de réservation de bureaux ?

Il existe différents systèmes de réservation de bureaux qui possèdent des caractéristiques qui leur sont propres mais également d’autres en commun. Parmi les caractéristiques communes, on retrouve les suivantes.

Permet de rendre le travail hybride possible

Les systèmes de réservation de bureaux sont la solution parfaite pour mettre en place un modèle de travail hybride au sein de l’entreprise. Comment le système gère-t-il cela ? Tout simplement en définissant des paramètres autour de la réservation de bureaux et en permettant aux employés de choisir leurs propres modalités de travail.

Permet de rendre les employés autonomes

Un système de réservation de bureaux permet de responsabiliser les employés. Vous vous demandez probablement “Comment ? Tout simplement en leur permettant de choisir la façon dont ils souhaitent travailler. Le système de réservation de bureaux permet aux employés de réserver un bureau à une date donnée. Donner aux employés le pouvoir de choisir depuis quel endroit ils souhaitent travailler (que ce soit au bureau ou en télétravail), permet de les responsabiliser. Leur donner le choix est considéré comme essentiel pour bon nombre d’entre eux.

De plus, il est important de rappeler que certains employés sont plus productifs à la maison, quand d’autres le sont plus au bureau. Il n’existe plus d’approche unique dans notre façon de travailler et les systèmes de réservation de bureaux donnent aux entreprises cette décision à leurs employés.

Permet de gérer la demande

Sur certains lieux de travail, il arrive communément qu’il y ait plus d’employés que de bureaux disponibles, en particulier depuis la pandémie de Covid-19 avec l’instauration de jauges et de distanciation physique. Ces entreprises utilisent généralement l’approche du « hot-desking » permettant à n’importe quel employé de réserver n’importe quel bureau. Ce système s’applique également aux bibliothèques universitaires. Un système de réservation de bureaux permet à ces entreprises de gérer efficacement la demande.

Avec une demande variable d’un jour à un autre, il est fréquent que le nombre d’employés voulant réserver un bureau soit supérieur au nombre de bureaux disponibles. En utilisant un système de réservation de bureaux, l’entreprise est certaine que tous les employés qui se rendent au bureau ont la garantie d’avoir un bureau à leur arrivée, tandis que ceux qui n’ont pas de réservation continueront de télétravailler. Cela permet d’éviter que des employés se rendent inutilement sur place et rebroussent chemin une fois par faute de disponibilité.

Permet de recruter sans agrandir ses locaux

Durant la pandémie de Covid-19, les bureaux ont fermé et les entreprises ont continué de fonctionner en télétravail. Durant cette période, bon nombre d’entreprises ont recruté sans avoir à agrandir leurs locaux. Les systèmes de réservation de bureaux permettent aux entreprises de continuer sur cette lignée et de conserver leurs locaux tout en augmentant leurs effectifs.

En effet, de plus en plus d’entreprises adoptent un modèle de travail hybride, ce qui signifie que tous les employés ne seront pas au bureau en même temps. Un système de réservation de bureaux permet d’optimiser le taux d’occupation de vos bureaux et permet aux employés qui ont besoin d’un bureau d’en réserver un. En général, les systèmes de réservation de bureaux permettent aux entreprises d’économiser des frais importants liés au loyer.

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Que regarder en priorité dans un système de réservation de bureaux ?

Maintenant que nous savons ce qu’est un système de réservation de bureaux et ses avantages, nous pouvons nous pencher sur les points importants à prendre en compte lors du choix d’une solution de réservation de bureaux. Pour commencer, regardons ce dont vous avez besoin avant de rechercher des systèmes de réservation de bureaux.

Facteurs à prendre en compte

Avant de commencer votre recherche d’une solution de réservation de bureaux, il est important que vous ayez les réponses aux questions suivantes.

Le nombre de bureaux

Le nombre de bureaux à gérer est une information essentielle. Tant pour le développement d’un système interne que pour le choix d’un logiciel existant. Si vous choisissez de créer votre propre système, les bureaux seront un élément clé. Et si vous faîtes le choix de vous tourner vers un logiciel, la première question qui vous sera généralement posée est « combien de bureaux souhaitez-vous gérer ? ».

