Elodie Parois, DRH chez The Source, partage son expérience avec Ronspot
Quel problème vous a amené à chercher une solution de gestion d’espaces ?
Nous avions 60 personnes pour 53 postes de travail dans nos bureaux. Nous ne pouvions pas accueillir tout le monde simultanément. Nous sommes propriétaires de nos locaux et n’avions pas de projet d’agrandissement ou de déménagement à court terme. Avec une équipe en croissance, il nous fallait trouver une solution pour gérer cet écart.
Au départ, nous avions envisagé un système très élaboré basé sur des quotas et des crédits. Finalement, nous avons opté pour une solution beaucoup plus simple et ouverte.
Qu’est-ce qui vous a décidé à choisir Ronspot ?
Dès les premiers échanges, j’ai trouvé que c’était simple, clair et très bien expliqué. Je me suis sentie écoutée. Nous étions également dans une situation d’urgence, et j’ai trouvé que tout s’était déroulé très fluidement.
Mais surtout, vous étiez les seuls à proposer exactement ce que je voulais. C’était assez complexe comme besoin. Je n’ai pas trouvé d’autre fournisseur qui m’offrait autant de détails dans les paramètres. Les autres solutions que j’ai vues proposaient généralement un plan de bureau, certes, mais rien pour gérer le fait que je n’avais pas assez de places pour tout le monde. Pas de gestion de quotas, de rapports détaillés. C’était vraiment juste une interface de réservation standard.
Ce que j’ai aimé, c’était l’approche : « On ne l’a jamais fait, on ne sait pas comment faire, mais on tente quelque chose ensemble et on verra si ça marche. » C’est très agréable de trouver des prestataires qui répondent comme nous le ferions. Le résultat : ça fonctionne très bien et nous en sommes ravis.
Avez-vous pu mesurer l’impact en termes de gains de temps, d’économies ou de bien-être des employés ?
C’est difficile à mesurer car c’était une première pour nous, donc je n’ai pas de point de comparaison. Ce que je peux dire, c’est que l’implémentation de la solution s’est bien passée, tout a été plutôt bien adopté et ça a fonctionné. Je n’ai eu aucun retour négatif.
En termes de résultats concrets : j’ai pu conserver mes locaux tels quels. Nous avons un système assez ouvert de télétravail où nous demandons aux gens de venir deux jours par semaine au bureau. Pour le reste du temps, ils peuvent travailler à distance ou venir au bureau, c’est leur choix. Avec ce système hybride combiné à Ronspot, nous pouvons encore accueillir un certain nombre de personnes supplémentaires avant d’atteindre la capacité maximale.
Le principal avantage : personne n’arrive le matin sans savoir s’il va trouver une place pour s’asseoir.
Quels conseils donneriez-vous à quelqu’un qui commence avec Ronspot ?
Il est important d’expliquer en amont le sens de la démarche : pourquoi mettre en place un système de réservation pour les postes de travail. Ce sont des questions que les collaborateurs posent souvent, et il faut donc préparer des réponses simples et transparentes.
Il faut le présenter comme une vraie solution qui va faciliter la vie quotidienne. C’est simple : on se connecte, on vient au bureau, on réserve son espace, on sait où on va s’asseoir. C’est très rapide. La même chose pour les salles de réunion : nous avons 475 m² de bureaux avec des salles de réunion réparties sur deux étages. Si j’ai une réunion imprévue dans 15 minutes, je ne suis pas obligée de parcourir les 475 m² à la recherche d’une salle disponible. Je peux aller directement sur Ronspot, voir quelle salle est disponible, la réserver et y aller. Dans des environnements dynamiques, c’est très formateur au quotidien.
Avoir un référent identifié. Quelqu’un qui connaît bien l’outil et qui sera le point de contact. Ça peut être quelqu’un des RH, du CSE, ou un volontaire un peu senior dans l’entreprise. Quelqu’un vers qui se tourner en cas de problème.
Bien communiquer sur les aspects techniques.
Si je devais le refaire, j’organiserais une réunion de présentation dès le début – ce que nous avions fait et qui avait d’ailleurs été enregistrée. C’est toujours l’information que je transmets aux nouveaux arrivants pour voir comment ça fonctionne.
En tant que DRH, dont la casquette de facility manager, quels changements majeurs as‑tu constatés dans ton domaine ces dernières années ?
C’est une profession qui n’est pas encore très bien comprise. Il y a environ six à huit ans, elle était encore assez floue. On voit maintenant une volonté de cadrer cette profession.
Il y a même maintenant des écoles et des formations spécifiques pour devenir Office Manager, ce qui n’existait pas il y a quelques années. Mais d’un programme à l’autre, on n’apprend pas les mêmes choses, ce qui reflète bien cette situation.
Il y a eu une évolution considérable aussi autour de la QVT (Qualité de Vie au Travail), devenue QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail).
La croissance et les transformations que tu décris incitent-elles les Office/Facility Managers à rechercher de nouveaux outils pour mieux gérer les espaces et piloter leur utilisation ?
Exactement. Dans une entreprise en croissance, les Office/Facility Managers se retrouvent confrontés à de nouvelles problématiques au fur et à mesure que l’entreprise évolue. Cela les pousse naturellement à chercher des solutions et outils adaptés, comme Ronspot, pour mieux gérer les espaces de travail, mais aussi pour disposer de données utiles pour piloter et prendre des décisions éclairées, tout en facilitant le quotidien des collaborateurs.
