La crescita del lavoro ibrido (noto anche come smart working, lavoro agile ecc.) ha cambiato il nostro modo di lavorare. I dipendenti vogliono avere un maggiore controllo su dove e quando lavorare. I datori di lavoro sono ora più consapevoli di questo, il che significa che hanno bisogno delle giuste soluzioni in atto. Queste soluzioni sono conosciute come “Sistema di prenotazione desk”.
Questo post si propone di spiegare che cosa è un sistema di prenotazione desk, i vantaggi e come sviluppare il proprio sistema.
Che cosa è un sistema di prenotazione Desk?
Un sistema di prenotazione desk è un sistema per organizzare e gestire l’assegnazione delle scrivanie. In altri termini, è un sistema in cui i dipendenti possono prenotare la propria postazione di lavoro per un giorno specifico.
Ad esempio, un’organizzazione che facilita il lavoro ibrido può consentire ai suoi dipendenti di scegliere quando vogliono lavorare utilizzando un sistema di prenotazione scrivania. Il dipendente sceglie semplicemente la scrivania, data e prenota di conseguenza.
Con la crescita dello smart working i sistemi di prenotazione scrivania sono cresciuti in popolarità.Le aziende hanno bisogno di sistemi in atto per rendere possibile il lavoro ibrido.
Questi sistemi sono disponibili in diverse forme e saranno esaminati più in dettaglio in seguito.
Quali sono i vantaggi di un sistema di prenotazione desk?
Diversi sistemi di prenotazione desk hanno i loro vantaggi individuali, ma ci sono alcuni vantaggi comuni. Questi vantaggi sono:
Facilita lo smart working
I sistemi di prenotazione desk sono ottimi per agevolare lo smart working. Ciò significa che i sistemi di prenotazione gestiscono lo smart working dell’azienda. In che modo? Impostando i parametri di prenotazione della scrivania e lasciando che i dipendenti scelgano il modo in cui lavorano.
Valorizzare i dipendenti
I sistemi di prenotazione desk da scelte ai dipendenti. Come? Permettendo loro di scegliere come lavorare. Il sistema di prenotazione desk consente ai dipendenti di prenotare una postazione di lavoro in una data determinata. Dare ai dipendenti la possibilità di scegliere la propria sede di lavoro, in ufficio o a casa, è un’azione di empowerment. Offrire una possibilità di scelta, è importante per molti dipendenti.
Alcuni lavoratori sono più produttivi a casa, altri in ufficio. Non esiste più un approccio univoco al nostro modo di lavorare. Le aziende che utilizzano i sistemi di prenotazione Desk lasciano questa decisione ai dipendenti.
Gestire la domanda
in alcune aziende, i dipendenti possono essere più numerosi delle scrivanie. Queste organizzazioni adottano una forma di hot-desking, in base alla quale chiunque può utilizzare una scrivania in ufficio. Come ad esempio la prenotazione di un posto in una biblioteca universitaria. Un sistema di prenotazione desk consente alle aziende di gestire questa domanda.
In alcuni giorni, potrebbero esserci più dipendenti che desiderano una scrivania rispetto alle scrivanie. Utilizzando un sistema di prenotazione, l’azienda può garantire a tutto il personale che viene in ufficio una scrivania, mentre chi non ha una prenotazione continuerà a lavorare da casa. In questo modo elimini il problema dei dipendenti che arrivano in ufficio e rimangono delusi quando non trovano una scrivania libera.
Espandi il tuo team senza espandere gli immobili
Durante la pandemia gli uffici hanno chiuso e le aziende si sono adattate a lavorare da remoto. In questo periodo, molte organizzazioni hanno ampliato i propri team. Tuttavia, non hanno dovuto espandere il loro patrimonio immobiliare. Un sistema di prenotazione delle scrivanie consente di continuare ad ampliare il team senza dover ampliare gli spazi.
