Qu’est-ce que le Flex Office et comment le mettre en place ?

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Créer une bonne culture d’entreprise est essentiel pour la cohésion et le succès d’une entreprise. Cela permet non seulement d’attirer de nouveaux talents, mais également de conserver vos employés les plus performants. En revanche, une culture de travail toxique sera synonyme de mécontentement parmi les employés et impactera directement les résultats de l’entreprise. Avec de plus en plus d’entreprises intéressées par la mise en place d’un modèle de travail hybride, le développement de la culture d’entreprise va de pair avec la mise en place du flex office.

 

the hybrid workplace is becoming the future of the office

Qu’est-ce que le Flex Office ?

Communément appelé le Flex Office, le bureau flexible est un modèle de travail hybride permettant aux employés de mélanger télétravail et bureau. En règle générale, ce modèle hybride permet aux employés de télétravailler 2 à 3 jours par semaine et de retourner au bureau le reste du temps. Cependant, ce ratio dépend directement de l’entreprise et peut varier d’une entreprise à une autre ou même d’un employé à un autre. Le modèle de travail hybride est conçu pour donner plus de liberté aux employés, leur permettant de décider quand et où ils veulent travailler. Les salariés ont désormais la possibilité d’articuler leur vie professionnelle autour de leur vie privée avec des horaires et des journées flexibles. Les employés de nombreuses entreprises exigent désormais un modèle de travail hybride. Une enquête menée l’année dernière a montré que 55% des employés américains souhaitent pouvoir concilier télétravail et retour au bureau. De même, Gensler a mené son enquête au Royaume-Uni et a découvert que deux tiers des salariés souhaitent un mélange entre télétravail et travail au bureau. À noter que seulement 12% des sondés souhaitent télétravailler à temps plein. Tout cela laisse à suggérer que de nombreuses entreprises vont devoir mettre en place un système de flex office afin de satisfaire leurs employés et améliorer leurs résultats.

Qu’apporte le Flex Office ?

Le modèle de flex office présente de nombreux avantages. Donner à vos employés la flexibilité de choisir l’endroit d’où ils travaillent est le principal avantage. De plus, les entreprises peuvent désormais embaucher des employés de n’importe où, leur donnant ainsi accès à un plus grand nombre de talents. Le flex office peut également permettre aux entreprises de réduire considérablement le loyer de leurs bureaux s’ils décident de diminuer le nombre d’employés présents chaque jour sur place.

Quelles sont les risques du Flex Office ?

Comme tout système, la mise en place du flex office a ses risques. En passant moins de temps au bureau, les employés voient leurs interactions physiques réduites, conduisant à une réduction des échanges d’idées entre employés. Un autre risque à prendre en considération est celui du burnout et du travail débordant sur la vie privée. Cependant, la mise en place d’une bonne culture d’entreprise associée au flex office vous permet d’éviter ces risques.

Mise en place du Flex Office

1/ L’importance de la communication

La communication est l’un des aspects les plus importants lors de la mise en place du travail hybride. La culture au bureau doit maintenant pouvoir s´étendre en télétravail. Ces interactions en face-à-face au bureau, qui sont bien souvent vitales pour les entreprises, peuvent se poursuivre en ligne si des outils appropriés pour faciliter la communication entre employés sont mis en place. Les outils de visioconférence sont devenus monnaie courante dans les entreprises depuis le début de la pandémie afin de conserver une communication efficace. Dans la mesure du possible, il est recommandé aux entreprises de n’avoir recours qu’à une seule plateforme de communication afin de réduire le risque pour les employés de ne pas voir un message.

2/ La technologie

Reserving a desk on the Ronspot app

Les entreprises vont devoir ajouter de nouvelles technologies à leur stratégie commerciale afin de mettre en place une culture de travail hybride réussie. Des outils que les entreprises n’auraient jamais pensé utiliser auparavant sont désormais une priorité, comme la gestion des espaces de travail proposée notamment par Ronspot. En décidant d’adopter une approche hybride, les entreprises se doivent désormais de pouvoir gérer et contrôler l’accès des employés aux bureaux. Cette tâche importante est difficilement réalisable via un fichier Excel et représenterait un travail à plein temps pour un employé.

