10 conseils pour organiser le retour au bureau de vos salariés (guide 2021)

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Après plusieurs mois de télétravail, de nombreux salariés sont aujourd’hui appelé à retourner progressivement au bureau. Cependant, la crise sanitaire de la Covid-19 n’étant toujours pas terminée, bon nombre d’entre eux appréhendent ce retour au bureau. Il est donc impératif pour les employeurs d’instaurer des mesures permettant à la fois de protéger et de rassurer leurs salariés.

1 – Limiter le nombre d’employés présents

Afin de garantir le respect des règles de distanciation sociale, il est impensable dans la situation actuelle de faire revenir l’ensemble de vos employés. C’est pourquoi il est recommandé de réduire significativement la capacité de vos bureaux et de faire revenir vos salariés de façon réduite et alternée.

De même, de nombreux employés ont découvert les joies du télétravail durant le confinement et ne souhaitent pas perdre ce privilège. Il est donc important de créer une période de transition et d’offrir un équilibre entre télétravail et présence au bureau à vos salariés. Vous pouvez par exemple leur demander de retourner au bureau une à deux fois par semaine pour commencer.

Comment ?

Des solutions simples existent, comme par exemple l’application mobile de réservation de bureaux Ronspot, permettant aux employés de réserver eux-mêmes un bureau en temps réel depuis leur smartphone.

Le logiciel permet notamment à l’employeur de :

  • limiter le nombre maximum de bureaux à réserver par jour
  • limiter le nombre de réservations qu’un employé peut faire chaque mois grâce à un système de crédits
  • utiliser l’outil de planification pour s’assurer que certaines équipes soient présentes tel(s) jour(s) de la semaine.
Ronspot, un logiciel permettant le retour au bureau des employés

L’application de réservation Ronspot permet aux employés de consulter en temps réel la disponiblité des bureaux.

Ronspot logiciel de réservation de bureaux - Retour au bureau

Un employé utilisant l’application Ronspot sur son smartphone pour sélectionner et réserver un bureau.

2 – Privilégier les bureaux individuels et réaménager les open spaces

Afin de limiter les contacts, il est recommander de privilégier les bureaux individuels.

Néanmoins, cela n’est pas toujours possible et les open spaces, qui sont aujourd’hui très répandus, peuvent être également aménagés. Il est possible par exemple d’utiliser des séparateurs en plexiglas ou d’espacer les postes de travail. Mais la solution la plus efficace pour un retour au bureau en sécurité reste l’utilisation d’un système de réservation de bureaux.

Comment ?

Le logiciel Ronspot permet notamment de créer une carte interactive représentant à l’identique vos bureaux. Vos employés peuvent ensuite réserver un poste de travail d’un simple clic sur la carte.

De plus, le logiciel permet d’établir des relations entre les postes de travail. Une fois un bureau réservé (en vert sur l’image), les bureaux qui lui ont été associés (en gris) deviendront instantanément indisponibles pour les autres employés. Cette fonctionnalité vous permet de vous assurer qu’aucun employé ne sera assis à proximité d’un autre.

3 – Réduire au maximum le contact entre salariés

Il est facile pour un employé d’oublier les restrictions l’espace de quelques secondes lorsqu’il se rend ou quitte son espace de travail. C’est pourquoi il est important de rappeler les gestes barrières à vos employés lors de leur retour au bureau.

Comment ?

Pour cela, le moyen le plus efficace reste encore l’utilisation d’affiches et d’autocollants permettant de rappeler en permanence les règles de base à respecter :

  • Bises et poignées de main interdites
  • Port du masque obligatoire lorsqu’un employé quitte son poste de travail
  • Distance minimale de 2 mètres à respecter en permanence
  • Instauration d’un sens de circulation unique si possible
  • Déplacement alterné des employés dans les locaux (arrivée au travail, pauses, fin de journée)
Salut du coude entre employés

Le salut du coude entre employés est une alternative à la poignée de main permettant de limiter la transmission du virus.

4– Encadrer les espaces communs (salles de réunion, cantine, etc.)

Pour un retour au bureau en toute sécurité, il est fortement recommandé de restreindre également l’accès aux espaces communs. Cela concerne notamment les salles de réunion, toilettes, cantine, espace fumeurs, espaces de détente, etc.

Comment ?

Il existe différents types d’espaces communs possédant chacun un niveau d’importance différent. C’est pourquoi il est nécessaire de les examiner au cas par cas :

  • Salle de réunion : Il est recommandé d’éviter au maximum les réunions et de privilégier les visioconférences. Si cela n’est pas possible, il est important de veiller à ce que les points suivants soient respecter:
    • Retirer une chaise sur deux pour s’assurer de la distanciation sociale
    • Avoir recours à un placement en quinconce pour éviter d’être assis en face à face
    • Demander aux participants d’arriver et de partir à différents moments
    • Rendre le port du masque obligatoire en permanence
    • Utiliser un système de ventilation
  • Toilettes : Lieu essentiel pour les salariés, les toilettes doivent obligatoirement restés ouverts. Il est néanmoins recommandé de limiter leur capacité afin de réduire le risque de transmission. Pour cela, il vous suffit d’afficher à l’extérieur le nombre maximal de personnes qu’elles peuvent contenir.
  • Cantine : Le nouveau protocole sanitaire du 8 avril 2021 prévoit qu’un employé devra obligatoirement avoir un espace libre de 8m² autour de lui pour déjeuner. Pour s’assurer que cette mesure soit respectée, il est recommandé de ne laisser qu’une seule chaise par table et d’espacer les tables. Vous pouvez également utiliser du scotch de masquage pour matérialiser l’espace des tables à ne pas utiliser.
  • Espace fumeurs : Au même titre que les toilettes, il est essentiel de limiter la capacité des espaces fumeurs. Des marquages au sol peuvent être ajoutés pour matérialiser la distanciation sociale.
  • Espace de détente : N’étant pas essentiels, ces lieux doivent être fermés.

