La implantación no supuso ningún esfuerzo y la adopción por parte de los empleados fue casi instantánea. Fácil de configurar, fácil de formar a los empleados y fácil de usar. Recomendaría esta solución.
Software de reserva de escritorios para optimizar el espacio de su oficina
Haga que el trabajo híbrido sea más eficiente con un sistema de reserva de escritorios que es fácil de configurar y usar. Obtenga información útil sobre la ocupación del lugar de trabajo y cómo se utiliza su espacio.
El sistema de reserva de escritorios de referencia
Facilite la oficina flexible con nuestro software de reserva de escritorios
Equilibrio entre teletrabajo y presencial
Ofrezca a sus empleados la flexibilidad y autonomía necesarias para decidir cuándo acudir a la oficina. Ronspot les permite ver quién está en la oficina y reservar con antelación un puesto de trabajo específico durante unas horas o todo el día.
Gestión de prioridades de reserva
Además, los administradores pueden dar prioridad de reserva a determinados empleados antes que al resto, elegir qué empleados están autorizados a reservar qué puestos de trabajo, permitirles unirse a una cola, etc.
Oficina flexible y equitativa
Para que todos los empleados tengan las mismas oportunidades de acudir a la oficina, Ronspot incorpora un inteligente sistema de créditos para evitar que los empleados hagan overbooking.
Optimización de la ocupación en la oficina
Ronspot también incluye más de 10 informes avanzados que permiten a los administradores ver el uso de los puestos de trabajo e identificar los hábitos de reserva de sus empleados.
Reserva fácil de escritorios
Calendario de disponibilidad en directo
Al acceder a la aplicación, a los empleados se les presenta primero un calendario que muestra la disponibilidad de escritorios en tiempo real para cada día del mes.
Mapa interactivo de la oficina
Después de seleccionar un día del calendario, los empleados pueden ver un mapa interactivo que representa su oficina y simplemente necesitan tocar el escritorio deseado para reservarlo.
Reserva garantizada
Una vez que se reserva un escritorio, a los empleados se les asigna su escritorio instantáneamente, no hay necesidad de esperar una confirmación. Automáticamente el escritorio aparece como no disponible en ese día para que otros empleados no puedan reservarlo.
Ely Siegel
IT Change Manager
Conor MacCabe
Managing Director
Parece que los empleados se han acostumbrado muy bien a la aplicación, incluso mejor de lo que esperábamos… Muy sencilla y eficaz, la sencillez es el punto fuerte de Ronspot.
Sharon McCarthy
Clerical Officer
Mi experiencia con Ronspot fue natural, fácil de usar, lo cual es importante cuando tienes que reservar un escritorio cada semana y alternar los días que estás en la oficina, etc.
Vladimiro Ferreira
Head of Automation
Rápido de implementar, increíblemente fácil de mantener y utilizar, interfaz intuitiva, especialmente la aplicación móvil. El poco apoyo que necesitamos del equipo de Ronspot fue una gran experiencia.
Helen Dalton
Office Manager
Así que hay menos administracion en la oficina en cuanto a reservas de espacios y el personal está más facultado para trabajar de manera eficiente bien en trabajo híbrido o en casa.
Alan Young
Facility Manager
La aplicación ha hecho posible delegar la reserva de plazas de aparcamiento a los empleados y permitirles reservar directamente ellos mismos en función de sus necesidades.
Stephen Reardon
Facilities Manager
Poder aparcar en el lugar de trabajo les subió la moral. Y esto ha hecho que mi vida como gerente de instalaciones sea mucho más fácil, ahora tengo una vista completa y un control total sobre todas las reservas.
Nadia Smallwood
Executive Officer
Ahora tenemos una tasa de ocupación del 100% casi todos los días, mientras que antes de Ronspot la tasa era de solo 50%. Ha permitido creear un sistema más equitativo para todos nuestros empleados.
Andrew Cowan
Facilities Manager
Llevamos usando Ronspot para nuestro parking de la oficina por más de 6 años y ha mejorado drásticamente el uso del parking y garantizado la satisfascción de nuestros empleados.
Margaret Geraghty
Facilities Manager
A todos los empleados que usan la app les encanta el sistema. Yo mismo soy un gran admirador de Ronspot y no dudaría en recomendarlo a otras empresas.