Molte aziende stanno adottando lo smart working. Pertanto, non tutti i dipendenti saranno presenti in ufficio nello stesso momento. Un sistema di prenotazione della scrivania può garantire che l’occupazione dell’ufficio sia massimizzata e che i dipendenti che necessitano di una scrivania possano ottenerla. I sistemi di prenotazione desk possono far risparmiare alle organizzazioni i costi legati agli immobili, rendendoli più efficienti. L’efficienza immobiliare è il futuro.
Cosa cercare in un sistema di prenotazione per le postazioni di lavoro?
Ora sappiamo cos’è un sistema di prenotazione desk e i vantaggi, possiamo iniziare a capire cosa cercare in un sistema. Ci sono alcuni fattori importanti da considerare quando si sceglie una soluzione. Innanzitutto, diamo un’occhiata a ciò di cui hai bisogno prima di ricercare i sistemi di prenotazione desk. Innanzitutto, diamo un’occhiata a ciò di cui hai bisogno prima di ricercare i sistemi di prenotazione desk.
Fattori da considerare prima della ricerca
Prima di decidere su un sistema di prenotazione desk, è necessario conoscere quanto segue.
Il numero di scrivanie da gestire
Il numero di postazioni da gestire è un’informazione chiave. Sia per lo sviluppo di un sistema interno che per la scelta di un fornitore. Se si sceglie di costruire un sistema interno, le scrivanie saranno un punto chiave. Quando si sceglie un fornitore, di solito la prima domanda è: “Quante scrivanie avete bisogno di gestire?”.
Modalità dello smart working
Conoscere la posizione dell’azienda sullo smart working è utile. Si può distinguere tra i lavoratori che dovranno essere in sede 5 giorni alla settimana e quelli che adotteranno lo smart working. Ad esempio, alcuni dipendenti saranno in ufficio tutti i giorni. A questi dipendenti può essere assegnata una scrivania fissa, mentre gli utenti che utilizzano lo smart working possono scegliere la loro scrivania quando lavorano in ufficio.
Limitazioni di capacità
Alcuni Paesi o aziende potrebbero aver bisogno di implementare limitazioni di capacità. Si tratta di un limite all’occupazione dell’ufficio o del luogo di lavoro. Se state operando solo al 50% della capacità, dovete tenerne conto, soprattutto se state pensando di implementare una soluzione interna. La soluzione interna deve essere in grado di gestire la piena capacità operativa quando è consentita.
Numero di utenti
Quanti utenti utilizzeranno questo sistema di prenotazione? Quando si sviluppa un sistema, il software/soluzione deve essere in grado di gestire il numero di utenti. Se ci sono molti dipendenti, è necessario disporre di un buon sistema. Alcuni fornitori addebitano il costo in base al numero di utenti.
Reattività delle funzionalità
Le funzionalità del sistema di prenotazione devono essere reattive. Se costruisci un sistema interno, avere una funzionalità reattiva significherà livelli di occupazione più elevati. Queste funzionalità potrebbero essere un calendario di prenotazione in tempo reale, una cancellazione/rilascio della prenotazione in tempo reale o funzionalità di check-in/check-out. Alcune di queste funzionalità sono avanzate e possono essere difficili da creare. Esistono fornitori che offrono soluzioni valide per questi requisiti.
Come costruire un sistema di prenotazione scrivanie interno
Ora che abbiamo una migliore comprensione dei sistemi di prenotazione desk, possiamo cercare di creare una soluzione. Abbiamo esaminato quattro approcci per creare internamente un sistema di prenotazione desk. Queste soluzioni sono tutte molto diverse tra loro, ma aiutano nella gestione delle postazioni di lavaro.