Les modalités du travail hybride

Connaître la position de votre entreprise sur le travail hybride est également une bonne chose. Cela peut vous permettre d’identifier les employés qui devront être sur place 5 jours par semaine et de ceux qui pourront mélanger télétravail et présentiel. Pour les employés qui devront être au bureau tous les jours, un bureau attitré est préférable. Pour ce qui est des employés hybrides, ils peuvent être autorisés à choisir leur bureau de manière flexible avant de se rendre au bureau.

La jauge de capacité

Certains pays ou entreprises peuvent mettre en place des jauges permettant de limiter le taux d’occupation sur le lieu de travail. Si vous n’opérez qu’à 50 % de votre capacité, vous devez en tenir compte, surtout si vous développez votre propre solution. La solution interne doit également être conçue pour pouvoir gérer une capacité optimale une fois ces restrictions levées.

Le nombre d’utilisateurs

Combien d’utilisateurs utiliseront ce système de réservation de bureaux ? Lors du développement de ce système, il est essentiel de s’assurer que la solution puisse supporter le nombre d’utilisateurs souhaité. Concernant les systèmes de réservation sur le marché, certains d’entre eux factureront en fonction du nombre d’utilisateurs sur le système, alors que d’autres baseront leurs tarifs sur le nombre de bureaux.

Des fonctionnalités flexibles

Les fonctionnalités du système de réservation doivent être flexibles. Si vous créez un système interne, le fait d’avoir des fonctionnalités flexibles permettra d’optimiser le taux d’occupation. Parmi ces fonctionnalités, on peut citer par exemple un calendrier de réservation en temps réel, un système d’annulation instantanée ou encore un système de pointage. Certaines de ces fonctionnalités sont avancées et peuvent être difficiles à mettre à place, c’est pourquoi les logiciels reconnus sur le marché possèdent un véritable avantage.

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Comment créer son propre système de réservation de bureaux

Maintenant que nous avons une meilleure compréhension des systèmes de réservation de bureaux, il est temps de nous pencher sur la mise en place d’une solution. Voici notre comparatif de quatre approches différentes pour créer un système de réservation de bureaux en interne. Ces solutions varient en de nombreux points mais ont toutes pour but d’aider à la gestion des bureaux au sein de l’entreprise.

Feuille de réservation

Un système de réservation manuelle est la solution la plus basique, mais c’est également celle qui demande le plus de travail. Conservés sur une feuille de papier, les employés peuvent ajouter leur nom et numéro de bureau sur la feuille de réservation. Ce document est généralement affiché dans une salle commune ou à la réception. Il peut s’agir d’un calendrier hebdomadaire ou mensuel. A l’image d’un tableau d’affichage, la feuille peut être éditée et modifiée par les employés.

Le problème avec la réservation manuelle de bureaux est qu’elle peut facilement devenir injuste. Les employés peuvent ajouter leur nom pour différents jours et réserver plusieurs jours à la fois, rendant le système totalement inéquitable, en particulier pour les bureaux de grande taille. Et si les modalités de travail hybrides n’ont pas encore été décidées, certains employés peuvent ne pas être encore retournés au bureau et ne pourront donc pas effectuer de réservations !

De plus, la réservation manuelle de bureaux est extrêmement difficile à gérer et ne fonctionnerait que dans de petits bureaux avec des relations étroites entre collègues. Le système est gratuit mais le temps passé à imprimer manuellement les calendriers de réservation et à appliquer les réservations est du temps perdu qui pourrait être utilisé à meilleur escient.

Ce système est destiné à de très petites entreprises avec des ressources très limitées. Pour une entreprise souhaitant mettre en place un modèle de travail hybride, ce n’est ni pratique ni équitable.

Note : 1/5 ⭐

Document Excel

La réservation de bureaux via un document Excel est une solution plus dynamique que la réservation manuelle. Cela supprime la feuille de réservation en papier et permet aux employés d’effectuer facilement des modifications sans avoir à faire de ratures. Le document Excel n’est autre qu’une version virtuelle de la feuille de réservation qui est accessible à distance et qui permet aux employés de réserver un bureau depuis leurs ordinateurs.

