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Ronspot Office Parking and Desk Management
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Documentation

Synchroniser Outlook avec Ronspot

Prérequis

  • Vous connaissez la ou les adresses e-mail complètes associées à la ou aux salles de réunion dans Exchange Server.
  • La ressource partagée (salle de réunion) a déjà été configurée dans Microsoft Exchange. Cet article n’explique pas comment configurer une ressource partagée dans Microsoft Exchange.
  • Les modifications faites sur Microsoft Exchange sont effectuées par un administrateur Exchange expérimenté.
  • Vous reconnaissez qu’il peut y avoir un délai entre Microsoft Exchange et Ronspot dans l’envoi et la réception des invitations de calendrier et que des doubles réservations sont possibles pour cette raison (plusieurs employés tentant de réserver la même salle de réunion depuis Ronspot et Outlook en même temps).

Étapes à réaliser sur Ronspot

Étape 1 – Sur le panneau d’administration, cliquez sur Meeting Room dans le menu latéral

Étape 2 – Trouvez la salle de réunion que vous souhaitez configurer et cliquez sur l’icône dans la colonne « Actions ».

Étape 3 – Saisissez l’adresse e-mail complète de la ressource partagée dans le champ « 

Étape 4 – Cliquez sur Update

Étape 5 – Répétez à partir de l’étape 3 pour le reste de vos salles

Étapes à réaliser sur Microsoft Exchange

Les étapes ci-dessous servent à configurer une règle dans Exchange afin que lorsqu’un employé envoie une demande de réunion (à partir d’Outlook) et que le champ Emplacement comporte une référence à une salle de réunion physique (ressource partagée dans Exchange), Exchange envoie également cette demande de réunion à bookings@ronspot.ie. Les étapes ci-dessous concernent une seule salle de réunion, répétez ces étapes pour ajouter d’autres salles.

 

Étape 1 – Connectez-vous au centre d’administration Exchange de votre entreprise. Si vous utilisez Office 365, ouvrez https://admin.exchange.microsoft.com/#/ dans votre navigateur

Étape 2 – Cliquez sur Mail flow dans le menu de gauche

Étape 3 – Cliquez sur Rules dans le menu de gauche

Étape 4 – Cliquez sur Add a rule et choisissez Create a new rule depuis le menu déroulant

Étape 5 – Définissez les conditions suivantes (voir l’image ce-dessous) :

  • Name : donner un nom à la règle, par exemple : « Invitation BCC salle de réunion pour Ronspot ».
  • Apply this rule if : choisissez The recipient is this person
  • The recipient is : sélectionner une ou plusieurs salles de réunion cibles
  • Do the following :  choisissez Add recipients to the Bcc box
  • Blind carbon copy (Bcc) the message to : saisissez bookings@ronspot.ie puis appuyez sur la touche de tabulation pour terminer la saisie
  • Cliquez sur Save

Étape 8 – Cliquez sur Next

Étape 9 – Cliquez sur Next (acceptez la configuration par défaut)

Étape 10 – Cliquez sur Finish

Editing an existing mail flow rule in Exchange
À noter : Les étapes ci-dessus expliquent comment ajouter une nouvelle règle. Cependant, il est possible que votre organisation ait déjà mis en place une règle similaire ET/OU votre organisation veut mettre à jour la liste des salles de réunion afin d’envoyer en copie carbone BCC les invitations à bookings@ronspot.ie. Dans les deux cas, vous devrez modifier la règle existante (voir la capture d’écran).
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