Hable con nuestro equipo
Reserve una demostración y descubra cómo Ronspot puede simplificar la gestión de su lugar de trabajo
Menor trabajo, mayor eficiencia
Gestión de la demanda
Ronspot utiliza un sistema de créditos gratuitos y virtuales para brindar a todos los empleados la misma oportunidad de hacer una reserva y evitar que realicen overbooking. También incorpora un sistema inteligente de cancelación que anima a los empleados que no vienen a la oficina a cancelar su reserva para que otros empleados puedan reservar su escritorio.
Manejado por los empleados
Los empleados gestionan directamente nuestro software de reserva de escritorios, pueden hacer reservas ellos mismos y decidir cuándo ir a la oficina. Se puede también designar líderes de equipo para que puedan monitorear las reservas de los miembros de su equipo y hacer reservas en su nombre.
Reservas repetidas
El gerente también puede crear un sistema automatizado para repetir una reserva y asignar un escritorio a un empleado de forma automática para un día específico y repetidamente (cada semana o dos semanas).
Control y monitoreo en tiempo real
Desde la pantalla principal, el gerente puede ver en tiempo real y para cada día qué escritorios están reservados, disponibles o bloqueados (distanciamiento social o escritorios inactivos). Puede crear, cancelar o modificar cualquier reserva. También puede ver en cualquier momento qué empleados están presentes en la oficina y pedirles que fichen para saber si han llegado o salido de la oficina.
Preguntas más frecuentes
A continuación, hemos enumerado todas las preguntas y respuestas frecuentes sobre el sistema de reserva de escritorios de Ronspot.
Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta, no dude en contactarnos.
Empleados
Ronspot se puede descargar gratis en Google Play Store (Android) y en la App Store (iOS).
Con el inicio de sesión único (Single Sign-On)
Si su empresa utiliza el inicio de sesión único, simplemente pulsa en el ícono de Microsoft, Google, Duo u Okta en la página de inicio de la aplicación.
Sin el inicio de sesión único
Si no se utiliza el inicio de sesión único, simplemente puedes registrarte en este página con su dirección de correo electrónico del trabajo. Ronspot detectará automáticamente el dominio de correo electrónico y lo asignará a la cuenta de su empresa. Por razones de seguridad, su administrador deberá activar manualmente la cuenta antes de que pueda acceder.
Sí, si no tienes un teléfono, se te ha olvidado o simplemente no te queda batería puedes acceder a través de la web de Ronspot.
Reservas anticipadas
La cantidad de reservas que puede hacer con anticipación está limitada por la cantidad de créditos que su gerente le haya asignado.
Reservas para el mismo día o día siguiente
Las reservas para el mismo día o el día siguiente no cuestan crédito y están sujetas a disponibilidad (por orden de llegada). Los empleados con un saldo de crédito cero aún pueden hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente.
Dependiendo del plan seleccionado por su empresa, el plan Empresa te permite reservar hasta con 90 días de anticipación (14 días con el plan Premium y 3 con el plan Communidad).
El objetivo de este sistema de créditos es limitar el número de reservas que los empleados pueden hacer por adelantado y evitar que realicen overbooking a raíz de sus compañeros.
Cómo funciona :
- A cada escritorio se le asigna un costo virtual en créditos (por ejemplo, 1 reserva = 1 crédito)
- A cada empleado se le asigna un número limitado de créditos virtuales cada mes. El número de créditos lo establece el gerente y puede variar de un empleado a otro.
- El saldo acreedor del empleado está visible en la parte superior derecha de la aplicación. y se restablece automáticamente al comienzo de cada mes (no acumulable) para evitar reservas masivas.
Sí, aún puede hacer una reserva para el mismo día o el día siguiente (después de la hora designada por su empresa) ya que las reservas con poca antelación no requieren ningún crédito:
- 1 reserva con poca antelación (el día o la noche anterior) = 0 créditos
- 1 reserva con antelación= 1 crédito
Sí, puede ver las reservas de otros empleados directamente en el mapa.
Además, también puede utilizar la opción «Buscar reservas» en el menú de la aplicación para buscar el nombre de un colega y ver qué días y escritorios ha reservado.
Cuando reserve un escritorio, se le presentará un mapa interactivo que representa su oficina. Simplemente toque el escritorio que desea reservar para completar la reserva.
El gerente puede decidir darle acceso a una o varias zonas de la oficina. Si es el caso, se le presentará un menú desplegable en la parte superior de la pantalla para seleccionar una zona y acceder al calendario de disponibilidad correspondiente.
