Sistemas de reserva de escritorio. Cómo crear y construir su propio sistema.

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Si la pasada semana contábamos qué son y qué beneficios tienen los Sistemas de Reserva de Escritorio, hoy vamos a hablar de las particularidades que debe tener en cuenta a la hora de elegir el sistema más adecuado para su empresa, especialmente si una de las alternativas que considera es crear su propio Sistema de Reserva de Escritorios interno 

 

¿Qué buscar en un Sistema de Reserva de Escritorios? 

Ahora que conoce qué es un Sistema de Reserva de Escritorios y cuáles son sus beneficios, puede comenzar a comprender qué elementos buscar en un sistema para asegurar que se complementa al 100% con sus necesidades. Hay algunos factores importantes para tener en cuenta al elegir una solución. Por ello, antes de enumerar las distintas soluciones disponibles, vamos a entender qué cuestiones es preciso tener claras antes de comenzar a investigar los Sistemas de Reserva de Escritorios disponibles en el mercado. 

 

Factores que considerar antes de investigar 

Antes de decidirse por un Sistema de Reserva de Escritorios, debe tener claro lo siguiente: 

Número de escritorios disponibles 

El número de escritorios a gestionar es clave. Tanto es así que, al elegir un proveedor, esta suele ser su primera pregunta, “¿cuántos escritorios o puestos de trabajo necesita administrar?”. 

Expectativas ante el trabajo híbrido 

También es bueno conocer la postura de su organización sobre el trabajo híbrido. Por ejemplo, concretar qué trabajadores necesitarán estar en la oficina los 5 días de la semana y los que estarán en modalidad híbrida. El sistema deberá permitirnos realizar configuraciones en base a estos requerimientos. Por ejemplo, en el caso de los trabajadores que vayan a trabajar desde la oficina todos los días, se les puede asignar un espacio de escritorio fijo. Mientras que aquellos que opten por el trabajo híbrido se les puede permitir elegir de manera flexible su lugar de trabajo cada día. 

Limitaciones de capacidad

Algunos países u organizaciones pueden estar implementando limitaciones de capacidad en la ocupación de la oficina o lugar de trabajo debido a la coyuntura actual. Esta incertidumbre legal va a requerir que el sistema que utilicemos sea altamente flexible y adaptable al ecosistema cambiante.  

Número de usuarios 

¿Cuántos usuarios utilizarán el Sistema de Reserva de Escritorios? Pueden considerarse como usuarios aquellos trabajadores internos, externos, y, en definitiva, toda aquella persona que tenga previsto utilizar los puestos de trabajo de la oficina. Incluidos aquellos usuarios muy eventuales (invitados, partners, proveedores, clientes, visitantes…). Es importante conocer esta cifra ya que pueden existir proveedores de sistemas que facturen en base a la cantidad de usuarios que vayan a utilizarlo. 

Localización de las oficinas 

¿Su empresa cuenta con uno o varios edificios? ¿Cada edificio cuenta con una o varias plantas?  

Cuantas más localizaciones, más compleja será la gestión de reserva de escritorios. Por eso, será necesario encontrar un sistema que permita organizar esa multitud de zonas de manera rápida y visual. 

Esto es especialmente relevante para empresas localizadas en múltiples regiones o países. 

Reserva de Escritorios

Localización de los usuarios   

Al igual que con el caso de la localización de las oficinas, muchas empresas multinacionales, o que trabajan a nivel global, pueden desear que cada uno de sus empleados pueda tener acceso a la reserva de espacio de trabajo en cualquiera de sus oficinas, sin importar si es a nivel nacional o internacional.  

En ese caso, el Sistema de Reservas de Escritorios seleccionado deberá aportar una interfaz sencilla, desde la que el empleado pueda conectarse desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora, en cualquier huso horario. 

Capacidad de respuesta de las funciones 

Sólo sabemos del futuro que es incierto. Las organizaciones son cambiantes y la situación actual tal y como la conocemos puede variar en apenas días u horas. 

Los Sistemas de Reservas de Escritorios deben responder de manera ágil y sencilla a los cambios internos en su organización. Ya sea a nivel legal (restricciones por pandemia), organizativo (cambios de localización, aumento o reducción del tamaño de las oficinas…) o de Recursos Humanos (rotación de personal, cambios de turnos, teletrabajo, trabajo híbrido, etc). 

