Retour progressif au bureau : un outil gratuit pour aider les entreprises

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Ce mercredi 9 juin 2021 marque la fin du télétravail à 100% en France et le retour progressif des salariés au bureau. Annoncée par le ministère du Travail 10 jours auparavant, cette nouvelle mesure est destinée à réinstaurer progressivement un retour à la normale dans les entreprises en mélangeant télétravail et travail en présentiel.

Ce que cela signifie pour les entreprises

L’employeur ou le référent Covid-19 de l’entreprise est désormais tenu d’établir un nombre minimal de jours de télétravail par semaine pour ses salariés. En d’autres termes, au moins un jour par semaine doit être travaillé en présentiel et au moins un jour par semaine doit être réalisé en télétravail pour chaque employé.

L’employeur ou le référent Covid doit également s’assurer du respect de la jauge en entreprise fixée actuellement à 50 % de la capacité d’accueil totale des locaux afin de garantir les règles de distanciation.

Il ne reste plus qu’à chaque entreprise de trouver l’équilibre idéal entre télétravail et travail en présentiel pour ses employés. Pour les salariés travaillant 5 jours par semaine, deux solutions se dessinent principalement avec un modèle 60%/40% avec 3 jours de télétravail et deux jours en présentiel, ou un modèle 80%/20% avec 4 jours de télétravail et un jour en présentiel. Même si cette proportion peut varier d’un salarié à un autre, il est recommandé d’opter pour une règle commune afin de garantir l’équité entre salariés.

En guise d’exemple, le gouvernement a fixé la limite à 3 jours de télétravail pour les employés de la fonction publique.

Retour au bureau

Une mise en place compliquée

La mise en place d’une telle structure au sein de l’entreprise demande une certaine organisation et de la communication. Et plusieurs problèmes se posent en termes de flexibilité.

Par exemple, la création d’un calendrier ou l’utilisation d’un fichier Excel pour organiser une rotation entre des dizaines, voire des centaines d’employés n’est pas une solution viable sur le long terme et représente un véritable casse-tête offrant très peu de flexibilité.

Le respect des règles de distanciation sociale induit également la nécessité d’attribuer chaque jour et à chaque employé un poste de travail. Sans compter le risque de voir ce calendrier chamboulé plus d’une fois au cours des prochains mois et même années au vu de la situation sanitaire et des annonces du gouvernement qui évoluent en permanence.

Enfin, les salariés qui ont découvert les joies du télétravail durant ce confinement peuvent voir d’un mauvais œil la perte progressive de ce privilège. Habitués à cette nouvelle liberté, ils souhaiteraient pouvoir contrôler et choisir quels jours de la semaine ils doivent se rendre au bureau.

Ronspot, un logiciel permettant le retour au bureau des employés

Un outil gratuit pour aider les entreprises

Pour permettre aux entreprises de mettre en place un retour progressif au bureau de leurs salariés, il existe une solution simple et gratuite.

L’application mobile de réservation de bureaux Ronspot permet de donner aux employés la possibilité de consulter en temps réel la disponibilité des bureaux sur leur lieu de travail et de réserver eux-mêmes un bureau quand ils le souhaitent depuis leur téléphone.

Les employés peuvent également consulter sur l’application les réservations de leurs collègues avant d’effectuer une réservation, permettant ainsi de mieux savoir quels jours réserver.

L’employeur ou le référent Covid-19 de l’entreprise possède un compte administrateur Ronspot lui permettant de limiter le nombre de bureaux qui sont réservables chaque jour afin de respecter la jauge fixée. De plus, il peut consulter en temps réal sur le tableau de bord les différentes réservations et effectuer manuellement une réservation pour un employé.

La formule Communauté de Ronspot est entièrement gratuite (aucune carte bancaire n’est nécessaire pour créer un compte) et aucune limitation n’existe en termes de nombre de bureaux, d’utilisateurs ou de durée d’utilisation.

La mise en place du système est très rapide et se fait en quelques étapes :

1 – Créez et configurez gratuitement votre compte entreprise sur https://register.ronspot.ie/

2 – Invitez vos employés à vous rejoindre en s’inscrivant sur https://signup.ronspot.ie/

3 – Puis à télécharger l’application Ronspot disponible sur Google Play (Android) et l’App Store (iOS)

4 – Vos employés n’ont plus qu’à se connecter à l’application

Ronspot offre également d’autres formules abordables, à partir de 1€ par bureau et par mois, donnant accès à des fonctionnalités supplémentaires telles que la réservation via une carte interactive, l’authentification unique, la réservation jusqu’à 90 jours à l’avance, l’instauration de règles de distanciation, la planification des réservations, le suivi des cas contacts, etc.

Vous pouvez retrouver l’ensemble des fonctionnalités sur le site de l’entreprise. Et pour en savoir plus sur Ronspot, nous vous recommandons de réserver une courte démonstration ici.

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