Prenotazione manuale delle postazioni di lavoro
Un sistema di prenotazione manuale è la soluzione più semplice. Questo è comunque il metodo che richiede più amministrazione. Questo sistema di prenotazione viene eseguito manualmente. Dipendenti possono riservare il loro posto su un foglio di prenotazione. Il foglio di prenotazione viene solitamente conservato in una sala comune o alla reception. Il foglio di prenotazione può avere un calendario settimanale o mensile; questo foglio può essere modificato dai dipendenti.
Il problema con la prenotazione manuale delle scrivania è che Il foglio delle prenotazioni può essere facilmente alterato. I dipendenti possono prenotare diversi giorni alla volta. Nel caso di uffici di grandi dimensioni, alcuni dipendenti potrebbero trovare questo sistema ingiusto. Soprattutto se viene implementato lo smart working, alcuni dipendenti potrebbero non essere in ufficio per effettuare una prenotazione!
Un sistema di prenotazione manuale è estremamente difficile da gestire e funzionerebbe solo in uffici molto piccolo. È gratuito, ma il tempo speso per stampare il calendario, far rispettare le prenotazioni etc. sarebbe meglio speso lavorando.
Questo sistema va bene per un’azienda molto piccola con risorse molto limitate. Per un’azienda che implementa lo smart working, non è pratico né giusto.
Voto: 1 su 5 ⭐
Foglio Excel
La prenotazione delle scrivanie tramite un foglio excel è una soluzione meno amministrativa rispetto a quella manuale. In questo modo si elimina il foglio di prenotazione fisico. Il sistema di prenotazione su foglio excel è un sistema di prenotazione virtuale. I dipendenti possono accedere al foglio e prenotare la postazione di lavoro dal proprio laptop o desktop.
Come un sistema di prenotazione manuale, il foglio excel può essere modificato dai dipendenti. I dipendenti possono anche modificare le prenotazioni passate se sono previste limitazioni. Ad esempio, se i dipendenti possono effettuare due prenotazioni ogni settimana, possono prenotare il Lunedì e il Martedì. Se il dipendente vuole entrare in ufficio una terza volta, può accedere al foglio Excel e modificare la prenotazione dal lunedì al giovedì e far sembrare che abbia effettuato solo due prenotazioni.
Questo comportamento può essere fermato bloccando le celle. Tuttavia, questo è un lavoro extra per l’amministratore. Che non è pratico. Come il sistema manuale, il foglio excel si adatta solo alle organizzazioni molto piccole. L’unico vantaggio è che c’è meno amministrazione rispetto al sistema di prenotazione manuale.
Voto: 2 su 5 ⭐⭐
Crea la tua soluzione interna
Questa è la forma più estrema di sistema di prenotazione desk. Estrema, nel senso che il costo per creare, costruire, sviluppare e mantenere una soluzione interna è molto alto (fidati di noi!). Tuttavia, se fatto bene, può essere perfetto per le esigenze della tua organizzazione. Nella creazione di una soluzione interna, un’organizzazione deve decidere la migliore piattaforma su cui creare il sistema. Esistono diversi siti di hosting su cui costruire app. Ad esempio, Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform e Microsoft Azure.
Microsoft PowerApps è una soluzione usata dagli sviluppatori per creare facilmente app di livello professionale. PowerApps fornisce a chiunque gli strumenti per diventare uno sviluppatore di app. Questo è un modo pratico per costruire un sistema di gestione della scrivania. Tuttavia, la funzionalità potrebbe essere limitata. Inoltre, il costo della licenza di un utente su Microsoft PowerApps può diventare piuttosto elevato. Con un prezzo di $10 per utente al mese, lo sviluppo di una soluzione su Microsoft PowerApp potrebbe costare a un’azienda di 100 utenti $12.000 all’anno.
Le aziende possono scegliere di assumere sviluppatori per creare il proprio sistema di prenotazione desk. In questo modo, l’azienda può scegliere le funzionalità che meglio si adattano a loro. Ad esempio, un calendario di prenotazione in tempo reale, analisi, mappe dell’ufficio per una buona esperienza utente. Il sistema può essere costruito da zero e l’azienda è proprietaria del sistema. Si tratta di vantaggi molto elevati che lo fanno sembrare un buon metodo.
