Cómo implementar una cultura de trabajo híbrido con Ronspot

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Fomentar una cultura corporativa sólida es esencial para el éxito de las empresas. No solo atrae nuevos talentos, sino que también retiene a los empleados de mayor rendimiento. Por el contrario, una cultura laboral tóxica puede desencadenar en un empleado descontento y una reducción en la productividad, lo que a su vez impactará negativamente en los resultados de la empresa. Con el auge de las nuevas formas de trabajo a raíz de los cambios globales recientes, muchas empresas están implementando el modelo de trabajo híbrido. Implantar una modalidad de trabajo híbrido no es baladí y, aunque los beneficios son incontables, los riesgos asociados a este cambio de paradigma no deben pasarse por alto.  

Por ello, junto al establecimiento de las pautas que regularán el trabajo híbrido, será vital acompañar el cambio con las herramientas digitales adecuadas para asegurar que empleadores y empleados estén al tanto de las expectativas mutuas y de los retos que supone este cambio.

Facilities managers organising their back to work strategy

¿Qué es un modelo de trabajo híbrido? 

El modelo de trabajo híbrido, también conocido como trabajo flexible o flexwork, es una modalidad de gestión de trabajo que permite a los empleados combinar el trabajo en remoto o teletrabajo, con el trabajo presencial desde la oficina. Por regla general, esta modalidad de trabajo híbrido ofrece a los empleados la posibilidad de trabajar desde casa o en remoto 2 ó 3 días a la semana (es decir, un 50-75% del tiempo) y en la oficina el resto.  

 

El futuro de la oficina es el trabajo híbrido. 

 

Así lo demuestran los datos a nivel global.  

Una encuesta realizada el año pasado mostró que el 55% de los trabajadores estadounidenses quieren una combinación de trabajo desde casa y en la oficina. Por su parte, Gensler llevó a cabo una encuesta en Reino Unido que descubrió que dos tercios de los empleados abogan por un mix de trabajo en remoto y desde la oficina. Solo el 12% de los encuestados desea trabajar desde casa a tiempo completo.  

En el caso de España, según la encuesta llevada a cabo por Business Insider en el último cuarto de 2021, sólo el 4% de los empleados españoles desea trabajar todos los días desde la oficina. El 55% de los empleados abogan por trabajar desde la oficina sólo 2-3 días y el 35% de los trabajadores reclama que el número de días dependa de sus necesidades personales y carga de trabajo. 

Según esta misma encuesta, por su parte, el 63% de las empresas españolas prefiere una política de trabajo híbrido frente a sólo un 31% que aboga por un modelo de trabajo al 100% desde la oficina. 

Queda patente que el interés por parte del empleado y de la empresa por contar con una cultura de trabajo híbrida es real. Es por ello por lo que las empresas tendrán que esforzarse en entender cómo hacer que esta nueva modalidad de trabajo híbrido tenga éxito. 

¿Cuáles son los beneficios del trabajo híbrido para sus empleados? 

Son muchos los beneficios de la modalidad de trabajo híbrido. Empoderar a sus empleados garantizándoles la posibilidad de decidir desde dónde trabajar es, sin lugar a duda, el principal.  

El modelo de trabajo híbrido brinda a los empleados una mayor libertad y autonomía. Los empleados deciden cuándo y desde dónde quieren trabajar. Esta flexibilidad otorga la oportunidad de conciliar de una manera idónea la vida personal con la carrera profesional.  

¿Cuáles son los beneficios del trabajo híbrido para su empresa?

En el post que publicamos hace unas semanas, ya comentamos en detalle cuáles eran los beneficios de contar con un Sistema de Reserva de Escritorios y, como tal, los beneficios de implantar un entorno de trabajo híbrido.  

Technology and Software with Ronspot - Flexible Working for tech companies

De manera resumida, gracias al trabajo híbrido, su empresa puede beneficiarse de tres ámbitos clave: 

1. Contratar talento en cualquier lugar del mundo: eliminar la “presencialidad” y combinar el trabajo en remoto con el trabajo en la oficina ha abierto la veda a reclutar empleados en cualquier parte del mundo. Cuando la localización deja de ser un problema, focalizar en las habilidades del candidato, como los hard y soft skills, es más sencillo.  

 

2. Retener a su talento actual: como hemos visto en el punto anterior, ofrecer a sus trabajadores una herramienta que favorece su empoderamiento y la conciliación personal y laboral es clave para fomentar su sentimiento de pertenencia y, por tanto, su permanencia en la empresa. 

 

3. Reducir los costes de oficina: según Business Insider, un 26% de las empresas encuestadas en el último cuarto de 2021 ha decidido reducir el espacio de su oficina durante la pandemia. Contar con menos personal en la oficina en un momento dado significa menos requisitos de espacio, insumos, etc. Por ello, son numerosas las empresas, especialmente multinacionales, que han optado por subarrendar o finalizar el alquiler de edificios o plantas de sus oficinas, apostando por el uso de “Hot Desks” o “puestos calientes”. Es decir, puestos no pre-asignados que pueden ser utilizados por cualquier trabajador.  