La mise en place d’un outil de gestion de bureaux et de stationnement comme Ronspot est une étape clé dans l’instauration d’un lieu de travail hybride. En instaurant un tel système, vous permettez à vos employés de choisir facilement à quel moment venir au bureau, tout en réduisant les coûts, car un système comme Ronspot reste beaucoup moins cher que de confier cette tâche à un employé. La particularité de Ronspot est que les employés peuvent réserver non seulement un bureau mais aussi une place de parking, ce qui est tout aussi important pour de nombreux employés. Et le tout peut être réalisé en quelques secondes depuis la même application mobile.

Le système de notifications de Ronspot est également un point fort. Dans la section précédente, nous avons parlé de l’importance de la communication lors de la mise en place d’une culture de travail hybride. Avec Ronspot, l’équipe RH dispose désormais d’un moyen pour communiquer avec tous les employés de l’entreprise via un système unique de gestion de bureaux et de stationnement.

3/ La formation des chefs d’équipe

Comme mentionné précédemment, la technologie est un facteur important lorsqu’il s’agit d’instaurer une culture appropriée à une main-d’œuvre hybride. Les entreprises doivent fournir les bons outils à leurs responsables et chefs d’équipe, ainsi qu’une formation pour gérer une main-d’œuvre hybride. Pour les chefs d’équipe, la difficulté principale sera de localiser leur équipe un jour donné et de savoir qui est au bureau et qui est en télétravail. Cela est possible pour une équipe de 5 ou 6, mais beaucoup plus compliqué pour une équipe de plus de 30 employés, rendant quasiment impossible la tâche du chef d’équipe de connaître l’horaire de travail exact de chacun de ses employés.

 

Au lieu d’utiliser un fichier Excel, le système de gestion de bureaux et parking Ronspot vous permet de gérer tout cela facilement depuis l’application mobile Ronspot. Il suffit aux chefs d’équipe de se connecter à l’application Ronspot et de voir en un clin d’œil quels membres de leur équipe sont au bureau et à quels bureaux ils sont assis. Cela permet aux entreprises de mettre en place beaucoup plus facilement cette culture de travail hybride. Désormais, les chefs d’équipe n’ont plus à demander à leur personnel depuis quel endroit ils travaillent, réduisant ainsi le temps consacré à cette tâche.

4/ Les événements virtuels

En temps normal, les entreprises auraient organisé des événements au sein même de leurs bureaux avant la pandémie, mais cela m’est désormais plus possible. Même si la fin de la pandémie semble se rapprocher, ce qui permettra aux entreprises d’organiser à nouveau ces événements, il sera important que les entreprises continuent d’organiser des événements à la fois virtuels et physiques. La pandémie a développé l’approche du travail hybride permettant aux employés de travailler depuis n’importe quel lieu, et il est possible que certains d’entre eux ne peuvent plus être en mesure d’assister à des événements physiques en raison du trajet entre leur domicile et leur travail. Afin de créer une culture d’entreprise adéquate au sein de l’entreprise, il est important que des événements virtuels continuent à être organisés pour les employés travaillant de manière flexible.

5/ L’évaluation de votre bureau flexible

Après avoir mis en place votre stratégie de flex office, il est essentiel que vous évaluiez les résultats à la fin de la période d’essai. Cela aidera les entreprises à mieux connaitre leur culture d’entreprise et à identifier les changements qui doivent être apportés et les avantages qui ont été tirés de cette nouvelle façon de travailler. Pour savoir si cette stratégie a été un succès, les entreprises peuvent examiner un certain nombre d’indicateurs. Par exemple, si cela a conduit à une meilleure productivité des employés, une augmentation des revenus, une baisse du loyer et des charges due à la réduction des bureaux et de l’activité, ainsi qu’une réduction des coûts d’embauche.

Conclusion

Pour conclure, le travail hybride est désormais l’avenir et est sur le point de devenir l’exigence numéro un des employés. Il est par conséquent essentiel que les entreprises veillent à mettre en place une culture de travail hybride adéquate. Cette culture permettra de fidéliser les employés, de booster leur moral et de faire face à la concurrence. En suivant les cinq étapes dont nous venons de parler dans cet article, vous devriez être en mesure de mettre en place une culture de travail hybride adaptée à votre entreprise.

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