15 astuces indispensables du panneau d’administration Ronspot à connaître

Lorsque vous gérez plusieurs zones ou un grand nombre de places, retrouver une place pécifique dans la liste complète peut vite devenir fastidieux.

Une méthode bien plus rapide consiste à modifier l’espace directement depuis la Vue en direct :

1. Cliquez directement sur la place concernée sur le plan
2. Une fenêtre s’ouvre : sélectionnez Modifier la place
3. Le panneau de configuration s’ouvre immédiatement

C’est plus rapide (pas de filtres ni de recherche) et cela vous assure de modifier exactement la place souhaitée.

La Vue en direct offre désormais un aperçu visuel des réservations. Très bientôt, elle sera enrichie d’un curseur horaire permettant d’afficher précisément l’état des places à des moments précis de la journée.

Grâce à ce curseur, vous pourrez :

• Observer l’évolution de l’occupation heure par heure
• Identifier les pics d’utilisation
• Repérer les périodes de sous-utilisation

Un outil idéal pour optimiser vos espaces de manière précise.

Les réservations non utilisées représentent l’une des principales sources d’inefficacité dans les environnements hybrides. Une place réservée mais vide réduit la disponibilité et génère de la frustration.

Ronspot permet de signaler facilement ces réservations :

1. Depuis la Vue en direct, cliquez sur une réservation directement sur la plan

2. Une fenêtre s’ouvre : sélectionnez Signaler une réservation non utilisée

3. L’employé est automatiquement notifié et peut expliquer la raison

4. Vous pouvez ensuite examiner la justification et annuler le signalement si elle est valable

Une manière simple d’améliorer l’équité et la disponibilité, sans ajouter de nouvelles places.

Ronspot propose de nombreux rapports. En pratique, certains sont consultés bien plus souvent que d’autres.

Vous pouvez :

• Cliquer sur l’icône étoile pour épingler vos rapports favoris
• Les afficher en haut de la liste

Une petite fonctionnalité, mais un vrai gain de temps au quotidien.

Si les libellés sont trop petits ou si le zoom par défaut n’est pas adapté, la Vue en direct peut devenir difficile à lire.

Depuis le paramétrage de votre zone (onglet Affichage), vous pouvez :

• Définir un niveau de zoom par défaut
• Ajuster la taille des libellés des places

Un réglage rapide qui rend la navigation beaucoup plus agréable.

Par défaut, les fenêtres de réservation utilisent les jours calendaires, incluant week-ends et jours fériés, ce qui peut réduire involontairement les possibilités de réservation.

Pour y remédier :

• Excluez les jours de fermeture depuis l’onglet Paramètres avancés
• Bloquez les week-ends et jours fériés depuis la page Dates de fermeture

Les employés bénéficient ainsi du nombre réel de jours ouvrés prévu.

Toutes les journées ne se valent pas : les lundis et mardis se remplissent souvent très vite, tandis que les vendredis sont généralement plus calmes. Avec Ronspot, vous pouvez :

• Appliquer des restrictions sur certains jours de la semaine

• Laisser ces mêmes places sans restriction les jours moins demandés

• Lever automatiquement les restrictions à l’approche de la date, pour éviter que des places restent inutilisées

De cette manière, les utilisateurs prioritaires ont un accès garanti quand la demande est forte, et la disponibilité s’ouvre progressivement à tous en se rapprochant du jour J.

Beaucoup d’organisations utilisent des codes internes (RH, paie, etc.). Garder ces identifiants cohérents entre les outils simplifie l’administration et améliore la qualité des rapports :

1. Depuis la liste des employés, survolez l’en-tête de n’importe quelle colonne et cliquez sur l’icône à trois lignes
2. Accédez au troisième onglet (voir la capture d’écran)
3. Cochez ID personnalisé pour ajouter la colonne à la liste des employés
4. Cliquez ensuite sur une cellule pour saisir une valeur via l’édition en ligne

Simple, flexible, et très pratique côté RH.

L’adoption est aussi importante que la configuration. Ronspot permet aux admins d’identifier facilement qui utilise réellement la plateforme :

• Depuis la liste des collaborateurs, consultez la colonne Dernière activité
• Dans la liste des administrateurs, consultez la colonne Dernière connexion.