A l’image d’un système de réservation manuelle, le document Excel peut être modifiée par les employés. Mais si le nombre de réservations est limitée par employé, il est possible que certains employés trichent et suppriment des réservations antérieures. Par exemple, si les employés sont autorisés à effectuer deux réservations par semaine, ils peuvent réserver le lundi et le mardi. Et si l’employé souhaite se rendre au bureau une troisième fois, il peut accéder au document et modifier sa réservation du lundi au jeudi et donner l’impression qu’il n’a effectué que deux réservations.

Ce problème peut être évité en bloquant les cellules mais cela représente beaucoup de travail supplémentaire pour l’administrateur. Comme le système manuel, le tableur Excel ne conviendra qu’aux très petites entreprises. Le seul avantage est qu’il requiert moins de travail par rapport au système de réservation manuelle.

Note : 2/5 ⭐⭐

Développer sa propre solution en interne

Il s’agit de la forme la plus extrême de système de réservation de bureaux. Extrême dans le sens où le coût de création, de développement et de maintenance d’une solution interne est très élevé (nous savons de quoi nous parlons !). Cependant, si le développement sur-mesure est correctement effectué, il peut être parfait pour répondre aux besoins de votre entreprise. Lors du développement d’une solution interne, l’entreprise doit décider de la meilleure plate-forme sur laquelle créer le système. Il existe une gamme de sites d’hébergement différents sur lesquels s’appuyer. Par exemple, Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform ou encore Microsoft Azure.

Mais cela était sans compter les inconvénients que présente cette méthode, et en particulier le coût. Développer un tel système coûte cher. « Comment le savez-vous ? ». Tout simplement parce que je travaille pour une entreprise qui commercialise un système de réservation de bureaux. Les systèmes de réservation de bureaux peuvent prendre de 6 mois (la version la plus basique) jusqu’à 2 ans (version plus complexe) de développement, selon la complexité des fonctionnalités requises. Et même au bout de ce délai, vous trouverez toujours de nouvelles fonctionnalités à ajouter ou à développer. Tout ce développement coûte de l’argent, et en particulier le salaire des développeurs web.

De plus, le développement d’une telle solution prend du temps. Si la solution la plus basique prend 6 mois à développer, cela reste 6 mois de perdu pour la mise en place d’une méthode de travail hybride. Si vous comparez cela à une solution standard qui ne prend que quelques semaines à installer, cela peut représenter beaucoup de temps perdu.

Et à ce titre, ce délai de 6 mois ne couvre que le développement des fonctionnalités basiques. Pour des fonctionnalités plus poussées, la durée du développement augmente considérablement.

Le principe de Pareto

Et si l’on prend en compte le principe de Pareto, alias la loi des 80/20, 80% de la solution interne « maison » peut être développée assez rapidement mais ce sont les 20% restants qui prendront le plus de temps et d’efforts. Parmi ces 20%, on retrouve ce que l’on appelle les exceptions et les cas extrêmes. Il s’agit de problèmes nécessitant des paramètres spéciaux pour être résolus, demandant ainsi des efforts supplémentaires. Bien que la grande partie du développement d’une application est assez rapide, ces cas extrêmes rendent généralement la tâche difficile.

Parmi les craintes les plus répandues lors du développement d’un solution maison, on retrouve l’éventualité de devoir modifier le fonctionnement de l’entreprise pour l’adapter au système, plutôt que d’adapter le système au fonctionnement de l’entreprise.

De plus, l’idée qu’une fois développée, la solution ne demandera pas de frais supplémentaires, est fausse. En effet, des coûts de maintenance et de développement additionnel sont à prévoir chaque année. Cela signifie que cette méthode n’est faite que pour les grandes entreprises multinationales. Et il reste préférable pour ces dernières de se pencher vers un logiciel existant pour éviter ces dépenses pharamineuses et profiter d’un service équivalent qui est disponible pour une fraction du prix !

Note : 3/5 ⭐⭐⭐

Internal Desk Booking Systems

Le logiciel Ronspot de réservation de bureaux

La dernière solution à laquelle nous allons nous intéresser est un système de réservation de bureaux tout-en-un intitulé Ronspot. A l’image des autres solutions, Ronspot permet la mise en place d’un modèle de travail hybride. Mais contrairement à l’approche manuelle et au document Excel, Ronspot est un système de réservation permettant aux employés de réserver un bureau en temps réel. Un calendrier de réservation en temps réel permet aux employés de consulter la disponibilité des bureaux à tout moment avant de pouvoir réserver un bureau et se rendre sur leur lieu de travail.

