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Eli Lilly optimise l’efficacité de ses espaces et économise plus de 3 millions d’euros grâce à Ronspot

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Cork, Irlande

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2 300+ employés

> 3

millions d’euros économisés

2:1

ratio employé/bureau

> 400

heures d’analyse économisées

Le défi : quand le succès devient un problème

Lorsque la croissance rapide rencontre des contraintes d’espace, la plupart des entreprises sont confrontées à un dilemme coûteux : agrandir ou restreindre. Eli Lilly a trouvé une troisième voie.

Le site de Cork devait être le fleuron du groupe : un bâtiment ultramoderne offrant un bureau à chaque employé. Mais en 2023, le succès de l’entreprise a entraîné une nouvelle réalité : l’effectif avait augmenté de 35 %, passant à plus de 1 900 personnes. En 2025, ce chiffre atteignait 2 300 employés — pour seulement 1 030 postes disponibles.

Même avec un mode de travail hybride, l’incertitude régnait chaque jour : y aurait-il un bureau libre à l’arrivée ?

“Nous étions face à un choix que toute entreprise en pleine croissance redoute : investir plus de 3 millions d’euros par an dans de nouveaux locaux, ou trouver une solution plus intelligente pour optimiser l’existant”.

Pour les employés, cette situation se traduisait par du stress et un manque de visibilité : les nouveaux venus ne savaient pas s’ils pourraient s’asseoir près de leur équipe, et les collaborateurs peinaient à planifier des journées de travail efficaces en présentiel.

Nous n’avions pas besoin de plus d’espace mais d’une manière plus intelligente de l’utiliser.”

— Responsable des installations, Eli Lilly

Les enjeux : bien plus qu’une question de mètres carrés

Au-delà de la question financière, Eli Lilly devait relever plusieurs défis opérationnels :

  • Expérience employé : des trajets inutiles pour découvrir à l’arrivée qu’aucun poste n’était libre.
  • Coordination d’équipe : sans visibilité sur les plannings, la collaboration en personne dépendait du hasard.
  • Gaspillage de ressources : certaines zones restaient à moitié vides tandis que d’autres étaient surchargées.
  • Inefficacité opérationnelle : même les partenaires de restauration faisaient face à une fréquentation imprévisible, générant du gaspillage alimentaire.

L’entreprise avait donc besoin de plus qu’un simple système de réservation de bureaux : il fallait transformer la gestion du lieu de travail.

Problem solving

Comment Ronspot a rendu cette transformation possible

Avantage 1

Visibilité en temps réel des bureaux disponibles

La solution Ronspot

Grâce à l’application mobile intuitive de Ronspot, les employés pouvaient consulter la disponibilité des postes avant même de quitter leur domicile — éliminant ainsi les trajets inutiles et l’incertitude à l’arrivée.

Avantage 2

Allocation flexible des postes

La solution Ronspot

Fini les zones fixes par département souvent sous-utilisées : Ronspot a rendu l’ensemble des 1 030 bureaux réservables par tous, optimisant ainsi l’utilisation de chaque mètre carré.

Avantage 3

Outils de coordination

La solution Ronspot

La plateforme offrait une visibilité sur les réservations des collègues, permettant aux équipes de planifier leurs journées sur site de manière concertée et efficace.

Avantage 4

Analyses et données de pilotage

La solution Ronspot

En s’intégrant aux systèmes RH et de contrôle d’accès de Lilly, Ronspot a permis une vision complète et précise de la fréquentation, facilitant la prise de décision quotidienne et la planification à long terme.

Les résultats

La solution Ronspot

Plus de 3 millions d’euros économisés en évitant des dépenses immobilières supplémentaires.

400+ heures d’analyse manuelle supprimées grâce à l’automatisation.

Ratio 2:1 employés/bureau atteint sans nuire à la satisfaction des collaborateurs.

Gaspillage alimentaire réduit à seulement 5 repas excédentaires par jour grâce à une meilleure prévision de la présence.

Les clés du succès

Analyse prédictive des réservations

Les outils d’analyse du système ont permis d’identifier les tendances de présence et d’utilisation des espaces. Grâce à ces données, Eli Lilly a pu anticiper les périodes de forte affluence et optimiser la disponibilité des bureaux en conséquence.

Gestion automatisée des espaces

Le système intelligent de Ronspot a éliminé les risques de sur-réservation tout en garantissant une utilisation maximale des postes de travail. Cette automatisation a rendu possible la transition majeure d’un ratio 1:1 à un ratio 2:1 entre employés et bureaux, sans perte de confort pour les équipes.

Partage des données de présence

Les informations de réservation en temps réel étaient partagées avec les partenaires opérationnels, notamment le prestataire de restauration Sodexo. Cette transparence a permis d’établir des prévisions précises de fréquentation, réduisant le gaspillage alimentaire de plusieurs dizaines de repas excédentaires à seulement cinq par jour.

Autonomie des employés

Les collaborateurs ont gagné une totale autonomie dans la gestion de leurs espaces de travail. Cette approche en libre-service a permis d’éliminer plus de 400 heures d’analyse et de coordination manuelles auparavant nécessaires aux équipes des services généraux.

Pourquoi Eli Lilly a choisi Ronspot

Découvrez comment Ronspot peut résoudre vos défis de stationnement.

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Pour les équipes techniques

Des économies mesurables et des données fiables pour planifier l’avenir. Grâce à Ronspot, Eli Lilly peut optimiser son empreinte immobilière actuelle et anticiper ses besoins futurs.

Pour les collaborateurs

L’application simple et intuitive de Ronspot a été adoptée rapidement. Les équipes peuvent planifier leurs journées de bureau, éviter les déplacements inutiles et renforcer la collaboration en présentiel.

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Pour les équipes RH

Une expérience collaborateur améliorée et moins de friction les jours sur site. Les équipes RH disposent désormais de données précises pour anticiper la croissance et gérer efficacement les retours au bureau.

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