Cómo construir un Sistema de Reserva de Escritorio interno 

Ahora que hemos obtenido una visión más profunda acerca de las pautas básicas a considerar antes de seleccionar un Sistema de Reserva de Escritorios adecuado, es momento de plantearnos la opción de crear nuestra propia solución.  

A continuación, vamos a analizar cuatro enfoques para crear un Sistema de Reserva de Escritorios internamente. Todas estas soluciones son diferentes entre ellas. Algunas son más accesibles y eficientes; otras más costosas, etc., pero todas válidas para la gestión de puestos de trabajo. Decidir cuál se adapta mejor a las necesidades de su organización, dependerá de usted. 

Reserva manual de escritorios 

Un Sistema de Reserva de Escritorios manual es la solución más básica, simple y accesible. Tan fácil como utilizar una hoja de papel en la que los empleados pueden anotar las reservas. Esta hoja se suele situar en un tablón de anuncios de una sala común o en la recepción. Suele contener un calendario semanal o mensual en el que los empleados pueden escribir a mano sus reservas. 

Los problemas con la reserva manual de escritorios, sin embargo, son evidentes. Para empresas con un gran volumen de empleados, este sistema puede resultar ineficiente, caótico y confuso. Los empleados pueden reservar varios días a la vez sin control. Además, no existe actualización inmediata al resto de los compañeros. Y esto se complica si existen acuerdos de trabajo híbrido, ya que, algunos de los empleados, ¡ni siquiera estarán en la oficina físicamente para poder hacer una reserva! 

Un Sistema de Reserva de Escritorios manual es extremadamente difícil de administrar y solo funcionaría en oficinas muy pequeñas con relaciones cercanas. Es gratis, pero ¿no sería mejor invertir el tiempo dedicado a imprimir manualmente el calendario de reservas a tareas con mayor impacto para su negocio? 

Este sistema está bien para una organización muy pequeña con recursos muy limitados. Para una organización con trabajo híbrido, no es práctico, ni justo. 

Calificación: 1 de 5  

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Hoja de cálculo de Excel  

La reserva de escritorio a través de una hoja de cálculo de Excel es una solución menos compleja en comparación con la manual. Permite obtener una hoja de reserva virtual, de manera que los empleados pueden acceder y reservar su puesto de trabajo desde sus ordenadores. La posibilidad de utilizar un medio digital como Excel elimina la hoja de reserva física, con las molestias que conlleva el hecho de que el personal deba editarla físicamente. 

Sin embargo, al igual que ocurre con el sistema de reserva manual, los empleados pueden editar con pocas o nulas limitaciones la hoja de cálculo de Excel. Esto puede resultar en una falta de control y caos en la gestión de reservas, lo cual es especialmente conflictivo en situaciones en las que el número de escritorios disponibles sea muy limitado, como ocurre en entornos de trabajo híbrido y con los modos de trabajo de hot desking o puestos calientes. De esa manera, si, por ejemplo, un empleado que solo tenga permiso para realizar dos reservas a la semana quiere ir a la oficina por tercera vez, puede ir a la hoja de cálculo y cambiar su reserva de lunes a jueves, haciendo que parezca que solo ha hecho dos reservas. 

Esto se puede detener bloqueando las células. Sin embargo, supone un elevado trabajo extra para el administrador, lo que no es práctico. Al igual que el sistema manual, la hoja de cálculo de Excel solo se adaptará a organizaciones muy pequeñas. La única ventaja es que la capacidad de control es algo mayor en comparación con el sistema de reserva de escritorio manual. 

Calificación: 2 de 5 ⭐⭐ 

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Cree su propia solución interna in-house  

Esta es la forma más extrema de sistema de reserva de escritorio. 

Extrema en el sentido de que el coste de crear, construir, desarrollar y mantener una solución interna es muy alto. Sin duda, es una solución apta para muy pocas empresas. Generalmente, grandes corporaciones con potentes equipos internos de ingenieros y desarrolladores. 

Sin embargo, si cuenta con los recursos necesarios, puede ser perfecto para las necesidades de su organización ya que, optar por contratar desarrolladores propios para crear su propio Sistema de Reserva de Escritorios le ofrecerá la posibilidad de elegir las funciones que mejor se adapten a sus necesidades. Por ejemplo, un calendario de reservas en vivo, análisis, mapas de oficina para una buena experiencia de usuario. El sistema se puede construir desde cero y la organización puede tener la propiedad sobre el sistema. Estos son beneficios muy importantes y hacen que parezca un buen método. 

