Sistemas de Reserva de Escritorio: Qué son y cuáles son sus beneficios

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El auge del trabajo híbrido (también conocido como trabajo flexible o trabajo combinado) ha cambiado la forma en que concebimos nuestra manera de trabajar. Los empleados quieren tomar el control de cómo, dónde y cuándo trabajan. Los empleadores, por su parte, ahora son más conscientes de las implicaciones de este cambio de paradigma, lo que significa que necesitan encontrar las soluciones adecuadas.  

Estas soluciones se conocen como “Sistemas de Reserva de Escritorio”. 

Esta publicación tiene como objetivo mostrar qué es exactamente un Sistema de Reserva de Escritorio y exponer cuáles sus beneficios para la empresa y el trabajador. 

¿Qué es un Sistema de Reserva de Escritorios?  

Un Sistema de Reserva de Escritorios es un método que ayuda a las organizaciones a administrar la asignación de puestos de trabajo en la oficina.  

Por ejemplo, una organización que aboga por el trabajo híbrido puede permitir que sus empleados elijan cuándo y desde dónde desean trabajar utilizando un Sistema de Reserva de Escritorios. El empleado simplemente elige su lugar, la fecha y reserva en consecuencia. 

La implantación de Sistemas de Reserva de Escritorios como Ronspot ha crecido enormemente con la popularización del trabajo híbrido y el uso de “hot desks” o “puestos calientes”.  

Ronspot Desk Booking System Hoteling Software

¿Cuáles son los beneficios de un Sistema de Reserva de Escritorios?  

Cada vez son más los beneficios que los Sistemas de Reserva de Escritorios ofrecen a empresas y trabajadores. Aquí exponemos los cinco más relevantes: 

Facilita el trabajo híbrido 

Como indicábamos previamente, los Sistemas de Reserva de Escritorios son excelentes para facilitar el trabajo híbrido, ya que ofrecen una herramienta idónea para la asignación de escritorios.  

¿Cómo gestiona esto el sistema? Estableciendo parámetros predefinidos en torno a la reserva de cada uno de los puestos de trabajo. La automatización de las reservas permite asegurar el uso eficiente del espacio en la oficina y simplificar la comunicación entre empresa y empleado.  

Reduce los costes de oficina 

El uso de Sistemas de Reserva de Escritorios está claramente ligado a una reducción en los costes relativos a la gestión de los espacios de trabajo. 

Ya sea porque el teletrabajo y el trabajo híbrido han permitido a las empresas aumentar su equipo sin tener que incrementar sus instalaciones. O bien porque la minimización en el número de empleados trabajando in situ en las oficinas ha permitido reducir el espacio de estas.  

Durante la pandemia, las oficinas cerraron y las organizaciones trabajaron de forma remota. Este periodo fue clave para demostrar a aquellas organizaciones que durante ese tiempo expandieron sus equipos, que no era necesario aumentar sus centros de trabajo.  

Asimismo, con la adopción del trabajo híbrido, no todos los empleados estarán en la oficina al mismo tiempo.  

Un Sistema de Reserva de Escritorios ayuda a garantizar que se maximice la ocupación de la oficina y que los empleados que necesiten un lugar en la oficina puedan asegurarse obtener uno de manera rápida y sencilla.  

Los Sistemas de Reserva de Escritorios ayudan a ahorrar en costes de oficina al hacer que los bienes raíces actuales sean más eficientes. La eficiencia inmobiliaria es el futuro. 

Desk Booking Systems make real-estate more efficient.

Ayuda a gestionar la demanda y la oferta de escritorios  

Como hemos visto en el punto anterior, el fomento del teletrabajo y del trabajo híbrido está impactando directamente en las decisiones que las empresas están tomando con relación a sus centros de trabajo.  

Muchas empresas, conscientes del positivo impacto económico que estas nuevas modalidades de trabajo pueden tener sobre sus costes de oficina, están optando por reducir espacio y, como tal, el número de escritorios disponibles. 

La mayoría de las empresas han optado por utilizar “hot desks” o “puestos calientes”, es decir, escritorios no preasignados que pueden ser utilizados por cualquier trabajador. 

La problemática que nos presenta esta nueva situación es que, en la mayoría de los casos, encontramos que el número de empleados o usuarios puede ser superior al número escritorios disponibles.  

¿Cómo podemos solventar este problema? Un Sistema de Reserva de Escritorios será clave para gestionar esta oferta y demanda de manera adecuada. 

Mediante el uso de un Sistema de Reserva de Escritorios, la empresa puede asegurarse de que todo el personal que viene a la oficina tenga garantizado un escritorio, mientras que aquellos que no tengan una reserva sabrán que podrán trabajar desde casa.  

Facilita la distancia social en la oficina 

Un Sistema de Reserva de Escritorios debe permitir a las empresas incorporar, de manera automática, el distanciamiento social necesario entre escritorios para hacer que su lugar de trabajo sea seguro en base a las medidas de prevención laboral por COVID-19.  

De esta manera, cuando un empleado reserva un escritorio, los escritorios aledaños quedarán bloqueados de manera automática por el sistema. 

Un software inteligente para la Reserva de Escritorios ayuda a su personal a regresar al trabajo de manera segura. 

 

Empodera a los empleados 

Un Sistema de Reserva de Escritorios empodera a los empleados. ¿Cómo? Permitiéndoles gestionar a su voluntad su jornada laboral: teletrabajar o acudir a la oficina.  

El Sistema de Reserva de Escritorios ofrece a los empleados la oportunidad de reservar un espacio de escritorio en la oficina en una fecha determinada.  

Otorgar a los empleados el poder de elegir su propio lugar de trabajo, ya sea en la oficina o en casa, no sólo es enriquecedor, sino que, cada vez más gerentes de Recursos Humanos (RRHH) y empleadores están percibiendo que esta entrega de control se está convirtiendo en una herramienta clave para la retención de talento.  

Ronspot, el Sistema de Reserva de Escritorios en auge.  

Ronspot es el Sistema de Reserva de Escritorios que, a través de una aplicación móvil intuitiva (Android, iOS y versión web), permite a sus empleados reservar escritorios de manera fácil y rápida. 

Con un mapa interactivo que coincide con el espacio de su oficina, los empleados pueden ver la disponibilidad de escritorios en tiempo real y simplemente tocar el mapa para reservar uno.  

Cualquier escritorio que no cumpla con la distancia social dejará de estar disponible al momento para evitar que otros empleados lo reserven. 

El software de Ronspot es la solución perfecta para las empresas que buscan reducir el tamaño de su oficina y lograr el equilibrio entre el trabajo en la oficina y el hogar, al tiempo que garantiza la seguridad de todos sus empleados. 

 

Además, Ronspot es el único sistema del mercado que ofrece la gestión de Reservas de Escritorios y Parking en una sola plataforma. 

 

Más de 15.000 empleados en 60 países usan Ronspot cada día para gestionar su vuelta a la oficina.  

 

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Ronspot Parking and Desk booking schedule with auto-release
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