Ronspot inclut également un éventail de fonctionnalités conçues pour simplifier la réservation de bureaux, parmi lesquelles on retrouve notamment :

  • Système de crédits
  • Plan interactif des bureaux
  • Application mobile et portail web
  • Règles de distanciation physique
  • Système de pointage des arrivées et départ
  • Rapports / Analytics
  • etc.

Visitez cette page pour un aperçu de l’ensemble des fonctionnalités. Ces fonctionnalités peuvent toutes être incluses dans une solution dite « maison » mais nécessiterait un temps et un coût de développement conséquent, ce qui n‘est pas négligeable.

Ensuite, il est important de considérer la sécurité des données. Ronspot est certifié ISO 27001 et est entièrement conforme au RGPD. De plus, Ronspot utilise les serveurs d’Amazon-cloud (AWS) pour une sécurité maximale de vos données.

La mise en place est un autre facteur à prendre en compte. Avec Ronspot, l’installation et la formation des employés sont très rapides. Une fois tous les détails et informations fournies par l’entreprise, Ronspot peut importer les plans dans le logiciel et rendre les bureaux interactifs en seulement quelques jours. Ensuite, il suffit aux employés de rejoindre le système. Ils peuvent le faire manuellement ou via l’authentification unique (SSO) qui permet de gagner du temps et de faciliter la connexion des employés au système. Ronspot organise également des séances de formation destinées aux employés et aux administrateurs.

Par rapport à une solution interne basique qui pourrait être développé au mieux en 6 mois, la mise en place de Ronspot et la formation des employés peut se faire en seulement deux semaines et permet de gagner un temps considérable.

Économies de coûts

Les économies de temps sont réelles, mais les économies de coûts le sont aussi. Nous avons mentionné précédemment que PowerApp coûterait 12 000 $ par an pour 100 employés (10 $ par mois et par employé). Avec Ronspot, la tarification se base sur le nombre de bureaux réservables. La raison ? Il y a généralement plus d’employés que de bureaux disponibles dans l’entreprise et la majorité des employés souhaitent réserver un bureau, il est donc préférable de facturer par emplacement réservable plutôt que par nombre d’utilisateurs. Ainsi, si une entreprise possède 100 employés et seulement 50 bureaux, Ronspot facturera 50 bureaux. Avec la formule Entreprise de chez Ronspot donnant accès à toutes les fonctionnalités, cela reviendrait à 3 € par bureau et par mois, soit un total de 1 200 € par an (10 fois moins que PowerApp pour le même nombre d’employés).

En plus de cela, Ronspot inclut un service d’assistance après-vente pour ses clients. L’assistance est incluse dans toutes les formules payantes via e-mail et/ou par téléphone. Nous sommes très fiers de notre service client et notre équipe travaille sans relâche pour offrir le meilleur service possible à nos clients.

Il est également important de rappeler que les solutions sur le marché ont déjà fait leurs preuves. Par exemple, Ronspot possède une clientèle diversifiée à travers le monde qui utilise Ronspot pour la réservation de leurs bureaux. Des exemples d’études de cas et témoignages de clients de Ronspot sont disponibles ici.

En conclusion, si le coût et le temps sont des facteurs importants (ce qui est généralement le cas), Ronspot reste la meilleure option. Avec trois niveaux de prix, dont la formule Communauté qui est entièrement gratuite, Ronspot dispose d’une formule pour toutes les entreprises. Pour plus d’informations, vous pouvez visiter notre site web ici ou réserver une démo directement sur le calendrier ci-dessous.

Reserving a desk on the Ronspot app

Dans l’ensemble, un système de réservation existant est le moyen le plus rapide et le plus fiable pour la mise en place d’un modèle de travail hybride. Il est rentable et vise à améliorer le taux d’occupation de vos bureaux. Pour nous, la meilleure solution pour un système de réservation de bureaux est évidente. Pourquoi s’embêter à en développer un quand un système avancé et abordable existe déjà ?

Note : 5/5 ⭐⭐⭐⭐⭐

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