Plataformas para desarrollar in-house 

A la hora de construir una solución interna, una organización debe decidir la mejor plataforma para crear el sistema. Hay una variedad de sitios de alojamiento diferentes sobre los que construir. Por ejemplo, Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform y Microsoft Azure. 

Microsoft PowerApps es una solución para que los desarrolladores creen aplicaciones de nivel profesional fácilmente. PowerApps proporciona las herramientas para que cualquier persona sea un desarrollador de aplicaciones. Esta es una forma de construir un sistema de gestión de reservas de escritorios. Sin embargo, la funcionalidad puede ser limitada. Además, el coste de licenciar a un usuario en Microsoft PowerApps puede resultar bastante elevado. Con un precio de aproximadamente 10€ usuario/mes, desarrollar una solución en Microsoft PowerApp podría suponer, para una organización de apenas 100 usuarios, un monto de 12,000€/año. 

Los costes son un problema 

Además de los costes relacionados con el pago de licencias, es necesario tener en cuenta que un sistema de reserva de escritorios puede tardar entre 6 meses (la versión más básica) y 2 años (más compleja) en desarrollarse.  

Esto significa que el equipo de desarrolladores deberá estar focalizado en este proyecto durante todo ese tiempo, con el costo de salarios que conlleva. Sin olvidar el coste de oportunidad, ¿en qué otros proyectos más rentables podrían estar utilizando su tiempo estos desarrolladores? 

Asimismo, estos costos no terminan una vez el sistema sea completado: siempre habrá una nueva característica para agregar o desarrollar. Por no mencionar los nada desdeñables costes de mantenimiento del sistema. 

Internal Desk Booking Systems

El tiempo de desarrollo es un problema 

Además, estas soluciones necesitan tiempo para desarrollarse. Si la solución más básica tarda 6 meses en desarrollarse, ¿qué hará mientras tanto su empresa para administrar sus puestos de trabajo, especialmente si se encuentra en la modalidad de trabajo híbrido o utilizando hot desks o puestos calientes?  

Si lo compara con una solución lista para usar que solo requiere de un par de semanas para implementarse, es evidente que desarrollar su propia solución interna puede resultar en una gran pérdida de tiempo. 

Además, 6 meses de desarrollo sólo aportará las funciones básicas del sistema ya que, para una solución más detallada con características más amplias, el tiempo de desarrollo puede superar los 2 años. 

El principio de Pareto 

El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, es una buena manera de entender la verdadera complejidad existente dentro de un buen Sistema de Reserva de Escritorios.  

Es cierto: el 80% de un Sistema de Reserva de Escritorios puede desarrollarse con bastante rapidez. Esto dará como resultado un prototipo robusto con aplicaciones básicas. 

Sin embargo, ¿qué pasa con el 20% restante? Aquí está la clave del problema. Ese pequeño 20% restante es, en realidad, el tramo fundamental para contar con una herramienta precisa y confiable.  

Dentro de este 20% hay una gama de “casos extremos” y complejidades.  

Estos “casos extremos” son problemas que requieren parámetros especiales para completarse, lo que significa una buena dosis de ingeniería adicional.  

Pero no sólo eso, sino que también es preciso contar con un expertise de las necesidades de usuarios y empresa sobre las pequeñas particularidades y detalles que entran en juego para proporcionar una excelente gestión de escritorios.  

Es por ello, que, indudablemente, aunque ese 20% sea la porción más reducida, es la que más tiempo y esfuerzo nos llevará completar. 

En el caso de Ronspot, son más de 4 años de trabajo de un equipo de 20 personas, con un feedback de más de 15.000 empleados que usan la App cada día en más de +90 empresas reconocidas de +10 países, los que han ayudado a construir ese 20% restante.  

¿Entiende, ahora, lo relevante que es ese 20% y lo complejo que es maximizarlo para obtener Sistema de Reserva de Escritorios excelente? 

Por lo tanto, ¿merece la pena invertir en una solución in-house sabiendo que existen en el mercado soluciones ya hechas, listas para usar, mejoradas cada día gracias al feedback de miles de usuarios y por una fracción del precio al año? 

