Ajouter des employés

Ajouter un employé

Étape 1 – Sur le panneau de configuration, cliquez sur Collaborateurs dans le menu latéral

Étape 2 – Cliquez sur le bouton Ajouter un employé dans le coin en haut à droite

Étape 3 – Remplissez les champs suivants :

• Email
• Prénom
• Nom
• Mot de passe
  • Choisissez le mot de passe ou cliquez sur le bouton Générer pour en générer un automatiquement
• Groupe
  • Facultatif
  • L’employé héritera automatiquement des paramètres de ce groupe
• Zone par défaut
  • Facultatif
  • Il s’agit de la zone qui sera sélectionnée et affichée par défaut sur le compte de l’employé
• Véhicule principal
  • Facultatif
  • Il s’agit de la plaque d’immatriculation de l’employé (celle-ci peut être ajoutée ultérieurement par l’employé depuis son compte)
• Informer l’employée par email
  • Cochez cette case si vous souhaitez qu’un e-mail  soit automatiquement envoyé à l’envoyé avec ses identifiants de connexion

Étape 4 – Cliquez sur Ajouter

Importer des employés

Étape 1 – Sur le panneau d’administration, cliquez sur l’onglet Collaborateurs fans le menu latéral

Étape 2 – Cliquez sur le bouton Importer employés dans le coin en haut à droite

Étape 3 – Configuez les champs suivants :

• Informer les employés par e-mail
  • Oui : les employés importés seront automatiquement informés qu’un compte a été créé pour eux
  • Non : les employés importés ne recevront pas d’email de notification au sujet de l’importation.
• Générer automatiquement des mots de passe
  • Oui : un mot de passe aléatoire sera automatiquement créé et envoyé aux employés importés
  • Non : aucun mot de passe ne sera généré, vous devrez définir manuellement un mot de passe dans le fichier CSV
• Sélectionner le statut de l’employé
  • Actif : les employés importés pourront se connecter immédiatement après l’importation
  • Inactif : les employés importés ne pourront pas se connecter tant que leur compte n’aura pas été activé manuellement.

Étape 4 – Cliquez sur le lien Télécharger le modèle de fichier pour créer votre fichier CSV. Votre fichier doit se présenter ainsi:

• Fichier au format CSV avec séparateur virgule
• La première ligne du fichier contenant le titre des colonnes  en anglais doit être conservé et resté inchangé
• Colonne A : FirstName
  • Veuillez saisir le prénom de chaque collaborateur
• Colonne B : LastName
  • Veuillez saisir le nom de famille de chaque collaborateur
• Colonne C : Email
  • Veuillez saisir l’adresse email professionnel de chaque collaborateur
• Colonne D : Password
  • Si l’option « Générer automatiquement des mots de passe«  est désactivée, veuillez entrer un mot de passe pour chaque collaborateur
  • Si l’option « Générer automatiquement des mots de passe«  est activée, veuillez laisser cette cellule vide
• Colonne E : CarPlate
  • Cette colonne est facultative, vous pouvez la laisser vide si vous n’en avez pas besoin
  • Il s’agit de la plaque d’immatriculation de vos collaborateurs (celle-ci peut être renseignée ultérieurement par le collaborateur lui-même depuis l’application)
  • Pour renseigner plusieurs plaques d’immatriculation pour un même collaborateur, veuillez séparer chaque immatriculation d’une virgule sans espace
• Colonne F : GroupName
  • Cette colonne est facultative, vous pouvez la laisser vide si vous n’en avez pas besoin
  • Saisissez le nom exacte du groupe que le collaborateur rejoindra par défaut. Il est nécessaire de créer préalablement le groupe dans l’onglet Configuration groupée
• Colonne G : TeamName
  • Cette colonne est facultative, vous pouvez la laisser vide si vous n’en avez pas besoin
  • Saisissez le nom exacte de l’équipe que le collaborateur rejoindra par défaut. Il est nécessaire de créer préalablement l’équipe dans l’onglet  Réglages avancés > Chefs d’équipe
• Colonne H : TeamLeader
  • Cette colonne est facultative, vous pouvez la laisser vide si vous n’en avez pas besoin
  • Saisissez le nom exacte de l’équipe dont le collaborateur deviendra le chef. Il est nécessaire de créer préalablement l’équipe dans l’onglet  Réglages avancés > Chefs d’équipe
• Colonne I : DefaultZone
  • Cette colonne est facultative, vous pouvez la laisser vide si vous n’en avez pas besoin
  • Saisissez le nom exacte de la zone qui s’affichera par défaut sur le compte de l’employé. Il est nécessaire de créer préalablement cette zone depuis l’onglet  Zones et plans

Étape 5 – Cliquez sur Parcourir et sélectionnez votre fichier CSV (veuillez vous assurer d’utiliser le séparateur virgule lors de l’enregistrement)

Étape 6 – Cliquez ensuite sur le bouton Importer

Étape 7 – Sur la page suivante :

• Il s’agit d’une page de prévisualisation, qui évalue chaque ligne et chaque valeur de votre fichier CSV, aucun employé n’ayant été importé dans le système Ronspot à ce stade.
• Vous pouvez annuler l’opération si vous souhaitez rééditer votre fichier CSV pour corriger les problèmes. Pour cela, cliquez sur Annuler l’importation dans le coin en haut à droite.
• Les lignes de couleur verte contiennent des valeurs valides. Ces lignes sont sélectionnées par défaut (case cochée dans la première colonne) et seront importées lorsque vous cliquerez sur le bouton Importer employés au-dessus du tableau.
• Les autres lignes ne sont pas valides. Un message d’erreur s’affiche dans la colonne Statut, indiquant ce qui n’est pas valide.
  • Ces lignes ne peuvent pas être sélectionnées et ne seront pas importées si vous passez à l’étape suivante et cliquez sur le bouton Importer employés.
  • Si vous avez des lignes invalides, vous pouvez :
    • Soit décider de revenir en arrière, modifier votre fichier CSV et de tenter à nouveau un import complet
    • Ou poursuivre et importer les lignes actuellement sélectionnées, et ajouter ensuite les lignes restantes dans un fichier CSV séparé

Étape 8 – Pour terminer l’importation, veuillez cliquer sur le bouton Importer employés.

• Veuillez noter que l’importation des nouveaux employés dans le système Ronspot peut prendre un certain temps.
• Pour suivre la progression de l’importation, allez sur la page Collaborateurs > Importer employés et cliquez sur le bouton Suivre l’importation.