I costi sono un problema
D’altra parte, alcuni problemi possono sorgere. In particolare, il costo. Il costo di sviluppo di un sistema come questo è molto alto. Come fai a saperlo?” – perché lavoro per un’azienda che vende un software per la prenotazione desk. Lo sviluppo di un software per i sistemi di prenotazione dei desk può richiedere da 6 mesi (la versione più semplice) a 2 anni (quella più complessa), a seconda della complessità. Tuttavia, una volta completato, ci sarà sempre una nuova funzione da aggiungere o sviluppare. L’aggiunta di nuove funzionalità ha un costo.
Per sviluppare una tale soluzione interna bisogna tener conto del fatto che il costo degli ingegneri e degli sviluppatori dell’app sarà elevato.
Inoltre, queste soluzioni richiedono tempo per essere sviluppate. Se la soluzione più semplice richiede 6 mesi per essere sviluppata, questi sono 6 mesi in cui lo smart working è difficile da gestire. Si perde molto tempo rispetto a una soluzione standard che richiede solo un paio di settimane per l’integrazione. Utilizzando come esempio il lead time di 6 mesi per sviluppare un sistema, vengono considerate solo le funzioni di base del sistema. Come effettuare prenotazioni e facilitare in qualche modo il lavoro ibrido. Tuttavia, per implementare una soluzione più dettagliata con funzionalità più ampie, il tempo aumenta notevolmente.
Il principio di Pareto
Qui potete considerare il principio di Pareto, alias la regola 80/20. Questa è l’idea che l’80% della soluzione interna “homegrown” può essere sviluppata abbastanza rapidamente. In questo modo si otterrà un prototipo robusto. Tuttavia, è il restante 20% che richiederà più tempo e sforzi per essere completato. All’interno di questo 20% ci sono una serie di “casi limite”. Questi casi limite sono problemi che richiedono parametri speciali per essere completati, il che significa un’ingegneria aggiuntiva. Quindi, anche se si può completare la maggior parte dello sviluppo dell’app abbastanza rapidamente, questi casi limite possono rendere molto difficile la creazione interna di un sistema di prenotazione desk completo.
Un timore generale relativo alla creazione di una soluzione interna è la capacità di modificare il processo aziendale per adattarlo al sistema, piuttosto che creare un sistema adatto al processo aziendale.
C’è l’idea che, una volta sviluppata, la soluzione sia a basso costo. Tuttavia, i costi di manutenzione e di ulteriore sviluppo continueranno ad essere sostenuti. Pertanto, il costo totale non cessa una volta che il sistema è stato sviluppato per la prima volta. I costi totali possono variare da 5.000 a 50.000 euro. Ciò significa che questo metodo è pratico solo per le grandi aziende multinazionali, e anche in questo caso si tratta di un costo aggiuntivo per un servizio che è disponibile per una frazione del prezzo ogni anno!
Voto: 3 su 5 ⭐⭐⭐
Sistema di prenotazione per desk Ronspot
La soluzione finale è un sistema di prenotazione desk già pronto, come Ronspot! Come le altre soluzioni, Ronspot può contribuire a facilitare lo smart working. A differenza dell’approccio manuale e dei fogli Excel, Ronspot è un sistema di prenotazione in tempo reale. Il calendario ” live booking” permette ai dipendenti di effettuare le loro prenotazioni in tempo reale. Un calendario di prenotazione in tempo reale significa che i dipendenti possono andare in ufficio in qualsiasi momento durante la giornata se c’è uno spazio disponibile.
Ronspot ha una gamma di funzionalità progettate per rendere semplice la prenotazione della scrivania.