Sí, su empresa puede configurar recordatorios automáticos para que se envíen a los empleados que hayan realizado una reserva para el día siguiente. Estas notificaciones se pueden enviar directamente al teléfono a través de la aplicación o por correo electrónico.
Hay dos incentivos principales para liberar un lugar:
- El crédito utilizado para la reserva se devolverá automáticamente a su cuenta y podrá utilizarse para reservar en otra fecha.
- El lugar se devolverá instantáneamente para que lo use otro compañero.
Sí, sus datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda. El gerente de la oficina puede eliminar completamente sus datos del sistema cuando termine en la empresa.
Si tiene algún problema con nuestro software de escritorios, simplemente navegue hasta el menú de la aplicación y seleccione la opción «Informar de un problema». El equipo de atención al cliente de Ronspot responderá todas las consultas en un plazo de 24 horas, de lunes a viernes.
Gerente de la oficina
Sí. Nuestro sistema de reserva de escritorios le permite administrar varias ubicaciones en múltiples zonas horarias en diferentes países desde la misma cuenta de administrador de Ronspot. Simplemente cree diferentes zonas de oficina en su cuenta, una para cada ubicación y restrinja a los usuarios a las zonas.
- Las zonas se utilizan para delimitar las áreas de oficina a las que pueden acceder sus empleados. Dependiendo de sus necesidades, pueden ser diferentes oficinas, diferentes plantas, diferentes secciones de una misma oficina o una combinación de todos.
- Una vez que haya creado sus zonas, puede asignar una o varias zonas a cada empleado. Como resultado, solo podrán ver y reservar escritorios en las zonas que les hayan sido asignadas.
Subir un plano
En el panel de administración, Ronspot le permite subir un plan de sus oficinas para cada zona. Sólo tiene que arrastrar y soltar la herramienta de selección para hacer que cada escritorio sea interactivo.
Crear un plano
Si no tiene un plano de sus oficinas, simplemente puede usar el creador de planos de Ronspot que le permite añadir y mover escritorios, paredes, puertas, muebles, etc. sobre un fondo blanco.
Sí. Para cada escritorio de su oficina (es decir, el escritorio n. ° 2), puede marcar los escritorios que no cumplan con el distanciamiento social de este escritorio (es decir, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3). Una vez que un empleado reserva el escritorio n. ° 2, los escritorios n. ° 1 y n. ° 3 automáticamente dejarán de estar disponibles para otros empleados.
Sí, puedes. Simplemente edite el escritorio en el panel de administración, seleccione la opción «Restringido» y seleccione el nombre de los empleados. Este escritorio solo estará disponible para los empleados correspondientes.
Sí, puede asignar una cantidad diferente de créditos a un empleado u otro y dar más a aquellos que deben venir a la oficina con más frecuencia.
Una vez que el gerente de la oficina ha establecido las diferentes reglas, nuestro software de escritorio funciona solo y requiere muy poca supervisión. Por ejemplo, para activar una nueva cuenta de empleado, revisar informes de desempeño para ajustes, etc.
Sí, puedes. Como gerente, puede editar manualmente cualquier reserva y mover empleados a diferentes escritorios si es necesario, o hacer una nueva reserva en nombre de un empleado.
Sí, puede comunicarse con todos sus empleados a través de la aplicación mediante notificaciones push y/o correos electrónicos. Por ejemplo, se puede utilizar para comunicaciones urgentes relacionadas con la oficina (es decir, seguimiento de contactos, etc.).
Sí. Ya hemos integrado la aplicación con diferentes sistemas de acceso para diferentes clientes. No dude en contactarnos para cualquier consulta.
- Todos los datos se almacenan de forma segura en el servidor de la nube de Amazon AWS en Dublín, Irlanda, utilizando los más altos estándares de privacidad y seguridad de los datos.
- Ronspot también cuenta con la certificación ISO 27001, una prueba de nuestro compromiso en términos de protección de datos.
Su cuenta de administrador de Ronspot se puede configurar en un día. Una vez configuradas, las empresas generalmente dejan un período de incorporación de 2 a 3 semanas para informar a sus empleados sobre Ronspot.
Ofrecemos 3 planes diferentes (Communidad, Premium y Empresa) a partir de 0 € per mes. Puede comparar nuestros planes aquí y elegir lo más adecuado. Además, puede solictar presupuestos gratis que recibirá en unos minutos por correo electrónico.