 

4. Garantizar la eficiencia de su parking corporativo: Lo mismo ocurre con el aparcamiento corporativo: ¿ha pensado en cuántas de sus plazas actuales ya no necesitará cuando sus empleados no tengan que acudir todos los días a la oficina? 

 

Riesgos potenciales de un lugar de trabajo híbrido 

 

Introducir una nueva modalidad de trabajo, por supuesto, no está exento de riesgos. El hecho de que los empleados pasen menos tiempo en la oficina significa menos interacciones físicas. Esto puede disminuir la posibilidad de que las ideas se generen en la oficina en esos descansos para tomar agua que los empleados aprovechaban para intercambien ideas entre sí.  

Otro riesgo potencial de un lugar de trabajo híbrido es el agotamiento de los empleados y la dificultad para desconectarse cuando trabajan desde casa. Lo positivo es que, hoy en día, cada vez es mayor el número de herramientas digitales disponibles para evitar que esto ocurra. Si entiende qué herramientas utilizar en cada situación, evitará o minimizará que se produzcan estos riesgos. Le damos algunas pautas a continuación: 

 

Las claves para establecer una cultura de trabajo híbrido 

Comunicación departamental  

La comunicación es uno de los aspectos más importantes y retadores a la hora de crear una cultura laboral híbrida. Las reuniones pasan de efectuarse 100% cara a cara, a convertirse en un mix entre asistentes virtuales y asistentes presenciales. Lo mismo sucede con las habituales interacciones que se dan en la oficina a la hora de los descansos para desayunar, comer o tomar un café. Estas dejan de realizarse cara a cara y pasan a tener lugar en un entorno virtual. 

La buena noticia es que estas interacciones cara a cara, que en ocasiones son vitales para las organizaciones exitosas, pueden continuar en línea mediante la implementación de herramientas adecuadas para respaldar la comunicación remota entre los empleados.  

Las herramientas de videoconferencia se están volviendo muy populares entre la mayoría de las empresas desde el comienzo de la pandemia. Programar tiempos de descanso y hacer team buildings virtuales es una opción. Por ejemplo, ¿ha oído hablar de los “cafés virtuales”? 

remote-first conclusion

Eventos virtuales  

Si bien las reuniones y los intercambios departamentales pueden solventarse con un café virtual matutino, es cierto que, a nivel interdepartamental, este intercambio de ideas virtual puede resultar más complejo. Esto se complica, además, si extendemos la necesidad a la generación de eventos con entes externos (proveedores, clientes, socios…).  

En los años previos a la pandemia, era común que las empresas celebraran eventos dentro de la propia oficina. Sin embargo, con la llegada de la pandemia, esta ha dejado de ser una práctica habitual. Si bien es cierto que la relajación normativa en cuanto a aforos y distanciamiento social parece estar cerca, seguirá siendo tendencia que las empresas continúen organizando eventos tanto físicos como virtuales.  

Esto será especialmente relevante en entornos de trabajo híbrido. El hecho de que sus empleados puedan trabajar desde cualquier lugar del mundo significa que es altamente probable que no puedan asistir a eventos físicos. Recordemos, además, que los eventos virtuales ofrecen a las empresas la gran oportunidad de llegar a cualquier audiencia sin importar su localización física. Es por ello por lo que, con el fin de construir una buena cultura empresarial y una comunidad saludable dentro de la empresa, será altamente recomendable continuar organizando eventos virtuales. 

 

Organización del espacio de trabajo 

La aplicación de Ronspot ayuda a organizer el espacio de trabajo

Implantar una cultura de trabajo híbrido enfrenta retos prácticos como, por ejemplo, organizar los días en que un empleado estará trabajando desde la oficina y los días en que trabajará desde casa. El reto es mayor si, además, se ha optado por la modalidad de Hot Desks o de puestos calientes. En estos casos, dado que los puestos de trabajo o escritorios son limitados y, a menudo, el número de trabajadores es mayor a los puestos disponibles, encontramos la problemática de una posible sobre-demanda de los recursos disponibles, requiriéndose un control mayor sobre el uso de los mismos. 

Coordinar las agendas de sus trabajadores y organizar el uso de sus escritorios y de su parking corporativo puede ser abrumador. Como ya hablamos la pasada semana en nuestro blog, existen múltiples maneras de crear y construir su propio Sistema de Reserva de Escritorios.  

La conclusión fue que, para pequeñas empresas con un número muy limitado de empleados, la opción de utilizar una hoja física o Excel para controlar qué empleado y cuándo va a estar en la oficina, podría ser válida. En el caso de las grandes multinacionales con elevados recursos de IT, la opción de construir su propio sistema interno también podría ser interesante. Sin embargo, la opción que obtuvo las 5 estrellas en nuestro ranking fue, sin duda, la ofrecida por Ronspot.  