Alcune caratteristiche chiave da notare sono:
Sistema di crediti per le prenotazione Layout della mappa dell’ufficio
App per smartphone e desktop Protocolli di distanziamento sociale
Check-in & Check-out Analitica Ronspot
Per dare un’occhiata all’intera gamma di funzioni, visitate la pagina qui. Queste funzionalità possono essere create dagli sviluppatori assunti dall’azienda per creare una soluzione interna. Tuttavia, ci vorrebbe più tempo. Queste caratteristiche si aggiungono alla complessità del sistema, quindi è necessario tenerne conto.
Il secondo aspetto da considerare è la sicurezza di una soluzione “off the shelf”. Ronspot, ad esempio, ha ottenuto la certificazione ISO 27001 ed è pienamente conforme al GDPR. Inoltre, Ronspot utilizza il sistema Amazon-cloud (AWS) per la massima sicurezza dei dati. In questo modo, i vostri dati sono sempre al sicuro.
Un altro fattore è l’onboarding. Con Ronspot, l’onboarding e la formazione sono molto rapidi. Una volta ricevuti tutti i dettagli e le informazioni, Ronspot può caricare e creare le mappe aziendali in un paio di giorni. Dopodiché i dipendenti possono iniziare a registrarsi da soli. Possono farlo manualmente o tramite single sign-on (SSO). L’SSO può far risparmiare tempo e facilitare il login dei dipendenti al sistema. La formazione può aver luogo in una data e un’ora adatte all’azienda e ai suoi dipendenti.
Rispetto a una soluzione interna di base che potrebbe essere costruita, nella migliore delle ipotesi, in 6 mesi, l’onboarding e la formazione in due settimane consentono di risparmiare molto tempo.
Risparmio sui costi delle soluzioni standard
Il risparmio di tempo è positivo, ma lo è anche il risparmio sui costi. Abbiamo menzionato sopra che PowerApp costerebbe $ 12.000 all’anno per 100 utenti, ma i costi sono molto diversi se si utilizza Ronspot. Ronspot addebita in base al numero di scrivanie. Perché? Perché in genere ci sono più utenti che scrivanie e tutti cercano di prenotare uno spazio. La tariffa dovrebbe essere applicata per ogni scrivania prenotabile, non per numero di utenti. Quindi, in questo caso, se ci sono 100 dipendenti e solo 50 scrivanie, Ronspot addebiterà 50 scrivanie. Utilizzando il piano top “Enterprise” per il sistema di prenotazione desk, questo costerebbe 3 euro al mese per scrivania. Questo ammonta a soli € 1.200 all’anno per Ronspot Enterprise, con le sue funzionalità illimitate.
Inoltre, le aziende hanno a disposizione un’assistenza post-vendita. L’assistenza avviene sia via e-mail che per telefono. L’assistenza post-vendita è un aspetto di cui Ronspot è orgoglioso. Il nostro team si impegna a offrire il miglior servizio possibile ai nostri clienti.
È importante ricordare che le soluzioni standard hanno dimostrato di funzionare. Ad esempio, Ronspot ha una serie di clienti in tutto il mondo che utilizzano il nostro sistema per gestire le prenotazioni delle loro scrivanie. Qui potete vedere alcuni dei casi di studio e delle testimonianze dei clienti di Ronspot.
Riassumendo, se il costo e il tempo sono un fattore importante (e di solito lo sono!), Ronspot è l’opzione migliore. Con tre fasce di prezzo, inclusa “Community” che è completamente gratuita, Ronspot ha un account per tutte le aziende. Per ulteriori informazioni, puoi visitare la home page del sito qui o prenotare una demo nel calendario sottostante.
Complessivamente, per implementare lo smart working, un sistema di prenotazione standard è il più veloce e affidabile.
È conveniente e mira a migliorare i livelli di occupazione dell’ufficio. Per noi, il metodo migliore di prenotazione è ovvio. Perché costruire quando puoi già acquistare?
Voto: 5 su 5 ⭐⭐⭐⭐⭐
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