5– Réduire au maximum le contact avec les objets

Au même titre que les contacts entre employés, il est essentiel de réduire au maximum le nombre de surfaces et d’objets que les employés peuvent toucher et manipuler au cours de leur journée.

Comment ?

Concernant les poignées de porte, elles représentent un obstacle majeur pour les salariés. C’est pourquoi il est recommandé de supprimer ou de laisser ouvertes les portes non essentielles. À noter que les portes coupe-feu ne sont pas concernées et doivent impérativement rester fermées pour des questions de sécurité. Il existe aussi d’autres alternatives, telles que l’installation de portes battantes pouvant s’ouvrir dans les deux sens avec le pied. Mais aussi des ouvre-portes mains libres permettant d’actionner une porte avec son pied ou son coude.

Présents dans les toilettes et cantines, les robinets sont également un problème récurrent, surtout après s’être lavé les mains. Néanmoins, le problème peut être corrigé via l’installation de robinets à capteur infrarouge permettant d’actionner l’eau sans contact. Concernant les sèche-mains automatiques, il est recommandé d’éviter leur usage et de privilégier les essuie-mains en papier pour réduire le risque de transmission du virus.

Pour le reste des objets ne pouvant pas être supprimés ou remplacés (boutons d’ouverture de portes, imprimantes, frigos, etc.), il est recommandé de placer une solution hydroalcoolique à proximité, ainsi qu’une affiche rappelant les gestes barrières.

6 – Instaurer des mesures d’hygiène (gestes barrières)

L’un des enjeux majeurs du retour au bureau est de faire en sorte que vos employés ne contractent ou ne transmettent le virus entre eux. Pour cela, il est important que l’employeur mette en place et communique des mesures pour aider et rappeler à ses salariés de respecter les gestes barrières.

Comment ?

  • Ajouter des distributeurs de gel hydroalcoolique aux endroits stratégiques de vos bureaux (entrée des locaux, toilettes, ascenseurs, imprimantes, etc.)
  • Rendre le port du masque obligatoire lorsqu’un employé quitte ou se rend à son poste de travail
  • Interdire la bise et les embrassades
  • Tousser ou éternuer dans son coude
Gestes barrières - Retour au bureau
Nettoyage des bureaux - Retour au bureau

7 – Réaliser un nettoyage quotidien

Une désinfection méthodique et méticuleuse de vos bureaux à la fin de chaque journée de travail est également recommandé. Si votre contrat de nettoyage est hebdomadaire, il est fortement conseillé d’augmenter la fréquence des nettoyages.

Comment ?

Il est important d’ouvrir les fenêtres et d’aérer les locaux chaque jour. De même, les surfaces et objets ayant pu être manipulés par les employés au cours de la journée doivent être désinfectés.

Le logiciel de réservation de bureaux Ronspot permet également d’envoyer automatiquement chaque soir un email à l’équipe d’entretien. Cet email contient la liste des bureaux utilisés au cours de la journée, permettant à l’équipe de nettoyage de concentrer ses efforts sur ces bureaux.

8 – Jouer la prudence et la transparence

Il est de l’intérêt de l’employeur et des employés de jouer la carte de la prudence afin d’éviter un cluster au sein de l’entreprise lors du retour au bureau des employés..

Comment ?

L’employeur ne doit jamais pénaliser un employé qui présente des symptômes ou qui a été en contact avec une personne contaminée. En effet, cela pourrait pousser l’employé à cacher sa situation et se rendre malgré tout au travail.

C’est pourquoi il est essentiel que l’entreprise communique de façon transparente avec ses employés à ce sujet. De même, il est nécessaire de mettre en place un principe de prudence encourageant les employés à rester à la maison à la moindre suspicion.

Enfin, l’entreprise peut décider de contrôler la température corporelle de ses salariés à leur arrivée. Si elle dépasse 37,5, il est préconisé de demander au salarié de s’isoler.

9 – Être capable de tracer les cas contacts

Dès lors qu’un cas a été détecté au sein de l’entreprise, il est impératif de prévenir au plus vite les personnes ayant été en contact. C’est pourquoi il est nécessaire que l’entreprise mette en place un système permettant de savoir quels employés étaient présents chaque jour, et ce avant même le retour au bureau des salariés.

Comment ?

Le logiciel de réservation de bureau Ronspot permet de générer automatiquement en quelques secondes un rapport complet des employés présents au cours des 90 derniers jours. Il est possible de voir pour chaque jour quels employés étaient présents et quels bureaux ils occupaient

10 – Réagir rapidement

Une fois un cas détecté, il est impératif pour l’entreprise de réagir dans les minutes qui suivent afin de prévenir et mettre en quarantaine les employés qui ont potentiellement été en contact avec cette personne.

Comment ?

Il est essentiel pour l’entreprise de posséder le numéro de téléphone personnel de chaque employé. Qu’il s’agisse d’une éventuelle suspicion ou d’un cas contact avéré, il est nécessaire de faire jouer le principe de précaution. Demandez simplement à l’employé de s’isoler le temps d’effectuer un test PCR.

Grâce à ces 10 conseils, vous pouvez désormais organiser le retour au bureau de vos salariés en toute sécurité. Et n’oubliez pas de communiquer l’ensemble des mesures que vous avez prise afin de rassurer vos enployés et de vous assurer de leur mise en pratique.

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