Herramientas virtuales para gerentes y líderes de equipo 

Cuando se trata de establecer la cultura adecuada en un entorno de trabajo híbrido, las empresas deben proporcionar las herramientas más convenientes a sus gerentes o managers. Liderar un equipo en un entorno semi-remoto o híbrido es un reto. Cuestiones básicas como saber exactamente dónde se encuentra cada miembro del equipo en un día determinado (ya sea en la oficina o trabajando desde casa) es un desafío.  

Controlar esto a mano puede funcionar para un equipo o empresa de 5 ó 6 personas. Sin embargo, para un equipo de más de 30 empleados, conocer a tiempo real el horario y lugar de trabajo exacto de cada uno de ellos será prácticamente imposible.  

La buena noticia es que Ronspot ofrece una solución para esto: los líderes de equipo pueden simplemente iniciar sesión en la aplicación Ronspot y ver, en tiempo real, no sólo qué personas de su equipo están en la oficina, sino también dónde están sentadas.  

Además, a través de la aplicación web de Ronspot, los líderes de equipo pueden, ellos mismos, reservar los escritorios y/o plazas de parking para los miembros de su equipo. Esto es especialmente útil en entornos de trabajo con Hot desks o puestos calientes donde los puestos no son nominativos, es decir, no están pre-asignados a cada trabajador. De manera que, cuando el equipo necesita reunirse in situ, el líder puede reservar los escritorios de su equipo previamente para asegurar que estarán localizados en el mismo emplazamiento.  

Ronspot hace que sea mucho más fácil para las empresas configurar su cultura de lugar de trabajo híbrido. Ya no es necesario que los líderes de equipo envíen cada día mensajes a su personal preguntándoles si están en la oficina o trabajando desde casa. Ronspot ayuda a recortar drásticamente el tiempo y esfuerzo perdido en esta tarea. 

 

Implementar Ronspot para organizar sus escritorios y parking corporativo. 

La implementación de una herramienta de administración de aparcamiento y escritorios como Ronspot es uno de los primeros pasos que toda empresa debe llevar a cabo al establecer una cultura de trabajo híbrido.  

Ronspot permite a los empleados no solo reservar su escritorio, sino también su plaza de aparcamiento al mismo tiempo. Todo esto desde una única aplicación.  

Al implementar un sistema como Ronspot, está ofreciendo a sus empleados la oportunidad de decidir cuándo asistir a la oficina de manera rápida, sencilla y visual. Todo ello, mientras mantiene los costos al mínimo, ya que un sistema como Ronspot es mucho más económico que contratar o utilizar el tiempo de un empleado para ejecutar esta tarea.  

Otra gran característica de Ronspot son los mensajes personalizados.  

En la sección anterior hablamos sobre la importancia de la comunicación a la hora de establecer una cultura de trabajo híbrida. Al utilizar Ronspot, tanto el departamento de RRHH, como los líderes de cada equipo, ahora tienen una forma ágil y práctica de comunicarse con todos los empleados de la empresa bajo un solo sistema con respecto a las políticas de escritorio y parking.  

Las empresas que no incorporen una herramienta de estas características tendrán dificultades para contar con un entorno de trabajo híbrido exitoso. 

Evalúe el éxito de su lugar de trabajo híbrido.  

Como ve, implementar una cultura de trabajo híbrido puede ser complejo. Sin embargo, gracias a las herramientas disponibles en el mercado, puede resultar más fácil de lo que parece. 

Una vez haya definido su estrategia de implementación de la modalidad de trabajo híbrido, es vital que evalúe el éxito de esta después de un período de prueba. Esto ayudará a su empresa a entender cómo era su cultura empresarial inicial, qué cambios han realizado, cuáles deben realizarse y qué beneficios se han obtenido al implementar esta nueva forma de trabajar.  

Para saber si esta estrategia fue un éxito, será preciso analizar una serie de métricas. Por ejemplo, si la productividad de los empleados aumentó, si hubo un aumento en los ingresos, o si los costos de oficina disminuyeron debido a la reducción del espacio de trabajo y/o de las plazas de parking. 

Remote working is made simple when workers and employers have strong company culture

Para concluir, podemos afirmar que el trabajo híbrido es el presente y el futuro. Esta modalidad de trabajo está destinada a ser la demanda número uno de los empleados y del talento en el futuro. Por ello, es vital que las empresas presten atención a la creación de una cultura de trabajo híbrido consistente y sostenible en el largo plazo. Esta cultura ayudará a retener a los empleados, a mantener alta la moral de estos, y a generar un entorno de trabajo saludable sobre el que construir empresas sólidas y eficientes.  

Seguir correctamente los pasos que mencionamos en este blog será clave para asegurar el camino hacia una cultura de trabajo híbrido exitosa. Estamos a su disposición para mostrarle cómo Ronspot puede ayudarle. 

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