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Scrivanie condivise senza errori: la rivoluzione smart workplace di SEG Automotive
sulla disponibilità delle postazioni
185+
dipendenti
Dal 2021
cliente Ronspot
La sfida: gestire l’occupazione dell’ufficio con “il foglio Excel più folle di sempre”
Nel 2021, SEG Automotive si è trovata ad affrontare una sfida complessa: gestire in modo efficiente il rientro dei dipendenti in ufficio. Come racconta Vladimiro Ferreira, Head of Automation, la sede portoghese doveva gestire manualmente l’occupazione delle postazioni, le richieste di spostamento e le prenotazioni di spazi specifici. Secondo le sue parole, “era il foglio Excel più folle di sempre”.
Con più dipendenti che scrivanie e un’enorme quantità di lavoro amministrativo per soddisfare tutti, l’azienda ha presto capito di aver bisogno di una soluzione migliore.
“Implementazione rapidissima, facilità d’uso sorprendente e interfaccia intuitiva.”
– SEG Automotive
Affrontare e risolvere i problemi
Ronspot ha collaborato con SEG Automotive per affrontare le difficoltà legate alla gestione dello spazio di lavoro, risolvendo i problemi immediati di disponibilità e carico amministrativo, e al tempo stesso preparando l’azienda per una crescita futura. La piattaforma Ronspot, con le sue funzioni di prenotazione delle scrivanie e gestione degli spazi, è stata implementata nella sede portoghese e rapidamente adottata da tutto il personale.
Le sfide e le soluzioni Ronspot
Amministrazione manuale e complessa
Gestire le postazioni manualmente causava confusione, continue richieste di cambiamento e un elevato carico di lavoro per l’amministrazione.
Ronspot ha automatizzato la prenotazione delle scrivanie, consentendo ai dipendenti di gestire le proprie prenotazioni tramite web o app mobile, eliminando i colli di bottiglia amministrativi.
Disponibilità limitata delle scrivanie
Con più dipendenti che postazioni, l’ufficio faticava ad assegnare gli spazi in modo equo ed efficiente.
Grazie alle regole di prenotazione, SEG Automotive ha potuto gestire la domanda assegnando disponibilità per gruppi o team, garantendo un accesso equo alle risorse limitate.
Mancanza di visibilità sull’occupazione
Il management aveva poche informazioni sull’effettivo utilizzo delle postazioni, rendendo difficile monitorare l’occupazione o produrre report accurati.
Gli strumenti di analisi e reportistica di Ronspot hanno fornito dati in tempo reale sull’uso delle scrivanie e sui tassi di occupazione, offrendo una visione chiara e immediata.
Configurazioni e manutenzione inefficaci
I sistemi precedenti richiedevano configurazioni complesse, soggette a errori, e molta manutenzione.
Ronspot è stato configurato in un solo pomeriggio da una sola persona, con una manutenzione minima successiva — così semplice che, come afferma Vladimiro, “ce ne dimentichiamo persino”.
I risultati: prenotazioni più intelligenti, dipendenti più felici e visibilità totale
Con l’introduzione del sistema di prenotazione Ronspot, SEG Automotive Portogallo ha ottimizzato la gestione dello spazio di lavoro e dato ai dipendenti il controllo sui propri orari e postazioni.
Perché scegliere Ronspot
Scopri come Ronspot può risolvere anche le tue sfide nella gestione dello spazio di lavoro.
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