Cela vous aide à repérer les utilisateurs qui n’ont pas encore adopté le système et qui pourraient avoir besoin d’un rappel ou d’un accompagnement supplémentaire.

Pour un nouvel employé, attendre la validation d’un administrateur peut être frustrant. Ronspot propose une option simple pour supprimer ce délai, en permettant aux utilisateurs de confirmer leur compte eux-mêmes :

• Depuis la page Méthodes de connexion, sélectionnez un domaine puis cliquez sur l’icône Connexion classique
• Activez cette méthode de connexion ainsi que l’option d’auto-confirmation
• Les employés qui s’inscrivent avec une adresse e-mail de ce domaine reçoivent un e-mail de confirmation pour la valider

Résultat : un démarrage plus rapide et moins de travail côté admin.

L’un des meilleurs gains de temps consiste à mapper automatiquement les attributs de votre fournisseur SSO (par exemple : department, country ou city) vers les groupes Ronspot.

Avec la synchronisation Microsoft Entra ID (Azure AD) ou Okta :

• Les utilisateurs sont automatiquement ajoutés au bon groupe
• Plus besoin d’assignation manuelle aux groupes
• Les paramètres de zone restent alignés avec votre organisation

Idéal pour les entreprises en croissance et les équipes internationales.

Traditionnellement, les administrateurs définissent une heure fixe à laquelle un nouveau jour est ajouté au calendrier. Vous pouvez désormais rendre cette heure aléatoire :

1. Dans Configuration gorupée, modifiez un groupe
2. Réglez Heure de disponibilité sur Heure aléatoire entre
3. Choisissez l’heure de début et l’heure de fin

Cela réduit la prévisibilité, les employés n’ont plus besoin d’attendre une heure précise chaque jour.

Si vous gérez plusieurs parkings, étages ou zones de bureaux, cette fonctionnalité est particulièrement précieuse.

En regroupant des zones via Compte > Configuration générale > Paramétrage multi-zone, vous pouvez :

• Limiter les utilisateurs à une seule réservation par jour sur l’ensemble des zones regroupées
• Empêcher les doubles réservations entre plusieurs emplacements
• Garantir un accès plus équitable pour tous

Parfait pour les grands bureaux et les parkings multi-niveaux.

Par défaut, les demandes de support envoyées depuis l’appli Ronspot par vos employés sont transmises au support Ronspot. Or, beaucoup de ces demandes concernent en réalité vos règles internes ou vos politiques. Pour trier et traiter ces demandes en interne :

1. Allez dans Compte → Configuration générale → Paramétrage de l’entreprise
2. Mettez à jour le champ E-mail du support client
3. Les demandes envoyées depuis l’appli seront transmises à cette adresse

Traiter les questions internes directement permet de gagner du temps, d’éviter les allers-retours avec le support Ronspot et d’obtenir une réponse plus rapide côté utilisateur.

Avant d’acheter des licences supplémentaires, vérifiez si vous n’en avez pas déjà qui sont inutilisées. Ronspot rend cela très simple et vous aide à garder le contrôle au fil des changements dans l’organisation.

• Cliquez sur le cercle bleu en haut à droite, puis sélectionnez Licences
• Visualisez le nombre de licences utilisées et celles non utilisées
• Utilisez la colonne Usage sur les pages Places de parking, Bureaux et Salles de réunions pour repérer les places non utilisés

Réallouez les licences efficacement pour éviter de payer trop. Une fonctionnalité indispensable pour une gestion intelligente des coûts.

Par défaut, les zones s’affichent dans l’ordre de création. Avec le temps, cet ordre devient souvent peu logique (et ne reflète pas forcément les zones les plus utilisées). Vous pouvez le personnaliser à tout moment :

1. Dans la liste Zones et plans, repérez la zone à déplacer
2. Cliquez sur l’icône de réorganisation à côté du nom
3. Glissez-déposez la zone à l’endroit souhaité
4. L’ordre est enregistré automatiquement et s’applique partout : menus déroulants du panneau administrateur et de l’appli Ronspot

Réorganiser les zones permet de mettre en avant les places les plus importantes ou les plus utilisées, pour une navigation plus rapide côté admins comme côté employés.