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Eli Lilly optimise l’efficacité de ses espaces et économise plus de 3 millions d’euros grâce à Ronspot
millions d’euros économisés
2:1
ratio employé/bureau
> 400
heures d’analyse économisées
Le défi : quand le succès devient un problème
Lorsque la croissance rapide rencontre des contraintes d’espace, la plupart des entreprises sont confrontées à un dilemme coûteux : agrandir ou restreindre. Eli Lilly a trouvé une troisième voie.
Le site de Cork devait être le fleuron du groupe : un bâtiment ultramoderne offrant un bureau à chaque employé. Mais en 2023, le succès de l’entreprise a entraîné une nouvelle réalité : l’effectif avait augmenté de 35 %, passant à plus de 1 900 personnes. En 2025, ce chiffre atteignait 2 300 employés — pour seulement 1 030 postes disponibles.
Même avec un mode de travail hybride, l’incertitude régnait chaque jour : y aurait-il un bureau libre à l’arrivée ?
“Nous étions face à un choix que toute entreprise en pleine croissance redoute : investir plus de 3 millions d’euros par an dans de nouveaux locaux, ou trouver une solution plus intelligente pour optimiser l’existant”.
Pour les employés, cette situation se traduisait par du stress et un manque de visibilité : les nouveaux venus ne savaient pas s’ils pourraient s’asseoir près de leur équipe, et les collaborateurs peinaient à planifier des journées de travail efficaces en présentiel.
Nous n’avions pas besoin de plus d’espace mais d’une manière plus intelligente de l’utiliser.”
— Responsable des installations, Eli Lilly
Les enjeux : bien plus qu’une question de mètres carrés
Au-delà de la question financière, Eli Lilly devait relever plusieurs défis opérationnels :
- Expérience employé : des trajets inutiles pour découvrir à l’arrivée qu’aucun poste n’était libre.
- Coordination d’équipe : sans visibilité sur les plannings, la collaboration en personne dépendait du hasard.
- Gaspillage de ressources : certaines zones restaient à moitié vides tandis que d’autres étaient surchargées.
- Inefficacité opérationnelle : même les partenaires de restauration faisaient face à une fréquentation imprévisible, générant du gaspillage alimentaire.
L’entreprise avait donc besoin de plus qu’un simple système de réservation de bureaux : il fallait transformer la gestion du lieu de travail.
Comment Ronspot a rendu cette transformation possible
Visibilité en temps réel des bureaux disponibles
Grâce à l’application mobile intuitive de Ronspot, les employés pouvaient consulter la disponibilité des postes avant même de quitter leur domicile — éliminant ainsi les trajets inutiles et l’incertitude à l’arrivée.
Allocation flexible des postes
Fini les zones fixes par département souvent sous-utilisées : Ronspot a rendu l’ensemble des 1 030 bureaux réservables par tous, optimisant ainsi l’utilisation de chaque mètre carré.
Outils de coordination
La plateforme offrait une visibilité sur les réservations des collègues, permettant aux équipes de planifier leurs journées sur site de manière concertée et efficace.
Analyses et données de pilotage
En s’intégrant aux systèmes RH et de contrôle d’accès de Lilly, Ronspot a permis une vision complète et précise de la fréquentation, facilitant la prise de décision quotidienne et la planification à long terme.
Plus de 3 millions d’euros économisés en évitant des dépenses immobilières supplémentaires.
400+ heures d’analyse manuelle supprimées grâce à l’automatisation.
Ratio 2:1 employés/bureau atteint sans nuire à la satisfaction des collaborateurs.
Gaspillage alimentaire réduit à seulement 5 repas excédentaires par jour grâce à une meilleure prévision de la présence.
Les clés du succès
Les outils d’analyse du système ont permis d’identifier les tendances de présence et d’utilisation des espaces. Grâce à ces données, Eli Lilly a pu anticiper les périodes de forte affluence et optimiser la disponibilité des bureaux en conséquence.
Le système intelligent de Ronspot a éliminé les risques de sur-réservation tout en garantissant une utilisation maximale des postes de travail. Cette automatisation a rendu possible la transition majeure d’un ratio 1:1 à un ratio 2:1 entre employés et bureaux, sans perte de confort pour les équipes.
Les informations de réservation en temps réel étaient partagées avec les partenaires opérationnels, notamment le prestataire de restauration Sodexo. Cette transparence a permis d’établir des prévisions précises de fréquentation, réduisant le gaspillage alimentaire de plusieurs dizaines de repas excédentaires à seulement cinq par jour.
Les collaborateurs ont gagné une totale autonomie dans la gestion de leurs espaces de travail. Cette approche en libre-service a permis d’éliminer plus de 400 heures d’analyse et de coordination manuelles auparavant nécessaires aux équipes des services généraux.
Pourquoi Eli Lilly a choisi Ronspot
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