Calificación: 3 de 5 ⭐⭐⭐ 

Sistema de Reserva de Escritorios Ronspot 

Una vez analizadas todas las posibilidades anteriores, hemos concluido que las variables cruciales a la hora de elegir un Sistema de Reserva de Escritorios son: fácil y rápida implantación, intuitivo, actualizado, de acceso global y confiable. 

La solución final es un Sistema de Reserva de Escritorios listo para usar, ¡como Ronspot!  

Al igual que las otras soluciones, Ronspot va a ayudarle a gestionar la reserva de sus escritorios para permitir que el trabajo híbrido o sus hot desks (puestos calientes) sean una realidad. No obstante, a diferencia del la hoja manual y Excel, Ronspot es un sistema de reserva en tiempo real 

El calendario de reservas en vivo permite a los empleados hacer su reserva en tiempo real. Además, ofrece a los administradores la oportunidad de obtener una visión en vivo del estado de sus oficinas. 

Ronspot también tiene una variedad de funciones diseñadas para simplificar las reservas de escritorios. Algunas características clave para tener en cuenta son: 

  • Mapa de su oficina (visión en tiempo real). 
  • Sistema de créditos Ronspot, muy útil para casos de sobreocupación (más usuarios que escritorios). 
  • Bloqueo automático de puestos aledaños (si requiere distanciamiento social). 
  • Estadísticas de entrada y salida de usuarios a través de Ronspot Analytics. 

Sus datos, protegidos con Ronspot 

¿Se ha preguntado qué ocurre con los datos de su empresa cuando utiliza un Sistema de Reserva de Escritorios? 

Proporcionar a terceros los datos de sus empleados y otra información interna sensible (como los planos de sus oficinas), puede ser peliagudo. 

Por eso, nos enorgullece informar de que Ronspot cuenta con la certificación ISO 27001 y que nuestros procesos cumplen totalmente con el RGPD.  

Ronspot utiliza el sistema en la nube de Amazon (AWS) para obtener la máxima seguridad de los datos.  

Además, el acceso de sus empleados al uso de la aplicación puede hacerse manualmente o mediante el inicio de sesión único (SSO).  

Ahorro de costes con Ronspot 

Antes mencionamos que PowerApp costaría alrededor de 12,000€ por año para sólo 100 usuarios. La buena noticia es que esto es muy diferente en Ronspot: Ronspot sólo factura por la cantidad de escritorios disponibles.  

¿Por qué? Porque de lo contrario estaríamos limitando el uso de las instalaciones de su empresa.  

El objetivo de Ronspot es que sus escritorios estén disponibles. Será usted quien decida quién o cuántos usuarios los utilizarán (empleados, clientes, proveedores o visitantes). Sin límite. 

Para ello, será suficiente con descargar la aplicación Ronspot (Android, iOS, web). O bien, el administrador podrá reservar los espacios de trabajo a nombre del invitado. 

Además, Ronspot incluye soporte postventa tanto por email como por teléfono. El servicio de atención al cliente está disponible en español, francés, inglés e italiano. Esto es algo de lo que nos enorgullecemos en Ronspot. Nuestro equipo trabaja incansablemente para ofrecer el mejor servicio posible a nuestros clientes. 

Y lo mejor: en sólo dos semanas Ronspot estará listo para usar en su empresa. 

Ronspot Desk and Parking management admin panel and mobile app
Ronspot certified ISO 27001
Ronspot Desk Booking System Hoteling Software

Reserva un escritorio en la aplicación Ronspot  

Tras todo lo analizado, podemos concluir que, contar con un Sistema de Reserva de Escritorios es la manera más eficaz para gestionar el trabajo híbrido o hot desks (puestos calientes) en su organización.  

Si pedimos que este sistema sea eficiente, rentable y que tenga como objetivo real mejorar los niveles de ocupación de su oficina, para nosotros, el mejor método de Sistema de Reserva de Escritorios disponible es obvio. ¿Por qué construir desde cero una herramienta cuando puedes contar con una solución excelente ya lista para usar como Ronspot? 

En resumen, si el costo y el tiempo son un factor importante (¡que generalmente lo son!), Ronspot es la mejor opción.  

Calificación: 5 de 5 ⭐⭐⭐⭐⭐ 

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